Gestão hospitalar: O uso da tecnologia para otimizar processos

Equipe TOTVS | 04 junho, 2021

A boa gestão hospitalar é o que vai diferenciar o seu estabelecimento de saúde do concorrente, permitindo uma melhor entrega de serviços.

O que muitos gestores e diretores da área estão percebendo é que visualizar todos os processos dentro de um hospital ou clínica não é uma tarefa fácil.

E se essa não é uma dificuldade em seu estabelecimento de saúde, quer dizer que a gestão é bem feita.

Mas veja bem: sem um processo, metodologia, estrutura e um sistema de gestão, é muito complicado organizar procedimentos, rotinas e recursos.

E você sabe, tudo que um gestor hospitalar precisa é de transparência para não deixar as coisas saírem dos trilhos, prejudicando o atendimento aos pacientes.

Mas o que exatamente compõe uma boa gestão hospitalar?

Entre as principais responsabilidades, podemos mencionar a condução de equipes, a análise de dados e a tomada de decisões.

O grande desafio é enfrentar um mercado e um cenário de saúde pública cada vez mais volátil e exigente.

Para que seu hospital ou clínica se destaquem e se desenvolvam, apresentando melhores resultados, é preciso que a gestão hospitalar vá além.

Planejamento, estabelecimento de metas, estruturação de processos e um sistema que sirva de base para essa operação são essenciais. A partir daí, você pode executar a melhor gestão hospitalar e conquistar ótimos resultados.

Mas qual caminho seguir?

Bom, o primeiro passo é entender exatamente do que gestão hospitalar se trata, os desafios, as tendências e sua importância.

Além disso, vale compreender o papel da tecnologia nessa execução e como escolher o sistema de gestão ideal para seu hospital ou clínica.

Neste conteúdo, vamos explorar a fundo o que é gestão hospitalar. Interessado no assunto? Então continue a leitura!

O que é gestão hospitalar?

Gestão hospitalar trata-se do conjunto de práticas e ações que visam a melhor administração dos processos dentro de um hospital, clínica ou estabelecimento de saúde.

A boa gestão hospitalar engloba a operação de saúde de ponta a ponta: dos materiais às pessoas envolvidas nos processos, bem como sistemas e equipamentos:

Quando realizada de forma coerente, eficiente e integrada, é possível facilitar rotinas e oferecer uma melhor experiência ao paciente.

Muitas vezes, a gestão hospitalar fica em segundo plano nas prioridades de um estabelecimento de saúde, o que é um erro.

A importância dos procedimentos de saúde e a da sua operacionalização não deve apagar o papel da gestão na organização desses e de outros processos.

Por isso, um hospital ou clínica de sucesso colocam a gestão em primeiro lugar.

É a sua prática que vai possibilitar a melhor, mais eficiente e organizada execução dos processos hospitalares.

Qual é o objetivo da gestão hospitalar?

A boa gestão hospitalar tem objetivo de garantir a disponibilidade, acessibilidade e os cuidados de saúde de alta qualidade para os pacientes, a qualquer hora.

Hospitais e clínicas se esforçam na entrega de um atendimento excelente, mas pode ser difícil alcançar todos os objetivos sem os procedimentos e sistemas adequados.

A sistematização da gestão hospitalar é, portanto, uma necessidade.

Afinal, estabelecimentos de saúde são complexos e têm diferentes departamentos, especialidades, horários, equipes, tipos de dados e muito mais para gerenciar.

Agora, há fatores além disso a se considerar, como o desejo crescente dos pacientes de controlar seus dados, agendamento e acesso aos registros.

Ou seja, a gestão hospitalar não é tão fácil quanto parece — ou parecia.

Nesse cenário, a gestão hospitalar busca promover mudanças na organização do hospital ou clínica.

Assim, permite a eliminação de gargalos, a identificação de oportunidades, a otimização do atendimento, a redução de custos e o aumento da produtividade.

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Como funciona a gestão hospitalar?

A gestão hospitalar não se trata apenas de entender como os procedimentos médicos se dão, mas sim de agregar know-how do setor com visão de negócio.

O papel de destaque cabe ao gestor hospitalar, o profissional responsável por organizar e dar o tom da administração do estabelecimento.

No entanto, vale ressaltar que sua atuação não segue um manual específico. Afinal, a estrutura, os recursos e as necessidades de cada hospital ou clínica são diferentes.

