Digitalização para instituições de ensino: como modernizar o setor educacional

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Escrito por Equipe TOTVS
Última atualização em 27 janeiro, 2025

Os processos de digitalização para instituições de ensino representam um tema central na modernização do setor educacional, promovendo avanços significativos tanto no âmbito pedagógico quanto administrativo.

Essencialmente, à medida que as tecnologias digitais se consolidam, as escolas e universidades têm a oportunidade de personalizar o ensino, otimizar processos internos e ampliar a interação entre alunos, professores e gestores.

Tais transformações respondem a demandas crescentes por eficiência e inovação, ao mesmo tempo em que se alinham às diretrizes legais e educacionais.

Por estes aspectos, compreender os benefícios, os processos e as tecnologias envolvidas nesse cenário de transformações é essencial para que as instituições se adaptem às exigências do mercado.

Neste artigo, avaliamos os benefícios, a legislação, os processos e tecnologias envolvidas na digitalização em instituições de ensino, abordando seus ganhos e vantagens administrativas e acadêmicas.

Continue no artigo e tenha uma ótima leitura!

Os benefícios da digitalização para instituições de ensino

A digitalização transformou a maneira como as instituições de ensino funcionam, trazendo uma série de benefícios que vão além da mera modernização dos processos.

Um dos principais benefícios é a capacidade de personalizar o processo de ensino e aprendizagem. Utilizando plataformas digitais, as escolas podem oferecer conteúdos e atividades adaptadas ao ritmo e ao nível de cada aluno.

Isso não apenas melhora o aprendizado, mas também aumenta o engajamento dos estudantes, por meio de metodologias de ensino diversas, o que resulta na percepção de educação mais alinhada às suas necessidades individuais.

Outro benefício significativo é a eficiência administrativa, abarcando processos como matrícula, gestão de notas e comunicação com pais e alunos, otimizados por meio do uso de sistemas digitais que reduzem a burocracia e liberam tempo de educadores e administradores.

Além disso, os processos de digitalização para instituições de ensino também promovem a colaboração entre alunos e professores.

Ferramentas como videoconferências e plataformas de discussão permitem que a interação aconteça mesmo fora do ambiente físico da escola, criando uma comunidade de aprendizado contínuo onde os alunos podem discutir temas, compartilhar ideias e receber feedbacks em tempo real.

O que diz a lei sobre a digitalização na educação

A legislação brasileira tem avançado para regulamentar e fomentar a digitalização no Ensino Superior e na Educação Básica, com especial atenção à Educação a Distância (EaD).

Para o Ensino Superior, o Decreto nº 9.057/2017 define as diretrizes para a EaD, permitindo que instituições ofereçam cursos de graduação e pós-graduação nessa modalidade, desde que sejam credenciadas pelo Ministério da Educação (MEC).

Especificamente, em seu Art. 1º, o decreto define o ensino a distância:

A modalidade educacional na qual a mediação didático-pedagógica nos processos de ensino e aprendizagem ocorra com a utilização de meios e tecnologias de informação e comunicação, com pessoal qualificado, com políticas de acesso, com acompanhamento e avaliação compatíveis, entre outros, e desenvolva atividades educativas por estudantes e profissionais da educação que estejam em lugares e tempos diversos.”

A indicação dos meios e tecnologias da informação compõem a peça central na definição da modalidade EaD, indicando as diretrizes de uso de tecnologias educacionais e recursos que possibilitem os processos de ensino-aprendizagem e gestão acadêmica ocorrerem de maneira remota.

Além disso, o Art.2º do mesmo Decreto também reconhece a capacidade de implementação da modalidade EaD na Educação Básica, desde que consideradas as “condições de acessibilidade que devem ser asseguradas nos espaços e meios utilizados”.

Especificamente para a Educação Básica, regida pela Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional (LDB/1996), o uso do EaD é autorizado de maneira complementar no Ensino Fundamental, em situações de emergência, como vivenciada durante a pandemia de COVID-19.

Por estes aspectos, no Ensino Superior a EaD é consolidada como ferramenta de democratização do acesso à educação, enquanto na Educação Básica, sua aplicação é mais restrita, mas alinhada a contextos que demandam flexibilidade e inovação.

Processos que podem ser digitalizados nesta área

Diversos processos acadêmicos e administrativos podem ser digitalizados para otimizar o funcionamento das instituições de ensino.

O processo de matrícula, por exemplo, pode ser inteiramente online, o que facilita a inscrição de novos alunos e o cadastro de veteranos. As plataformas digitais permitem que os interessados forneçam documentos, façam pagamentos de taxas e confirmem a matrícula sem precisar sair de casa.

Outro exemplo de digitalização é a gestão acadêmica, na qual sistemas ERP educacional permitem a integração de setores diversos, automatizando processos administrativos e contábeis, como emissão de notas e controle de matrícula.

Este processo aumenta a transparência e eficiência operacional da instituição, assim como possibilita agilidade nos processos administrativos e redução de margens de erro humano em operações repetitivas.

Outro exemplo diz respeito ao contato com o aluno, isto é, a comunicação entre a instituição de ensino e os alunos que também se beneficia do processo de digitalização.

Aplicativos de comunicação e newsletters digitais garantem que os alunos estejam sempre atualizados sobre o que acontece na instituição, desde mudanças no calendário acadêmico até eventos importantes e notícias cotidianas.

Aproveite e conheça também 15 tipos de metodologias ativas de aprendizagem.

Tecnologias que podem ser implementadas nas instituições de ensino

A implementação de tecnologias avançadas nas instituições de ensino pode transformar significativamente sua administração, otimizando processos e melhorando a experiência de alunos, pais e gestores.

Uma solução destacada nesse cenário é o uso de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), projetados para integrar todos os processos administrativos e acadêmicos, desde a captação de novos alunos até a gestão financeira.

Um exemplo e case de sucesso é a implementação do TOTVS Educacional na Afya. O ERP da TOTVS foi integrado a todas as áreas e processos da instituição de ensino, sendo a principal vertical dentro da estrutura da empresa e um facilitador na integração da secretaria e o backoffice.

Na Afya, o TOTVS Educacional automatizou etapas essenciais, como matrícula, rematrícula, emissão e controle de pagamentos de mensalidades, gestão de notas, auxiliando também na a captação de novos alunos.

A integração proporcionada pela TOTVS Educacional elimina retrabalho e inconsistências, conectando áreas como finanças, secretaria acadêmica e planejamento estratégico.

Além disso, o ERP dedicado às instituições de ensino também assegura conformidade legal, atendendo exigências como a Secretaria Escolar Digital (SED) do MEC; funcionalidade especialmente útil para relatórios acadêmicos e administrativos.

Prepare a sua instituição de ensino para o crescimento e para as exigências do mercado com o TOTVS Educacional!

Conclusão

Neste artigo você aprendeu sobre os processos e ganhos da digitalização para instituições de ensino, compreendendo como ela transforma a gestão administrativa e acadêmica, melhora a experiência de alunos e gestores e alinha as instituições às exigências legais.

Como vimos, os processos de digitalização em instituições de ensino oferecem ferramentas poderosas, como plataformas online para matrícula e comunicação, sistemas ERP para integração de processos e tecnologias voltadas para personalização e colaboração no ensino.

Ao investir na digitalização, as instituições de ensino estão não apenas modernizando sua infraestrutura, mas também ampliando sua eficiência, transparência e capacidade de oferecer uma educação mais conectada com as demandas do mercado.

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