Monitoramento de frota: o que é, tipos e como fazer

Equipe TOTVS | 21 outubro, 2022 - Atualizado em 03 maio, 2023

Fazer o monitoramento de frota é fundamental para que a sua empresa consiga entender o que está acontecendo com cada veículo e com cada motorista durante a operação e se certificar de que as entregas vão chegar dentro do prazo e sem grandes imprevistos.

Por isso, hoje vamos te mostrar tudo o que você precisa saber sobre o assunto, quais as principais metodologias e tecnologias utilizadas para otimizar essa área da empresa e dicas de como começar a fazer esse processo na sua empresa. Confira!

O que é monitoramento de frota?

O monitoramento de frota é o acompanhamento e controle em tempo real da movimentação dos veículos da sua frota enquanto estão em campo.

Diferente de um sistema de geolocalização e rastreamento, o monitoramento oferece uma série de tecnologias que permite que os gestores da empresa tenham uma visão ampla, simultânea e completa do negócio e de cada veículo.

Por meio do monitoramento de frota, os times de gestão podem:

  • Verificar as rotas: distâncias percorridas, endereços no itinerário, datas relacionadas a cada localização etc.;
  • Avaliar o desempenho dos motoristas: é possível acompanhar em tempo real como o motorista está dirigindo, se precisou frear bruscamente, se perdeu uma lombada etc.;
  • Conferir o histórico da viagem: ver as paradas, velocidade, movimento e desligamento dos veículos;
  • Mapear problemas: é possível se antecipar a acidentes e sugerir rotas alternativas para os motoristas em campo;
  • Aumentar a segurança: por meio do monitoramento, é possível verificar o estado do veículo, evitando o risco de acidentes e gastos desnecessários com manutenções preventivas.

Além disso, os sistemas de monitoramento de frota também geram uma grande quantidade de informações, como a distância percorrida, a velocidade média, a quilometragem, gastos com combustível e outros dados relevantes para a gestão de frotas.

Quando a empresa conta com todos esses dados à disposição, ela tem uma base melhor para organizar a sua logística, prevenindo problemas com a frota, otimizando os gastos de maneira estratégica e poupando recursos.

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Os principais tipos de monitoramento de frota

O monitoramento de frotas pode se dar em diversas frentes da empresa, ou seja, trata-se de uma metodologia versátil e que pode atender aos mais diversos tipos de veículos e setores dentro da sua empresa.

Confira abaixo alguns dos principais tipos de monitoramento de frota a seguir!

  • Gestão de combustível: trata-se de utilizar sistemas de monitoramento e roteirização para diminuir os gastos com combustível durante as viagens;
  • Gestão de pneus: trata-se de acompanhar o desempenho de cada pneu da frota para evitar gastos com manutenções ou trocas, além de diminuir os gastos com combustível, já que o uso incorreto de pneus pode aumentar em até 20% o consumo de combustível;
  • Monitoramento em tempo real: controle gerencial em tempo real da operação, com acesso a um relatório completo de cada veículo, desde percursos, distância percorrida e a forma de condução individual de cada motorista;
  • Controle de manutenção: trata-se de fazer manutenções preventivas nos veículos, deixando-os mais seguros para rodar, evitando que quebrem de maneira inesperada e permitindo e fiquem disponíveis para funcionamento por um tempo maior do que aqueles que não passaram por controle e manutenção;
  • Análise de dados: por fim, a análise de dados envolve a coleta de informações e dados sobre a operação para identificar erros, gargalos de produção e outros problemas, para que eles possam ser corrigidos o mais rápido possível, aumentando a produtividade da empresa de maneira geral.

Quais são as vantagens do monitoramento de frota?

Agora, confira as principais vantagens de implementar o monitoramento de frota na sua empresa:

Economia de custos operacionais

A primeira e maior vantagem do monitoramento de frotas é que essa prática proporciona uma grande economia de custos operacionais.

Essa economia se dá por meio do monitoramento de cada veículo e da jornada de cada motorista, bem como mediante a tomada de ações preventivas e corretivas.

Ao ter acesso a informações cruciais sobre o negócio, o seu time de gestão vai reduzir distâncias e rotas, corrigir prazos de entrega, orientar melhor os motoristas, evitar erros de processo e até mesmo rever os valores de entregas baseando-se na gestão de dados.