Mas saiba: a gestão hospitalar funciona através de um complexo sistema de tarefas. Entre elas:

  • Gestão de processos
  • Gestão de fornecedores
  • Gerenciamento dos recursos
  • Elaboração de contratos e licitações
  • Alocação de profissionais disponíveis
  • Monitoramento do descarte de materiais
  • Compra e armazenamento de insumos e medicamentos
  • Análise de tendências de mercado e possíveis investimentos
  • Controle do cumprimento de boa práticas, compliance na saúde e legislação

Além disso, há outros fatores a se considerar, como a necessidade de realizar transformações no setor. É algo que muitos gestores chamam de saúde digital, que requer o uso de metodologias inovadoras e sistemas tecnológicos.

É uma forma, inclusive, de seguir algumas tendências, como as de teleconsultas. Boa parte dos estabelecimentos de saúde não contam com um sistema que organize e sirva de interface para esse tipo de atendimento.

Esse é um diferencial de hospitais ou clínicas mais avançados.

Com a pandemia em 2020, esse foi um ponto crítico para boa parte do setor.

É o que comprova um estudo da Deloitte, “Perspectivas globais para o setor de saúde 2021“.

No levantamento, a consultoria multinacional identificou que o número de consumidores que passaram a preferir as consultas virtuais quase dobrou, passando de 15% para 28% em abril de 2020.

Além disso, 80% dos entrevistados afirmaram que provavelmente continuarão se consultando virtualmente após a pandemia.

No seu estabelecimento, já há recursos, estrutura e processos que facilitem a realização de consultas virtuais? Se não, está aí um dos motivos para investir na boa gestão hospitalar.

Qual é a importância de realizar uma boa gestão hospitalar?

Por mais complexo que a gestão hospitalar seja, é relativamente simples apontar a sua importância para a organização.

Uma boa gestão hospitalar permite que o hospital ou clínica foque no atendimento, melhorando sua experiência, enquanto organiza, visualiza e controla todos os processos internos e externos.

Desse modo, a gestão hospitalar contribui para que o estabelecimento de saúde elimine falhas em seus processos, reduza custos e caminhe com tranquilidade em busca de suas metas.

Além disso, a boa gestão hospitalar permite uma melhor administração da infraestrutura e dos recursos, de modo que as rotinas de cada profissional sejam produtivas e saudáveis ao máximo.

Porém, um ponto deve ser ressaltado: hoje, não existe boa gestão hospitalar sem o auxílio da tecnologia.

Com um sistema de gestão, por exemplo, seu hospital ou clínica poderão:

  • Gerenciar as informações, de modo que centralize os dados dos pacientes, analise os resultados dos procedimentos para ter insights de negócio e aproveite todo potencial de crescimento.
  • Controlar fluxos de movimentação, de forma que as rotinas dos profissionais sejam facilitadas para a melhor execução dos procedimentos e aproveitamento da infraestrutura.
  • Otimização do agendamento de consultas e procedimentos, de maneira que haja a correta organização das prioridades e urgências, sem obstáculos que prejudiquem a qualidade do atendimento.

Principais desafios da gestão hospitalar  

Você já percebeu que a gestão hospitalar não é uma tarefa simples. A complexidade do sistema em que está inserida, e toda a volatilidade do ambiente hospitalar, contribuem para que os responsáveis precisem lidar com vários desafios.

Agora, buscar soluções para desafios inerentes ao setor ou segmento de atuação de uma empresa não é algo exatamente novo, concorda?

Porém, há tantos fatores que impactam nos resultados e no sucesso da uma estratégia de gestão hospitalar, que o responsável por essa estrutura deve estar ciente de tudo.

Entre eles, existem questões puramente operacionais, como melhorar a eficácia do controle de infecções hospitalares.

Tema delicado, mas que necessita de toda atenção do gestor hospitalar, de modo que as medidas de segurança sejam sempre seguidas.

Aqui, além de estabelecer processos, é necessário investir na educação dos profissionais, na higienização e limpeza regular de equipamentos e no uso de EPIs.

Há também fatores estratégicos, como a redução de custos e a melhoria da comunicação entre administração, equipe operacional e médicos.

O primeiro é a consequência de uma série de ações. A complexidade está no fato de que não basta simplesmente eliminar gastos, pois isso pode impactar diretamente a qualidade do negócio.

É necessário ter uma visão ampla do negócio, de modo que o gestor encontre oportunidades de otimização de processos e de recursos, reduzindo os custos de maneira estratégica.

