Logística Hospitalar: entenda o quanto ela é vital e os desafios para otimizar os processos

Equipe TOTVS | 06 março, 2023 - Atualizado em 07 março, 2023

A recente pandemia de covid-19 escancarou o quão vital são as operações de logística hospitalar.

Mesmo nesse momento de diminuição de contágio, precisamos compreender o funcionamento desse processo e os desafios que ainda enfrentamos.

É fato que o setor da saúde é imprescindível para a sociedade, e só uma logística verdadeiramente eficiente é capaz de dar conta da entrega a tempo dos suprimentos necessários.

É importante entender como funciona o transporte de materiais hospitalares, armazenamento correto de insumos, esterilização de ambientes e outros fatores que são fundamentais na logística hospitalar.

Acompanhe o conteúdo para entender mais sobre os impactos e as particularidades desse setor vital para todos nós. Boa leitura.

O que é a logística hospitalar?

A logística hospitalar pode parecer um trabalho burocrático, mas acredite: é um serviço básico para a sociedade. O processo é uma parte incrivelmente importante da indústria da saúde. 

Essencialmente, a logística hospitalar refere-se à forma como hospitais e organizações de saúde administram recursos, desde sistemas de TI (para organizar dados de pacientes) até equipamentos de uso em diagnósticos. 

As equipes são responsáveis por organizar materiais, realizar o controle de estoque, rastrear dados e gerenciar a cadeia de suprimentos, assim como o gerenciamento de riscos em geral. 

Além disso, a logística hospitalar também supervisiona o fluxo de pacientes e localiza as equipes hospitalares que devem estar trabalhando no dia a dia. 

Como funciona a logística hospitalar?

A logística é uma parte essencial da funcionalidade do hospital. 

O processo pode ser complexo, mas, quando bem feito, ajuda a garantir que os pacientes recebam o melhor atendimento da maneira mais eficiente. 

A logística hospitalar envolve a organização e o gerenciamento da cadeia de abastecimento de insumos para que os recursos possam ser distribuídos de forma eficiente e ágil. 

Inclui também o gerenciamento de remessas de suprimentos recebidos, certificando-se de que os componentes cheguem a tempo e sejam armazenados corretamente.

Além disso, essa forma de logística serve para medir o inventário em mãos, preparar remessas de saída para apoiar as operações, coordenar o fluxo de pacientes e programar turnos do quadro de pessoal. 

O objetivo desse planejamento de distribuição é minimizar os custos e ao mesmo tempo proporcionar uma experiência de qualidade aos pacientes.

Desde a admissão até a encomenda de produtos farmacêuticos para dar seguimento a eventuais tratamentos, tudo passa pelo planejamento.

A logística permite que as instalações médicas operem sem problemas e produtivamente todos os dias por meio da coordenação cuidadosa de necessidades tangíveis e intangíveis.

Ter uma tecnologia de gestão logística é fundamental para o funcionamento desse processo na rede de saúde.

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A importância da logística hospitalar

Sem dúvidas, qualquer tipo de atraso na entrega de insumos hospitalares representa um problema enorme, já que coloca em risco a saúde dos pacientes.

Por isso, a importância da logística hospitalar é consenso entre toda e qualquer vertente política, mesmo aquelas que pregam austeridade financeira.

No ano de 2022, os investimentos do Governo Federal na área da saúde foram de R$155,50 bilhões.

O setor privado da área da saúde, por sua vez, vem lucrando ano após ano, o que denota uma demanda altíssima por esse tipo de serviço.

Vários fatores podem explicar esse aumento, porém não podemos descartar a pandemia de 2020 como fator preponderante.

Isso só reforça o quão importante é a logística eficiente na área da saúde, uma vez que situações de pandemias são difíceis de prever.

Em outras palavras, é preciso estar sempre um passo à frente, com planejamento muito bem executado e redundâncias, para que assim vidas não sejam expostas a riscos.

Qual a contribuição da logística para a gestão hospitalar?

Empresas especializadas em logística têm sido incorporadas à área da saúde, uma vez que se entende a necessidade de otimizar o transporte e armazenagem de insumos hospitalares.

Detalhes como resfriamento adequado, datas de vencimento de remédios, armazenagem de itens sensíveis, entre outras particularidades, fazem com que a logística hospitalar demande proficiência extrema.

