Certificado digital: o que é, benefícios, tipos, como obter e testar

Equipe TOTVS | 30 junho, 2022

O certificado digital é o RG de pessoas e empresas no meio eletrônico. Utilizado em diversas situações, a ferramenta passou a fazer parte do nosso cotidiano em 2001, com a edição da Medida Provisória nº 2.200-02.

Essa norma criou a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e, em resumo, regularizou e validou documentos em formato eletrônico, abordando a forma de emitir certificado digital.

Para saber exatamente o que é certificado digital, precisamos fazer algumas perguntas. Para que serve? Como obter o certificado? Qual o seu custo?

Essas e outras perguntas estão explicadas a seguir, acompanhe!

O que é certificado digital? Para que ele serve?

Certificado digital é uma espécie de identidade digital que permite a assinatura de documentos com validade jurídica, pois pode atestar que a pessoa que está assinando um documento está atrelando sua identificação digital a uma senha pessoal e intransferível. Portanto, o processo de assinatura não é passível de fraude. 

Ou seja, o certificado digital possibilita a troca de informações entre as partes com segurança, garantindo sua identidade e a integridade da mensagem.

No Brasil, os certificados são emitidos por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada à ICP-Brasil. 

O titular do certificado pode:

  • Emitir nota fiscal eletrônica (NF-e);
  • Acessar sistemas com dados restritos e ambientes virtuais com segurança;
  • Assinar e enviar documentos (inclusive contratos) e declarações pela internet;
  • Utilizá-lo no eSocial, na Receita Federal, no INSS, em juntas comerciais e em outros programas, órgãos e instituições.

Certificado digital tem validade jurídica?

Sim, tem validade jurídica e é inviolável.

Ele utiliza um par de chaves criptográficas, exclusivas e geradas aleatoriamente por funções matemáticas, que é vinculado a um arquivo eletrônico com dados sobre a pessoa física ou jurídica.

Esse sistema de criptografia assimétrica é composto por:

  • Chave privada: criptografa os dados que atestam a identidade sobre a pessoa física ou jurídica no acesso ao sistema ou na assinatura do documento eletrônico. Essa chave é conhecida somente por quem está autorizado a utilizar o certificado que a gerou.
  • Chave pública: serve apenas para decodificar o que foi criptografado pela chave privada. É, assim, compartilhada com quem precisa decodificar a criptografia dos dados que atestam a identidade.

Em outras palavras, a assinatura com certificado digital é validada com a chave pública, que permite somente ao interessado conferir se ela é verdadeira. Assim funciona a validade do certificado.

Quais são os benefícios do certificado digital?

Demonstramos como a assinatura com certificado digital garante a segurança jurídica dos documentos.

Mas esse não é o único benefício. Confira outras vantagens para pessoas físicas e jurídicas:

  • Assinatura de documentos facilitada:  não é preciso estar presente para dar sua assinatura com certificado digital. 
  • Redução de custos operacionais: salvo o custo da compra do token para o uso do certificado digital, a empresa não terá grandes gastos, como o que está atrelado à compra, impressão e armazenamento de papel, ou ao deslocamento para obter uma assinatura eletrônica.
  • Maior produtividade: o certificado digital proporciona agilidade e praticidade na execução de atividades e negócios que dependem de assinatura em ambiente digital ou acesso a sistemas.
  • Mobilidade: se tudo é feito por meio eletrônico, o usuário pode utilizar seu certificado de onde estiver. Basta acessar a plataforma de assinatura eletrônica. 
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Quais são os tipos de certificado digital?

Provavelmente, já ouviu falar em certificado digital A1, A3, MEI e outros, certo? Esses são alguns dos tipos de certificado. 

