ERP educacional: benefícios e principais módulos

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais), um software que integra os dados e os processos de diferentes áreas de uma organização em uma única plataforma. E o que seria um ERP educacional?

Este sistema atende especificamente às necessidades das instituições de ensino. Uma boa tecnologia é capaz de entregar eficiência, segurança e uma gestão acadêmica de excelência, de modo a contribuir para o crescimento da instituição no mercado.

Neste artigo, você vai aprender o que é um ERP para escolas e outras instituições de ensino, qual é o seu principal objetivo, os benefícios e os principais módulos que ele oferece. 

Acompanhe!

O que é ERP educacional?

Um ERP educacional é um sistema de gestão integrado voltado exclusivamente para o segmento de educação. Ele permite que as instituições de ensino tenham um controle mais eficiente e eficaz de suas atividades administrativas, financeiras, acadêmicas e pedagógicas.

Ao utilizar o sistema de gestão educacional, é possível gerenciar desde o cadastro de alunos, professores e funcionários, até o planejamento curricular e a gestão financeira, entre outras funções.

Dessa forma, este sistema ERP funciona como um software único e integrado que atende às necessidades específicas de cada instituição de ensino, seja ela pública ou privada, de pequeno, médio ou grande porte.

Entendeu o que é ERP educacional? Vamos explicar com mais detalhes seu objetivo primordial a seguir.

Qual é o principal objetivo de um sistema de gestão educacional?

O principal objetivo de um sistema de gestão educacional é facilitar a administração e a operação das instituições de ensino. Com isso, é capaz de reduzir custos, aumentar a produtividade e melhorar a qualidade do serviço prestado aos alunos, professores, pais e demais stakeholders.

Este sistema ERP também ajuda a instituição a se adaptar às mudanças do mercado e às exigências legais, além de fornecer informações estratégicas para a tomada de decisões.

Como você pode perceber, é uma tecnologia que pode trazer muitas vantagens para o segmento educacional. Vamos destrinchá-las a seguir!

Os benefícios de contar com um ERP para escolas

Contar com um ERP para escolas traz uma série de benefícios para a gestão educacional. Veja alguns deles:

• Compliance: o software educacional ajuda a instituição a reduzir os riscos operacionais e jurídicos, o que garante o cumprimento das normas e regulamentações do setor educacional.
• Automatização de processos: o sistema elimina a necessidade de realizar tarefas manuais e repetitivas, como emissão de boletos, matrículas, notas fiscais etc. Isso economiza tempo e evita erros humanos, gargalos e outras falhas.
• Integração de informações: o ERP para escolas reúne todos os dados da instituição em um único lugar. Como consequência, facilita o acesso e a análise das informações, e permite uma visão mais ampla e integrada do negócio e dos seus resultados.
• Otimização de recursos: um bom sistema ERP ajuda a reduzir os custos operacionais. Além disso, melhora o aproveitamento dos recursos disponíveis, como espaço físico, equipamentos, materiais etc. O resultado é a maior eficiência e rentabilidade da instituição.
• Melhoria da qualidade: o software contribui para a melhoria da qualidade do serviço educacional, pois permite um acompanhamento mais próximo do desempenho dos alunos, professores e cursos. Além disso, facilita a comunicação entre os diferentes setores e públicos da instituição, o que melhora o relacionamento e a satisfação dos clientes internos e externos.

Em suma, o ERP para escolas é uma forma de aperfeiçoar toda a gestão operacional, pedagógica e acadêmica. Assim, possibilita à instituição ter maior vantagem competitiva no mercado educacional, diferenciando-se pela inovação e pela excelência.

Setores que um ERP educacional atende

O segmento educacional é composto por diferentes tipos de instituições de ensino, cada uma com suas características e necessidades específicas. 

Por isso, um bom ERP educacional deve ser capaz de atender aos diferentes setores da educação e oferecer soluções personalizadas e integradas a cada um deles. 

Veja quais são os principais setores que este sistema atende:

Educação Básica

A educação básica abrange desde o ensino infantil até a educação de jovens e adultos (EJA), passando pelo ensino fundamental, médio e técnico. Nesse setor, um ERP educacional deve apoiar a gestão escolar em todas as etapas do processo educativo, como:

• Comunicação com pais e alunos;
• Matrícula e rematrícula dos alunos;
• Emissão de documentos e certificados;
• Gestão de turmas, horários e professores;
• Processamento de notas, frequência e boletins;
• Criação, aprovação e manutenção da estrutura curricular da escola.

Educação Superior

A educação superior engloba as instituições de graduação, pós-graduação e MBA. 

Nesse setor, um bom sistema deve facilitar a gestão acadêmica e administrativa das instituições, o que envolve a gestão:

• De pesquisa e extensão;
• Operacional e acadêmica;
• De biblioteca e laboratórios;
• De ensino a distância (EAD);
• De cursos, disciplinas e professores;
• Financeira e de cobrança, de modo a apoiar a redução da inadimplência.

Além disso, deve suportar a captação e a retenção de alunos, e abranger a gestão operacional e acadêmica de forma flexível, transparente e completa.