Entregas mais seguras e ágeis

Outra grande vantagem do monitoramento de frota é que a empresa pode acompanhar de perto todos os seus veículos e cargas, o que traz uma segurança muito maior para a operação como um todo.

Seja no sentido de verificar o trajeto de entrega do início ao fim ou de identificar possíveis desvios de rota, é possível identificar sinais de roubo de veículo e tomar as medidas necessárias o mais rápido possível.

Além disso, o monitoramento também permite acompanhar o perfil de condução de cada motorista, orientando-o sobre a necessidade de cumprir normas de segurança na direção, bem como alertas para respeitar o limite de velocidade e o uso correto dos freios.

Também é possível sugerir alterações em rotas em determinadas situações, como ao identificar um acidente em uma das vias que serão utilizadas, fazendo com que os motoristas poupem tempo e façam a entrega mais rapidamente e sem imprevistos.

Maior satisfação dos clientes

O monitoramento de frotas, como vimos, proporciona informações em tempo real sobre os veículos e entregas.

As empresas normalmente repassam uma parte dessas informações para os seus clientes, para que eles se sintam mais seguros quanto ao que compraram.

O famoso código de rastreio, de maneira geral, oferece dados como o prazo de entrega, manuseio, local onde está o produto, a data em que saiu para a entrega e uma previsão de quando a mercadoria vai chegar.

Com essas informações, os clientes acompanham a entrega mais de perto, o que aumenta muito a satisfação deles com o seu serviço.

Mais lucros para o negócio

Ao utilizar o monitoramento de frota, as empresas se tornam mais lucrativas com cada uma de suas entregas, afinal, as rotas serão melhor traçadas, evitando gastos desnecessários com combustível e até mesmo pedágio.

Trata-se de uma forma de otimizar os prazos e prevenir acidentes com manutenções preventivas, o que, por sua vez, gera uma boa economia ao longo do tempo.

Todas essas ações facilitam a gestão de custos da empresa, que é algo que tem um papel determinante nos resultados da empresa ao final de cada mês.

Processos mais organizados

A qualidade de uma entrega depende (muito) do quão bem organizada a empresa de logística e transporte está durante a sua operação.

Com o monitoramento de frota, as empresas identificam possíveis atrasos na entrega, otimizam os prazos, suprem imprevistos e avaliam a conduta de seus motoristas.

Dessa forma, fica bem mais fácil prezar e investir cada vez mais em ações que permitam aumentar a qualidade do serviço prestado.

Tomadas de decisão mais estratégicas

Por fim, como vimos em outros tópicos, uma das grandes vantagens do monitoramento de frotas é que ele gera dados e informações relevantes sobre a sua empresa.

Todos esses dados e informações desempenham uma função estratégica na tomada de decisões, pois agem como um suporte efetivo e assertivo para que as lideranças da sua empresa executem os processos de acordo com o plano.

Em outras palavras, os dados e informações geradas e processadas por essa metodologia permitem que você e as lideranças da sua empresa conheçam, de fato, a realidade material da sua empresa, ou seja, como ela funciona de fato no dia a dia.

O acesso em tempo real das entregas, veículos e perfil de condução dos motoristas permitem uma avaliação dos porquês de atrasos, devoluções e outras ocorrências normais do trabalho.

Isso, por sua vez, permite à empresa uma correção dos erros e uma gestão mais estratégica na organização de rotas, prazos, manutenção de veículos e outros detalhes importantes relacionados às entregas.

Qual a diferença entre monitoramento de frota e rastreamento de frota?

Apesar de muitas pessoas acreditarem que o monitoramento e o rastreamento de frotas são a mesma coisa, existem várias diferenças entre elas, mesmo que uma esteja objetivamente ligada à outra.

Em linhas gerais, enquanto o rastreamento de frotas tem um único objetivo específico, que é o de monitorar cada veículo via GPS, o monitoramento de frota é um controle mais amplo e que conta com o auxílio de diversos tipos de tecnologia para registro de informações dos veículos.

Ou seja, o rastreamento de frotas oferece informação sobre o trajeto e paradas em tempo real, enquanto o monitoramento vai além, podendo oferecer um perfil de condução dos motoristas e dados sobre o veículo, como aceleração, frenagem, gastos com combustível, durabilidade dos pneus, entre outros.

