Indicadores de Produtividade: quais os principais para o seu negócio?

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 06 abril, 2021

Você sabe qual a importância dos indicadores de produtividade na análise de desempenho e eficiência da sua empresa?

Respondemos: eles são essenciais!

Afinal, o crescimento e o sucesso da sua empresa apenas serão determinados pela consistência dos resultados.

E esses resultados, por si só, apenas serão alcançados se sua equipe atingir consistentemente os objetivos e metas estipulados.

Eles são populares na gestão de negócios atual e bastante utilizados em todos os setores do negócio.

No entanto, muitos empreendedores e gestores não os conhecem como deveriam. Costumam travar ao responder questões como:

  • Qual a real importância para o negócio?
  • Quais os diferentes tipos de indicadores?
  • Quais as diferenças entre os indicadores e métricas?
  • Qual a funcionalidade dos indicadores de produtividade?
  • Como definir os melhores indicadores de produtividade para sua estratégia?

Mas fique tranquilo, neste guia completo sobre indicadores de produtividade vamos responder todas as dúvidas sobre o assunto.

Preparado para aprender mais? Então siga a leitura!

O que são os indicadores de produtividade? 

Indicadores de produtividade, um tipo conhecido de KPIs (ou Key Performance Indicators), são medidas quantificáveis utilizadas para entender se os objetivos do negócio estão sendo atingidos.

Através dos indicadores, é possível entender como anda a relação entre produção, recursos, processos e resultados da empresa em determinado período de tempo.

Assim, os gestores podem entender e interpretar o nível de entrega de diferentes formas, tanto qualitativa como quantitativamente.

Quando se fala em indicadores de produtividade é importante compreender que não se trata de uma entrega quantitativa, mas fazer isso no menor tempo e manter a qualidade.

Durante o texto, vamos nos referir aos indicadores também como KPIs, mas tenha em mente que é apenas uma conceituação, pois os mesmos quando voltados para a lógica de produtividade são um tipo específico de indicador de desempenho.

Vale ainda mencionar que nem todas as empresas possuem os mesmos indicadores.

Tudo depende dos seus critérios de desempenho individuais, de equipe e as prioridades do setor e do negócio como um todo.

Porém, sem alarde: geralmente, os indicadores seguem padrões preestabelecidos e utilizados por toda indústria, varejo e demais segmentos de mercado.

Por isso, são tão utilizados!

No geral, medir o desempenho dos funcionários é uma parte essencial da avaliação da saúde financeira da empresa.

Afinal, se o capital humano é o seu principal ativo, é necessário garantir que seu investimento neles esteja realmente valendo a pena.

Para que servem os indicadores de produtividade?

Os indicadores de produtividade empresarial são parte essencial da medição dos sucessos e fracassos do seu negócio.

É através dos KPIs que os os proprietários e gestores de negócios têm uma visão geral de como está o desempenho de seus negócios — ou setores individuais — a qualquer momento.

De forma objetiva, portanto, é possível dizer que os indicadores de produtividade servem como guias para a estratégia do negócio.

Eles ajudam as organizações a entender se a empresa está indo na direção certa — e se não, para onde precisa voltar seus esforços e investimentos.

Vale ressaltar que, em relação à conceituação do indicador de produtividade, não importa exatamente o que ele mede.

Afinal, seu objetivo é praticamente sempre o mesmo: melhorar a saúde organizacional. 

Por isso, qualquer gestor (tanto de setores como de negócios inteiros) hoje em dia precisa entender o que constitui um KPI.

Em geral, é possível encontrar três diferentes formas de um indicador de produtividade:

  • Quantitativo: Apresentado na forma de números;
  • Prático: Se integra bem aos processos existentes da empresa;
  • Acionável: Pode ser colocado em aplicação prática para efetuar a mudança desejada.

Para ser eficaz, um indicador de desempenho deve ser baseado em dados legítimos e deve fornecer um contexto que reflita os objetivos de negócios.

Por isso, investir em plataformas digitais para fazer essa mensuração é tão importante.

Os KPIs também devem ser definidos de forma que fatores externos, fora do controle de uma empresa, não possam interferir neles.

Outra questão importante é que os KPIs devem ter um período de tempo específico, dividido em pontos-chave de verificação de precisão.

Como funcionam os indicadores de produtividade?

