Secretaria Digital: Guia completo sobre a Portaria 315 do MEC

A secretaria digital é um avanço das instituições de ensino em direção a um futuro moderno, integrado e sem tantas limitações como antes. Sua adoção, no entanto, pode ser um desafio. Você sabe o que é, porque é obrigatória e como implementar a secretaria escolar digital? A adoção de uma tecnologia que possibilite a secretaria …

Equipe TOTVS | 20 janeiro, 2021

A secretaria digital é um avanço das instituições de ensino em direção a um futuro moderno, integrado e sem tantas limitações como antes. Sua adoção, no entanto, pode ser um desafio.

Você sabe o que é, porque é obrigatória e como implementar a secretaria escolar digital?

A adoção de uma tecnologia que possibilite a secretaria escolar digital na IES já é uma realidade no Brasil.

Afinal, em instituições de ensino, prezar pela  flexibilidade e segurança na gestão de documentos, bem como na organização de diversos processos da secretaria acadêmica é fundamental.

A iniciativa pública viu nesse cenário uma chance de incentivar a modernização do setor. Agora, resta às empresas mergulharem no assunto para não perderem os prazos descritos em lei.

E então, que tal aprender mais sobre a secretaria digital e todos os detalhes sobre o assunto, garantindo que sua IES se adeque corretamente? É só seguir a leitura!

O que é a secretaria escolar digital?

A secretaria digital é um sistema que permite que a instituição de ensino administre todo seu acervo acadêmico.

É uma plataforma que serve como ferramenta para gestão de protocolos, certificados, documentos financeiros, matrículas, notas, mapas de presença, entre outros.

Ou seja, tudo  que engloba o universo administrativo acadêmico e que, a partir de agora, deve estar digitalizado.

A ideia é tornar essa gestão uma iniciativa paperless, ou seja, sem consumo de papel para a impressão.

A secretaria digital serve como uma plataforma de integração dos vários setores da instituição, facilitando o acesso, edição, upload e download de documentos.

No entanto, é importante entender que não se trata de uma solução unifacetada. 

Pelo contrário, a secretaria escolar digital deve servir alunos, docentes e colaboradores da instituição.

Com controle de níveis de acesso (limitando o poder de visualização e edição dos documentos) é possível construir um ecossistema  acadêmico colaborativo.

A secretaria digital encurta caminhos e otimiza as operações dentro de uma instituição de ensino, tornando as relações mais diretas e autônomas.

Dependendo da solução adotada, você ainda pode obter relatórios diversos da secretaria digital.

Dessa forma, também ter em mãos insumos valiosos acerca do desempenho de alguns setores (como o financeiro, com o controle de mensalidades, por exemplo).

Como surgiu a secretaria digital?

A secretaria escolar digital é uma solução necessária para que as instituições de ensino se adequem à Portaria 315/18 do MEC.

A portaria exige que as universidades e demais instituições de ensino superior digitalizem todos os seus documentos físicos.

Trata-se do Acervo Acadêmico Digital.

Originalmente, o prazo para implementação era de 24 meses a partir da publicação da portaria (em abril de 2018).

No entanto, a Portaria 332 do MEC, publicada em 2020, estendeu esse prazo para 48 meses.

A mudança no texto ocorreu apenas no artigo 45, que dizia respeito ao prazo de implementação do Acervo Acadêmico Digital.

Para gerenciar esse acervo, com o objetivo de garantir durabilidade, integridade, confiabilidade e autenticidade, o artigo 49 propõe a utilização de um sistema.

Pode ser tanto o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), como um sistema de secretaria digital, que integre as soluções e facilite a gestão.

De forma geral, a secretaria escolar digital é a plataforma pela qual se digitaliza, armazena e gerencia todo Acervo Acadêmico Digital.

Nela é possível organizar os documentos, bem como gerir novos, além de configurar seu armazenamento pelo tempo necessário.

A implementação dos processos requeridos para criar a secretaria escolar digital é uma exigência do Ministério da Educação.

É uma mudança capaz de transformar o dia a dia das instituições de nível superior abrangidas pelo Sistema Federal de Ensino.

Quais instituições de ensino devem aderir a secretaria digital?

De acordo com a Portaria 315, a adoção da secretaria digital cabe à todas “as instituições de educação superior integrantes do sistema federal de ensino e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância”.

Quais são as principais exigências da Portaria 315?

Em relação à Portaria do MEC, é preciso entender que essa transformação não se trata apenas de colocar os documentos no ambiente digital. É necessário assegurar sua integridade e segurança, promovendo confiabilidade no sistema.

Para tanto, utilizar um sistema GED pode possibilitar a organização do Acervo Acadêmico Digital.

Entre suas atribuições, previstas pelo MEC, o sistema, que pode ser uma plataforma de secretaria digital, deve ter:

“I – capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;

II – forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;

III – método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; e

IV – utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.”

Outra exigência que a Portaria prevê é a implementação de um comitê gestor.

Essa equipe será destinada a “elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico”, prevê o MEC.

Além disso, a IES deve indicar um representante legal para responder civil e criminalmente pelo Acervo Acadêmico Digital.

