Acuracidade de estoque: reduza custos de armazenagem sem perder qualidade nas entregas

Equipe TOTVS | 10 outubro, 2023

A acuracidade no estoque é um termo que se refere a quanto uma operação atende suas demandas sem ter excesso de mercadorias.

É uma métrica importante pois um estoque enxuto representa menores custos com armazenagem sem comprometer a qualidade das entregas finais.

Não é um processo simples, uma vez que demanda um controle preciso das informações e uma integração entre os setores da empresa para que não comprometa a operação.

Por isso, neste artigo, vamos mostrar tudo o que você precisa saber sobre acuracidade: como calcular esse indicador qualitativa e quantitativamente e como melhorar o índice e as operações logísticas dentro do seu armazém. Boa leitura!

O que é acuracidade de estoque?

Basicamente, a acuracidade de estoque é ter informações precisas sobre as mercadorias e insumos armazenados, preferencialmente em termo real.

Ou seja, trata do registro de informações exatas sobre os produtos estocados, com uma equivalência entre o que está registrado em sistemas e o que tem fisicamente.

Essa precisão depende de muitos sistemas de acompanhamento em todas as etapas para quando uma movimentação for efetuada, seu status seja atualizado.

A acuracidade de estoque indica, portanto, o nível de qualidade e confiabilidade das informações registradas nos sistemas de controle em relação à existência física dos itens.

Quando as informações não conferem o saldo real, diminui-se a acuracidade do inventário, isto é, a confiabilidade das informações diminui.

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Qual a importância da acuracidade de estoque?

A acuracidade das informações garante aos gestores e colaboradores uma visualização confiável e atualizada do seu estoque, que evita desperdício de recursos e otimiza processos em geral.

Trata-se de um indicador que – se bem trabalhado – cria uma operação muito mais eficiente, pois todo trabalhador consegue interagir com o estoque ao mesmo tempo que o acompanha em tempo real os status de cada movimentação.

Os principais benefícios que podemos destacar são:

  • Precisão da armazenagem: significa poder realizar as tarefas diárias de maneira mais eficiente e produtiva, com menos custos e tempo reduzido ao percorrer o estoque em busca de itens que foram extraviados, quebrados, esgotados ou que já expiraram;
  • Rotativos mais confiáveis: com o auxílio de softwares de gestão logística, você consegue fazer contagens de estoque com mais frequência e sem que isso atrapalhe a operação;
  • Economia de custos: ao aumentar a acuracidade da sua empresa, você reduz os erros na operação, ou seja, o seu time vai produzir mais com menos erros, economizando tempo e dinheiro;
  • Diminuição das perdas: a acuracidade também permite criar um cenário com menos produtos extraviados ou danificados;
  • Melhor tomada de decisões: a acuracidade envolve coletar dados reais sobre o seu estoque. Isso permite que os gestores possam analisar constantemente a realidade material da empresa, o que leva a decisões mais assertivas;

Como medir a acuracidade de estoque?

Para calcular a acuracidade de estoque de forma precisa é necessário avaliar itens separados ou o total armazenado. 

Nesses dois casos é preciso dividir o número de itens do estoque físico com o que está no sistema e multiplicar por 100.

Imagine que no seu sistema conste que há 30 celulares em estoque, e quando você vai contar no estoque físico tem 28 exemplares.

Isso quer dizer que podem ter ocorrido duas vendas que ainda não foram baixadas do sistema, alguma perda, extravio, etc.

Aplicando o cálculo, teríamos o seguinte:

28 / 30 x 100 = 93,3

Nesse exemplo, temos uma capacidade de estoque de 93,3%.

Saber essa informação é importantíssimo para verificar se o problema é com cadastro dos dados ou se houveram extravios, perdas e até furtos de mercadorias.

Qual é a acuracidade de estoque ideal?

A acuracidade de estoque ideal depende tanto do tipo de mercadoria com a qual você trabalha quanto da natureza do seu negócio, porém a meta é sempre buscar 100%.

