Secretaria Digital: o guia completo sobre o SED

A secretaria digital é um avanço das instituições de ensino em direção a um futuro moderno, integrado e sem tantas limitações como antes. Sua adoção, no entanto, pode ser um desafio.

Você sabe o que é, por que é obrigatória e como implementar a secretaria escolar digital?

Nesse artigo, abordamos tudo sobre a secretaria de ensino digital. Um guia completo e definitivo, que vai garantir que sua instituição se adeque corretamente. Vamos lá? Basta continuar a leitura!

O que é a secretaria escolar digital?

A Secretaria Digital é um sistema que permite que a instituição de ensino administre todo seu acervo acadêmico. Ela possibilita que gestores, professores, alunos e pais acessem as informações e serviços relacionados à educação

Uma das diretrizes por trás da secretaria é justamente aproximar a IES da modernização. Sua adoção é um passo definitivo em direção à transformação digital no segmento Educacional.

Inclusive, as 4 iniciativas para modernização do ensino citadas em matéria da Forbes são relacionadas com a adoção de uma solução de SED (Secretaria Escolar Digital). Confira:

• eliminar o papel;
• automatizar operações;
• adotar soluções mobile;
• migrar para o cloud computing.

Por meio da secretaria escolar digital, é possível consultar dados cadastrais, boletins, frequência, notas, histórico escolar, matrículas, transferências, entre outros.

Ou seja, tudo que engloba o universo administrativo acadêmico e que, a partir de agora, deve estar digitalizado. Isso facilita a comunicação entre a escola e a comunidade escolar.

Como surgiu esse sistema?

A secretaria escolar digital é uma solução necessária para que as instituições de ensino se adequem à Portaria 315/18 do MEC.

A portaria exige que as universidades e demais instituições de ensino superior digitalizem todos os seus documentos físicos.

Trata-se do Acervo Acadêmico Digital.

Para gerenciar esse acervo, com o objetivo de garantir durabilidade, integridade, confiabilidade e autenticidade, o artigo 49 propõe a utilização de um sistema.

Pode ser tanto o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), como um sistema de SED, que integre as soluções e facilite a gestão.

De forma geral, ela é a plataforma pela qual se digitaliza, armazena e gerencia todo Acervo Acadêmico Digital.

Nela, é possível organizar os documentos, bem como gerir novos, além de configurar seu armazenamento pelo tempo necessário.

Quais instituições de ensino devem aderir à secretaria digital?

De acordo com a Portaria 315, a adoção da secretaria digital cabe a todas “as instituições de educação superior integrantes do sistema federal de ensino e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância”.

Qual é a importância de se adequar à secretaria digital?

A secretaria escolar digital possibilita uma transformação completa no seu fluxo operacional, especialmente no dia a dia do seu administrativo.

Com uma solução de base completa e automação de processos, é possível reduzir as atividades manuais, dedicando seu tempo às questões estratégicas da IES.

Alguns itens se destacam quando falamos da sua importância. Confira:

1. Regularidade administrativa: garante conformidade com novas regulamentações, proporcionando respostas rápidas a dúvidas administrativas.
2. Rastreabilidade dos arquivos: facilita buscas rápidas e categorização eficiente dos documentos no Acervo Acadêmico Digital.
3. Redução do uso de papel: promove a sustentabilidade e  diminuição de custos ao adotar práticas paperless.
4. Maior eficiência: agiliza processos e permite acesso direto a serviços como comprovação de matrícula online.
5. Armazenamento em nuvem: oferece armazenamento seguro online, melhorando acesso e compartilhamento de informações.
6. Otimização do tempo: reduz o tempo em tarefas administrativas, com acesso e edição colaborativa de documentos em tempo real.
7. Gestão acadêmica integrada: centraliza informações e integra processos da gestão acadêmica, economizando tempo e recursos.
8. Decisões baseadas em dados: facilita o planejamento estratégico através de análises de dados para decisões informadas.
9. Credibilidade para a instituição: melhora o atendimento ao cliente e a gestão administrativa e financeira através de soluções digitais eficientes.

Quais são as exigências da Portaria 315 do MEC?

Em relação à Portaria do MEC, é preciso entender que essa transformação não se trata apenas de colocar os documentos no ambiente digital. É necessário assegurar sua integridade e segurança, promovendo confiabilidade no sistema.

Para tanto, utilizar um sistema GED pode possibilitar a organização do Acervo Acadêmico Digital.

Entre suas atribuições, previstas pelo MEC, o sistema, que pode ser uma plataforma de secretaria digital, deve ter:

I – capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;

II – forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;

III – método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; e

IV – utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Outra exigência prevista pela Portaria é a implementação de um comitê gestor. Uma equipe destinada a “elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico”, prevê o MEC.

Além disso, a IES deve indicar um representante legal para responder civil e criminalmente pelo Acervo Acadêmico Digital.

Penalidades para as instituições que não se adequarem à SED

De acordo com a Portaria 315, a SERES (Secretaria de Regulação e Supervisão da Educação Superior) é a responsável pela supervisão da adequação aos novos termos.

Há uma série de procedimentos por trás da supervisão, em geral conferindo tempo para que a IES se adeque conforme orientado pelo órgão.

No entanto, em caso de não cumprimento das providências determinadas, a Portaria designa uma série de multas administrativas.

