Gestão Educacional: o que é e como a tecnologia pode ajudar?

Uma boa gestão educacional é fundamental tanto para o desenvolvimento intelectual dos alunos, quanto para o crescimento da instituição de ensino como um todo.

Para isso, porém, muitos fatores devem ser levados em consideração.

É um grande desafio para as instituições de ensino alinharem métodos gerenciais com a correta aplicação pedagógica, de forma que melhorem os resultados.

Isto é, para negócios da área da educação, crescer é um processo complexo.

É necessário um entendimento profundo das teorias e, especialmente, do cenário brasileiro. Enquanto alguns tipos de organizações avançam, como escolas com foco em uma segunda língua, outras se veem estagnadas.

Qual o motivo para isso e o que as impede de crescer?

Em muito, se trata da falta de boas e assertivas ações de gestão educacional.

A administração de uma instituição de ensino, no entanto, é ímpar, pois a entrega de valor é constante. Cada ação é voltada para o seu público.

Por isso, a estratégia pedagógica e a gestão dos processos deve ser muito bem pensada — e amparada por tecnologias capazes de ajudar a organizar a administração.

Neste artigo, falaremos mais sobre o conceito de gestão da educação e os muitos benefícios que ela, aliada a tecnologias precisas, podem proporcionar para toda a comunidade acadêmica envolvida com a instituição.

O que é gestão educacional?

A gestão educacional envolve todos os processos de uma instituição escolar. Desde o setor administrativo, até o pedagógico, cabendo aos gestores otimizar as atividades diárias e aumentar a eficiência do ensino dentro da instituição.

Visa também articular as premissas que asseguram o processo educacional, pensando as melhores metodologias de ensino para os alunos.

A gestão de instituições de ensino envolve também o sistema público de educação, composto pelas escolas municipais, estaduais e federais.

Segundo a Constituição de 1988, a educação é um direito do cidadão.

Portanto, é responsabilidade do Estado promover o ensino no país. Entretanto, a gestão pedagógica de cada escola é feita de forma autônoma.

Já nas instituições de ensino particulares, a gestão é feita pelos responsáveis pela organização, além de profissionais da educação.

Existem algumas diretrizes que guiam o caminho dos gestores, porém, cada instituição também possui suas próprias regras e processos.

Para que serve a gestão educacional?

A gestão educacional de uma instituição de ensino busca, primeiramente, instituir um modelo para coordenar e potencializar a sua competência educacional, o que se reflete em um ensino de qualidade.

É a base para uma boa organização e processos fluidos da sua instituição de ensino (conceito que você vai entender melhor mais além no conteúdo).

No entanto, a gestão educacional vai bem além da sala de aula e envolve a estruturação dos processos internos — do atendimento ao backoffice.

O objetivo é, através da sua boa execução, melhorar o nível dos serviços prestados aos alunos e clientes — entre eles, a própria oferta de ensino.

Uma vez que a instituição de ensino se concentra em melhorar a sua gestão educacional, é possível promover o crescimento da marca.

Do mesmo modo, estabelece bases para uma melhor coordenação e organização das rotinas educacionais e administrativas.

Como funciona uma gestão educacional?

Para estruturar uma boa gestão educacional, é necessário criar uma organização autônoma. Isso significa que todos os setores devem funcionar por si, do financeiro ao pedagógico. Para isso acontecer, é importante que exista um alinhamento entre as áreas, para garantir o pleno funcionamento e conhecimento do todo da empresa.

Existem diferentes métodos para promover esse desenvolvimento.

Um deles está atrelado a uma gestão moderna e tecnológica, amparada por ferramentas como um ERP, secretaria digital, entre outros.

Com isso, é possível alinhar setores para tornar a comunicação mais transparente e direta, evitando erros e retrabalhos. Dessa forma, a instituição de ensino se torna mais eficiente, reduz custos e otimiza os processos gerenciais.

Já no aspecto pedagógico, a gestão educacional influencia muito a metodologia de ensino.