Os indicadores de produtividade estão intrinsecamente ligados às metas estratégicas de uma empresa.

Os gestores e diretores usam esses indicadores para avaliar se estão no caminho certo enquanto trabalham para atingir essas metas.

Assim, é preciso que a equipe primeiramente defina um índice padrão para o processo que será analisado. É o nível-base para a comparação.

Então, a equipe realiza o processo, analisa os resultados e faz a comparação.

Esse é o processo lógico por trás da análise do seu funcionamento. Mas como construir esses indicadores? Depende de algumas coisas:

  • Entender o momento da empresa;
  • Definir objetivos a curto, médio e longo prazo;
  • Encontrar nesses objetivos os indicadores que possam comprovar o avanço estratégico;
  • Definir metas para os indicadores, também com prazos distintos;
  • Envolver todo o time para que o trabalho seja feito e a leitura dos indicadores aconteça.

Agora, o que isso tudo significa na prática? Vamos a alguns exemplos:

  • A equipe de vendas pode buscar novas receitas, capturar novos clientes ou otimizar o pipeline de vendas.
  • Uma equipe de suporte ao cliente pode medir o tempo médio em espera para e a porcentagem de chamadas que resultam em uma avaliação positiva da pesquisa pós-chamada.
  • Um setor de marketing digital pode analisar a contribuição das vendas geradas pelo setor, como as influenciadas por ações de marketing de conteúdo ou através do rastreio de leads.
  • As áreas de produção do negócio podem medir a eficiência dos processos produtivos, bem como se bastar com métricas de qualidade.
  • Os departamentos de RH podem medir a rotatividade de funcionários, entre outras métricas relacionadas, para isso, contar com indicadores próprios para recursos humanos é fundamental e totalmente integrado à produtividade.

Assim, os diretores e gestores monitoram esses indicadores ao longo do tempo. Se necessário, eles ajustam os planos e programas da empresa de forma a melhor cumprir com os objetivos estratégicos da empresa.

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Qual é a importância dos indicadores de produtividade para as organizações?

Os indicadores de produtividade são importantes para auxiliar no crescimento da empresa, na satisfação dos funcionários e na qualidade do produto final.

Entender a situação da empresa em relação às suas metas

Eles permitem que os gestores realizem medições variadas, desde o desempenho dos colaboradores até o progresso da organização em relação a um objetivo ou um conjunto deles.

Afinal, seu uso principal é justamente esse: entender o quão longe ou próximo você está de cumprir uma meta corporativa.

Desse modo, pense em um caso hipotético: uma empresa que busca gerar 100 leads por mês em vez de 50.

Um indicador pode indicar que sua equipe de marketing está gerando apenas 30% de sua capacidade de conquistar leads novos. 

Como gestor, você fica sabendo instantaneamente do progresso de sua equipe de vendas — bem como o motivo de não atingir o número desejado de leads.

Isso acontece porque quando você é capaz de medir seus objetivos, tem a oportunidade de ver onde está errando.

Assim, é possível identificar a raiz do problema e tomar decisões assertivas e rápidas para contornar a situação e atingir o objetivo.

Enriquece o ambiente corporativo

Outro fator que ressalta a importância do indicador de produtividade é que sua aplicação cria um ambiente de aprendizagem na empresa.

O que isso quer dizer?

Bom, com a capacidade de avaliar acertos e erros em uma escala muito qualificada, é possível ter em mãos dados relevantes sobre os processos internos.

E não se engane: antes de cada tomada de decisão, há bastante conversa e alinhamento.

Afinal, o intuito é a melhoria contínua, o que contribui para o enriquecimento da cultura organizacional.

Desse modo, no momento em que uma leitura de um indicador for negativa, você vai saber com quem falar e sobre o que falar.

É um modo de direcionar o feedback, agindo “direto na ferida”.

Ou seja, de certa forma, você vai se engajar e valorizar os colaboradores.

E claro, da mesma forma, a leitura dos indicadores pode servir para que tanto você como gestor e os colaboradores ponderem sobre os objetivos e metas.

São realistas o suficiente? São muito desafiadoras? Precisam de modificações?

As respostas para essas perguntas você pode alcançar com a leitura aprofundada dos KPIs.

