Emissão de MDFe: como fazer e erros para evitar

Equipe TOTVS | 21 setembro, 2022

A emissão de MDFe é uma etapa importante para empresas que emitem nota fiscal eletrônica (NFe) e outros documentos fiscais, como o Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe).

Na prática, esse tipo de documento é um resumo das principais informações presentes na CTe e NFe e o seu uso é obrigatório em algumas situações. 

Se você precisa emitir MDFe e está em dúvida sobre quando e como fazer, continue a leitura. Explicamos o passo a passo e dúvidas frequentes sobre esse tipo de manifesto eletrônico.

Afinal, o que é MDFe? Para que serve esse documento?

MDFe é a sigla para Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, que nada mais é do que um documento digital que contém informações importantes sobre outros documentos fiscais obrigatórios, como o Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) e a Nota Fiscal eletrônica (NFe).

No MDFe, estão registrados os principais dados da carga a ser transportada, portanto, emitir esse documento é um procedimento obrigatório para transportadoras e demais empresas responsáveis, já que ele agiliza e evita burlas fiscais para a Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Quando é necessário emitir MDFe?

A emissão do MDFe deve fazer parte da rotina de empresas e transportadoras que emitem CTe e notas fiscais eletrônicas para transportar mercadorias próprias, sendo obrigatório para transporte interestadual desde 2014.

Em resumo, é necessário emitir MDFe no caso de contribuintes emitentes de CTe optantes de qualquer regime e que emitem NFe para transporte de mercadorias ou bens em veículos próprios, arrendados ou a partir de contratação de transportador autônomo de cargas (TAC), optante ou não do Simples Nacional.

Também será necessário sempre que houver:

  • Transbordo, subcontratação ou redespacho;
  • Substituição de veículo ou contêiner;
  • Inclusão de novas mercadorias ou documentos fiscais;
  • Retenção de carga transportada imprevista.

A versão impressa do Documento Auxiliar do Manifesto de Carga Eletrônica (DAMDFe) também deve acompanhar o transporte, para facilitar que unidades federadas tenham um melhor controle dos documentos fiscais.

Quem tem que emitir o MDFe?

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais deve ser emitido:

  • Pelas transportadoras, que são as emitentes do Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe);
  • Pelas empresas que transportam carga própria, emitentes de Nota Fiscal eletrônica (NFe), incluindo na contratação de autônomos.

Se a fiscalização identificar o veículo desacompanhado do Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFe), a transportadora e até o cliente podem ser penalizados com multa.

O que a empresa precisa para poder emitir o MDFe?

Até outubro de 2018, as empresas podiam emitir o MDFe gratuitamente por um emissor fornecido pelo Sefaz. Mas, desde essa data, o sistema foi descontinuado, de modo que os usuários agora precisam recorrer aos sistemas pagos disponíveis no mercado para a emissão do documento.

A versão gratuita foi descontinuada em 2018 justamente porque a grande maioria das empresas já se utilizava dos sistemas pagos, então não havia motivos para o gratuito continuar no ar.

E, apesar de todo sistema ter um custo, grande parte dos gestores concorda que o uso desses softwares ajuda a aumentar a produtividade da empresa, reduzir o tempo de emissão de documentos fiscais e tornar a troca de documentos entre os agentes envolvidos mais fácil.

Ainda assim, é importante dizer aqui que você deve tomar cuidado na hora de escolher o emissor de MDFe ideal para a sua transportadora.

É preciso olhar para outras funcionalidades e atributos da plataforma para ver como elas impactam na qualidade do serviço de frete que você está oferecendo aos seus clientes.

Como fazer a emissão de MDFe? Confira o passo a passo!

Emitir o MDFe é muito fácil. Com alguns passos simples, você já vai ter o seu documento em mãos. Então, é só lembrar de imprimir o DAMDFe.

Confira o passo a passo a seguir:

1. Solicite o credenciamento na Sefaz

O primeiro passo para emitir o MDFe é solicitar o credenciamento da sua empresa junto ao Sefaz, a fim de se tornar um emissor de NFe ou de CTe.

É por meio dessas duas opções que acontece o credenciamento automático para emitir o MDFe. Logo, se você já é um ambiente credenciado de CTe ou NFe, não há necessidade de solicitar mais um credenciamento junto à Sefaz.