Como fazer o monitoramento de frota? Confira algumas dicas

Veja a seguir algumas dicas para implementar o monitoramento de frotas na sua empresa:

Faça um planejamento estratégico

Antes de implementar o monitoramento de frotas na sua empresa, é preciso fazer um planejamento estratégico para verificar quais são as suas verdadeiras necessidades.

Sabendo exatamente quais são as demandas da sua empresa, será mais fácil planejar quais ações tomar para implementar o monitoramento de frota de maneira consciente e eficiente.

Esclareça dúvidas

Para que a implementação de um sistema de monitoramento de frotas dê certo, é fundamental que todas as pessoas envolvidas na operação estejam cientes de que serão monitoradas pelo veículo.

Nesta etapa, é fundamental esclarecer as dúvidas de todos e ser transparente em relação ao modo como ocorrerá o monitoramento.

Treine a equipe

Além de esclarecer as dúvidas, é fundamental que você treine seus colaboradores. É indispensável que todos estejam cientes dos principais procedimentos para operar as tecnologias de logística adotadas pela empresa.

Em outras palavras, seus funcionários precisam saber utilizar os sistemas que você implementou para que possam extrair o máximo potencial de todos os recursos disponíveis.

Portanto, invista no treinamento da sua equipe para que todos estejam alinhados com as novas diretrizes e para se certificar de que sabem operar os sistemas corretamente.

Invista em uma comunicação clara e eficaz

Outra dica importante é investir na comunicação entre os seus colaboradores. 

Lembre-se: os métodos utilizados devem ser, antes de tudo, claros e eficientes, pois você quer promover a troca de informações em tempo real e transmitir grandes volumes de informação para motoristas em campo.

Se todo esse processo não for bem planejado e executado, sua empresa fica mais sujeita a imprevistos e tempo ocioso dos veículos, que não circulam por algum motivo.

Conte com a tecnologia

Existem várias formas de fazer o monitoramento da sua frota, seja por meio de rastreadores veiculares e de carga ou de ligações, mensagens ou até mesmo paradas combinadas antes da viagem com o intuito de fornecer relatórios.

Com a TOTVS, por exemplo, você pode usar a tecnologia para controlar a geração de viagens de entrega, fazer a gestão de tráfego, administrar a torre de controle logístico e gerir ocorrências e operações.

Como funciona um sistema de monitoramento de frota?

Monitorar ativamente a sua frota vai muito além de simplesmente utilizar um rastreador para saber a posição de cada veículo no mapa.

Trata-se de uma demanda que envolve, entre outras coisas, registrar formulários de viagens, pedidos, documentos como CTe e DACTE, bem como armazenar esses documentos em um local seguro e confiável.

Um sistema de monitoramento efetivo engloba todas essas tecnologias ao mesmo tempo para que a empresa consiga operar dentro da legalidade e de maneira eficiente, registrando informações sobre o próprio desempenho, para que possam ser otimizadas.

Otimize suas operações com o TOTVS Roteirização e Entregas

Para que uma operação logística seja bem sucedida, é preciso contar com um bom planejamento de rotas como base para todas as etapas.

Esse planejamento vai ajudar a identificar os melhores meios de transporte para cada rota.

Neste contexto, a tecnologia entra como uma grande aliada. 

E, quando o assunto é transporte rodoviário, você pode contar com o TOTVS Roteirização e Entregas!

Trata-se de um sistema que ajuda o seu negócio a encontrar o trajeto mais vantajoso para cada entrega.

A ferramenta faz uma análise completa dos pontos de entrega, da distância entre os pontos e das restrições logísticas com base nos dados de cada pedido.

Dessa forma, você consegue otimizar os processos e reduzir os custos da operação em até 30%. 

Tudo isso com possibilidade de integração com ERPs para simplificar ainda mais a gestão logística do seu negócio.

Use a tecnologia do TOTVS Roteirização e Entregas para aumentar a eficiência das suas entregas!

Conclusão

Como vimos, o monitoramento de frota consiste em uma série de metodologias e tecnologias que devem ser aplicadas no dia a dia da sua operação para que você possa saber o que está acontecendo com cada um de seus veículos e seus respectivos motoristas.

Trata-se de uma forma de obter segurança para a sua empresa e para as cargas sendo transportadas, o que aumenta muito a satisfação dos clientes e melhora a reputação da sua marca no mercado.

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