Gestão educacional: o que é, como funciona e qual o papel da tecnologia

Equipe TOTVS | 17 janeiro, 2024

Uma boa gestão educacional é fundamental tanto para o desenvolvimento intelectual dos alunos, quanto para o crescimento da instituição de ensino como um todo. Para isso, muitos fatores devem ser levados em consideração.

É um grande desafio para as instituições de ensino alinharem métodos gerenciais com a correta aplicação pedagógica, de forma que melhorem os resultados.

É necessário um entendimento profundo das teorias e, especialmente, do cenário brasileiro. Enquanto alguns tipos de organizações avançam, como escolas com foco em uma segunda língua, outras se veem estagnadas.

Por isso, a estratégia pedagógica e a gestão dos processos deve ser muito bem pensada — e amparada por tecnologias capazes de ajudar a organizar a administração.

Neste artigo, falaremos mais sobre o conceito de gestão da educação e os muitos benefícios que ela, aliada a tecnologias precisas, podem proporcionar para toda a comunidade acadêmica envolvida com a instituição.

O que é gestão educacional?

A gestão escolar e educacional envolve todos os processos de uma instituição de ensino. Desde o setor administrativo, até o pedagógico, cabendo aos gestores otimizar as atividades diárias e aumentar a eficiência do ensino dentro da instituição.

Visa também articular as premissas que asseguram o processo educacional, pensando as melhores metodologias de ensino para os alunos.

A gestão de instituições de ensino envolve também o sistema público de educação, composto pelas escolas municipais, estaduais e federais.

Segundo a Constituição de 1988, a educação é um direito do cidadão.

Portanto, é responsabilidade do Estado promover o ensino no país. Entretanto, a gestão pedagógica de cada escola é feita de forma autônoma.

Já nas instituições de ensino particulares, a gestão é feita pelos responsáveis pela organização, além de profissionais da educação.

Existem algumas diretrizes que guiam o caminho dos gestores, porém, cada instituição também possui suas próprias regras e processos.

Para que serve a gestão educacional?

A gestão de uma instituição de ensino busca, primeiramente, instituir um modelo para coordenar e potencializar a sua competência educacional, o que se reflete em um ensino de qualidade.

É a base para uma boa organização e processos fluidos da sua instituição de ensino (conceito que você vai entender melhor mais além no conteúdo).

No entanto, a gestão educacional vai bem além da sala de aula e envolve a estruturação dos processos internos — do atendimento ao backoffice.

O objetivo é, através da sua boa execução, melhorar o nível dos serviços prestados aos alunos e clientes — entre eles, a própria oferta de ensino.

Uma vez que a instituição de ensino se concentra em melhorar a sua gestão educacional, é possível promover o crescimento da marca.

Do mesmo modo, estabelece bases para uma melhor coordenação e organização das rotinas educacionais e administrativas.

Como funciona a gestão educacional?

Para estruturar uma boa gestão educacional, é necessário criar uma organização autônoma. Isso significa que todos os setores devem funcionar por si, do financeiro ao pedagógico. 

Para isso acontecer, é importante que exista um alinhamento entre as áreas, para garantir o pleno funcionamento e conhecimento do todo da empresa.

Existem diferentes métodos para promover esse desenvolvimento. Confira a seguir:

  • gestão pedagógica: é a responsável por planejar, executar e avaliar as atividades pedagógicas, buscando alinhar os objetivos educacionais com as necessidades e expectativas dos alunos, professores e comunidade escolar;
  • gestão acadêmica:  encarregada de organizar e gerenciar os aspectos acadêmicos da instituição de ensino, como o currículo, o calendário, os horários, as matrículas, as avaliações, os registros e os certificados;
  • gestão financeira: cuida da administração dos recursos financeiros da instituição de ensino, como o orçamento, os custos, as receitas, os investimentos, os pagamentos e os relatórios;
  • gestão de Recursos Humanos: coordena e desenvolve as pessoas que fazem parte da instituição de ensino, como os funcionários, os professores, os coordenadores e os diretores;
  • gestão da comunicação: planeja e executa as estratégias de comunicação interna e externa da instituição de ensino, como os canais, as mensagens, os públicos e os objetivos. Além disso, fortalece a imagem e reputação da instituição;
  • gestão da tecnologia da informação: gerencia os recursos tecnológicos da instituição de ensino e garante o funcionamento adequado e seguro das ferramentas digitais, como ERP, secretaria digital, entre outros;
  • gestão administrativa: zelar pelo bom funcionamento da infraestrutura física e operacional da instituição, bem como pelo cumprimento das normas e procedimentos internos.