Qual objetivo da secretaria escolar digital?

Uma das diretrizes por trás da secretaria digital é justamente  aproximar a IES da modernização.

Sua adoção trata-se de um passo definitivo em direção à Transformação Digital no segmento Educacional.

Inclusive, as 4 iniciativas para modernização do Ensino citadas em matéria da Forbes, são relacionáveis com a adoção de uma solução de secretaria escolar digital.

  • Eliminar o papel;
  • Automatizar operações;
  • Adotar soluções mobile;
  • Migrar para o cloud computing.

Muito embora aponte para esses pilares, a transformação via secretaria digital pode ser ainda maior dentro da IES. Confira como:

Praticidade

A secretaria acadêmica digital vai facilitar as operações do dia a dia, simplificando processos como requisições de documentos, assinaturas e tantos outros.

Trata-se de uma solução capaz de tornar o fluxo operacional muito mais simples, documentado e controlável — em especial no setor administrativo.

Redução de fraudes

A ideia de digitalizar todo acervo acadêmico de uma instituição de ensino é também uma resposta ao número de fraudes no ensino superior.

Afinal, a digitalização não se trata apenas da transferência dos arquivos para o banco de dados. É preciso garantir sua confidencialidade e autenticidade, de forma que seja até mesmo válido em meio jurídico.

E claro, a secretaria digital é um sistema acadêmico completo. Assim, você tem acesso a cada um que visualizou ou editou um arquivo, bem como o histórico de edições.

Dessa forma, é possível rastrear qualquer atividade suspeita, bem como agir em tempo real para evitar prejuízos.

Padronização

O sistema de secretaria digital possibilita que as IES se dediquem a um processo antes muito complexo: a padronização da documentação.

É possível criar um sistema padronizado de armazenamento, que facilite tanto o ato do upload de um novo documento, como a pesquisa por ele.

Isso vai além do layout, falamos de nomes e códigos que podem ser utilizados para categorizar cada tipo de dado.

Diminuição de perdas

Os problemas que existem na gestão de um acervo físico não são mistério para ninguém.

Gerenciar documentos, salas de arquivos e toda infraestrutura relacionada é complexo. Exige recursos e, principalmente, um zelo enorme para evitar perdas.

Seja por extravio ou por ação do tempo, como umidade ou mesmo mazelas como cupins e traças, é difícil manter a integridade das informações. Em médio e longo prazo, isso pode ser um enorme problema.

No entanto, com a secretaria escolar digital, você abre um leque de possibilidades enormes para sua gestão. Segurança é a palavra-chave.

Com controle dos arquivos digitalizados e dos nativamente digitais (e um extra, que é o armazenamento na nuvem), você não precisa se preocupar com perdas.

A integridade é 100% mantida!

Qual é a importância de se adequar a secretaria digital?

A secretaria escolar digital possibilita uma transformação completa no seu fluxo operacional, especialmente no dia a dia do seu administrativo.

Com uma solução de base completa e automação de processos, é possível reduzir as atividades manuais, dedicando seu time às questões estratégicas da IES.

Alguns outros itens se destacam quando falamos da importância da secretaria digital, veja:

tendencias educacionais

Regularidade administrativa

A secretaria digital é uma solução obrigatória para as IES hoje em dia. Não há como fugir.

No entanto, não encare essa obrigação como uma pena. Na verdade, é uma forma de elevar o patamar do mercado educacional, implementando a inovação justamente em seu core.

E claro, a adoção da plataforma também alinha sua instituição aos preceitos da nova Portaria, regularizando sua atuação.

Com uma gestão educacional digital dos documentos, você tem acesso às respostas para qualquer dúvida administrativa em apenas alguns cliques!

Rastreabilidade dos arquivos

Nada de passar horas a fio buscando uma folha na sala de arquivos!

Com a secretaria digital, toda busca leva segundos — no máximo alguns minutos. Isso é possível, pois a ferramenta permite categorizar cada documento, seguindo o padrão da sua IES.

Assim, você alinha as expectativas e torna todo fluxo de acessos e consultas no Acervo Acadêmico Digital mais simples e direto.

Redução do uso de papel

Um dos principais benefícios da secretaria digital é a quase extinção do uso de papel.

Em uma cultura paperless, sua instituição de ensino se destaca pela sustentabilidade e, melhor de tudo, se posiciona como exemplo para o mercado.

Porém, claro, não há como esquecer a redução de custos.

Seja na compra do insumo, como no armazenamento e manutenção do acervo físico, você acaba poupando bastante dinheiro.

Maior eficiência

Cada consulta,  requisição e emissão está a distância de um ou dois cliques. Soa bem essa realidade?

É algo que a secretaria escolar digital possibilita, através de tecnologia que encurta os caminhos e torna as interações bem mais diretas.

Ou seja, não é necessário todo um procedimento para atendimento presencial no caso de uma simples requisição – como, por exemplo, o comprovante de matrícula.

Basta acessar a secretaria digital acadêmica e pedir.

O mesmo para emissão de diplomas, que podem ser feitos via recurso da plataforma — com total validade jurídica.