Educação Continuada

A educação continuada envolve os cursos livres, preparatórios, profissionalizantes e de idiomas. 

Nesse setor, temos o sistema ERP para escolas menores, mas não menos importantes, que deve proporcionar uma gestão ágil e eficiente das instituições, como:

• Gestão de cursos, turmas e professores;
• Gestão de material didático e avaliações;
• Gestão de marketing e vendas, e de atendimento ao cliente.
• Gestão de matrículas, contratos, planos de pagamento e inadimplência.

Módulos importantes de um ERP Educacional

Um sistema de gestão educacional é composto por diversos módulos que oferecem funcionalidades específicas para cada área e processo da instituição de ensino. 

Esses módulos se integram entre si e com outros sistemas, o que permite uma gestão mais completa e eficaz.

Mas quais são os módulos do ERP educacional? Quais são as soluções que eles oferecem para os diferentes tipos de instituições citadas acima?

Listamos abaixo os principais módulos do nosso sistema para o segmento educacional, reconhecido pelo setor por sua qualidade e aderência. São mais de 700 instituições utilizando a nossa tecnologia no Brasil. 

Confira!

Currículo e Oferta

Este módulo permite reunir os cadastros gerais de alunos, professores, turnos, horários e toda a estrutura curricular da sua instituição. 

Com ele, o gestor pode criar e gerenciar os quadros e as grades de cursos, habilitações e disciplinas oferecidas, e definir os pré-requisitos, as cargas horárias, os conteúdos programáticos e os planos de ensino.

Dessa forma, você pode agilizar e visualizar todas as variáveis do plano de aula do professor, como objetivos, metodologias, recursos e avaliações.

Matrícula e Avaliação

Já pensou em realizar um processo de matrícula e rematrícula dos alunos de forma rápida e segura, integrando automaticamente os dados dos contratos acadêmicos e financeiros à função de controle financeiro do ERP?

Com este módulo de matrícula e avaliação, isso é possível. 

Ele também permite o gerenciamento do desempenho acadêmico da instituição, com processamento de notas, frequências e boletins dos alunos, e a emissão de históricos escolares, diplomas e certificados.

Atividades Acadêmicas

O módulo Atividades Acadêmicas permite controlar as atividades acadêmicas complementares realizadas pelos alunos, como palestras, oficinas, estágios, certificados e trabalhos de conclusão de curso (TCC).

Ele permite ao gestor coletar todos os dados necessários junto à comunidade acadêmica, como inscrições, presenças, avaliações e feedbacks.

Além disso, é possível gerenciar o atendimento ao aluno com agilidade, e registrar as solicitações e as respostas dos setores responsáveis.

Financeiro e Contábil

Desenhado para atender uma das “dores” mais relevantes do segmento, este módulo viabiliza a gestão financeira e contábil automatizada da sua instituição de ensino.

Com ele, você pode:

• Controlar os contratos acadêmicos, os planos de pagamento, os serviços educacionais, o faturamento, a contabilização e a cobrança;
• Reduzir a inadimplência dos alunos ao enviar lembretes de vencimento e negociar débitos;
• Gerar relatórios gerenciais e contábeis que auxiliem na tomada de decisões.

Processo seletivo

O módulo “Processo Seletivo” do nosso sistema de gestão educacional permite gerenciar a seleção dos alunos para ingressar na sua instituição de ensino. Com ele, você pode:

• Oferecer inscrições online;
• Efetuar matrículas diretamente no sistema;
• Reduzir os fluxos de etapas do processo seletivo;
• Parametrizar o modelo de inscrição e formulários;
• Gerar taxa de inscrição e administrar o recebimento dos pagamentos;
• Importar as notas do ENEM e gerar uma lista de classificação e chamada dos aprovados, o que evita falhas ou fraudes.

Gestão Bibliotecária

Nosso sistema ERP tem um módulo específico para um dos ativos mais importantes e valiosos de uma instituição de ensino e que conta pontos no índice de qualidade do MEC: o acervo bibliográfico.

Com o software, você pode:

• Gerenciar as multas e as reservas dos usuários;
• Controlar o empréstimo e a devolução dos livros;
• Fazer inventários periódicos para verificar a situação do acervo;
• Integrar os cadastros de alunos e professores no módulo Educacional;
• Realizar todo o cadastro e importação de dados referentes às publicações e exemplares do acervo.

Avaliação e pesquisa

O módulo “Avaliação e Pesquisa” foi desenvolvido para que o gestor educacional consiga criar e aplicar avaliações e pesquisas de forma prática e segura.

Precisa manter um banco de questões para provas, simulados e testes? Ou precisa criar provas dinâmicas e niveladas com a dificuldade avaliativa que achar melhor?

Essas são duas tarefas que podem ser executadas neste módulo. 

Ele ainda permite avaliar o conhecimento dos alunos, realizar pesquisas de opinião e aplicar provas eletrônicas com certificação digital.

Portal de alunos e professores

Desenvolvido para entregar um auto-atendimento ao seu público, este módulo une de maneira interessante professores, alunos e responsáveis. 