É importante ressaltar que a gestão educacional influencia muito a metodologia de ensino.

Afinal é através dela que se entende qual o tipo de gestão escolar da instituição, ou seja, se privada, participativa ou democrática.

Quando privada, significa que as decisões são tomadas pelo board responsável pela organização.

O funcionamento é como uma empresa como qualquer outra, algo típico de instituições privadas.

No modelo participativo, um conselho formado por diretores, professores e interessados (pais e alunos) toma as decisões.

Já a gestão democrática da educação está relacionada aos mecanismos legais e institucionais, assim como a coordenação de ações que incentivam a participação social.

Ou seja, inclui esforços coletivos para a gestão da educação.

Portanto, professores, gestores, colaboradores, familiares e alunos dialogam e opinam nas ações e decisões da instituição.

Trata-se de uma gestão descentralizada que torna o centro educacional um ambiente mais aberto ao diálogo, e isso se reflete inclusive na sala de aula e na visão que os alunos têm da instituição.

Esse sistema de gestão educacional está, inclusive, amparado pela Constituição Federal e é reforçado pela Lei das Diretrizes e Bases da Educação Nacional.

Logo, segundo a legislação brasileira, esse modelo promove a qualidade da educação.

É também uma forma de tornar o ambiente escolar mais atraente para os estudantes, já que dá voz a eles.

Quem são os responsáveis por fazer a gestão educacional?

O diretor é o responsável por gerenciar toda a instituição de ensino e garante o aprendizado dos alunos, bem como uma equipe de professores qualificados.

Além dele, também existem os cargos de:

  • vice-diretor: que está presente em algumas instituições e auxilia o diretor nas questões pedagógicas e administrativas;
  • coordenador pedagógico: compreende os pontos fortes e fracos da instituição, cuida do corpo docente e faz a análise da aprendizagem dos alunos;
  • orientador educacional: mediador da instituição de ensino que ajuda na articulação entre alunos, pais e professores.

No entanto, é o  Ministério da Educação (MEC) o órgão federal responsável por definir as diretrizes, normas e programas da educação nacional, bem como fiscaliza e avalia o seu funcionamento.

As secretarias estaduais e municipais de educação são os órgãos responsáveis por implementar e gerir as políticas educacionais em suas respectivas esferas de atuação, de acordo com as orientações do MEC e as demandas locais.

Todos juntos são responsáveis pelo planejamento e gestão educacional de excelência.

Qual a diferença entre gestão educacional e gestão escolar?

Muito embora semelhantes, os conceitos de gestão educacional e gestão escolar possuem diferenças essenciais.

Para quem trabalha em centros educacionais, é importante entender esses aspectos para uma aplicação mais precisa das ações em sua rotina.

A gestão educacional abrange algo mais amplo. Trata-se não apenas da administração pedagógica, mas do direcionamento do negócio. O lado estratégico, que define as diretrizes para a atuação da escola ou IES.

Como você aprendeu, existe também uma relação próxima com a definição legislativa, que envolve federação, estados e municípios na construção do sistema educacional.

A gestão escolar tem um aspecto mais focado, com olhar voltado para as práticas e ações do dia a dia em uma instituição de ensino.

É o caso da gestão escolar própria para educação de crianças.

A gestão escolar na educação infantil exige um tipo diferente e específico de administração. Isso porque, quando falamos de crianças pequenas ou até mesmo em idade mais madura, alguns cuidados especiais são necessários.

O trabalho deve ser desenvolvido em conjunto para atingir um bom patamar de funcionamento.

