O que é acuracidade? Saiba como medir e melhorar

Equipe TOTVS | 18 janeiro, 2023

A acuracidade é um termo que vem do inglês “accuracy“, que significa “precisão”. Na logística, trata-se de uma métrica que mede a confiabilidade das informações nos registros da empresa.

Em outras palavras, é o quão exatas são as informações sobre os produtos que ficam armazenados nos galpões logísticos, ou seja, se o número de itens registrados é o mesmo que o encontrado no galpão, se o local indicado é o mesmo onde se encontra etc.

Medir corretamente a acuracidade dos seus registros é fundamental para que você possa melhorar a operação logística da sua empresa e consiga cumprir prazos e reduzir os custos envolvidos no transporte de mercadorias dentro e fora da companhia.

Por isso, neste artigo, vamos mostrar tudo o que você precisa saber sobre acuracidade: como calcular esse indicador qualitativa e quantitativamente e como melhorar o índice e as operações logísticas dentro do seu armazém. Boa leitura!

O que é acuracidade de estoque?

Acuracidade de estoque, ou “precisão” de estoque, em logística, significa o registro de informações exatas sobre os produtos estocados, ou seja, uma equivalência entre o que está registrado e os locais do galpão em que as peças se encontram.

Trata-se da precisão das informações sobre o seu próprio estoque, o que, com o auxílio de softwares de gestão logística, registram muito além do local, com dados como a quantidade, número de série, rótulos, lote e muito mais.

A acuracidade de estoque indica, portanto, o nível de qualidade e confiabilidade das informações registradas nos sistemas de controle em relação à existência física dos itens.

Quando as informações não conferem o saldo real, diminui-se a acuracidade do inventário, isto é, a confiabilidade das informações diminui.

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Qual a importância da acuracidade de estoque?

Uma acuracidade de informações alta garante que os gestores e os funcionários da sua empresa terão uma visualização confiável e atualizada do seu estoque, seja ele um armazém, um galpão, fábrica ou loja.

Trata-se de um indicador que, quando bem trabalhado, cria uma operação muito mais eficiente, pois todo trabalhador consegue interagir com o estoque ao mesmo tempo que o acompanha em tempo real, algo que otimiza o tempo das operações.

Confira os principais benefícios:

  • Precisão da armazenagem: isso significa poder realizar as tarefas diárias de maneira mais eficiente e produtiva, gastando menos tempo percorrendo o estoque em busca de itens que foram extraviados, quebrados, esgotados ou que já expiraram;
  • Rotativos mais confiáveis – com o auxílio de softwares de gestão logística, você consegue fazer contagens de estoque com mais frequência e sem que isso atrapalhe a operação;
  • Economia de custos: ao aumentar a acuracidade da sua empresa, você reduz os erros na operação, ou seja, o seu time vai produzir mais com menos erros, economizando tempo e dinheiro;
  • Diminuição das perdas: a acuracidade também permite criar um cenário com menos produtos extraviados ou danificados;
  • Melhor tomada de decisões: a acuracidade envolve coletar dados reais sobre o seu estoque. Isso permite que os gestores possam analisar constantemente a realidade material da empresa, o que leva a decisões mais assertivas;

Como medir a acuracidade de estoque?

Existem duas formas de medir a acuracidade de estoque: por critérios qualitativos ou quantitativos. Confira, a seguir, como calcular esses dois indicadores:

Critérios qualitativos

Para medir a acuracidade de acordo com critérios qualitativos, você precisa identificar todos os itens no inventário em que o estoque contábil seja exatamente igual ou físico.

Depois disso, você precisa dividir esse número pela quantidade total de itens aferidos, ou seja, quanto maior o resultado, melhor:

Acuracidade qualitativa de estoque = Quantidade de itens aferidos que conferem com o registro / Quantidade total de itens aferidos

Nesse contexto, ainda é possível medir a divergência do estoque, outro dado importante para avaliar a incidência de erros do estoque, ou seja, quanto menor o resultado, melhor.