Ele foi criado para atender pais e alunos que buscam ter uma visualização online e comparativa do desempenho, agenda do dia, das solicitações e das mensalidades.

Com ele, é possível ainda fazer negociação de débitos e pagamentos das mensalidades, além de realizar a rematrícula online. 

Para os professores, o módulo auxilia na rotina, pois apoia atividades, digitação de notas, planos de aulas, faltas entre outras coisas.

Backoffice

Além dos módulos voltados para a gestão educacional, o nosso sistema ERP também oferece um conjunto de módulos para automação de processos administrativos e financeiros da sua instituição. 

Eles permitem que o gestor tenha um controle mais efetivo e seguro das suas operações, reduzindo custos e riscos. Veja quais são eles:

Gestão Financeira

Este módulo permite gerenciar toda a sua comunicação bancária, com a realização de acordos e negociações de débito, presenciais ou on-line. Com ele, você pode:

• Processar dados automaticamente, agrupando e registrando boletos e faturamento;
• Receber pagamentos por cartão de crédito e débito;
• Enviar lembretes de vencimento e cobranças;
• Gerar relatórios financeiros e gerenciais.

Gestão Contábil e Controladoria

Este módulo melhora o controle de custos e movimentações contábeis da instituição de ensino. Contabilize bolsas e faça cálculos retroativos, rateios de centros de custos e até o nível de disciplina da turma, além de automatizar e rastrear todos os lançamentos.

Para melhorar o controle de custos e movimentações contábeis da sua instituição de ensino, você pode contar com o módulo “Gestão Contábil e Controladoria”.

Este recurso permite:

• Contabilizar bolsas e fazer cálculos retroativos;
• Gerar balancetes, demonstrativos e livros fiscais;
• Automatizar e rastrear todos os lançamentos contábeis;
• Ratear os centros de custos até o nível de disciplina da turma.

Compras, Estoque e Faturamento

Para cuidar da parte mais ‘’empresarial’’ da instituição, este módulo atende a certas necessidades operacionais. 

Em primeiro lugar, você pode fazer a gestão da execução orçamentária, e acompanhar as receitas e despesas. Além disso, é possível controlar o estoque do almoxarifado, registrando as entradas e saídas de materiais.

Outra funcionalidade importante é realizar processos de compras de ativos ou materiais de consumo, solicitar cotações, emitir pedidos e controlar entregas.

Por fim, ele contribui também para o cálculo de impostos e emissão de notas fiscais dentro das rotinas exigidas.

Folha de Pagamento

Por fim, nosso sistema de gestão educacional também permite gerenciar a folha de pagamento dos funcionários da sua instituição de ensino, de acordo com as normas trabalhistas e previdenciárias. 

Dentre suas principais funcionalidades, temos:

• Importação do Currículo Lattes dos professores;
• Cálculo correto dos múltiplos vínculos de docentes na folha;
• Administração da rescisão de contrato acadêmico dos professores;
• Controle do Movimento de Ensino, que captura a produção do professor em sala de aula, atividades extras e ofertas.

E se você gostou dos recursos do nosso sistema ERP, falamos um pouco mais sobre as tecnologias TOTVS para instituições de ensino.

Tecnologias TOTVS para instituições de ensino

A TOTVS é uma empresa líder em tecnologia para o segmento educacional. Oferecemos soluções completas e integradas para educação básica, superior e continuada, que potencializam a gestão educacional da sua instituição de ensino.

Com as tecnologias TOTVS, você pode:

• Cumprir as exigências legais do setor educacional, como a secretaria escolar digital, exigida pelo Ministério da Educação;
• Gerenciar a captação e a retenção de alunos, realizando processos seletivos, comunicação interna e externa, pesquisa de satisfação, etc.
• Automatizar os processos administrativos e acadêmicos da sua instituição, como matrícula, rematrícula, notas, pagamentos, planejamento pedagógico, etc.
• Contar com um aplicativo intuitivo e fácil de usar que permite o envio de planos de aula, avisos, mensagens, pagamento da mensalidade por cartão de crédito e muito mais.
• Melhorar a qualidade do ensino, acompanhando o desempenho dos alunos, professores e cursos, oferecendo ensino a distância (EAD), gestão de biblioteca e laboratórios, etc.

Nossas tecnologias são pensadas para o setor educacional e se adaptam às necessidades específicas de cada tipo de instituição de ensino. 

Conheça as tecnologias TOTVS para instituições de ensino!

Conclusão

Um ERP educacional é um sistema de gestão integrado que atende às necessidades específicas de instituições de ensino de diferentes segmentos, como educação básica, superior e continuada.

Com ele, o gestor pode automatizar processos, gerenciar informações, otimizar recursos e melhorar a qualidade do serviço educacional.

Para tanto, deve escolher uma ferramenta composta por módulos que realmente otimizam cada área e processo da instituição de ensino. É o caso das tecnologias TOTVS, líderes em ERP educacional no Brasil.

Que tal se aprofundar nessas soluções e conhecer um pouco mais do CRM educacional?