Um exemplo disso é a própria estruturação de ambientes e a preparação dos profissionais que lidarão com os alunos. É papel da gestão investir na seleção e capacitação dos colaboradores da instituição.

Assim, é possível que esses profissionais criem técnicas para lidar com essas crianças, estimulando seu desenvolvimento contínuo.

Além disso, a gestão pedagógica na educação infantil também deve ser pensada de forma que atenda às necessidades psicológicas e biológicas dos alunos.

Como a tecnologia pode ser aplicada na gestão educacional?

Independentemente do tipo de instituição de ensino, o objetivo principal é sempre fornecer educação de qualidade.

Para isso, é preciso que todos os setores da organização estejam funcionando de forma alinhada.

A tecnologia é uma das ferramentas que podem ser usadas para isso.

Um sistema de gestão educacional é uma solução que automatiza processos e otimiza tanto o trabalho administrativo quanto o pedagógico.

Isso porque, oferece recursos que permitem o controle completo da operação acadêmica com foco em eficiência e segurança nas tomadas de decisão.

Também facilita a comunicação entre toda a comunidade acadêmica, dando acesso à vida escolar do aluno para os responsáveis, no caso da educação básica.

Trata-se de uma tecnologia essencial, capaz de revolucionar todo seu backoffice e também o seu atendimento — como a qualidade e a eficiência da secretaria.

Sua implementação, é claro, é flexível, de acordo com as necessidades da instituição. No entanto, saiba que é possível integrar todas as áreas, automatizando incontáveis tarefas.

Para isso, é necessário fazer uma gestão de documentos, com soluções seguras para o aluno acessar as documentações necessárias de maneira segura, e tornando a rotina operacional mais fluida e controlada.

Assim, além de melhorar a produtividade, os gestores têm em mãos dados atualizados sobre cada processo.

Esse nível de conhecimento permite um maior nível de inteligência de negócios, possibilitando a rápida resolução de problemas e tomada de decisão.

Em quais setores um software de gestão educacional pode ser utilizado?

Um software de gestão educacional é uma ferramenta dinâmica, preparada para auxiliar seu negócio de educação independente do setor que se encaixe e da área administrativa.

Isso quer dizer que é possível encontrar soluções que atendam:

  • Ensino Básico: dos primeiros passos educacionais até a saída pelo ensino médio, é possível monitorar toda estrutura da escola.
  • Ensino Superior: sistemas educacionais mais complexos que exigem total conformidade para que o plano pedagógico entregue valor de forma contínua.
  • Ensino Continuado: instituições que preparam os alunos, como cursinhos e ensino de idiomas, também podem melhorar seu nível de atendimento.

Afinal, qualquer IES hoje em dia deve olhar para frente pensando e projetando o uso de inovações em seu dia a dia.

A base analógica, tão inerente às escolas — especialmente públicas — é passado. 

O acúmulo de papéis dificulta a gestão de documentos, o que emperra processos e aprovações.

Além disso, qualquer melhoria demora a ser sentida por toda organização, afinal há largos gaps de comunicação e pouquíssima integração de processos.

Sendo assim, um software de gestão educacional surge como uma verdadeira solução para o seu backoffice e atendimento.

Entre os módulos, é possível destacar:

Atendimento

  • Secretaria Digital: interface que conecta alunos à secretaria, agilizando serviços e requisições, como emissão de certificados e diplomas.
  • Ações Acadêmicas: controla uma variedade de ações acadêmicas, como palestras ou visitas, auxiliando na gestão do desenvolvimento do aluno.
  • Gestão Bibliotecária: centraliza o armazenamento dos arquivos da IES em formato digital, catalogado e com sistema que facilita a busca de informações.
  • Matrícula e Avaliação: integra as informações de matrículas dos alunos ao sistema financeiro da instituição, potencializando o controle financeiro.

Backoffice

  • Controle Financeiro e Contábil: executa todo controle financeiro da instituição via módulo específico, que facilita o processamento de dados, bem como centralização de informações, o que facilita a comunicação com instituições financeiras e com os alunos.
  • Contas a Pagar e Receber: realiza o rastreamento de todos os pagamentos do mês, bem como das contas a receber, mantendo controle eficiente das movimentações da sua IES.
  • Folha de Pagamentos: controla os contratos dos professores, realizando correta e rapidamente os cálculos para determinar seus salários, conforme os vínculos estabelecidos com cada profissional.

