Diploma Digital: o que é, como funciona e adequações

Equipe TOTVS | 15 fevereiro, 2021

Com o Diploma Digital, a modernização chegou ao ensino superior brasileiro. Regulamentado pelo Ministério de Educação em 2018, o novo formato do documento acompanha as evoluções tecnológicas que marcam todo setor acadêmico.

A regulamentação surgiu há poucos anos, mas deve ser encarada como um verdadeiro incentivo à digitalização.

Afinal, com o Diploma Digital, as instituições de ensino vão ganhar em agilidade, desburocratizando um processo que deveria ser tão simples — mas que geralmente toma muito tempo.

Porém, para os gestores de IES, é necessário cautela.

Você sabe bem do que o Diploma Digital se trata? As regulamentações, portarias e legislação por trás da necessidade de emitir o documento online? E, por fim, como adequar a sua instituição às regras que regem a obrigatoriedade do Diploma Digital?

Essas e outras respostas pertinentes ao assunto você vai encontrar neste conteúdo. 

Um guia completo sobre Diploma Digital, como ele funciona e como implementar em sua IES. E então, que tal aprender tudo? Basta continuar a leitura!

O que é e para que serve o Diploma Digital?

Diploma Digital é a versão virtual do documento acadêmico, já tão tradicional em seu formato físico.

É um diploma com as mesmas características da versão física, mesma autenticidade verificada e validade jurídica.

Isso é possível pois o Diploma Digital segue as normas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), conforme parâmetros do Padrão Brasileiro de Assinaturas Digitais (PBAD).

Dessa forma, conta tanto com uma assinatura digital como com um carimbo de tempo.

De acordo com o MEC, o Diploma Digital serve para simplificar o processo de emissão e acesso da pessoa, instituição e mesmo do próprio ministério ao documento.

Com isso, a instituição moderniza uma etapa importante da sua rotina. Assim, possui maior tempo hábil para focar em outras atividades relevantes ao negócio.

Além disso, a emissão e armazenamento em formato digital evita fraudes, como falsificação de diplomas.

Como funciona o Diploma Digital?

Apesar de ter regulamentações sobre o Diploma Digital, seu funcionamento ainda necessita de mais instruções por parte do MEC. Por enquanto, o que se tem são as especificidades técnicas para emissão e registro do documento.

Em essência, será obrigação da IES se adequar às diretrizes definidas na Portaria 554, que avançou as discussões sobre o tema.

Dois pontos chamam a atenção: o carimbo de tempo e a assinatura com certificado digital.

O primeiro é realmente “carimbo” digital, determinado pela ICP-Brasil, que atesta a criação do documento em um dia e horário pré determinado. Ele considera o horário oficial de Brasília  aceito juridicamente e é inalterável.

Já a assinatura é um certificado digital emitido pelo mesmo órgão. É parte de uma tecnologia que permite que a assinatura ocorra sem presença física dos envolvidos. 

O certificado digital funciona como uma identidade virtual. Sua autenticidade é garantida por criptografia.

Quais foram as últimas definições do MEC sobre o Diploma Digital?

O Diploma Digital foi instituído em 2018, pela Portaria 330. Foi o primeiro passo acerca da digitalização do documento, aprofundando-se em seus benefícios e possibilidades.

Em 2019, foi publicada a Portaria 554, que dispõe sobre a emissão e o registro do diploma de graduação no formato eletrônico.

Foi definido o prazo de 24 meses para a implantação nas instituições de ensino superior brasileiras.

Mais tarde, na Nota Técnica 13, foram estipulados os procedimentos técnicos que dariam condições para as IES emitirem o documento digital.

Em 2020, a implantação começou em caráter de teste em algumas universidades federais selecionadas, como a Universidade de Brasília (UNB) e a Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC).

A USFC, inclusive, emitiu o primeiro Diploma Digital do Brasil e é uma das pioneiras no uso da solução.