Já o desafio de melhorar a comunicação é essencial para o estabelecimento da tão sonhada padronização de processos e rotinas.

Nesse ponto, analisar canais e ferramentas que facilitem a troca de informações, sem que o hospital sofra com o efeito de “telefone sem fio”, é crucial.

Por fim, vale também mencionar um dos principais desafios inerentes à gestão hospitalar: a transformação digital.

O tema da saúde digital é extremamente importante para que o estabelecimento encontre soluções para todos esses desafios descritos acima, bem como integre a administração do negócio.

Além disso, a tecnologia aplicada à gestão permite que o gestor possa visualizar mais claramente os dados operacionais e estratégicos do negócio.

Assim, facilita a identificação de oportunidades e melhoria e a tomada de decisões.

Gestão Hospitalar: Como a tecnologia pode ser útil no processo?  

O uso da tecnologia é uma parte essencial de uma gestão hospitalar bem-sucedida, algo cada vez mais alinhado com as tendências da área.

A tecnologia, desde sempre, foi a principal força por trás das melhorias na área de saúde, e os avanços tecnológicos em tratamentos, pesquisas e coleta de dados continuam a mudar a maneira como o setor de saúde opera.

A tecnologia não só teve um impacto no lado clínico da saúde, mas também mudou significativamente o campo da gestão da saúde — o nosso foco de estudo neste artigo.

O mesmo estudo da Deloitte já mencionado traz dados sobre essa relação próxima da tecnologia com a área de saúde.

Apenas em soluções na nuvem, a consultoria detectou um aumento de 11% nos gastos no segundo trimestre de 2020.

O movimento, é claro, foi impulsionado pelas condições que a pandemia de Covid-19 impôs — e que vão definir a linha de gestão hospitalar por alguns anos.

Quase 65% dos provedores de saúde da Europa disseram que sua organização aumentou a adoção de tecnologias digitais para apoiar as formas de trabalho dos médicos.

Por isso, não há dúvida de que os sistemas de gestão hospitalar já estão causando um impacto intenso no setor de saúde.

Existem muitos benefícios para hospitais e prestadores de cuidados de saúde, bem como um melhor atendimento para os pacientes e uma economia geral de custos.

Quais são as funcionalidades de um sistema de gestão hospitalar?

Entre as tecnologias mais utilizadas e importantes em um estabelecimento de saúde, o sistema de gestão hospitalar provavelmente ocupa o topo em escala de importância.

Como o nome sugere, trata-se de um sistema que facilita a gestão de toda infraestrutura hospitalar, facilitando a visualização e organização de processos.

No entanto, você sabe quais as principais funcionalidades de um sistema como esse?

Bom, é difícil apontar exatamente os recursos que cada um oferece. Afinal, cada desenvolvedor vende um produto diferente e que, muitas vezes, pode ser personalizado pelo seu hospital ou clínica.

Porém, quando o assunto é gestão hospitalar, há algumas funcionalidades que todo bom sistema deve oferecer. Quer saber quais? Listamos abaixo:

Atendimento

Sistemas ágeis e intuitivos para o agendamento, recepção, classificação de riscos e painel de chamada.

Assistencial

Controle total sobre prontuário eletrônico, gestão de leitos, transporte, bloco cirúrgico, enfermagem, pronto-socorro e pronto-atendimento.

Materiais e medicamentos

Gerenciamento completo de estoque e almoxarifado, farmácia hospitalar, mapa de dispensação, bloco cirúrgico e CME: higienização e esterilização.

Financeiro

Funcionalidades que auxiliem o faturamento, como convênio, SUS e particular, gestão de glosas, repasse médico, central de autorizações, tesouraria (pagamentos e altas) e gestão de custos hospitalares.

Apoio

Mais facilidades no diagnóstico por imagem, controle de infecção hospitalar (CCIH), atendimento e apoio à gestão (SAME) e  arquivamento de prontuários (SSP).

Relacionamento com o beneficiário

Interface que centraliza os serviços da instituição e outras informações valiosas para o beneficiário, como consulta aos seus dados e registros de prescrições ou consultas passadas.

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Quais são as principais tendências de tecnologia na gestão hospitalar 

Quando se fala em tecnologia na gestão hospitalar, logo se pensa em algo: o que há para o futuro? Afinal, escolhendo corretamente, sua instituição de saúde já pode contar com um sistema de gestão completo.

