O que é matrícula escolar online, importância e benefícios!

Equipe TOTVS | 08 agosto, 2022

A matrícula escolar online ou digital é uma maneira simples, 100% virtual e mais conveniente de registrar um aluno em uma instituição de ensino.

Para os alunos ou pais e responsáveis, trata-se de uma medida que facilita o burocrático processo de matrícula, tornando-o remoto e possibilitando que seja realizado onde e quando a pessoa quiser.

Já para as instituições de ensino (IEs), é uma forma de reduzir custos, oferecer maior comodidade ao seu público-alvo e maximizar seus esforços de captação de alunos.

Na verdade, aderir à matrícula digital não é apenas um aceno em direção ao futuro, mas uma estratégia eficiente para aumentar o número de alunos de uma IE.

Que tal entender mais sobre essa ação, como ela pode trazer benefícios à sua escola, faculdade ou IE em geral e como fazer matrícula escolar online? É só seguir a leitura, continue conosco!

O que é e como funciona a matrícula escolar online?

A matrícula escolar online é um processo em que os interessados se inscrevem na IE e enviam a documentação necessária pela internet.

Geralmente, as escolas oferecem a opção de matrícula presencial ou online, mas esta última costuma ser mais rápida e prática.

Além disso, é uma ótima alternativa para quem mora longe da instituição ou tem dificuldades de locomoção.

Para os alunos, pais ou responsáveis, a opção de realizar a matrícula escolar online é uma opção de conveniência muito bem-vinda.

Porém, é preciso ter atenção, já que todos os documentos exigidos devem ser enviados no ato da inscrição.

Já para as instituições de ensino, oferecer essa possibilidade depende de um bom sistema de gestão escolar, que possibilite a criação de uma página de matrícula virtual (ou que vincule-se à mesma, coletando todos os dados registrados).

De qualquer maneira, é necessário que a instituição invista em uma tecnologia capaz de tornar o processo virtual, simplificando tanto o registro do aluno quanto a aprovação dos documentos, o seu registro nas turmas e o pagamento da taxa.

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Quais são as vantagens da matrícula escolar online?

E, afinal, por que sua instituição de ensino deveria investir em tecnologias que habilitam a matrícula escolar online? Motivos não faltam. Que tal entender mais? Separamos alguns a seguir, confira agora:

Mais segurança e comodidade

A segurança dos dados é um tema em alta em todo mercado, e o mesmo se aplica ao setor da educação.

Tanto que as IEs, de acordo com a lei, devem investir na modernização de seus processos, criando uma Secretaria Digital.

Entre outras razões, o objetivo é assegurar que todas as informações da instituição e de seus alunos estejam protegidas na nuvem.

E, como você sabe, o papel não é eterno — e ocupa muito espaço.

Com a matrícula escolar online, a instituição dá um passo definitivo em direção a uma gestão de documentos moderna e eficiente, garantindo que todos os contratos estejam a salvo na nuvem.

O melhor de tudo? Com os sistemas corretos, é possível assegurar total proteção em níveis de acesso, garantindo que os documentos sejam visualizados (ou editados) apenas por pessoal competente.

Menos burocracia

O processo de aceitação de uma matrícula efetuada presencialmente costuma ser burocrático.

Afinal, há uma fila de pessoas que precisam ser atendidas, processos manuais que necessitam da dedicação de funcionários e, claro, toda a atenção devida.

Com a matrícula escolar online, as IE flexibilizam o registro dos alunos e o envio dos documentos, de modo que o processo se torne mais cômodo para os envolvidos.

Economia para a escola

Para a escola, com a parte burocrática fora da equação, sobraria tempo para que o time pudesse focar em atividades mais estratégicas ou mesmo agilizar o processo de aprovação das matrículas.

Ou seja, falamos de uma maior produtividade, que geraria uma economia de custos para a instituição.

Processos mais ágeis

Outro ponto é que a tecnologia agiliza os processos em geral, não apenas na matrícula escolar online, mas em toda a administração do negócio.

Com o auxílio de um sistema escolar, a instituição se garante mesmo em períodos de maior demanda (como no início e meio do ano).

Além disso, todo processo de encontrar documentos é mais ágil, já que a pesquisa é simplificada.

Caso fosse manual, o mesmo levaria mais tempo de armazenamento, busca, leitura, validação, entre outros.

Comunicação escolar mais estratégica

Com a matrícula virtual, a instituição se aproveita de um processo remoto que pode ser vinculado aos apps de comunicação utilizados.

Ou seja, na mesma interface em que toda comunicação com os alunos, pais e responsáveis, a escola pode avisar sobre a possibilidade de realizar novas ou de renovar as matrículas digitalmente.

É uma maneira de melhor aproveitar os canais virtuais estabelecidos, tornando a troca de mensagens mais estratégica e benéfica para o negócio.

Coleta de dados dos alunos

E já que cada vez mais as instituições dependem de dados para melhor lapidar seus serviços e campanhas de marketing, a matrícula auxilia nesse ponto.

Afinal, proporciona acesso fácil da IE a uma série de dados importantes sobre os alunos, pais ou responsáveis, possibilitando uma melhor tomada de decisão.

Além disso, trata-se de uma garantia de que todos os dados necessários sejam coletados, de modo que nenhuma ficha acadêmica fique incompleta.

Maior fidelização dos estudantes

Ao facilitar o processo de matrícula, a instituição garante um maior nível de fidelização dos estudantes.

Afinal, o processo de matrícula é muito antecipado pelos alunos, pais ou responsáveis.