Vimos problemas com transporte de vacinas recentemente, por exemplo, em que lotes foram perdidos por falta de refrigeração adequada.

Então, profissionalizar a logística na saúde é imprescindível tanto no setor público quanto no privado.

Quais são as rotinas de logística?

Os processos de logísticas são holísticos em essência, pois contemplam todas as etapas que compõem a cadeia de suprimentos do mercado.

Tudo começa antes mesmo de carregar os caminhões, com a roteirização dos processos e preparação das equipes especializadas que vão lidar com as cargas.

Cada vez mais tecnológica, a logística enquanto setor tem otimizado suas rotinas e proporcionando mais eficiência para transporte em várias áreas, incluindo a hospitalar.

Por fim, todo o processo é medido por indicadores de performance que no longo prazo vão melhorar ainda mais sua aplicação na prática.

Quais os benefícios da logística hospitalar?

O maior benefício da logística para hospitais é garantir a saúde dos pacientes integrando os insumos necessários corretamente e sem atrasos.

Para além disso, pensando também na gestão eficiente, melhorar esses processos traz outras vantagens operacionais como redução de custos e desperdícios.

Lembrando que assim como em outras áreas, o estoque de um hospital não pode ter produtos de menos e nem produtos de mais.

Isso porque os insumos hospitalares têm data de validade, portanto, o controle de estoque na área da saúde precisa ser ainda mais rígido.

Sendo assim, evitar custos adicionais é um dos maiores benefícios de adotar processos logísticos eficientes.

O que é logística reversa hospitalar?

Na área hospitalar, a logística reversa trata-se da destinação adequada dos resíduos, que podem representar riscos sanitários e ambientais.

O descarte correto de insumos hospitalares está previsto na Política Nacional de Resíduos Sólidos, que entrou em vigor em 2010.

No ramo da saúde, geralmente, esses resíduos e medicamentos não utilizados são retornados ao fabricante pelo método de logística reversa.

Isso otimiza os transportes, permitindo que os veículos rodem sempre com carga.

A instituição também pode ser ressarcida de alguma forma com a logística reversa, o que é vantajoso para a administração.

Principais problemas em não investir em logística hospitalar

Antes mesmo de estourar uma pandemia de dimensões globais, a logística hospitalar já enfrentava grandes desafios.

Ainda hoje essas dificuldades estão presentes no dia a dia de redes hospitalares e os principais desafios que ainda são enfrentados são:

Altos de gastos com insumos

Os desperdícios são um dos pontos de atenção na gestão dos insumos e isso começa desde a etapa de solicitação.

Pedidos incorretos muitas vezes geram sobras no estoque, o que para produtos com data de validade é um fator decisivo, pois o hospital acaba comprando duas vezes o mesmo item.

Por isso, é uma preocupação do setor otimizar a gestão em todas as etapas do processo, desde as compras até o descarte correto.

Atrasos, erros e extravios de mercadoria

Pedidos incorretos também são percalços enfrentados na gestão hospitalar, já que causa retrabalho e eleva os custos operacionais.

Isso acontece tanto por erro da logística quanto pelo operacional, por isso é importante que os integrantes da cadeia estejam sempre conectados.

O extravio de mercadorias é outro desafio enfrentado, então o controle dos insumos precisa ser muito rígido em todas as etapas.

Como as operações de logística podem ser otimizadas?

Dos desafios que citamos no tópico anterior, é seguro dizer que a grande maioria acontece por falta de planejamento e automatização. 

Os erros fazem parte de qualquer processo e a melhor forma de evitá-los, além da experiência prática, é contar com tecnologias.

Automação de processos repetitivos, ferramentas para agilizar a comunicação, organização de rotas mais eficientes são algumas das soluções que a tecnologia proporciona para o setor.

Otimização da logística hospitalar no futuro

A otimização da logística hospitalar invariavelmente vai passar pela integração mais eficiente de todas as etapas do processo da cadeia de suprimentos.

Ter o controle da movimentação dos insumos durante as etapas vai permitir ajustes em tempo real.

Imagine que um determinado hospital recebe um insumo mensal de anti-inflamatórios, porém em determinado mês a região passa por um aumento na demanda do medicamento.

