Nos últimos dois anos, a TOTVS tem se preparado ainda mais para atender à demanda dos clientes e estabelecer uma maior transparência no processo de implantação dos softwares. A equipe de Serviços Corporativos implementou o PSA (Project Service Automation) com o objetivo de padronizar os processos, inicialmente, para Unidades Próprias. Futuramente, esse projeto se estenderá para todos os franqueados.
Um dos entregáveis dessa iniciativa é a Central de Projetos, uma nova funcionalidade dentro do atual portal de serviços para clientes da TOTVS. Quer saber como funcionará essa solução? Solange Zanardi, Gerente de Governança de Serviços, explica melhor para você a seguir!
Maior visibilidade do processo de implantação
Ao contratar um projeto de implantação de uma solução TOTVS, a equipe de Serviços inicia o projeto definindo, em conjunto com o cliente, quais serão os entregáveis ou as fases desse processo. Com a nova Central de Projetos TOTVS, você acompanhará o andamento dessas etapas e deverá validar se estão de acordo com o que foi proposto, monitorando de forma online os possíveis riscos e problemas que estão sendo controlados pelo gerente do projeto.
Para ter acesso à Central de Projetos, você precisa tomar uma ação muito simples: basta fazer o cadastro dos usuários da sua empresa que poderão interagir com os projetos e que receberão autonomia para as aprovações de fases, da mesma forma que você faz quando cataloga contatos na Central de Atendimento.
“A ideia é que não sejam todos os usuários do cliente que acompanhem a implantação, mas apenas aqueles pré-autorizados, porque esse contato fará aprovação e, teoricamente, ele pode assinar legalmente que uma fase de um projeto foi entregue”, conta a Gerente de Governança de Serviços.
Central de Projetos: como funciona o portal de serviços TOTVS
A versão inicial da Central de Projetos, que será lançada no dia 1º de julho de 2019, ainda não apresenta todas as funcionalidades que estão programadas para a solução. No entanto, você terá disponíveis as mais importantes para iniciar o percurso de monitoramento da implantação. A Central de Projetos estará disponível para os dois tipos de planos contratados: o Projeto com Escopo ou a modalidade Banco de Horas.
“No escopo fechado, o cliente acompanhará realmente por fases. Já no banco de horas, ele fará a aprovação das atividades que foram prestadas, que normalmente é o próprio cliente quem já define e controla com a pessoa da TOTVS contratada”, explica Solange Zanardi. Conheça melhor os recursos disponíveis na Central de Projetos!
Informações Principais
Ao clicar em Projetos com Escopo ou em Banco de Horas, será apresentada a lista de projetos que você tem em andamento. As informações que aparecerão são:
- ID do projeto na TOTVS;
- nome específico do projeto designado pela sua empresa;
- status do projeto;
- data de término prevista;
- nome do responsável no cliente;
- nome do coordenador responsável na TOTVS.
Para acompanhar mais detalhes de cada um dos projetos que constarão nessa tela, basta clicar no campo do ID que abrirá a próxima página com os campos específicos. Em seguida, você pode tomar ações sobre estes processos: Aprovações; Mensagens e Documentos; e Status Report.
Aprovações
A parte de Aprovações é fundamental para o andamento do seu projeto. É nessa área que você verá quais são as etapas que foram concluídas e precisam de um aceite para que a implantação continue. “Enquanto o cliente não aprovar, não daremos início à fase seguinte. Quando reprovar, ele deverá fazer uma justificativa com todos os pontos de discordância e, antes de começar o próximo estágio, a TOTVS fará uma reunião para alinhamento”, alerta Zanardi.
Mensagens
Nessa área, você poderá enviar mensagens ao responsável pelo seu projeto na TOTVS, adicionando as suas principais dúvidas, os pedidos de documentos e outras solicitações. “Todo esse trâmite de mensageria é recebido pelo coordenador e ele poderá responder, na Central de Projetos, às dúvidas do cliente de uma forma mais ágil”, conta a Gerente de Governança de Serviços.
Com esse recurso, todas as informações sobre o seu projeto ficam formalizadas em um só lugar. A área de Serviços Corporativos da TOTVS, que estará monitorando o seu projeto, poderá acompanhar se você recebeu as respostas que precisava para o andamento do processo de implantação da solução contratada.
Status Report
Com o Status Report, você tem um overview de qual é o estado do projeto, com o percentual de progresso, as fases de entrega e o que está disponível para a aprovação. Aqui constam quais foram os passos dados anteriormente e quais serão as próximas fases a serem conduzidas pela TOTVS. Esse relatório apresenta os dados dos últimos 30 dias.
Você também acompanha os possíveis riscos de atraso do projeto com esse recurso. Segundo Solange Zanardi, a ideia é que toda a equipe de implantação também possa ficar atenta a essa área, monitorando os riscos e ajudando a reduzir os problemas com prazos. “A ideia é deixarmos tudo registrado, com datas de acesso, responsáveis pelas etapas e logs para saber que o cliente foi notificado sobre essas informações”, completa.
Novidades sem custo extra
A agilidade e a autonomia promovidas pela Central de Projetos TOTVS não têm nenhum custo adicional para você. Além disso, será permitido adicionar quantos usuários forem necessários para o acompanhamento da implantação. Essa é uma novidade que será proporcionada para os projetos que já estiverem criados sob os novos padrões de Governança da TOTVS — com prioridade para os clientes que iniciaram a implantação a partir de 2019.
Por enquanto, as únicas exceções serão quanto aos projetos da TOTVS Financial Services, Delivery Center, WinThor, Virtual Age e as soluções disponíveis no mercado internacional. “Esses sistemas de gestão que entraram no portfólio da TOTVS por último ainda precisam passar pelo processo de implantação do PSA”, elucida Solange Zanardi.
Ouvir os clientes para trazer cada vez mais benefícios e melhorar toda a gestão do conhecimento: esse é um movimento constante na TOTVS. O lançamento da Central de Projetos, o novo portal de serviços TOTVS, é mais uma iniciativa que permite o cuidado em tempo real com o produto contratado pela sua empresa, tornando a sua rotina cada vez mais simples e a sua tomada de decisão mais ágil.
Quer saber como será a Central de Projetos? Entre em contato com o seu coordenador de projeto ou, caso ainda não seja cliente TOTVS, contrate agora mesmo uma das nossas soluções!
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