Afinal é através dela que se entende qual o tipo de gestão escolar da instituição, ou seja, se privada, participativa ou democrática.

Quando privada, significa que as decisões são tomadas pelo board responsável pela organização.

O funcionamento é como uma empresa como qualquer outra, algo típico de instituições privadas.

No modelo participativo, um conselho formado por diretores, professores e interessados (pais e alunos) toma as decisões.

Já a gestão democrática da educação está relacionada aos mecanismos legais e institucionais, assim como a coordenação de ações que incentivam a participação social.

Ou seja, inclui esforços coletivos para a gestão da educação.

Portanto, professores, gestores, colaboradores, familiares e alunos dialogam e opinam nas ações e decisões da instituição.

Trata-se de uma gestão descentralizada que torna o centro educacional um ambiente mais aberto ao diálogo, e isso se reflete inclusive na sala de aula e na visão que os alunos têm da instituição.

Esse sistema de gestão educacional está, inclusive, amparado pela Constituição Federal e é reforçado pela Lei das Diretrizes e Bases da Educação Nacional.

Logo, segundo a legislação brasileira, esse modelo promove a qualidade da educação.

É também uma forma de tornar o ambiente escolar mais atraente para os estudantes, já que dá voz a eles.

Qual é a importância da gestão educacional para uma instituição de ensino?

Quando falamos sobre instituições de ensino privadas — sejam elas de ensino superior ou básico — é preciso que haja uma visão de negócios e também uma visão pedagógica na gestão.

Isso porque, há uma preocupação contínua com a melhoria do processo de ensino e também com a saúde financeira da organização.

Portanto, o gestor deve lidar com um número considerável de variáveis que não são as mesmas de um negócio comum.

Isso aumenta o nível de complexidade das relações de negócio, além de aumentar o escopo de atuação do planejamento e gestão educacional contemporânea.

Planejamento, aliás, é uma palavra-chave.

Felizmente, cada vez mais organizações educacionais estão identificando a necessidade de criar um planejamento estratégico amplo e aprofundado.

No entanto, de nada adianta desenvolver um documento completo se não há direcionamento e nem ferramentas que possibilitem alcançar as metas.

Estabelecer um método, bem como ações gerenciais centradas nos objetivos da instituição, é importante para colocar a organização nos trilhos.

Dessa forma, é possível saber que o caminho traçado e as decisões tomadas são as corretas  — além de facilitar a mensuração de resultados e de implementar ações de melhoria.

Qual a diferença entre gestão educacional e gestão escolar?

Muito embora semelhantes, os conceitos de gestão educacional e gestão escolar possuem diferenças essenciais.

Para quem trabalha em centros educacionais, é importante entender esses aspectos para uma aplicação mais precisa das ações em sua rotina.

A gestão educacional abrange algo mais amplo. Trata-se não apenas da administração pedagógica, mas do direcionamento do negócio. O lado estratégico, que define as diretrizes para a atuação da escola ou IES.

Como você aprendeu, existe também uma relação próxima com a definição legislativa, que envolve federação, estados e municípios na construção do sistema educacional.

A gestão escolar tem um aspecto mais focado, com olhar voltado para as práticas e ações do dia a dia em uma instituição de ensino.

É o caso da gestão escolar própria para educação de crianças.

A gestão escolar na educação infantil exige um tipo diferente e específico de administração. Isso porque, quando falamos de crianças pequenas ou até mesmo em idade mais madura, alguns cuidados especiais são necessários.

O trabalho deve ser desenvolvido em conjunto para atingir um bom patamar de funcionamento.

Um exemplo disso é a própria estruturação de ambientes e a preparação dos profissionais que lidarão com os alunos. É papel da gestão investir na seleção e capacitação dos colaboradores da instituição.

Assim, é possível que esses profissionais criem técnicas para lidar com essas crianças, estimulando seu desenvolvimento contínuo.

Além disso, a gestão pedagógica na educação infantil também deve ser pensada de forma que atenda às necessidades psicológicas e biológicas dos alunos.