Quais são as vantagens de investir em um sistema tecnológico para gestão educacional?

Existe certo consenso que a rotina produtiva em uma instituição de ensino é repleta de burocracias. A execução dessas tarefas é o que acaba emperrando as entregas.

A verdade é que, dentro de uma instituição de ensino, a troca de informações é essencial.

É preciso estabelecer canais de comunicação eficientes, bem como a integração de processos, para que o dia a dia flua da melhor forma.

Nesse ponto, a tecnologia se destaca como capacitadora: além de integrar os setores, ela facilita a execução de várias tarefas repetitivas e burocráticas.

Dessa forma, os profissionais podem dedicar mais tempo às questões estratégicas, que realmente agreguem valor à IES e que melhorem as entregas aos seus alunos.

O investimento, portanto, é como um passo em direção a uma nova realidade administrativa: mais conectada, moderna e assertiva.

No entanto, esses são apenas alguns dos benefícios de levar a tecnologia para o back-office da sua IES. Abaixo, descrevemos outras vantagens, confira

Automatização de processos

Adotar um sistema tecnológico para gestão educacional permite que você lapide os processos administrativos e pedagógicos da instituição, melhorando a experiência dos alunos.

Dessa forma, munido com os recursos inteligentes da ferramenta, você é capaz de integrar dados dos setores e automatizar tarefas — como àquelas ligadas à matrículas ou atendimento ao aluno.

Com isso, sua instituição ganha mais autonomia e dinamismo.

Otimização da gestão administrativa e pedagógica

Muitas vezes para gestores e diretores da instituição, é difícil entender o contexto administrativo do negócio justamente pois as informações se desencontram.

Não há alinhamento e isso prejudica a IES de várias formas.

Com um sistema tecnológico, você evita esses cenários, pois as informações de cada setor ficam a alguns cliques de distância.

É uma oportunidade de ouro para mergulhar em relatórios aprofundados, que possibilitem à você e sua equipe chegar a insights valiosos para melhorar a gestão do negócio.

Melhoria na comunicação

Ao estruturar os processos internos com base em um sistema tecnológico, a comunicação do seu time se torna mais eficiente.

Sem gargalos produtivos, fica mais fácil para que as informações não sofram o efeito “telefone sem-fio”.

Um dos motivos é que o sistema conta com recursos avançados de notificação, que avisam aos envolvidos em cada processo de atualizações ou da necessidade de atenção em uma tarefa.

Integração de departamentos

Aproxime os setores que compõem a espinha dorsal da instituição para ter uma gestão enxuta e equilibrada.

Com uso dos recursos da ferramenta, você coordena todas as práticas administrativas, facilitando a tomada de decisões.

Assim, de forma eficiente e rápida, instaura melhorias ou mudanças que impactem nas frentes do negócio, monitorando a performance em tempo real.

Redução de burocracias

Burocracia, um inimigo da boa gestão educacional. Porém, é claro, muitas vezes é necessária para guiar as execuções e garantir o compliance por trás de cada processo.

O sistema tecnológico auxilia sua IES em aspectos pontuais, como na rapidez para resolver questões burocráticas, bem como na automatização dessas tarefas.

Assim, você reduz a carga burocrática em cima da sua equipe e pode remodelar sua rotina produtiva para executar tarefas mais estratégicas e focadas na melhoria de resultados.

Redução de custos

Com uma ferramenta tecnológica, você padroniza processos e cria rotinas de automação para auxiliar o dia a dia da equipe.

Assim, evita retrabalhos e ainda conta com alto poder analítico para basear decisões relevantes para o negócio.

Dessa forma, você encaminha sua instituição de ensino em uma jornada de gestão moderna, focada em resultados e na economia, o que melhora a performance geral.

Segurança da informação

Com um software de gestão para instituições de ensino é possível gerenciar os dados dos alunos na nuvem, uma solução personalizada e segura. 