Com uma cadeia integrada, é possível contatar os fornecedores rapidamente para aumentar a quantidade no envio de insumos.

Outro avanço também pode ser notado na robotização da farmácia hospitalar, que promove uma maior segurança e agilidade na separação de medicamentos.

Automatizar esse tipo de procedimento diminui a incidência de erros e libera a equipe para focar em outras atividades mais relevantes.

Desafios da logística hospitalar

O maior desafio da logística hospitalar vai diretamente de encontro com o que propusemos para otimização.

A estrutura da cadeia logística atual ainda é falha em considerar as necessidades intrínsecas do dia a dia da operação hospitalar.

Disposição dos leitos, quantidades de vagas disponíveis e situações de emergência são alguns dos fatores que dificultam o planejamento a longo prazo.

A farmácia hospitalar é outro ponto que apresenta inúmeros desafios, pois trata-se de uma demanda variável.

Um surto de infecções virais ou de dengue, por exemplo, podem acabar com o estoque de medicamentos básicos rapidamente, deixando a gestão de suprimentos tumultuada.

Isso mostra o quão importante é a integração de todas as etapas para combater esses desafios e a tecnologia de gestão logística é fundamental para isso.

Quais conhecimentos os gestores hospitalares devem ter sobre gestão logística em saúde?

A gestão eficiente de um hospital acontece dentro da mesma lógica da administração de uma grande empresa de outro segmento.

A operação envolve o controle de um quadro de funcionários variados, múltiplos fornecedores e até prestadores de serviços de várias naturezas.

Nesse contexto, o gestor precisa entender bem de tudo que permeia as operações de funcionamento do hospital, e a logística é parte relevante disso.

Mesmo com a opção de terceirizar a logística da instituição, cabe ao gestor entender os processos para poder fazer a contratação de profissionais que supram as necessidades.

Mais do que custos, é preciso ter profissionais de logística hospitalar que cumpram com os prazos prometidos, já que estamos lidando com o bem-estar e saúde das pessoas nessa atuação.

Quais são as contribuições da gestão da logística para uma empresa?

A ideia de integrar as etapas da cadeia de suprimentos é algo que a gestão logística já considera importante há tempos.

Os grandes representantes desse mercado já utilizam de tecnologias robustas que permitem um maior controle e acompanhamento em tempo real dos transportes.

A princípio, ter uma logística eficiente era uma necessidade operacional, hoje é também uma vantagem competitiva.

Oferecer entregas rápidas, com menor custo, faz com que os consumidores percebam maior valor no que é ofertado.

Portanto, a logística aplicada à gestão empresarial impulsiona todas as áreas de um negócio a longo prazo.

Como a tecnologia pode contribuir para os processos logísticos da sua empresa?

De cara, a tecnologia vai automatizar várias tarefas do dia a dia, o que desafoga uma operação que naturalmente é tumultuada.

Além disso, reduz erros humanos que é uma das causas de maiores prejuízos nos processos logísticos em geral.

Quanto mais complexo for o processo, mais robusta terá de ser a tecnologia, e hoje há opções para todos os tamanhos de operações e de orçamentos.

Compreender as suas necessidades é o primeiro passo. Em seguida, o ideal é buscar soluções que atendam o que é preciso para uma operação eficiente.

O sistema TOTVS de Roteirização e Entregas é ideal para agilizar os processos de transportes, inclusive na área hospitalar.

Com ele, você diminui os custos de entregas em até 30% e ainda integra as comunicações com os outros integrantes da cadeia de suprimentos.

A logística hospitalar sem dúvidas pode ser otimizada e o primeiro passo é contar com um aliado poderoso como o sistema TOTVS de Roteirização e Entregas.

Conclusão

Os desafios da área da saúde são muitos e a logística hospitalar tem sido cada vez mais importante para resolver essas questões.

Entender que as particularidades da natureza da atuação tem impacto ajuda os gestores a se planejarem melhor para que imprevistos sejam contornados mais habilmente.

Conhecer o funcionamento, desafios e soluções para logística hospitalar é importante e, para isso, ter um software para gestão é fundamental para o sucesso da operação.

A TOTVS é pioneira em oferecer soluções para logística em geral, saiba os detalhes do nosso sistema planejador de rotas e otimize sua operação.

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