Elas estão relacionadas às penalidades do Decreto no 9235/2017 e são:

• desativação de cursos e habilitações;
• intervenção;
• suspensão temporária de atribuições da autonomia;
• descredenciamento;
• redução de vagas autorizadas;
• suspensão temporária de ingresso de novos estudantes; ou
• suspensão temporária de oferta de cursos.

Dúvidas frequentes sobre a secretaria digital

Os documentos físicos devem ser eliminados após aderir à secretaria digital?

Os documentos recém-digitalizados não devem ser eliminados, mas poderão dentro de algum tempo. Para saber quanto tempo, confira os prazos definidos na tabela de temporalidade documental.

Portanto, mesmo depois de digitalizados, os documentos devem permanecer armazenados nas condições adequadas. A instrução serve para assegurar sua integridade física, garantindo que não haja brechas ou “esquecimentos”.

Como migrar para a secretaria digital?

Em uma primeira fase, a instituição deve apresentar para o MEC um plano de digitalização de serviços, por meio da criação do comitê gestor do acervo.

Em seguida, deve implementar sistemas digitais para os processos de secretaria, e então converter toda a papelada do acervo em arquivos eletrônicos.

Como acessar a secretaria escolar digital?

É uma plataforma que pode ser acessada por qualquer pessoa para acompanhar a vida escolar. Para isso, é preciso ter um nome de usuário (o RA ou Registro do Aluno) e uma senha inicial.

Como fazer transferência de aluno na secretaria digital?

O responsável pela IES pode realizar a transferência do aluno seguindo os seguintes passos:

• Acessar a Secretaria Escolar Digital com o login e senha do responsável;
• Depois, dentro do menu lateral (vale lembrar que estamos considerando o layout da SED de SP, outras plataformas de diferentes estados podem apresentar mudanças), você vai clicar em “Gestão Escolar”;
• Em seguida, clique em “Inscrição de Deslocamento/Transferência Online”;
• Confirme os dados do responsável;
• Na próxima página, é preciso encontrar o aluno que será transferido na lista que vai aparecer;
• Depois, clique em “+” na coluna “Adicionar Inscrição”;
• Na nova tela, você vai conferir os dados do aluno e, um pouco abaixo, poderá inserir as novas informações em “Dados da Nova Inscrição”.

Como lançar notas na secretaria escolar digital?

Para lançar notas, é preciso acessar a plataforma (logado como professor).

Então, acesse a opção “Diário de Classe” no menu lateral, depois clique em “Avaliações” e então em “Lançamento das Avaliações”.

Primeiro, é necessário registrar uma nova avaliação na disciplina correta, que deve ser feita clicando em “Cadastrar” na linha correspondente.

Após detalhar a avaliação, é preciso clicar em “Lançar notas”.

Automaticamente, o sistema encaminha o usuário para a lista de alunos daquela disciplina. Neste caso, basta inserir as notas um por um e salvar!

Como fazer a rematrícula na secretaria digital?

Para realizar a rematrícula, acesse a plataforma dentro da data especificada. Lembrando que é função do responsável do aluno fazer esse processo.

Depois, basta acessar a opção “Gestão Escolar” no menu lateral e clicar em “Rematrícula”.

Em alguns casos, será necessário atualizar algumas informações, inclusive com possibilidade de anexar o comprovante de endereço.

Como acessar histórico escolar na secretaria digital?

Uma vez dentro do SED, é possível acessar o histórico escolar de um aluno.

Para isso, basta encontrar a opção de “Histórico Escolar” (na página inicial da plataforma).

O site vai pedir algumas informações, como o RA, data de nascimento e o código da imagem que previne a ação de robôs.

Caso o histórico não esteja disponível, entre em contato com a IES para requisitar a digitalização de dados.

Como acessar o perfil do responsável na SED?

Responsáveis podem acessar a plataforma para acompanhar o calendário escolar, notificações e desempenho dos alunos. É a própria unidade de ensino quem cadastra usuários responsáveis, por meio do Agente de Organização Escolar ou GOE.

O acesso se dá com o número do RG + dígito do RG + UF do RG (por exemplo: rg123456789sp).

Tecnologias TOTVS para instituições de ensino

Todos os dias, a TOTVS inova para levar tecnologia de ponta para seus clientes. A maior empresa de tecnologia do Brasil oferece soluções completas de tecnologia para instituições de ensino, tanto para a educação básica como para educação superior e continuada.

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Assim, a tecnologia toma conta de todo resto, bem como pode ser complementada por soluções adicionais, como o app Meu eduCONNECT.

Além disso, as soluções do TOTVS Educacional são totalmente integradas e personalizáveis, o que facilita ainda mais o dia a dia das instituições de ensino.

O melhor? Você pode ainda aproveitar produtos como o TOTVS Assinatura Eletrônica para agilizar ainda mais as rotinas administrativas.

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Conclusão

A modernização da rotina administrativa das instituições de ensino não é apenas uma necessidade, mas uma ação que garante a sobrevivência do seu negócio.

Assim como os consumidores mudam seus comportamentos, os alunos também buscam algo novo nas instituições de ensino.

Por anos, o ambiente acadêmico sofreu pela alta burocracia de cada processo, que, na maior parte dos casos, era sinônimo de demora.

Está na hora dessa página virar, não acha?

A adoção da SED é o que configura a base para a transformação digital.

Uma revolução que configura um verdadeiro diferencial competitivo para sua IES, bem como um ganho em produtividade que melhora seus resultados e impacta positivamente na experiência dos alunos.

E, então, que tal começar essa mudança agora mesmo?