Como a tecnologia pode ser aplicada na gestão educacional?

Independentemente do tipo de instituição de ensino, o objetivo principal é sempre fornecer educação de qualidade.

Para isso, é preciso que todos os setores da organização estejam funcionando de forma alinhada.

A tecnologia é uma das ferramentas que podem ser usadas para isso.

Um sistema de gestão educacional é uma solução que automatiza processos e otimiza tanto o trabalho administrativo quanto o pedagógico.

Isso porque, oferece recursos que permitem o controle completo da operação acadêmica com foco em eficiência e segurança nas tomadas de decisão.

Também facilita a comunicação entre toda a comunidade acadêmica, dando acesso à vida escolar do aluno para os responsáveis, no caso da educação básica.

Trata-se de uma tecnologia essencial, capaz de revolucionar todo seu backoffice e também o seu atendimento — como a qualidade e a eficiência da secretaria.

Sua implementação, é claro, é flexível, de acordo com as necessidades da instituição. No entanto, saiba que é possível integrar todas as áreas, automatizando incontáveis tarefas, fazendo uma gestão de documentos, com soluções seguras para o aluno acessar as documentações necessárias de maneira segura, e tornando a rotina operacional mais fluida e controlada.

Assim, além de melhorar a produtividade, os gestores têm em mãos dados atualizados sobre cada processo.

Esse nível de conhecimento permite um maior nível de inteligência de negócios, possibilitando a rápida resolução de problemas e tomada de decisão.

Em quais setores um software de gestão educacional pode ser utilizado?

Um software de gestão educacional é uma ferramenta dinâmica, preparada para auxiliar seu negócio de educação independente do setor que se encaixe e da área administrativa.

Isso quer dizer que é possível encontrar soluções que atendam:

• Ensino Básico: dos primeiros passos educacionais até a saída pelo ensino médio, é possível monitorar toda estrutura da escola.
• Ensino Superior: sistemas educacionais mais complexos que exigem total conformidade para que o plano pedagógico entregue valor de forma contínua.
• Ensino Continuado: instituições que preparam os alunos, como cursinhos e ensino de idiomas, também podem melhorar seu nível de atendimento.

Afinal, qualquer IES hoje em dia deve olhar para frente pensando e projetando o uso de inovações em seu dia a dia.

A base analógica, tão inerente às escolas — especialmente públicas — é passado. 

O acúmulo de papéis dificulta a gestão de documentos, o que emperra processos e aprovações.

Além disso, qualquer melhoria demora a ser sentida por toda organização, afinal há largos gaps de comunicação e pouquíssima integração de processos.

Sendo assim, um software de gestão educacional surge como uma verdadeira solução para o seu backoffice e atendimento.

Entre os módulos, é possível destacar:

Atendimento

• Secretaria Digital: interface que conecta alunos à secretaria, agilizando serviços e requisições, como emissão de certificados e diplomas.
• Ações Acadêmicas: controle uma variedade de ações acadêmicas, como palestras ou visitas, auxiliando na gestão do desenvolvimento do aluno.
• Gestão Bibliotecária: centralize o armazenamento dos arquivos da IES em formato digital, catalogado e com sistema que facilita a busca de informações.
• Matrícula e Avaliação: integre as informações de matrículas dos alunos ao sistema financeiro da instituição, potencializando o controle financeiro.

Backoffice

• Controle Financeiro e Contábil: executa todo controle financeiro da instituição via módulo específico, que facilita o processamento de dados, bem como centralização de informações, facilitando a comunicação com instituições financeiras e com os alunos.
• Contas a Pagar e Receber: realize o rastreamento de todos os pagamentos do mês, bem como das contas a receber, mantendo controle eficiente das movimentações da sua IES.
• Folha de Pagamentos: controle os contratos dos professores, realizando correta e rapidamente os cálculos para determinar seus salários, conforme os vínculos estabelecidos com cada profissional.

Quais são as vantagens de investir em um sistema tecnológico para gestão educacional?