Ao digitalizar o mesmo, a instituição assegura que os alunos sejam matriculados dentro do prazo, de forma que assegure sua continuidade na sua jornada acadêmica.

Fortalecimento da imagem da instituição

Ao digitalizar os processos da sua instituição, você reforça sua imagem como um negócio moderno, ágil e conectado.

Assim, em vez de perder uma manhã ou tarde se deslocando até um local específico, a pessoa pode realizar a matrícula quando e como quiser — até mesmo via dispositivo móvel, desde que possua todos os documentos digitalizados.

É algo que contribui para a construção de uma marca forte, transformadora e preocupada com a comodidade de alunos, pais e responsáveis.

Integração a outras ferramentas

Outro ponto que vale a pena mencionar é que com a matrícula escolar online, sua IE pode integrar ferramentas digitais, centralizar dados e agilizar ainda mais a rotina acadêmica e administrativa.

Cuidado com o meio ambiente

Por fim, ao digitalizar seus processos internos, a instituição passa a reduzir sua dependência do papel.

Assim, a IE contribui para a preservação do meio ambiente e passa a digitalizar documentos e contratos — e claro, mitiga a necessidade de armazenar as cópias físicas.

Um panorama sobre o uso da tecnologia nas instituições de ensino

A tecnologia está se tornando cada vez mais prevalente nas instituições de ensino, auxiliando tanto no aspecto prático do serviço prestado (melhorando a aplicação de metodologias de ensino), bem como no backoffice do negócio.

Hoje, os alunos são capazes de acessar o conteúdo em todos os lugares, desde as salas de aula até em casa. Assim, torna o aprendizado mais eficiente, dinâmico e interativo.

Por exemplo, os professores podem usar a tecnologia para criar aulas interativas e personalizadas, além de acessar recursos online que possam complementar o material didático.

Também é possível fornecer feedback instantâneo aos alunos por meio de apps de aprendizagem, o que pode ajudar no processo de ensino.

Com todas essas vantagens, fica claro que a tecnologia está redefinindo o ensino e trazendo novas oportunidades tanto para estudantes como para educadores.

Já no aspecto administrativo, a tecnologia mudou a forma como as IEs são organizadas e operadas.

Quer um exemplo? Hoje, muitas escolas utilizam plataformas de aprendizado online para gerenciar dados e acompanhar o progresso dos alunos.

Assim, é possível monitorar indicadores como comparecimento, notas, inadimplência escolar e até mesmo o nível de evasão estudantil.

São informações importantes para melhorar a qualidade da do ensino e também da administração do negócio.

Como implementar a matrícula online na sua escola?

Se você está procurando uma maneira de simplificar o processo de captação de alunos, a matrícula escolar online pode ser a solução ideal.

Mas como implementá-la? Bom, o primeiro passo é contar com um sistema de gestão com recursos de captação de estudantes, controle do processo seletivo, assinatura digital e experiência do aluno.

O objetivo é utilizar a tecnologia a favor do seu negócio, de modo que o processo de registro se torne tão simples quanto qualquer outra inscrição feita virtualmente.

Além disso, a matrícula online permite que os pais e responsáveis acompanhem o progresso dos filhos na escola, bem como recebam atualizações sobre eventos e outras informações importantes.

Quais funcionalidades um sistema de matrícula escolar online deve ter?

Em geral, um sistema de matrícula escolar online permite a realização de várias tarefas, como:

  • Coleta e armazenamento de dados dos alunos;
  • Armazenamento, integração e segurança dos documentos;
  • Comunicação automática de confirmação ou recusa no processo seletivo da instituição;
  • Emissão de guias de matrícula, renovação, bem como de guias de pagamento de mensalidades;
  • Notificação aos pais ou responsáveis sobre a necessidade de sanar dúvidas ou problemas presencialmente na secretaria.

O sistema deve ser capaz de sanar dores como essas, aproximando a IE das famílias e tornando a comunicação mais ágil, bem como a resolução de problemas mais eficiente.

Outro tipo de recurso interessante é a alocação de salas. Caso uma turma possua mais alunos que outra (o que é comum no ensino superior), o próprio software decide quais turmas ocuparão os espaços mais adequados.

Além disso, o software determina níveis de prioridade por curso, baseado nos critérios estabelecidos pela administração.

Assim, todo processo de organização de salas se torna mais fluido e dinâmico, sem gerar dores de cabeça para os educadores.

E, claro, não há como esquecer a automatização dos processos de secretaria.

Assim, funções de matrícula e rematrícula, bem como várias atividades financeiras (como a cobrança de alunos inadimplentes) é automatizada.

Dessa maneira, o próprio sistema se encarrega de mapear as necessidades e agir em cima delas, reportando aos responsáveis — que aí sim podem decidir agir “manualmente”, se necessário.

Porém, saiba que sua IE pode contar não apenas com um sistema de matrícula, mas um verdadeiro software educacional.

Desse modo, muito além de modernizar os processos relativos ao registro de alunos, será possível realizar tarefas como:

  • Emissão de boletins;
  • Lançamento de notas;
  • Controle de fluxo de caixa;
  • Emissão de boletos bancários;
  • Controle de frequência dos alunos;
  • Acompanhamento de desempenho do aluno;
  • Acompanhamento de desempenho do professor com cada turma.

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Conclusão

E você, gostou de aprender mais sobre a importância de oferecer matrícula escolar online e como isso pode transformar sua IE?

No dia a dia de uma escola ou universidade, a integração com a tecnologia é cada vez mais importante para garantir uma gestão eficiente.

Muito além do que se aprende e ensina dentro da sala de aula, é preciso de uma secretaria, administração e condução moderna e integrada dos processos gerenciais.

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