2. Obtenha o certificado digital

Depois de realizar o seu credenciamento junto à Sefaz, é necessário obter um certificado digital credenciado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil).

Essa ferramenta permite mais segurança e autenticidade aos dados informados no MDFe.

Você também pode verificar quais empresas autorizadas oferecem o certificado digital e como funciona o procedimento para obtê-lo no site da Fazenda.

3. Tenha um sistema emissor de MDFe

Como vimos, para emitir um MDFe, é necessário escolher um sistema que permita fazer a emissão desse documento. Portanto, procure no mercado as principais opções disponíveis e escolha a que mais faz sentido para a sua empresa.

4. Tenha acesso à internet

Não é possível emitir um MDFe se você não tiver uma boa conexão com a internet, pois, quando se solicita a emissão, o sistema envia dados para a Sefaz, que, por sua vez, retorna com a autorização do documento.

Portanto, lembre-se de estar sempre conectado à internet para realizar a emissão.

5. Configure a transportadora no sistema MDFe

Aqui, você deve configurar corretamente os dados da sua empresa no sistema, bem como todas as informações relativas àquele frete específico.

Nessa etapa, se necessário, solicite ajuda do suporte da empresa para que você possa fazer a configuração dessas informações sem erros.

6. Preencha os dados do documento

Uma vez que o sistema esteja devidamente configurado, é hora de preencher os devidos campos para que o Manifesto seja emitido corretamente.

Nessa etapa, você vai precisar informar os seguintes dados:

  • UF (Unidade Federativa – Estado do Brasil) de carregamento e UF de descarregamento;
  • Quantidade CTe e NFe;
  • Peso total da mercadoria;
  • Valor total da mercadoria;
  • Informações do veículo, como a placa e Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas (RNTRC);
  • Dados do motorista, como nome e CPF.

7. Imprima o DAMDFe

Como vimos no início deste texto, tão importante quanto o MDFe é o DAMDFe, que é um documento auxiliar que deve acompanhar a mercadoria durante todo o transporte.

Esse documento nada mais é do que uma versão impressa e simplificada do MDFe, que só existe na esfera digital.

Então, logo após emitir o Manifesto Eletrônico, é fundamental emitir o DAMDFe para que você possa seguir com o transporte sem problemas.

Erros para evitar durante a emissão do MDFe

Além de seguir o passo a passo que apresentamos, é importante também conhecer os erros mais comuns que as empresas cometem na hora de emitir esse documento. 

Assim, é possível se prevenir desses pequenos deslizes que causam prejuízo de tempo na sua gestão logística. São eles:

Não preencher todos os dados

É essencial preencher todos os dados para autorização do documento, conforme exigido nos postos fiscais. 

Por isso, certifique-se de colocar todas as informações do veículo, como UF, RENAVAM, tara em kg (peso próprio do veículo), capacidade, tipo de veículo (tração ou reboque), tipo de carroceria, tipo de rodado (truck, cavalo mecânico etc), proprietário, entre outros.

Emitir a quantidade errada

Outro erro muito comum é fazer a quantidade errada de documentos emitidos. Lembre-se que, para cada UF de descarregamento, deve ser emitido apenas um MDFe, independente da quantidade de entregas na região.

Esquecer de preencher o campo de UF percurso

Outro dado que é bastante comum acontecer algum deslize é o campo de UF percurso. No modal rodoviário, o Manifesto Eletrônico deve indicar os Estados por onde passará, mesmo que seja um Estado entre UF de coleta e UF de entrega.

Por exemplo, se você tem que fazer um carregamento de mercadorias em São Paulo ((SP) e entrega em Santa Catarina (SC), deverá colocar como UF percurso o Estado do Paraná (PR).

Não adicionar documentos fiscais complementares

O MDFe resume informações presentes na NFe e no CTe, mas ele não elimina a necessidade de transportar esses documentos fiscais. Por isso, fique atento para não deixar de apresentar nenhuma informação que conste nesses documentos.

Não encerrar o documento

Às vezes, ao tentar emitir um novo MDFe acontece um bloqueio. Isso pode acontecer se você esquecer de encerrar o Manifesto Eletrônico anterior de forma inadequada. Esse processo deve ser feito após o final de cada percurso.