Existe certo consenso que a rotina produtiva em uma instituição de ensino é repleta de burocracias. A execução dessas tarefas é o que acaba emperrando as entregas.

A verdade é que, dentro de uma instituição de ensino, a troca de informações é essencial.

É preciso estabelecer canais de comunicação eficientes, bem como a integração de processos, para que o dia a dia flua da melhor forma.

Nesse ponto, a tecnologia se destaca como capacitadora: além de integrar os setores, ela facilita a execução de várias tarefas repetitivas e burocráticas.

Dessa forma, os profissionais podem dedicar mais tempo às questões estratégicas, que realmente agreguem valor à IES e que melhorem as entregas aos seus alunos.

O investimento, portanto, é como um passo em direção a uma nova realidade administrativa: mais conectada, moderna e assertiva.

No entanto, esses são apenas alguns dos benefícios de levar a tecnologia para o back-office da sua IES. Abaixo, descrevemos outras vantagens, confira!

Automatização de processos

Adotar um sistema tecnológico para gestão educacional permite que você lapide os processos administrativos e pedagógicos da instituição, melhorando a experiência dos alunos.

Dessa forma, munido com os recursos inteligentes da ferramenta, você é capaz de integrar dados dos setores e automatizar tarefas — como àquelas ligadas à matrículas ou atendimento ao aluno.

Com isso, sua instituição ganha mais autonomia e dinamismo.

Otimização da gestão administrativa e pedagógica

Muitas vezes para gestores e diretores da instituição, é difícil entender o contexto administrativo do negócio justamente pois as informações se desencontram.

Não há alinhamento e isso prejudica a IES de várias formas.

Com um sistema tecnológico, você evita esses cenários, pois as informações de cada setor ficam a alguns cliques de distância.

É uma oportunidade de ouro para mergulhar em relatórios aprofundados, que possibilitem à você e sua equipe chegar a insights valiosos para melhorar a gestão do negócio.

Melhoria na comunicação

Ao estruturar os processos internos com base em um sistema tecnológico, a comunicação do seu time se torna mais eficiente.

Sem gargalos produtivos, fica mais fácil para que as informações não sofram o efeito “telefone sem-fio”.

Um dos motivos é que o sistema conta com recursos avançados de notificação, que avisam aos envolvidos em cada processo de atualizações ou da necessidade de atenção em uma tarefa.

Integração de departamentos

Aproxime os setores que compõem a espinha dorsal da instituição para ter uma gestão enxuta e equilibrada.

Com uso dos recursos da ferramenta, você coordena todas as práticas administrativas, facilitando a tomada de decisões.

Assim, de forma eficiente e rápida, instaura melhorias ou mudanças que impactem nas frentes do negócio, monitorando a performance em tempo real.

Redução de burocracias

Burocracia, um inimigo da boa gestão educacional. Porém, é claro, muitas vezes é necessária para guiar as execuções e garantir o compliance por trás de cada processo.

O sistema tecnológico auxilia sua IES em aspectos pontuais, como na rapidez para resolver questões burocráticas, bem como na automatização dessas tarefas.

Assim, você reduz a carga burocrática em cima da sua equipe e pode remodelar sua rotina produtiva para executar tarefas mais estratégicas e focadas na melhoria de resultados.

Redução de custos

Com uma ferramenta tecnológica, você padroniza processos e cria rotinas de automação para auxiliar o dia a dia da equipe.

Assim, evita retrabalhos e ainda conta com alto poder analítico para basear decisões relevantes para o negócio.

Dessa forma, você encaminha sua instituição de ensino em uma jornada de gestão moderna, focada em resultados e na economia, o que melhora a performance geral.

Segurança da informação

Com um software de gestão para instituições de ensino é possível gerenciar os dados dos alunos na nuvem, uma solução personalizada e segura. 

E vai ainda mais além!

Os alunos podem consultar documentos importantes dentro do ambiente online, como é o caso do diploma digital, garantindo mais segurança e praticidade na rotina dos funcionários e do estudante.