Cronograma oficial definido pelo MEC

De acordo com o MEC, os próximos passos são:

  • Até dezembro de 2021, as instituições de ensino precisam se adequar no quesito tecnologia, sistemas e processos para emissão dos Diplomas Digitais.
  • Assim, a partir de 2022, todas as instituições do Brasil devem emitir as versões digitais do diploma para formandos de cursos de graduação.

Porém, nesse entremeio, o MEC também prevê a ampliação da implantação.

De acordo com o ministério, a Rede Nacional de Ensino e Pesquisa (RNP) vai escalonar o desenvolvimento da solução tecnológica para atender as instituições federais de ensino.

Além disso, a RNP vai trabalhar em 2021 para lançar outros dois sistemas:

  • Um que sirva para validar os documentos emitidos pelas IES que já estejam de acordo com as diretrizes técnicas para emissão e registro dos Diplomas Digitais;
  • E outro para visualização de históricos acadêmicos.

Sendo assim, os próximos dois anos (2021 e 2022) serão um grande marco para a educação brasileira, bem como para a modernização da gestão de documentos das instituições de ensino superior.

Principais vantagens do Diploma Digital

O Diploma Digital é um passo definitivo para que sua IES se adeque aos novos tempos, entrando de vez no processo de transformação digital.

A regulamentação impacta positivamente na gestão das instituições, trazendo benefícios que vão além da simples facilidade de acesso ao documento pelo aluno formado.

Nova call to action

Que tal entender, através dos benefícios, porque é importante estar em compliance com as diretrizes técnicas do Diploma Digital o quanto antes?

Redução de custos

Sem necessidade de imprimir os diplomas da forma tradicional — geralmente em papel moeda — você reduz significativamente os custos, já que a impressão costuma ser de alta qualidade e custo elevado.

Lembra que citamos a UNB como uma das pioneiras da tecnologia? Somente essa instituição deixará de imprimir cerca de 9 mil diplomas em papel.

Aliás, esse é um ponto que vale se aprofundar:

Com o Diploma Digital, as IES podem cobrar à parte pela impressão em papel do documento. Dessa maneira, se cria uma nova forma de faturar e lucrar.

Facilidade

O Diploma Digital pode reduzir o tempo de emissão do documento de conclusão do curso de 120 para até 15 dias, de acordo com o próprio MEC.

É um ganho em tanto para o aluno quanto para a IES, que precisa despender menos recursos e esforço operacional para a tarefa.

Segurança

Por contar com os parâmetros de segurança autenticados pela ICP-Brasil, a possibilidade de fraudes, como falsificação de diplomas, reduz drasticamente.

Além disso, a burocracia — que pode servir de brecha para problemas no processo de emissão — também é totalmente reduzida.

Custos

Por fim, de acordo com o MEC, o Diploma Digital pode gerar uma economia de cerca de R$ 50 milhões — levando em conta apenas os dados relativos às universidades federais.

Imagine com um recorte ainda maior, abrangendo também IES privadas?

Quando o Diploma Digital começa a valer?

 O processo de adequação das IES teve início no momento de publicação da Portaria 554, que estipulou o prazo de 2 anos (24 meses) para que as IES se preparassem.

Assim, a partir de 2022, o MEC espera que as instituições já estejam aptas a emitir e registrar os Diplomas Digitais.

Quais empresas serão obrigadas a emitir o Diploma Digital?

De acordo com o MEC, o Diploma Digital é parte da mesma legislação vigente sobre emissão ou registro de diploma físico, sendo aplicável para todas as IES que pertencem ao Sistema Federal de Ensino.

É parte da legislação educacional, muito embora não se imponha sobre nenhuma outra norma sobre o assunto. É como um complemento ao que já existe.

Como se adequar às novas determinações do MEC?

A adequação às diretrizes técnicas é uma etapa essencial do processo de compliance com a legislação.