Quais são as penalidades para as instituições que não se adequarem à secretaria escolar digital?

De acordo com a Portaria 315,  a SERES (Secretaria de Regulação e Supervisão da Educação Superior) é a responsável pela supervisão da adequação aos novos termos.

Há uma série de procedimentos por trás da supervisão, em geral conferindo tempo para que a IES se adeque conforme orientado pelo órgão.

No entanto, em caso de não cumprimento das providências determinadas, a Portaria designa uma série de multas administrativas.

Elas estão relacionadas às penalidades do Decreto no 9235/2017. Sendo:

  1. a) Desativação de cursos e habilitações;
  2. b) Intervenção;
  3. c) Suspensão temporária de atribuições da autonomia;
  4. d) Descredenciamento;
  5. e) Redução de vagas autorizadas;
  6. f) Suspensão temporária de ingresso de novos estudantes; ou
  7. g) Suspensão temporária de oferta de cursos.

Os documentos físicos devem ser eliminados após aderir a secretaria digital?

Os documentos recém-digitalizados não devem ser eliminados, mas poderão dentro de algum tempo.

Como saber quanto meses ou anos? É preciso conferir o prazo definido na tabela de temporalidade documental.

Portanto, mesmo depois de digitalizados, os documentos devem permanecer armazenados nas condições adequadas.

A instrução serve para assegurar a integridade física do documento, garantindo que não haja brechas ou “esquecimentos”.

Como fazer a mudança para a secretaria digital?

Em uma primeira fase, a instituição deve apresentar para o MEC um plano de digitalização de serviços, por meio da criação do comitê gestor do acervo.

Em seguida, deve implementar sistemas digitais para os processos de secretaria, e então converter toda a papelada do acervo em arquivos eletrônicos.

Qual a importância de usar uma tecnologia específica durante o processo de mudança?

A área acadêmica e educacional é repleta de particularidades. Não basta apenas migrar documentos e processos físicos para digitais.

É necessário se capacitar para entrar em conformidade com a nova portaria. 

Por isso, o uso de uma tecnologia específica é o mais adequado.

Um sistema criado para realizar essa transição vai garantir a adequação correta às legislações.

Ou seja, uma garantia de modernização de processos, mas sem bagunçá-los.

Vantagens de implementar a secretaria digital com tecnologia própria para setor educacional

Uma das principais vantagens do sistema da secretaria digital escolar é diminuir o custo de armazenagem e guarda do acervo.

O espaço pode ser otimizado para a abertura de novas salas de aula ou laboratórios, e a força de trabalho, deslocada para outras atividades, como a captação de alunos, por exemplo.

Para aproveitar todas essas vantagens, porém, sua instituição de ensino precisa de uma solução tecnológica ágil, robusta e de fácil instalação.

Confira os benefícios da solução.

Melhor relacionamento com os alunos

Chega de filas no atendimento. Com a adaptação para o mundo digital, todos os processos poderão ser solicitados on-line pelos alunos utilizando as funcionalidades do TOTVS Educacional, até mesmo pelo smartphone.

Os documentos serão emitidos ou enviados em formato digital com rapidez e sem filas.

Com isso, sua instituição dá um salto de qualidade no atendimento aos estudantes.

Mais segurança

Ao implementar um sistema especializado em secretaria digital, é possível ter controle e rastreamento de acessos, versionamento e controle de alterações nos documentos, permitindo guardar suas diferentes versões.

Isso torna todos os processos mais transparentes e mais fáceis de auditar.

Mais fidelidade

Ao implementar a solução de atendimento digital, você conta com um sistema preparado para utilizar os principais métodos de assinatura digital do mercado: Certificado Digital Corporativo ou ICP/Brasil.

Isso será fundamental para garantir a legalidade e a autenticidade dos documentos digitais gerados pela sua instituição.

Nova call to action

Conclusão

A modernização da rotina administrativa das instituições de ensino não é apenas uma necessidade, mas uma ação que garante a sobrevivência do seu negócio.

Assim como os consumidores mudam seus comportamentos, os alunos também buscam algo novo nas IES.

Por anos, o ambiente acadêmico sofreu pela alta burocracia de cada processo, que na maior parte dos casos era sinônimo de demora.

Está na hora dessa página virar, não acha?

A adoção da secretaria escolar digital é o que configura a base para uma verdadeira Transformação Digital na sua instituição de ensino.

Uma revolução que configura um verdadeiro diferencial competitivo para sua IES, bem como um ganho em produtividade que melhora seus resultados e impacta positivamente na experiência dos alunos.

E então, que tal começar essa mudança agora mesmo?

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Comentários deste post

  1. Henrique Calandra Jugdar diz:

    O WallJobs é um agente integrador 100% digital com mais de 200 grandes empresas como clientes, gostariamos de integrar os nossos serviços com a parte de educação de vocês. abraços

  2. Alan Amorim diz:

    Olá, Henrique. Já passei a sua mensagem para o nosso time entrar em contato. Qualquer coisa, pode me acionar por aqui ou pelo https://www.totvs.com/contato/ Vamos trabalhar juntos :)

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