Então, o que existe de tendência que pode guiar a gestão hospitalar e melhorar a eficiência dos processos?

Primeiro, a automação de processos.

Já uma realidade no gerenciamento de processos hospitalares, a automação de processos tem um longo caminho a percorrer na evolução da sua aplicação.

A integração de dados e o uso intenso da tecnologia em outros processos — antes completamente manuais — vai facilitar a atuação de códigos e algoritmos.

Assim, tarefas manuais, de pouco valor e repetitivas, cada vez mais farão parte de uma série de comandos definidos pelo gestor hospitalar.

Desse modo, apenas a supervisão dos processos cabe ao olho humano, cujo foco operacional se volta para o atendimento ao paciente.

Outra tendência é a Inteligência Artificial na saúde.

É um dos pontos mencionados no estudo da Deloitte, que mencionamos abaixo:

A Inteligência Artificial (IA) está ganhando força no setor da saúde. Inicialmente, seu uso era centrado na automação de processos manuais; entretanto, a pandemia abriu portas para a IA e outras tecnologias digitais resolverem problemas complexos clínicos e não clínicos”.

Em geral, as tendências tecnológicas aplicadas à gestão hospitalar tem como objetivo reduzir a complexidade dos processos.

Além do ambiente de missão crítica, cabe ao gestor administrar (ou ao menos supervisionar) o seguinte:

RH, Comercial, Jurídico, Marketing, Suprimentos, TI, Comunicação, Compras e relacionamento com fornecedores, setores de Emergência, UTI, Centro Cirúrgico, laboratórios, serviços de imagem, unidade de internação, etc.

Tudo isso acarreta em um grande desafio — soma-se ainda à necessidade de melhorar a experiência do paciente, com um atendimento humanizado.

É justamente para desatar esses nós e tornar a gestão mais fluida que a tecnologia serve — e até aqui, vem cumprindo essa missão com muito sucesso!

Como saber se vale a pena investir em um sistema de gestão hospitalar?

Agora que você entendeu o papel de um sistema de gestão hospitalar, sabe responder porque vale a pena investir em um? Se o que trouxemos acima ainda não for suficiente, elencamos alguns fatores abaixo, veja só:

Excesso de gastos 

O sistema de gestão hospitalar reduz significativamente os gastos da organização. 

Ao integrar processos, ele reduz a taxa de erros humanos e melhora a operação de ponta a ponta.

Com isso, seu hospital ou clínica se torna mais eficiente ao realizar o atendimento e conduzir todo processo administrativo relacionado. Além disso, a etapa de compras, negociação com fornecedores e armazenamento de medicamentos também é mais sólida.

São detalhes que, juntos, conspiram fortemente para a redução de custos operacionais no hospital.

Falta de eficiência

Não há dúvidas que o dia a dia de um hospital é complexo — esse é um dos pontos que mais tocamos nesse conteúdo.

Em um ambiente sem o sistema de gestão hospitalar, a execução das rotinas se torna menos eficiente, mais lenta e descentralizada.

Ou seja, algo que acaba prejudicando o atendimento ao paciente e a própria gestão do negócio e de seus resultados.

Desorganização nos processos

Ainda nesse tópico, vale ressaltar que um sistema de processos ineficaz é, quase sempre, desorganizado.

Desse modo, é quase impossível investir em melhorias contínuas ou mesmo contar com um ecossistema operacional flexível, que se adapte rapidamente às demandas do mercado e do público — que na área de saúde, são bastante voláteis.

6 Benefícios de investir em um sistema de gestão hospitalar 

E se você pudesse utilizar um sistema para potencializar cada aspecto da gestão hospitalar, automatizando tarefas e organizando rotinas de todas as frentes da instituição de saúde?

É o que o sistema de gestão hospitalar possibilita. Que tal conferir 6 benefícios de investir nesse tipo de tecnologia?

Otimizar processos 

O sistema de gestão hospitalar permite que hospitais e centros de saúde operem de maneira sistemática, gerenciando as informações de maneira eficaz para oferecer melhor atendimento ao paciente.

O sistema integra todas as informações e dados relacionados a médicos, pacientes e departamentos, fornecendo uma maneira de agilizar processos e cuidados de forma segura e contínua.