Entre os principais pontos, destacamos o seguinte:

Possuir certificado digital eletrônico

Cada Diploma Digital deve ter uma assinatura digitalmente reconhecida e um carimbo de tempo, chancelados pela ICP-Brasil.

Possuir estrutura para validar o diploma

A IES deve garantir que o documento seja armazenado em um ambiente seguro, com acesso simplificado e que permita a validação do diploma, independente da hora ou do lugar no Brasil.

Esse aspecto deve se aplicar tanto ao MEC quanto ao aluno, com perfeita interoperabilidade entre sistemas.

Além disso, o Diploma Digital faz parte do acervo acadêmico da IES, e é submetido igualmente à legislação pertinente.

Manutenção do padrão visual e formato do arquivo

O Diploma Digital deve ser as mesmas legislações de emissão e registro do documento físico, assim, sua representação visual deve ser a mesma.

Além disso, deve ser emitido em formato XML, com o código do documento sendo disponibilizado em URL única.

Estabelecer mecanismo para envio do diploma ao MEC

É necessário que a instituição passe a encaminhar, de forma periódica, os Diplomas Digitais emitidos e registrados ao MEC em formato XML.

O Diploma Digital terá a mesma validade jurídica do impresso?

O Diploma Digital é um documento com autenticidade garantida e validade jurídica comprovada, tendo as mesmas atribuições do documento impresso.

Isso é possível graças ao certificado digital dado pela ICP-Brasil. É um tipo de cadeia hierárquica de confiança, que identifica virtualmente o cidadão ou instituição, viabilizando a emissão do certificado.

A assinatura digital da ICP-Brasil possui total autenticidade, integridade, confiabilidade e o não-repúdio.

Assim, o autor da assinatura jamais pode revogar a responsabilidade sobre seu conteúdo.

É uma forma de validar o documento, além de protegê-lo (visto que alterações invalidam a assinatura).

Para quem o Diploma Digital é destinado?

A iniciativa por trás do Diploma Digital é de grande importância para a modernização da gestão acadêmica — tanto no âmbito público quanto no privado.

Ainda assim, em um primeiro momento, há diferentes definições sobre o Diploma Digital.

Compreenda quais instituições devem emitir e registrar o documento virtualmente:

Diploma Digital para graduação

As Portarias e a Nota Técnica por trás do desenvolvimento do Diploma Digital apenas levam em conta a emissão e/ou registro para cursos superiores de graduação.

Diploma Digital para pós-graduação

Não há previsão inicial para que cursos de pós-graduação necessitem disponibilizar o Diploma Digital. O modelo físico continua sendo a regra.

Diploma Digital para o ensino médio

Para instituições de Ensino Médio, a justificativa é a mesma: não é necessário aderir ao modelo digital e às suas diretrizes técnicas. A emissão do diploma físico ainda é obrigatório.

Outras modalidades

As outras modalidades de IES, como cursinhos pré-vestibular ou escolas de idiomas, também não entram na obrigatoriedade do Diploma Digital.

Por enquanto, é destinado apenas aos cursos superiores de graduação.

Perguntas frequentes sobre Diploma Digital

O Diploma Digital é parte de uma legislação ainda muito nova, portanto repleta de pontos que devem ser esclarecidos.

Para quem está à frente de uma IES, é essencial aparar todas as arestas.

Abaixo, respondemos algumas questões frequentes sobre o tema. Confira!

Como funciona a emissão dos Diplomas Digitais?

Para a IES, a emissão de Diplomas Digitais se dá pelo uso de um sistema de gestão tecnológico que possua funcionalidade para tal. Ainda há a possibilidade de adquirir uma solução específica e integrá-la ao sistema de gestão via API.

O documento deve estar no formato XML e com assinatura eletrônica avançada, no padrão SMX Advanced Electronic Signature (XadES).

Como consultar o diploma pelo MEC?