Emissão de MDFe: dúvidas frequentes

Agora, confira algumas dúvidas frequentes sobre a emissão de MDFe:

MDFe e CTe: como se diferem?

O MDFe, como vimos, é um documento que serve para identificar as mercadorias sendo transportadas e deve ser emitido toda vez que a empresa for contratada para fazer uma entrega intermunicipal ou interestadual.

Já o CTe é o Conhecimento de Transporte Eletrônico, um documento que visa regularizar as prestações de serviços de transporte.

O CTe é um documento criado para melhorar os mecanismos de fiscalização, substituindo diversos documentos fiscais que antes eram impressos e tomavam espaço nos arquivos.

O que é encerramento de MDFe?

Encerramento de MDFe é uma parte da documentação fiscal que identifica como finalizado o processo de transporte da mercadoria descrita no manifesto.

Portanto, sempre que a sua empresa terminar de realizar uma entrega, é preciso que ela faça o encerramento de MDFe.

Como consultar MDFe não encerrado?

Para fazer a consulta do MDFe não encerrado, você deve entrar no Portal do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais e clicar no link de “Consulta Pública”.

É necessário fazer login na página. Ou seja, você deverá, antes da consulta, informar a sua chave de acesso e preencher o captcha.

Em seguida, será apresentada a consulta restrita do MDFe, contendo apenas dados gerais, placa e situação.

Nessa opção, você poderá solicitar uma consulta completa e, nesse caso, será solicitado um certificado digital eCNPJ ou eCPF para isso.

Caso você esteja relacionado ao documento, será exibida uma consulta completa. Do contrário, será exibida uma mensagem e a consulta restrita será mantida.

Além disso, vale reforçar que a consulta pública do MDFe só é possível para documentos emitidos há menos de um ano.

O mesmo passo a passo deve ser utilizado caso você queira consultar um MDFe emitido.

Posso alterar MDFe já emitido?

Sim. É possível alterar as informações de um MDFe, como veículo, carga, documentação, inclusão de mercadorias para a mesma UF de descarregamento e outros e emitir um novo Manifesto.

Mas, para isso, é preciso submeter um novo documento à autorização do Sefaz.

Data de emissão de MDFe muito atrasada: o que fazer?

Nesses casos, é necessário consultar a legislação vigente no seu Estado ou entrar em contato com a Sefaz para saber o atraso máximo permitido.

Uma vez que você corrija a data de emissão, basta enviar novamente a NFe para o processamento.

Como imprimir MDFe pelo XML?

Para baixar a versão XML do seu MDFe e imprimir tanto o DACTe quanto o DANFe, basta instalar um plugin no navegador, acessar uma plataforma online de download do arquivo, inserir a chave de acesso e baixar o arquivo no formato XML.

É possível fazer a emissão de MDFe gratuitamente?

Não. Desde 2018, o emissor gratuito de MDFe, que era disponibilizado pelo Sefaz, foi descontinuado, pois a grande maioria das transportadoras já utilizava sistemas pagos para a emissão.

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A emissão do Manifesto Eletrônico é uma etapa importante dentro da rotina de gestão do setor logístico. Para que sua equipe tenha mais tempo para conseguir fazer a emissão correta do documento, evitando problemas fiscais, que tal implementar um sistema que vai facilitar a rotina em outros processos?

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Conclusão

Fazer a emissão de MDFe é muito importante para que a sua empresa consiga atuar dentro do que é exigido pela legislação e para que não encontre problemas com o fisco.

Até 2018, a emissão desse documento podia ser feita de maneira gratuita em uma plataforma da Sefaz. Mas, a partir de outubro deste ano, a plataforma foi descontinuada, pois a maioria das empresas já utilizava alternativas pagas.

De qualquer forma, emitir esse documento é muito importante para que, caso seus veículos passem por fiscalização, estejam dentro das normas.

Isso porque, se um veículo for parado e não apresentar a MDFe, é possível que tanto a transportadora quanto o próprio cliente sejam sujeitos a uma multa ou outras penalizações.

E aí? Gostou de aprender sobre MDFe? Então, não deixe de conferir outros conteúdos no blog da TOTVS!

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