Porém, em linhas gerais, podemos dizer que o percentual mais adequado para as empresas é um valor acima de 95%, considerando os vários fatores que influenciam nessa acuracidade.

A planilha de acuracidade de estoque é uma solução eficiente?

A planilha pode até ser uma boa solução temporária ou para tarefas mais simples, em operações de pequeno porte.

Contudo, se houver um grande volume de mercadorias e um mix de produtos variados, controlar apenas com uma planilha pode gerar muitas vulnerabilidades.

Nesses casos, sistemas especializados em gestão logística e de controle de mercadorias são soluções mais seguras e eficientes para a acuracidade.

Alie isso a outras soluções como RFID, YMS e afins, permite que todo processo seja otimizado.

Em outras palavras, se você tem uma operação logística hoje, não existe mais motivo para depender somente das planilhas.

Há uma ampla oferta de sistemas de gestão que conseguem ser facilmente implementados e utilizados por todos os profissionais da empresa.

Além dessa facilidade, você pode integrar essas soluções para que todos os setores possam favorecer a logística de distribuição.

Como melhorar a acuracidade de estoque?

Confira a seguir algumas dicas para melhorar a acuracidade do estoque:

Identifique os processos da sua operação

O primeiro passo para melhorar a acuracidade de estoque é compreender todos os processos realizados no dia a dia da sua operação.

Você precisa saber identificar em quais áreas já existem ineficiências e criar estratégias para enfrentar e otimizar os fatores relevantes. 

Atente-se ao layout do local de armazenamento

Outro ponto importante a se implementar para melhorar a operação é se atentar ao layout e organização do armazém, pois isso vai garantir o fluxo tranquilo de pessoas e de mercadorias.

Empresas que não organizam bem a operação perdem mais dinheiro com custos, bem como prejudicam a retenção de clientes, já que estão mais propensas a perder itens e atrasar entregas pelos mais diversos motivos.

Confira algumas dicas para organizar melhor o seu estoque:

  • Exibir mapas do armazém nas áreas comuns para que todos da equipe possam ver;
  • Fazer a sinalização adequada e clara com descrições de itens e áreas de risco;
  • Rotular áreas, categorias e até unidades individuais;
  • Etiquetar prateleiras vazias em que o estoque normalmente estaria.

Faça a identificação de todos os itens

É fundamental identificar todos os itens em um sistema específico, com descrições claras para cada um, pois isso oferece benefícios de um espaço de armazenamento bem organizado.

Além disso, identificar os itens permite evitar atrasos no atendimento de pedidos, bem como a perda de estoque, aumentando a eficiência nos galpões.

Confira algumas dicas para melhorar a identificação dos itens:

  • Usar linguagem e números simples e fáceis de ler (considere a codificação por cores);
  • Incluir códigos de barras, caso possua sistemas automatizados;
  • Exibir informações importantes, como descrição do item, contagem de unidades de estoque que podem ser embaladas juntas, data de validade, entre outros.

Controle as entradas e saídas

Outra dica é criar processos bem definidos para a entrada e saída de itens do estoque. Faça isso por meio de treinamentos periódicos, em que você ensinará novamente os procedimentos operacionais padrão tanto para receber quanto para armazenar o estoque.

Também promove treinamentos sobre como manusear, transportar e armazenar os itens, crie diretrizes de categorização consistentes e procedimentos específicos para itens danificados ou expirados.

É muito importante que todos os funcionários saibam como agir em cada situação, pois isso vai poupar tempo da operação.

Diminua os pontos de contato com as mercadorias

Identifique quantos pontos de contato cada produto possui durante a sua jornada pelo armazém e tende diminuir a sua incidência o máximo possível.

Isso porque, quanto mais os funcionários interagem com um produto, maior é a probabilidade de ele ser extraviado, danificado ou incorretamente registrado.

Em outras palavras, trata-se de uma maneira de reduzir, mesmo que temporariamente, o risco de erro humano.