Apesar de serem os mais conhecidos, você sabia que temos 12 certificados digitais para usuários finais da ICP-Brasil? São 8 relacionados com assinatura digital (tipos A, T, A CF-e-SAT e OM-BR) e 4 com sigilo (tipo S), veja:

  • Certificado tipo OM-BR (Certificados do tipo Objeto Metrológico): emitidos somente para equipamentos metrológicos regulados pelo Inmetro.
  • Certificado tipo T: o carimbo de tempo ou timestamp é uma espécie de selo que atesta a assinatura ou o documento eletrônico em determinada data e hora.
  • Certificado tipo A: realiza assinaturas digitais com identificação do titular, atestando a autenticidade da transação e confirmando a integridade do documento assinado. 
  • Certificado tipo A CF-e-SAT: Emitidos somente para equipamentos integrantes do Sistema de Autenticação e Transmissão do Cupom Fiscal Eletrônico (SAT-CF-e).
  • Certificado tipo S: certificados que garantem sigilo à transação. Permite, por exemplo, criptografar um e-mail, que só será acessível com o uso do certificado autorizado a abri-lo. Indicado para quem precisa proteger digitalmente informações de valor.

Considerando que o certificado digital A1 e A3 são os tipos de certificados mais comuns, vamos nos aprofundar neles!

Certificado digital A1 e  A3

São tipos de certificados para realizar assinaturas digitais. 

A diferença entre eles diz respeito à validade e ao armazenamento.

O certificado digital A1 tem validade de 1 ano e é armazenado no dispositivo em que será utilizado (computador ou nuvem).

O certificado digital A3 tem validade entre 3 a 5 anos e é armazenado em uma mídia externa, o que permite que seja utilizado em qualquer máquina.

E qual seria essa mídia externa? Um token do certificado, que se parece com um pendrive, ou um smart card (cartão inteligente), que precisa de uma leitora de certificado digital.

Vale mencionar que há modelos específicos de certificados digitais tipo A para uso empresarial, profissional e pessoal.

Ou seja, existe certificado digital MEI, e-CPF (certificado de pessoa física), e-CNPJ (certificado de pessoa jurídica), NF-e (só emissão de notas fiscais) e certificados para advogados, contadores, profissionais de saúde etc.

Qual dos modelos escolher?

Depende das funções que você realizará com seu certificado. 

Veja as melhores indicações para o tipo A3:

  • Você busca uma validade mais extensa.
  • Você precisa de mobilidade (token ou smart card e a leitora de certificado digital).

Veja, agora, quando o certificado A1 é mais indicado:

  • Você não quer utilizar uma leitora de certificado digital;
  • Você precisa fazer o backup do certificado sem perdê-lo;
  • Você quer instalar e armazenar o certificado em diversos computadores da empresa simultaneamente;
  • Você preza pela agilidade na hora da assinatura com certificado digital, sem depender de dispositivos externos. 

Após analisar os desejos e as necessidades da empresa, você pode escolher um dos tipos de certificado. 

Qualquer pessoa pode usar um certificado digital?

Sim, qualquer pessoa física ou jurídica – inclusive órgãos, entidades públicas, ONGs e organizações sociais – pode ter um certificado digital.

O que é certificado digital online? Como ele funciona?

Certificado digital online diz respeito à validação do certificado por videoconferência. 

Adiante, explicaremos melhor como obter certificado digital e como validá-lo. 

Para o momento, basta saber que, até há pouco tempo, a validação dependia do comparecimento presencial à Autoridade Certificadora escolhida. 

Essa era a regra, mas havia exceção para quem já tinha certificado e fez a coleta biométrica na hora da validação. 

No entanto, desde março de 2021, passou a ser possível emitir certificado digital online por videoconferência, devido à Instrução Normativa nº 05/2021, para o solicitante que possui Carteira Nacional de Habilitação.

Ou seja, o interessado pode emitir certificado online por videoconferência se já possuir certificado com coleta biométrica em sua validação.

Qual o custo de um certificado digital?

O preço do certificado varia conforme a Autoridade Certificadora e o tipo de certificado. 

Assim, o certificado da Receita Federal terá um preço, enquanto o  certificado do SERPRO (Serviço Federal de Processamento de Dados) terá outro. 

Em média, qual o custo de um certificado digital?

O preço para pessoa física do tipo A1 é o mais barato e gira em torno de R$ 100,00. O preço do certificado para pessoa jurídica do tipo A3 será o mais caro e custa em torno de R$ 250,00. 

E existe certificado gratuito? Antes disso, vamos aprender como obter um certificado. Você sabe como fazer?

Como obter o certificado digital?

Você viu uma etapa de como fazer certificado digital online. Mas o que vem antes da validação? Como conseguir certificado digital?