Atualizações em tempo real para vencer a concorrência

Dependendo do tipo de operação da sua empresa, o uso de indicadores de produtividade pode ser essencial para medir o desempenho em tempo real da sua empresa.

É um tipo de informação vital para negócios inseridos em segmentos de mercado altamente competitivos e cuja corrida contra concorrência é sempre um dos maiores objetivos.

Os dados em tempo real que os KPIs fornecem permitem que você faça ajustes sistemáticos no planejamento.

Isso pode parecer pouco, mas são ações calculadas que evitam a necessidade de realizar mudanças frenéticas no final de cada mês.

Ajusta a sua percepção sobre os funcionários

Com os indicadores de produtividade, a sua empresa tem em mãos dados aprofundados sobre o desempenho dos colaboradores.

Esse nível de leitura evita que você caia em armadilhas e imprecisões nas leituras das estatísticas, presumindo causas erradas para os efeitos negativos que seu negócio está sentindo.

Quer um exemplo?

Você pode presumir que um funcionário está tendo um desempenho insatisfatório porque ele  tem problemas de pontualidade ou uma falta de engajamento da empresa.

No entanto, sem indicadores, você não tem provas quantificáveis disso.

Com um KPI, é possível entender se esse tipo de avaliação está correto ou não, alterando sua percepção sobre as causas desse problema.

Assim, por exemplo, pode acontecer de você entender que o baixo desempenho está mais ligado ao nível de tarefas burocráticas que enxem o dia a dia do colaborador, que o seu comprometimento em si.

Serve de impulso moral para o time

Quem é líder ou gestor sabe o quão difícil é trabalhar a moral dentro do ambiente de trabalho.

A motivação é um elemento-chave para o sucesso do negócio e para melhorar a cultura organizacional.

Muitas vezes, pode ser difícil motivar sua equipe quando as metas estabelecidas só podem ser alcançadas uma vez por trimestre ou por ano.

É aqui que os indicadores de produtividade ocupam um papel fundamental.

Pode ser bastante gratificante e motivador para os funcionários receberem relatórios positivos por atenderem a certos KPIs nesse meio tempo — e os resultados costumam ser instantâneos.

É uma ação simples, mas que cria um senso de propósito capaz de manter o time focado em cumprir seus objetivos.

Os 6 principais indicadores de produtividade

É importante entender que, antes de utilizar os indicadores de produtividade, é necessário conhecer os seus diferentes tipos e aplicações.

Como já adiantamos, a própria indústria e o mercado operam com KPIs predefinidos e padronizados. Utilizá-los pode agilizar a construção e implementação de uma estratégia de sucesso.

Confira os principais tipos de indicadores:

Indicadores de qualidade

O indicador de qualidade é geralmente uma característica de um processo. Se referem mais à decisões de negócios que números em si.

Opiniões, por exemplo, são indicadores qualitativos — normalmente retirados de pesquisas de satisfação interna.

No caso do indicador de qualidade, o foco está mais em entender o motivo ou justificativa por trás de uma decisão de negócio, e não em compreender como se chegou àquele ponto.

Indicadores de capacidade

O indicador de capacidade é normalmente utilizado para medir o nível de entrega produtiva durante um período de tempo. Trata-se de um cálculo meramente quantitativo..

Através de sua leitura, é possível identificar o número de mercadorias produzidas, por exemplo, buscando a conformidade em relação aos objetivos do negócio.

Indicadores estratégicos

Os indicadores de estratégia tem um escopo maior: se trata da participação da organização no mercado.

Ou seja, sua posição em relação aos concorrentes, o market share. Buscam mostrar o sucesso da estratégia em um panorama mais amplo e que envolve o ambiente externo da empresa.

É um bom indicador para entender o valor que a sua empresa possui em relação ao produto no mercado. 

Indicadores de lucratividade

Os indicadores de lucratividade buscam entender a estabilidade econômica, o crescimento e a viabilidade dos negócios de uma empresa.

Alguns dos KPIs mais comuns nesse contexto incluem margem de lucro bruto, lucro líquido, contas a receber e índices de ativos.

Eles fornecem uma visão direta sobre a saúde financeira de uma empresa, buscando entender o setor responsável pelo maior lucro.

Indicadores de competitividade

Os indicadores de competitividade se tratam de uma série de fatores que visa identificar o seu potencial de desbancar a concorrência.

