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O que é backoffice e qual sua importância nos negócios?

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 10 abril, 2020

A ideia do backoffice se refere à retaguarda administrativa/financeira, responsável por resolver problemas rotineiros nas empresas. Ainda que esse setor não tenha contato direto com o cliente, seus procedimentos são essenciais para os processos internos, que refletem diretamente no lucro e satisfação do consumidor.

Todo e qualquer departamento que ofereça suporte a outras áreas dentro das empresas, independentemente do segmento, estão inseridas neste conceito. Isso inclui backoffice financeiro, comercial, RH, TI, contabilidade, e outras. Se você quer saber mais sobre o assunto, continue a leitura e descubra as vantagens e benefícios!

Como o backoffice funciona?

O setor de backoffice é importante dentro de qualquer organização que preste serviços ou venda produtos. Como o objetivo é dar apoio às atividades principais da empresa, os processos e colaboradores não são necessariamente vistos pelo cliente final, mas exercem papel importante na entrega.

Ao analisar as etapas operacionais de um negócio tradicional, existe a interação com o cliente, pedido de mercadoria, consulta ao estoque, planejamento de entrega, pagamento, retenção e fidelização do consumidor.

Se há, porém, um gargalo nesse processo, como um produto com defeito ou atraso na entrega, um prejuízo já pode ser calculado, com a insatisfação do cliente tendo grande peso no valor que a organização tem perante o público e o mercado. É pensando nisso que o gestor deve evitar correr esse risco, fortalecendo as rotinas administrativas/financeiras.

A importância do backoffice nas empresas

Ao contar com rotinas bem estabelecidas e padronizadas, é muito mais fácil reconhecer quando qualquer etapa sai do ritmo esperado. Em processos administrativos, no entanto, é importante lembrar que um erro isolado pode acarretar em uma bola de neve, impactando negativamente todas as outras fases de um ciclo produtivo.

Ao contar com um controle dos processos administrativos, o time responsável pelo backoffice comercial identifica gaps, agem antes de eles tomarem proporções maiores e, muitas vezes, resolvem o problema antes que ele aconteça.

Isso é possibilitado com análises geradas a partir de dados, que podem ser colhidos por meio de sistemas de gestão (ERP) e ferramentas tecnológicas (big data).

Vejamos exemplos em alguns segmentos e vantagens do backoffice a seguir:

  • No e-commerce: quando o comprador escolhe um produto, uma série de processos precisam ter início e começar seu “fluxo” dentro da empresa. Se o item estiver esgotado, por exemplo, será possível identificar a falta do produto antes mesmo do cliente seguir com a compra evitando que haja cancelamento e devolução além da insatisfação do comprador.;
  • Na indústria: a automação proporcionada com a ajuda do backoffice tem atuação direta sobre equipamentos e máquinas, além de proporcionar uma gestão escalável que atenda as mais diversas necessidades operacionais de uma fábrica,
  • No varejo: o backoffice de vendas organiza demandas dos colaboradores que lidam diretamente com os clientes, para solucionar problemas de faturamento e cobrança, atuando diretamente com todo o suporte administrativo que a área comercial necessita.

Existem ainda muitas aplicações para empresas de diferentes portes e segmentos, no qual um backoffice completo e robusto só traz ganhos para a operação.

Por isso é tão importante contar com uma estrutura não somente organizada, mas também automatizada, com o auxílio da tecnologia que possibilite alternativas para manter o fluxo de vendas a todo vapor.

Benefícios da automatização do backoffice

Além de ajudar na otimização de processos básicos para o bom funcionamento de um negócio e facilitar a integração da atuação dos demais setores, automatizar o backoffice é essencial para construir um bom relacionamento entre empresa e consumidor.

Falhas e gargalos dificilmente serão eliminados por completo, independentemente do tamanho da organização ou seu ramo de atuação. Automatizar o backoffice, no entanto, ajuda a reduzir drasticamente os erros, não permitindo que eles se estendam até o cliente que adquire produtos e serviços.

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Redução e controle dos custos

As atividades de retaguarda administrativa geram custos diretos e indiretos à empresa, e automatizar essas tarefas podem diminuir consideravelmente as despesas. Com trabalhos manuais diminuídos, torna-se muito mais fácil instaurar um processo seguro e mapeado, com menos erros e desperdícios.

Com tarefas repetitivas automatizadas, colaboradores podem participar de processos que exigem maior poder de decisão e estratégia, além de dispensar o gasto com treinamentos. O controle de custos também pode ser acompanhado pelo gestor por meio de dashboards que oferecem uma visão mais clara e indicadores dos setores.

Otimização e fluidez de processos

Tarefas comuns do setor administrativo/financeiro, como gestão de documentos, emissão de notas fiscais, pedidos de vendas e ordens de serviços, por exemplo, demandam atenção e cuidado extra, uma vez que muitas delas possuem valor jurídico.

Com a automatização, há uma simplificação dos processos burocráticos, com o envio de documentos sendo feito sem interferências, de acordo com as exigências das políticas internas da organização e conforme as regras da legislação. Sem contar a diminuição de papel, que evita a duplicação de informações.

Indicadores e análises mais ricas

Uma empresa gera grande quantidade de dados diariamente, que devem ser registrados e organizados, possibilitando análises que ajudam a compreender os resultados em relação às metas estabelecidas e que indiquem pontos que necessitam de melhorias e maiores investimentos.

Metodologias automatizadas também garantem a segurança e integridade dos dados, que estão disponíveis para o acesso apenas de colaboradores e gestores autorizados. Informações sobre nível de estoque, resultados de vendedores, produtividade e rastreamento de vendas se tornam possíveis com a automatização.

Backoffice na integração de setores

Na era da transformação digital, os canais de interação, como as redes sociais e a alta conectividade do público, podem confundir os limites do que é backoffice e front office. Isso acontece principalmente porque setores das empresas que ficavam ocultas, agora têm voz e troca direta com os consumidores, como setores jurídicos e de marketing.

A tecnologia tem alternativas que proporcionam integração, com padronização e autonomia. Apps, lojas virtuais, sistemas de logística, gestão de contratos e de manutenção, por exemplo — todos esses pontos são integrados facilmente pelo ERP.

O quarteto de módulos principais do software auxilia na distribuição centralizada das tarefas e rotinas de cada núcleo da organização. São eles: faturamento, financeiro, compras e estoque.

Com uma visão em 360º da empresa, os gestores estarão capacitados e embasados nas tomadas de decisão, que devem atender ao coletivo e pensar no bem-estar do negócio em primeiro lugar, em relação a produção, popularidade, lucratividade e bem estar dos colaboradores.

Traga as melhores práticas para sua empresa

Procurar uma coerência e união no objetivo das áreas que compõem o backoffice é essencial para garantir um discurso afinado e alinhado com a missão e valores da empresa, estabelecendo diálogo entre marca e clientes.

E aí, gostou do conteúdo? Agora que você entendeu a importância do backoffice nos negócios, pode se aprofundar um pouco mais no tema e conferir nosso outro artigo.

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