Para emitir um certificado, basta seguir os seguintes passos:

  1. Escolha o modelo do certificado mais adequado às suas necessidades; 
  2. Escolha uma Autoridade Certificadora habilitada pela ICP-Brasil;
  3. Apresente a documentação solicitada para fazer a validação do certificado;
  4. Receba seu dispositivo (se for A3) ou as orientações para instalação no dispositivo.

Viu como é simples aprender como fazer certificado digital?

Como obter o certificado gratuito?

Não existe certificado digital gratuito. 

No entanto, você pode conseguir um certificado sem custos ao contratar um plano de outro serviço, como um emissor de NF-e, por exemplo.

Nestes casos, o certificado sai “de graça”, pois você adquiriu outro produto.

Vale a pena, também, conversar com uma contabilidade ou com um fornecedor de um sistema empresarial para que te ofereçam um certificado digital gratuito caso você contrate os seus serviços.

Como instalar certificado digital?

É hora de saber como instalar certificado digital, o que é bem simples.

Em qualquer caso, na hora de instalar o certificado, você deve anotar a senha cadastrada, que é irrecuperável, ok?

Para qualquer certificado, você receberá um e-mail da AC com as orientações de instalação. Fique atento às exigências do sistema operacional.

Para instalar certificado A1:

  1. Faça download do software do certificado;
  2. Execute o arquivo baixado e siga as instruções.

Para instalar o token do certificado digital ou smart card (com a leitora de certificado):

  1. Baixe o driver para reconhecer a mídia externa no dispositivo.
  2. Instale o drive conforme orientações.
  3. Insira a mídia no dispositivo e teste o certificado.

Você terá duas senhas padrão da sua mídia (PIN e PUK). A senha PIN é alterada na hora de validar o certificado e é solicitada sempre que você utilizar seu certificado. 

Se ela for bloqueada após três tentativas erradas, basta utilizar a senha PUK, que te dará opção de criar sua nova senha de acesso.

Como renovar o certificado?

A validade do certificado venceu, e agora? Basta renovar.

Se você cadastrou sua biometria na hora de validar o certificado, basta fazer a renovação online no site da Autoridade Certificadora. 

Isso se aplica para quem tem certificados digitais A3, e-CPF, e-CNPJ e NF-e com alguns dias de validade. 

A renovação do certificado digital por videoconferência pode ser feita para usuários do certificado A1 (software).

Como testar certificado digital?

O teste é feito na hora da instalação. 

É possível, também, acessar algum site que exija o certificado para fazer o login ou acessar as informações.

Existem ACs que possuem plataformas de teste de certificado, inclusive. 

Como validar certificado digital?

A validação deve ser feita presencialmente ou por videoconferência. É preciso apresentar os documentos exigidos.

Na modalidade presencial, é feita a coleta e o registro dos dados biométricos.

Como assinar documento com certificado digital?

É possível inserir a assinatura em documentos PDF e aqueles criados em editores de texto.

Esses programas possuem ferramentas para inserir a assinatura usando o certificado. 

Porém, o jeito mais prático e rápido é utilizar plataformas de assinatura eletrônica, como o TOTVS Assinatura Eletrônica.

Veja, abaixo, um passo a passo de como a ferramenta funciona:

TOTVS Assinatura Eletrônica

Como você viu acima, o TOTVS Assinatura Eletrônica é um jeito simples e rápido de assinar seus documentos com certificado digital!

Com integrações nativas e API para integração com softwares de terceiros, você otimiza suas rotinas empresariais de assinatura digital.

O TOTVS Assinatura Eletrônica possui módulos de inscrição e cadastro de usuários, envio de documentos, assinatura, confirmação e validação.

Você ainda pode controlar o processo de assinaturas em um dashboard intuitivo!

Conheça já e experimente grátis por 30 dias o TOTVS Assinatura Eletrônica!

Conclusão

O certificado digital é o RG do mundo digital. Ele identifica pessoas físicas e jurídicas, organizações e órgãos públicos por meio do sistema de criptografia assimétrica.

Existem vários tipos de certificado digital, sendo que o A1 e o A3 são os mais comuns. Cada um apresenta um preço, que também pode variar conforme a Autoridade Certificadora.

A escolha por um ou outro modelo depende das suas necessidades empresariais, mas certo é que sua utilidade será extensa, inclusive na plataforma de assinatura eletrônica.

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