Como escolher o software de gestão educacional para sua instituição?

Chegada a hora de bater o martelo e realmente modernizar a gestão educacional, é comum se ver diante de uma grande dúvida. Como escolher o melhor sistema tecnológico para auxiliar a administração da instituição de ensino?

A resposta pode ser simples, basta entender alguns aspectos e necessidades da sua IES — bem como a compatibilidade do fornecedor com seu negócio.

Além de uma ferramenta capaz de atender ao seu nível de demanda, pense em outras questões, como alinhamentos estratégicos e mesmo potencial escalável do sistema.

Para ajudar você, separamos alguns pontos especiais que podem influenciar na sua decisão, veja só:

Identifique as necessidades de sua instituição

Mapeie os processos internos e entenda o contexto atual da gestão educacional da instituição.

Procure destrinchar em formatos que facilitem a compreensão do dia a dia operacional, utilizando ferramentas como a análise SWOT.

Entenda, a partir dos resultados, quais os pontos críticos que devem mudar — e como as ferramentas avaliadas se encaixam nas necessidades.

Analise as empresas fornecedores de softwares educacionais

Há várias fornecedoras de softwares no mercado.

Busque pelas melhores levando em conta fatores que vão além simplesmente do custo, mas também a expertise da marca e da sua solução.

Busque por cases, recursos, cronograma de atualizações e tudo que o fornecedor lhe oferece junto da ferramenta. Busque pela solução completa.

Entenda quais são as funcionalidades oferecidas nos softwares

Sua instituição pode até precisar de um sistema com poucos recursos, mas é importante que a ferramenta escolhida permita realizar toda gestão da IES.

É uma garantia de que você terá em mãos um sistema realmente completo, com alto potencial de integração.

Verifique a segurança do software

Como o fornecedor orquestra a infraestrutura de segurança que protege os dados armazenados e utilizados em seu sistema?

A resposta dessa pergunta é crucial para entender se sua instituição pode confiar na solução oferecida, bem como no nível de segurança da informação que proporciona.

Veja se há um suporte eficiente

Por fim, lembre-se: dúvidas surgem a todos momentos e os problemas, por menores que sejam, não são exceção.

Por isso, o suporte do fornecedor deve ser de qualidade, com bons níveis de atendimento e total disponibilidade para sanar as questões que aparecerem.

TOTVS Educacional

Que tal revolucionar a gestão educacional da sua instituição de ensino com o TOTVS Educacional?

O ERP da TOTVS, referência em inovação e no desenvolvimento de soluções digitais, pode se adequar à rotina de IES de todos os tamanhos.

O TOTVS Educacional proporciona ferramentas que compõem um backoffice da sua instituição, automatizando tarefas e aproximando o atendimento do aluno.

Assim, você melhora o nível de qualidade dos serviços prestados e gerencia de forma mais eficiente seu processo pedagógico.

Por meio do TOTVS Educacional é possível incorporar uma série de ferramentas que irão apoiar o dia a dia da sua IES. Desde a captação e retenção de alunos, fornecimento de dados que evitam ou preveem a evasão escolar e disponibilização de documentos no ambiente virtual de maneira ágil e prática.

Além disso, a solução facilita a adequação à legislação do setor, melhorando seu nível de compliance e evitando erros que se traduzam em sanções administrativas.

Entenda mais sobre o TOTVS Educacional e como o sistema de gestão para instituição de ensino pode transformar seu negócio!

Conclusão

A gestão educacional é um aspecto intrínseco às instituições de ensino de sucesso.

Hoje em dia, é impossível relegar o papel das boas práticas administrativas se você busca crescer, se posicionar como referência e melhorar os resultados.

Para isso, estratégias assertivas e ferramentas, especialmente as tecnológicas, são essenciais.

Trata-se de uma parceria consolidada que pode levar sua IES a um futuro de muito sucesso.

Que tal experimentar seguir nossas dicas e implementar um sistema tecnológico em sua instituição, para ver na prática o impacto em sua performance gerencial?

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