Veja a seguir o cálculo da divergência:

Divergência de estoque = (quantidade física – quantidade no sistema) / quantidade de itens no sistema

Critérios quantitativos

Para medir a acuracidade de estoque por meio de critérios quantitativos, você precisa fazer uso da quantidade de estoque físico apurado no inventário e dividir pelo estoque físico. Ou seja:

Acuracidade quantitativa de estoque = saldo da quantidade física / saldo da quantidade contábil x 100

Qual é a acuracidade de estoque ideal?

A acuracidade de estoque ideal depende tanto do tipo de mercadoria com a qual você trabalha quanto da natureza do seu negócio.

De qualquer forma, em linhas gerais, podemos dizer que o percentual mais adequado para as empresas é o mais próximo possível de 100%, sendo que as boas práticas de mercado recomendam um valor acima de 95%.

A planilha de acuracidade de estoque é uma solução eficiente?

A planilha pode até ser uma boa solução temporária ou para tarefas mais simples, mas quando estamos falando de uma operação logística, ela simplesmente nem se compara aos softwares de gestão disponíveis hoje no mercado.

Isso porque os sistemas especializados na área de logística conseguem dar conta de automatizar diversos processos, incluindo o cálculo da acuracidade.

Em outras palavras, se você tem uma operação logística hoje, não existe mais motivo para depender somente das planilhas, pois os sistemas de gestão conseguem ser bem mais facilmente implementados e utilizados por todos os profissionais da empresa.

A planilha, apesar de ser muito útil para a organização das informações, não fornece uma visão em tempo real da sua operação, o que pode comprometer o seu bom funcionamento.

Como melhorar a acuracidade de estoque?

Confira a seguir algumas dicas para melhorar a acuracidade do estoque:

Identifique os processos da sua operação

O primeiro passo para melhorar a acuracidade de estoque é compreender todos os processos realizados no dia a dia da sua operação.

Você precisa saber identificar em quais áreas já existem ineficiências e criar estratégias para enfrentar e otimizar os fatores relevantes. 

Atente-se ao layout do local de armazenamento

Outro ponto importante a se implementar para melhorar a operação é se atentar ao layout e organização do armazém, pois isso vai garantir o fluxo tranquilo de pessoas e de mercadorias.

Empresas que não organizam bem a operação perdem mais dinheiro com custos, bem como prejudicam a retenção de clientes, já que estão mais propensas a perder itens e atrasar entregas pelos mais diversos motivos.

Confira algumas dicas para organizar melhor o seu estoque:

  • Exibir mapas do armazém nas áreas comuns para que todos da equipe possam ver;
  • Fazer a sinalização adequada e clara com descrições de itens e áreas de risco;
  • Rotular áreas, categorias e até unidades individuais;
  • Etiquetar prateleiras vazias em que o estoque normalmente estaria.

Faça a identificação de todos os itens

É fundamental identificar todos os itens em um sistema específico, com descrições claras para cada um, pois isso oferece benefícios de um espaço de armazenamento bem organizado.

Além disso, identificar os itens permite evitar atrasos no atendimento de pedidos, bem como a perda de estoque, aumentando a eficiência nos galpões.

Confira algumas dicas para melhorar a identificação dos itens:

  • Usar linguagem e números simples e fáceis de ler (considere a codificação por cores);
  • Incluir códigos de barras, caso possua sistemas automatizados;
  • Exibir informações importantes, como descrição do item, contagem de unidades de estoque que podem ser embaladas juntas, data de validade, entre outros.

Controle as entradas e saídas

Outra dica é criar processos bem definidos para a entrada e saída de itens do estoque. Faça isso por meio de treinamentos periódicos, em que você ensinará novamente os procedimentos operacionais padrão tanto para receber quanto para armazenar o estoque.

Também promove treinamentos sobre como manusear, transportar e armazenar os itens, crie diretrizes de categorização consistentes e procedimentos específicos para itens danificados ou expirados.

É muito importante que todos os funcionários saibam como agir em cada situação, pois isso vai poupar tempo da operação.