Ou seja, falamos tanto dos preços dos seus produtos e serviços, da média salarial, entre outros.

Indicadores de turnover

Já os indicadores de turnover visam medir a taxa de rotatividade do negócio, entendendo seus porquês e como melhorar esse aspecto do negócio.

Aqui, falamos do número de demissões, de pedidos para sair e também da taxa de aposentados (o que também serve para medir o envelhecimento da sua mão de obra).

Como os indicadores de produtividade podem ser utilizados?

Os indicadores são as ferramentas de navegação que os gerentes usam para entender se a empresa está em uma viagem bem-sucedida ou se está saindo do caminho da prosperidade.

O conjunto certo de KPIs ilumina os principais aspectos da produtividade e destaca as áreas que podem precisar de atenção.

Assim, é possível afirmar que os indicadores são como ferramentas para a tomada de decisão.

Ou seja, esses KPIs estão intimamente ligados aos objetivos estratégicos e ajudam a responder às perguntas mais críticas de um negócio.

Um bom ponto de partida é, portanto, identificar essas perguntas.

Aos gestores e diretores, resta a missão de respondê-las.

E é essa a brecha para encontrar os melhores indicadores e aplicá-los no negócio, incorporando-os aos objetivos estratégicos.

Aqui, vale a pena também ressaltar a diferença entre indicadores de produtividade e métricas.

O que muitos especialistas enxergam é uma diferença vital na forma de encarar os dois conceitos: a métrica não passa de uma medida, já o indicador possui um contexto.

Por exemplo: o tamanho da sua carteira de clientes é uma métrica. Algo importante, sem dúvidas, mas sem um peso específico na hora de fazer comparações.

É claro, porém, que métricas são importantes (ajudam em vários processos, como previsões financeiras e demais estudos).

E é por isso que elas devem, posteriormente, ser transformadas em indicadores.

Como?

Com definição de um objetivo, criação de um critério para o sucesso (objetivos e prazos), coleta de dados e a criação de uma fórmula (com uso de uma ou mais métricas).

Pronto, temos aí um indicador — composto de vários elementos, contextos e mais importante, de métrica (ou múltiplas métricas).

E aí sim, na hora de fazer as comparações, é possível ter uma visão ampla e definida sobre a organização ou um setor dela.

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Quais são as vantagens de estabelecer indicadores de produtividade?

Não restam dúvidas de que o uso de indicadores de produtividade pode trazer incontáveis benefícios a um negócio, certo? Mas no meio de tanta teoria, muitas vezes o fator prático se perde.

Portanto, no dia a dia, como os indicadores podem se refletir em vantagens? Explicamos:

Melhorar processos

Os indicadores cumprem um papel importante ao servir de guia para os processos internos do negócio.

Através deles, é possível entender os sucessos e fracassos de uma estratégia.

É um modo assertivo de corrigir o curso e ainda conquistar excelentes resultados!

Detectar erros

Quando falamos em “entender sucessos e fracassos”, é pelo fato da leitura dos indicadores de produtividade permitir um mergulho no processo.

Ou seja, tanto sua parte operacional quanto estratégica.

Assim, é possível detectar e entender os erros cometidos, traçando um novo plano de ação para não repeti-lo, ou mesmo corrigi-lo.

Otimizar demandas

Ao compreender os processos internos e o que os afeta, os gestores conseguem otimizar demandas.

O motivo é simples: a análise dos indicadores permite um melhor nível de tomada de decisão, ou seja, onde focar o tempo e o esforço do colaborador ou do time, agregando valor de verdade ao negócio.

Identificar oportunidades

Quando você tem controle dos processos e das execuções, há todo um overview sobre o trabalho das equipes.

Isso permite que você, como gestor, entenda como direcionar melhor os colaboradores, identificando oportunidades de melhorias nos processos, bem como necessidades de recursos específicos.

Aumento da lucratividade 

Por fim, o uso de indicadores está intrinsecamente ligado a uma cultura orientada pelo resultado.

Ou seja, o objetivo é sempre se desenvolver, buscando a melhoria contínua.

Ao implementar e incentivar que os colaboradores sigam os indicadores, você instiga uma cultura de resultados que se reflete diretamente no bolso da empresa, impulsionando sua lucratividade.

