Os processos de digitalização para instituições de ensino representam um tema central na modernização do setor educacional, promovendo avanços significativos tanto no âmbito pedagógico quanto administrativo.
Essencialmente, à medida que as tecnologias digitais se consolidam, as escolas e universidades têm a oportunidade de personalizar o ensino, otimizar processos internos e ampliar a interação entre alunos, professores e gestores.
Tais transformações respondem a demandas crescentes por eficiência e inovação, ao mesmo tempo em que se alinham às diretrizes legais e educacionais.
Por estes aspectos, compreender os benefícios, os processos e as tecnologias envolvidas nesse cenário de transformações é essencial para que as instituições se adaptem às exigências do mercado.
Neste artigo, avaliamos os benefícios, a legislação, os processos e tecnologias envolvidas na digitalização em instituições de ensino, abordando seus ganhos e vantagens administrativas e acadêmicas.
Continue no artigo e tenha uma ótima leitura!
Os benefícios da digitalização para instituições de ensino
A digitalização transformou a maneira como as instituições de ensino funcionam, trazendo uma série de benefícios que vão além da mera modernização dos processos.
Um dos principais benefícios é a capacidade de personalizar o processo de ensino e aprendizagem. Utilizando plataformas digitais, as escolas podem oferecer conteúdos e atividades adaptadas ao ritmo e ao nível de cada aluno.
Isso não apenas melhora o aprendizado, mas também aumenta o engajamento dos estudantes, por meio de metodologias de ensino diversas, o que resulta na percepção de educação mais alinhada às suas necessidades individuais.
Outro benefício significativo é a eficiência administrativa, abarcando processos como matrícula, gestão de notas e comunicação com pais e alunos, otimizados por meio do uso de sistemas digitais que reduzem a burocracia e liberam tempo de educadores e administradores.
Além disso, os processos de digitalização para instituições de ensino também promovem a colaboração entre alunos e professores.
Ferramentas como videoconferências e plataformas de discussão permitem que a interação aconteça mesmo fora do ambiente físico da escola, criando uma comunidade de aprendizado contínuo onde os alunos podem discutir temas, compartilhar ideias e receber feedbacks em tempo real.
O que diz a lei sobre a digitalização na educação
A legislação brasileira tem avançado para regulamentar e fomentar a digitalização no Ensino Superior e na Educação Básica, com especial atenção à Educação a Distância (EaD).
Para o Ensino Superior, o Decreto nº 9.057/2017 define as diretrizes para a EaD, permitindo que instituições ofereçam cursos de graduação e pós-graduação nessa modalidade, desde que sejam credenciadas pelo Ministério da Educação (MEC).
Especificamente, em seu Art. 1º, o decreto define o ensino a distância:
“A modalidade educacional na qual a mediação didático-pedagógica nos processos de ensino e aprendizagem ocorra com a utilização de meios e tecnologias de informação e comunicação, com pessoal qualificado, com políticas de acesso, com acompanhamento e avaliação compatíveis, entre outros, e desenvolva atividades educativas por estudantes e profissionais da educação que estejam em lugares e tempos diversos.”
A indicação dos meios e tecnologias da informação compõem a peça central na definição da modalidade EaD, indicando as diretrizes de uso de tecnologias educacionais e recursos que possibilitem os processos de ensino-aprendizagem e gestão acadêmica ocorrerem de maneira remota.
Além disso, o Art.2º do mesmo Decreto também reconhece a capacidade de implementação da modalidade EaD na Educação Básica, desde que consideradas as “condições de acessibilidade que devem ser asseguradas nos espaços e meios utilizados”.
Especificamente para a Educação Básica, regida pela Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional (LDB/1996), o uso do EaD é autorizado de maneira complementar no Ensino Fundamental, em situações de emergência, como vivenciada durante a pandemia de COVID-19.
Por estes aspectos, no Ensino Superior a EaD é consolidada como ferramenta de democratização do acesso à educação, enquanto na Educação Básica, sua aplicação é mais restrita, mas alinhada a contextos que demandam flexibilidade e inovação.
Processos que podem ser digitalizados nesta área
Diversos processos acadêmicos e administrativos podem ser digitalizados para otimizar o funcionamento das instituições de ensino.
O processo de matrícula, por exemplo, pode ser inteiramente online, o que facilita a inscrição de novos alunos e o cadastro de veteranos. As plataformas digitais permitem que os interessados forneçam documentos, façam pagamentos de taxas e confirmem a matrícula sem precisar sair de casa.
Outro exemplo de digitalização é a gestão acadêmica, na qual sistemas ERP educacional permitem a integração de setores diversos, automatizando processos administrativos e contábeis, como emissão de notas e controle de matrícula.
Este processo aumenta a transparência e eficiência operacional da instituição, assim como possibilita agilidade nos processos administrativos e redução de margens de erro humano em operações repetitivas.
Outro exemplo diz respeito ao contato com o aluno, isto é, a comunicação entre a instituição de ensino e os alunos que também se beneficia do processo de digitalização.
Aplicativos de comunicação e newsletters digitais garantem que os alunos estejam sempre atualizados sobre o que acontece na instituição, desde mudanças no calendário acadêmico até eventos importantes e notícias cotidianas.
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Tecnologias que podem ser implementadas nas instituições de ensino
A implementação de tecnologias avançadas nas instituições de ensino pode transformar significativamente sua administração, otimizando processos e melhorando a experiência de alunos, pais e gestores.
Uma solução destacada nesse cenário é o uso de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), projetados para integrar todos os processos administrativos e acadêmicos, desde a captação de novos alunos até a gestão financeira.
Um exemplo e case de sucesso é a implementação do TOTVS Educacional na Afya. O ERP da TOTVS foi integrado a todas as áreas e processos da instituição de ensino, sendo a principal vertical dentro da estrutura da empresa e um facilitador na integração da secretaria e o backoffice.
Na Afya, o TOTVS Educacional automatizou etapas essenciais, como matrícula, rematrícula, emissão e controle de pagamentos de mensalidades, gestão de notas, auxiliando também na a captação de novos alunos.
A integração proporcionada pela TOTVS Educacional elimina retrabalho e inconsistências, conectando áreas como finanças, secretaria acadêmica e planejamento estratégico.
Além disso, o ERP dedicado às instituições de ensino também assegura conformidade legal, atendendo exigências como a Secretaria Escolar Digital (SED) do MEC; funcionalidade especialmente útil para relatórios acadêmicos e administrativos.
Conclusão
Neste artigo você aprendeu sobre os processos e ganhos da digitalização para instituições de ensino, compreendendo como ela transforma a gestão administrativa e acadêmica, melhora a experiência de alunos e gestores e alinha as instituições às exigências legais.
Como vimos, os processos de digitalização em instituições de ensino oferecem ferramentas poderosas, como plataformas online para matrícula e comunicação, sistemas ERP para integração de processos e tecnologias voltadas para personalização e colaboração no ensino.
Ao investir na digitalização, as instituições de ensino estão não apenas modernizando sua infraestrutura, mas também ampliando sua eficiência, transparência e capacidade de oferecer uma educação mais conectada com as demandas do mercado.
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