O Diploma Digital poderá ser acessado por um ambiente virtual seguro e exclusivo criado pela instituição de ensino.

No documento virtual deverá haver um código de validação no anverso da sua representação visual, que dará acesso ao seu XML. Além disso, no verso da mesma, um QR Code poderá ser encontrado.

O QR Code será um atalho para a URL única do Diploma Digital;

O que é carimbo de tempo?

O carimbo de tempo é uma “marcação” virtual feita no Diploma Digital, comprovando sua existência (de forma jurídica e inalterável) no dia e hora oficiais de Brasília.

O aluno terá que ter uma assinatura digital ou certificado digital?

O aluno não necessita de uma assinatura digital ou mesmo certificado digital. Essa é uma responsabilidade exclusiva da instituição de ensino que emitir e/ou registrar o Diploma Digital.

É um ponto que importa para as IES, pois a tecnologia deve fazer parte do seu dia a dia.

Assim, além do certificado digital, é necessário contar com a solução de gestão educacional correta para organizar os documentos e permitir 100% de compliance com as diretrizes técnicas da nova legislação de diplomas.

O TOTVS Educacional é uma tecnologia completa que centraliza todas as rotinas da sua IES servindo de ponte tecnológica para aprimorar seus processos e toda gestão da instituição.

Voltado para instituições de Educação Básica, Superior e Continuada, o TOTVS Educacional trabalha com todas as frentes importantes para uma melhor gestão da instituição de ensino, como: captação e seleção, gestão de permanência, processos pedagógicos e muito mais!

Que tal entender como o TOTVS Educacional pode ajudar sua IES, em especial na adequação às diretrizes do Diploma Digital? Confira a seguir sobre o que é e como a Secretaria Digital by doc.Xpress pode ajudar!

Secretaria Digital by doc.Xpress para gestão de documentos escolares 

Organizar e conseguir um espaço virtual com armazenamento em nuvem para gerenciar os certificados e outros documentos importantes da instituição de ensino é possível com poucos cliques!

A Secretaria Digital by doc.Xpress é uma solução que tem o objetivo de apoiar nas legislações pertinentes aos processos de digitalização de documentos e acervos, secretaria digital, registro de diplomas e certificados, incluindo todo processo de assinatura digital. Rápido e com toda a segurança necessária. 

Essa frente é acessada via navegador e tem suas informações acessadas em qualquer lugar geográfico, mesmo fora da instituição de ensino. 

Para os alunos é uma facilidade, pois conseguem acessar seus diplomas de maneira segura precisando apenas de um computador com conexão à internet!

Nova call to action

Conclusão

Neste conteúdo, você pôde entender tudo sobre o Diploma Digital, uma inovação incrível que promete servir de pontapé para a transformação digital no segmento educacional.

A nova legislação chega com o compromisso de modernizar um processo que, até então, possuía incontáveis burocracias e cuja execução demorava muito tempo.

Muito mais do que o aceitável para o nível de tecnologia, integração e comunicação que existe atualmente.

No entanto, se adequar significa investir. É preciso contar com sistemas tecnológicos robustos, eficientes e realmente práticos, que ajudem sua IES a evoluir junto — ou melhor, à frente — das legislações.

Por isso, saiba que o Diploma Digital é só o começo!

E na sua IES, como anda o processo de adequação às novidades, como o Diploma Digital? Esperamos que esse conteúdo sirva de guia para as próximas decisões de negócio.

Se você busca entender mais sobre as inovações em relação ao setor educacional ou quer aprender tudo sobre tecnologia para uma melhor gestão da IES, continue de olho no blog!

Artigos Relacionados

Deixe aqui seu comentário

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Usamos cookies para fornecer os recursos e serviços oferecidos em nosso site para melhorar a experência do usuário. Ao continuar navegando neste site, você concorda com o uso destes cookies. Leia nossa Política de Cookies para saber mais.