Como definir os indicadores de produtividade de sua empresa?

Ao definir os indicadores de produtividade, uma empresa deve começar considerando os fatores que a equipe de gestores e líderes usa na gestão da organização.

Em seguida, deve considerar e identificar se esses fatores ajudam a avaliar o progresso da empresa em relação às estratégias definidas.

É preciso também ter certeza de que os KPIs definidos são realmente claros para quem os lê.

O motivo é simples: desse modo, você garante que tanto profissionais da empresa como externos (como de uma consultoria, por exemplo) cheguem às mesmas conclusões.

O mais importante nesse processo é saber a relevância dos indicadores para o seu negócio, setor ou operação que está sendo avaliado.

Seja qual for a meta estipulada pela sua empresa, certifique-se de que os indicadores são realmente cruciais para o sucesso do negócio.

Como utilizar os indicadores de produtividade?

A utilização dos indicadores de produtividade em si não é exatamente algo complicado.

É necessário implementá-los em seu processo e definir um responsável por monitorá-los.

Recomendados testá-los por áreas, dividindo assim:

  • Indicadores para a alta direção: cumprimento de metas corporativas, sucesso operacional, desempenho do portfólio de produtos, ampliação da carteira de clientes.
  • Indicadores para a produção: capacidade produtiva, tempo de entrega, tempo de produção e eficiência das rotinas de manutenção.
  • Indicadores financeiros: compliance com planejamento financeiro, fluxo de caixa e ponto de equilíbrio contábil, econômico ou financeiro.
  • Indicadores comerciais: presença no mercado e eficiência das estratégias de marketing.

Uma forma de otimizar a dinâmica de análise e feedbacks para o seu time a partir dos indicadores é adotando metodologias ágeis em seu processo interno.

Assim, se a sua empresa decide por feedbacks diários ou semanais, é possível se ancorar nas premissas dessas metodologias e frameworks para otimizar esse tipo de entrega.

Muitas reuniões podem ser inimigas da produtividade, algo que seus indicadores buscam atestar. Portanto, testes são sempre bem-vindos.

E por fim, o uso de uma ferramenta de gestão pode ser decisivo.

A partir da tecnologia, você pode organizar as prioridades, compartilhar com mais eficiência os indicadores e centralizar as informações e toda comunicação.

Como a tecnologia pode ser usada para aumentar a produtividade?

A tecnologia pode ocupar um papel importante na busca por uma melhor produtividade. Uma rápida lida em nossos conteúdos e você já pode confirmar que isso é um fato.

Mas a partir de qual tecnologia isso é possível?

A tecnologia é por si só uma facilitadora de uma atividade humana. Portanto, toda plataforma digital tem o objetivo de otimizar uma tarefa, cabe a você identificar quais os principais gargalos e empecilhos produtivos para definir qual a melhor para seu negócio. 

Um exemplo funcional é o sistema de gestão da TOTVS, referência em tecnologia e inovação.

Com ele, você tem toda uma infraestrutura que pode auxiliar o seu backoffice — automatizando várias tarefas, integrando setores e centralizando os dados.

Agora se o seu problema está mais voltado para a parte comercial, de demandas da sua equipe de vendas e contato com o cliente, uma ferramenta CRM – que pode ser integrada ao ERP da sua empresa – também é uma tecnologia muito eficiente e que pode trazer muita produtividade a sua empresa. 

Entende como tudo vai depender da necessidade da sua empresa? Mas a vantagem é que esses módulos podem ser integrados ao ERP da TOTVS, uma software robusto e personalizável de acordo com os indicadores de produtividade da sua empresa. 

É a decisão mais assertiva para empresas que buscam melhorar a sua produtividade, otimizar seus indicadores e apresentar melhores resultados.

Confira o sistema de gestão da TOTVS!

produtividade empresarial

Conclusão

A busca por melhores resultados passa pela otimização da produtividade.

Porém, para alcançar esse resultado não basta apenas investir em recursos, equipe ou na simples reformulação dos processos.

É necessário ter organização para conduzir a empresa à cultura de melhoria contínua, onde os indicadores servirão como guia para um serviço integral e multidimensional para a companhia.

Assim, o uso de indicadores de produtividade é essencial para diminuir os erros, engajar o time, aproveitar melhor os recursos e conquistar melhores resultados.

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