E vai ainda mais além!

Os alunos podem consultar documentos importantes dentro do ambiente online, como é o caso do diploma digital, garantindo mais segurança e praticidade na rotina dos funcionários e do estudante.

Como escolher o software de gestão educacional para sua instituição?

Chegada a hora de bater o martelo e realmente modernizar a gestão educacional, é comum se ver diante de uma grande dúvida. Como escolher o melhor sistema tecnológico para auxiliar a administração da instituição de ensino?

A resposta pode ser simples, basta entender alguns aspectos e necessidades da sua IES — bem como a compatibilidade do fornecedor com seu negócio.

Além de uma ferramenta capaz de atender ao seu nível de demanda, pense em outras questões, como alinhamentos estratégicos e mesmo potencial escalável do sistema.

Para ajudar você, separamos alguns pontos especiais que podem influenciar na sua decisão, veja só:

  • identifique as necessidades de sua instituição: para isso, mapeie os processos internos e entenda o contexto atual da gestão educacional da instituição. Utilize ferramentas como a análise SWOT para facilitar a compreensão;
  • analise as empresas fornecedores de softwares educacionais: busque pelas melhores levando em conta fatores que vão além simplesmente do custo, mas também a expertise da marca e da sua solução;
  • entenda quais são as funcionalidades oferecidas nos softwares: é importante que a ferramenta escolhida permita realizar toda gestão da IES. É uma garantia de que você terá em mãos um sistema realmente completo, com alto potencial de integração;
  • verifique a segurança do software: proteja os dados armazenados e utilizados em seu sistema, bem como o nível de segurança da informação que ele proporciona;
  • veja se há um suporte eficiente: o suporte do fornecedor deve ser de qualidade, com bons níveis de atendimento e total disponibilidade para sanar as questões que aparecerem.

Tecnologias TOTVS para instituições de ensino

Que tal revolucionar a gestão educacional da sua instituição de ensino com o TOTVS Educacional?

O ERP da TOTVS, referência em inovação e no desenvolvimento de soluções digitais, pode se adequar à rotina de IES de todos os tamanhos.

O TOTVS Educacional proporciona ferramentas que compõem um backoffice da sua instituição, automatizando tarefas e aproximando o atendimento do aluno.

Assim, você melhora o nível de qualidade dos serviços prestados e gerencia de forma mais eficiente seu processo pedagógico.

Por meio do TOTVS Educacional, é possível incorporar uma série de ferramentas que irão apoiar o dia a dia da sua IES. Desde a captação e retenção de alunos, fornecimento de dados que evitam ou preveem a evasão escolar e disponibilização de documentos no ambiente virtual de maneira ágil e prática.

Além disso, a solução facilita a adequação à legislação do setor, o que melhora o seu nível de compliance e evita erros que se traduzam em sanções administrativas.

Entenda mais sobre o TOTVS Educacional e como o sistema de gestão para instituição de ensino pode transformar seu negócio!

Conclusão

A gestão educacional é um aspecto intrínseco às instituições de ensino de sucesso.

Hoje em dia, é impossível relegar o papel das boas práticas administrativas se você busca crescer, se posicionar como referência e melhorar os resultados.

Para isso, estratégias assertivas e ferramentas, especialmente as tecnológicas, são essenciais.

Trata-se de uma parceria consolidada que pode levar sua IES a um futuro de muito sucesso.

Que tal experimentar seguir nossas dicas e implementar um sistema tecnológico em sua instituição, para ver na prática o impacto em sua performance gerencial?

E para mais conteúdos sobre gestão de instituições de ensino, continue de olho em nosso blog! Recomendamos a leitura do nosso artigo sobre gamificação na educação!

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Comentários deste post

  1. Carlos Alberto Santos Fette diz:

    A gestão educacional nos dias de hoje é um desafio, mas com o apoio de um parceiro forte é possível tornar menos penoso.

  2. Alan Amorim diz:

    Olá, Carlos! É exatamente esse o pensamento. Parceria fazem o mercado funcionar e muitas vezes evoluir. Parabéns pelo ponto de vista :)

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