Ofereça treinamento aos colaboradores

Todos os funcionários que precisam fazer o manuseio de produtos devem ter em mente a manutenção da acuracidade do estoque e devem trabalhar para mantê-las sempre nos maiores níveis possíveis.

Contudo, para isso, você deve oferecer treinamentos mostrando o que espera deles e como eles devem cumprir os procedimentos de controle e segurança.

Você pode melhorar o processo ainda mais oferecendo incentivos, como bonificações no caso do cumprimento de metas.

Faça contagens periódicas

Uma das dicas mais importantes para que você consiga manter os níveis de acuracidade elevados na sua empresa é fazer contagens periódicas do estoque.

Isso vai te ajudar a identificar pequenas divergências e fazer correções antes que elas tragam grandes prejuízos para a sua empresa.

Muitos negócios optam por fazer a contagem apenas uma vez por ano (inventário geral), tendo que parar a operação para realizar esse procedimento.

Essa prática é bastante danosa, pois, em muitos casos, as perdas não são identificadas antes que seja tarde demais para evitar os prejuízos.

Por isso, o mais recomendado é fazer inventários periódicos, inseridos na rotina do armazém, sem a necessidade de parar os trabalhos.

Você pode conferir os itens em grupos (lote, zona de armazenagem, tipo etc.), sendo que a frequência da contagem pode ser definida a partir de critérios como o giro, valor, histórico de perdas, índice de divergência e outros parâmetros.

Se você deseja realizar a contagem cíclica de inventário, então pode usar o WMS da TOTVS, que gera automaticamente as ordens de contagem e registra tudo que já foi auditado em um só lugar, evitando confusões e erros por parte dos funcionários.

O WMS da TOTVS conta com um conjunto de modelos de inventário ideal para inspeções rotineiras de qualidade e para o monitoramento das movimentações no armazém, permitindo um controle fino de tudo que entra e sai do seu galpão logístico.

Conte com soluções tecnológicas

Por fim, a última dica que podemos dar é para você parar de depender somente das planilhas e começar a procurar por soluções de gestão logística especializadas.

A TOTVS conta com uma variedade de sistemas que podem ajudar a melhorar a rotina e as operações do seu negócio, como o já citado WMS, ERPs de gestão, TMS e o planejador de rotas.

Otimize suas operações com a Suíte Logística da TOTVS

A Suíte Logística da TOTVS é a solução com todos os recursos necessários para acuracidade de estoque, ou seja, a precisão entre a quantidade de produtos físicos no armazém e o registrado no sistema de controle. 

Com ela, você pode ter uma visualização confiável e atualizada do seu estoque, garantir uma distribuição mais rápida e eficiente dos pedidos.

Também permite adequar os níveis de estoque à demanda dos clientes, melhorar o aproveitamento dos espaços do estoque e evitar perdas e desperdícios. 

Tudo isso com integração com os principais ERPs do mercado para você ter controle e unificação dos setores em um único lugar.

É mais controle e praticidade para os gestores e maior eficiência para o fluxo de distribuição. A Suíte Logística da TOTVS é a mais completa solução de gestão logística do mercado, oferecendo tecnologia especializada para transportadoras e operadores logísticos.

Conclusão

A acuracidade de estoque é um indicador que mede a confiabilidade das informações contidas no seu sistema de controle logístico com os itens físicos armazenados.

Ou seja, se a quantidade de produtos registrados é a mesma da encontrada de fato no galpão, se o local indicado no sistema corresponde ao local em que as mercadorias estão armazenadas e outras informações sobre a natureza do produto.

Para construir uma logística eficiente, você precisa medir constantemente o índice de acuracidade e de divergências para que possa tomar decisões baseadas na realidade material da sua empresa e, assim, obter melhores resultados.

A Suíte Logística da TOTVS conta com uma variedade de recursos para o setor logístico que irão te ajudar a colocar as boas práticas em funcionamento e trazer mais competitividade para a sua empresa. 

Confira também como você pode implementar a logística integrada ao seu negócio.

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