Diminua os pontos de contato com as mercadorias

Identifique quantos pontos de contato cada produto possui durante a sua jornada pelo armazém e tende diminuir a sua incidência o máximo possível.

Isso porque, quanto mais os funcionários interagem com um produto, maior é a probabilidade de ele ser extraviado, danificado ou incorretamente registrado.

Em outras palavras, trata-se de uma maneira de reduzir, mesmo que temporariamente, o risco de erro humano.

Ofereça treinamento aos colaboradores

Todos os funcionários que precisam fazer o manuseio de produtos devem ter em mente a manutenção da acuracidade do estoque e devem trabalhar para mantê-las sempre nos maiores níveis possíveis.

Contudo, para isso, você deve oferecer treinamentos mostrando o que espera deles e como eles devem cumprir os procedimentos de controle e segurança.

Você pode melhorar o processo ainda mais oferecendo incentivos, como bonificações no caso do cumprimento de metas.

Faça contagens periódicas

Uma das dicas mais importantes para que você consiga manter os níveis de acuracidade elevados na sua empresa é fazer contagens periódicas do estoque.

Isso vai te ajudar a identificar pequenas divergências e fazer correções antes que elas tragam grandes prejuízos para a sua empresa.

Muitos negócios optam por fazer a contagem apenas uma vez por ano (inventário geral), tendo que parar a operação para realizar esse procedimento.

Essa prática é bastante danosa, pois, em muitos casos, as perdas não são identificadas antes que seja tarde demais para evitar os prejuízos.

Por isso, o mais recomendado é fazer uma contagem periódica, inserida na rotina do armazém, sem a necessidade de parar os trabalhos.

Você pode conferir os itens em grupos (lote, zona de armazenagem, tipo etc.), sendo que a frequência da contagem pode ser definida a partir de critérios como o giro, valor, histórico de perdas, índice de divergência e outros parâmetros.

Se você deseja realizar a contagem cíclica de inventário, então pode usar o WMS da TOTVS, que gera automaticamente as ordens de contagem e registra tudo que já foi auditado em um só lugar, evitando confusões e erros por parte dos funcionários.

O WMS da TOTVS conta com um conjunto de modelos de inventário ideal para inspeções rotineiras de qualidade e para o monitoramento das movimentações no armazém, permitindo um controle fino de tudo que entra e sai do seu galpão logístico.

Conte com soluções tecnológicas

Por fim, a última dica que podemos dar é para você parar de depender somente das planilhas e começar a procurar por soluções de gestão logística especializadas.

A TOTVS conta com uma variedade de sistemas que podem ajudar a melhorar a rotina e as operações do seu negócio, como o já citado WMS, ERPs de gestão, TMS e o planejador de rotas.

TOTVS Planejamento de Rotas

O TOTVS Planejamento de Rotas é a solução para as empresas que desejam fazer mais entregas em menos tempo, reduzindo os custos com gasolina e combustível.

A tecnologia utiliza-se da geolocalização para criar pontos no mapa e gerar os trajetos mais rápidos do ponto A ao ponto B.

Também conta com uma tela de controle de viagens que vai te ajudar a diminuir a ociosidade dos veículos, permitindo um planejamento para que eles sempre circulem transportando mercadorias, para o máximo aproveitamento.

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Conclusão

A acuracidade é um indicador que mede a confiabilidade das informações contidas no seu sistema de controle logístico.

Ou seja, se a quantidade de produtos registrados é a mesma da encontrada de fato no galpão, se o local indicado no sistema corresponde ao local em que as mercadorias estão armazenadas e outras informações sobre a natureza do produto.

Se você deseja construir uma logística eficiente, então precisa medir constantemente o índice de acuracidade e de divergências para que possa tomar decisões baseadas na realidade material da sua empresa e, assim, obter melhores resultados.

A TOTVS conta com uma grande variedade de soluções para o setor logístico que irão te ajudar a colocar as boas práticas em funcionamento e trazer mais competitividade para a sua empresa. Conheça as soluções logísticas da TOTVS!

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