Redução de desperdícios 

Um sistema de gestão pode tornar todo controle de insumos e recursos mais transparente e fácil. É um desafio em muitos hospitais, que se veem diante de altos índices de desperdício — o que inevitavelmente aumenta os custos.

Atendimento humanizado

Um sistema de gestão pode aumentar a confiança do paciente nos serviços prestados e tornar o atendimento ao paciente mais humanizado.

Mesmo que o paciente não interaja com a tecnologia em si, sua atuação no backbone dos processos vai agilizar e aumentar a qualidade da prestação de serviços.

É algo que contribui para melhorar a imagem do seu negócio, o que impacta positivamente na visão externa do público sobre o seu estabelecimento.

Segurança de dados

O sistema de gestão hospitalar permite que a instituição proteja os dados mais sensíveis, bem como todo histórico, dos pacientes de maneira eficaz e totalmente de acordo com à LGPD.

A blindagem digital ocorre por vários motivos, como pela estrutura de proteção do software, suas camadas de segurança e níveis de acesso.

Assim, apenas pessoas autorizadas — como os médicos ou especialistas responsáveis — podem visualizar as informações.

Auxílio nas tomadas de decisões

Um sistema de gestão permite que o gestor realize o mapeamento do desempenho de cada funcionário do estabelecimento de saúde.

Assim, é possível emitir relatórios completos e utilizá-los na identificação de oportunidades para melhorar a operação hospitalar e a tomada de decisão.

É um enorme auxílio à tomada de decisões do gestor.

Gerenciamento de estoque médico

Por fim, não pense que um bom sistema de gestão hospitalar existe sem recursos que facilitem o gerenciamento de estoque: dos materiais até os medicamentos, você precisa de acesso a tudo — com informações atualizadas na palma da mão.

Assim, evita desperdícios ou mesmo situações inversas, em que há o excesso de insumos — o que também configura em custos.

Sistema de gestão hospitalar: Como escolher o melhor?

É hora de escolher o melhor sistema de gestão hospitalar para o seu hospital ou clínica. Você sabe como tomar a decisão?

Quando falamos de tecnologia para a saúde, a principal característica que se busca é confiabilidade.

É preciso que o sistema seja robusto para promover uma série de recursos e funcionalidades, bem como seguro e responsivo diante das legislações e normas do setor.

Existem empresas que disponibilizam sistemas de gestão 100% na nuvem, com diferentes módulos para atender o seu negócio: seja um hospital, uma cooperativa médica, uma operadora de plano de saúde ou um centro clínico.

Com isso, garantem uma maior gama de recursos que podem ser úteis à gestão hospitalar da sua instituição.

Além disso, não se esqueça do peso do nome da empresa desenvolvedora.

Quanto mais relevante no mercado, mais confiança do mercado em suas soluções.

Quer conhecer um exemplo de solução assim, ideal para melhorar a gestão hospitalar do seu estabelecimento de saúde?

TOTVS Saúde

O TOTVS Saúde é uma tecnologia completa e especializada para gestão hospitalar para sua clínica, centro de saúde, operadora de plano de saúde ou hospital.

O ERP possui a chancela da maior empresa de tecnologia do Brasil, a TOTVS, e integra todo o seu negócio, de modo que centraliza informações e facilita a resolução de problemas, bem como a tomada de decisões.

O TOTVS Saúde possui tecnologias completas para atender  à sua operação de ponta a ponta, atuando de forma muito mais ampla que os ERPs comuns do mercado.

Assim, auxilia na padronização de atividades, oferecendo tratamento humanizado para o paciente, contribuindo com o processo de acreditação e reduzindo custos e glosas a partir da integração entre setores, gestão de leitos e controle de materiais e medicamentos.

Tudo com indicadores de produtividade que acompanham a performance de todos os setores e facilitam a tomada de decisões.

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Conclusão

Os avanços tecnológicos estão cada vez mais revolucionários. O sistema de gestão hospitalar faz parte dessa evolução, capacitando o gestor a realizar uma administração inteligente e precisa.

Nesse artigo, você pôde aprender mais sobre a gestão hospitalar, suas tendências e sua importância.

Além disso, compreendeu também o papel da tecnologia na gestão hospitalar.

O sistema de gestão melhora a comunicação entre funcionários, agrega valor aos fluxos produtivos com automatização e centraliza informações, além de capacitar seus mecanismos de segurança de dados.

Gostou de aprender sobre o assunto? Confira mais artigos sobre gestão hospitalar no blog da TOTVS!

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