Gestão do Conhecimento: Qual a importância para as empresas?

A gestão do conhecimento é um processo que ajuda empresas a aproveitarem os dados de negócio, o capital intelectual e as tecnologias disponíveis. Afinal, é um fato que a informação gera muito valor para as empresas. No entanto, a transformação digital e a constante evolução tecnológica migraram  esse ponto para um verdadeiro ativo para os …

Equipe TOTVS | 14 abril, 2021

A gestão do conhecimento é um processo que ajuda empresas a aproveitarem os dados de negócio, o capital intelectual e as tecnologias disponíveis.

Afinal, é um fato que a informação gera muito valor para as empresas. No entanto, a transformação digital e a constante evolução tecnológica migraram  esse ponto para um verdadeiro ativo para os negócios.

Desse modo, um conceito que ganhou muita importância e espaço no mercado foi a gestão do conhecimento.

A gestão do conhecimento e inovação nas empresas é essencial para organizações que desejam transformar suas ideias em valores para seus produtos e serviços.

No entanto, não há como negar que o assunto ainda precisa ser desenvolvido no Brasil. Aos olhos de muitos gestores, a gestão do conhecimento é obrigação apenas do funcionário.

Porém, há de se atentar que em tempos complexos, com um mercado volátil ao redor, é preciso que a empresa se mostre antenada. É necessário que mova sua gestão de pessoas, de tecnologia e processos em busca da melhoria contínua.

Sempre se baseando nas informações coletadas durante cada etapa da rotina produtiva.

Mas, afinal, como interpretar e aplicar esse conceito? Sabemos que a gestão de conhecimento pode ser um tema complexo para entender.

Então como PMEs e mesmo enterprises podem se aproveitar do conceito? É o que vamos explicar no conteúdo. Continue acompanhando nosso artigo e descubra!

O que é a gestão do conhecimento?

A gestão do conhecimento é uma ferramenta ou processo que ajuda a criar, gerenciar, acessar e compartilhar informações dentro de uma organização.

É algo que deve fazer parte da sua documentação (manuais, diretrizes, listas, bancos de dados, memorandos e arquivos), mas também no mindset do seu time, responsáveis pela experiência que vai aprimorar os processos de negócios. 

Afinal, você sabe: conhecimento é poder. Sempre foi e para sempre será.

Quando devidamente aproveitado, pode servir de diferencial para o sucesso de uma empresa.

Ainda assim, fica a dúvida: além da teoria, do que se trata a gestão do conhecimento na prática?

É um tipo de abordagem utilizado para que uma empresa alcance seus objetivos e se diferencie da concorrência.

Ou seja, um direcionamento, estratégia ou processo que abrange toda empresa (do administrativo à produção), que visa transformar informações de negócio em insights valiosos para a continuidade, melhoria e crescimento da empresa.

Para isso, se utiliza dos conhecimentos tácitos (que não é formalizado) e explícitos (que são formalizados), bem como dos sistemas de gestão da empresa para que se estabeleça uma fonte de conhecimento organizacional.

Aqui, a tecnologia tem um enorme impacto, pois utiliza e se inspira no uso de plataformas e softwares que ativamente alavanquem estratégias de gestão do conhecimento. 

A gestão do conhecimento na era da informação

A gestão de conhecimento se refere aos processos de identificação e avaliação dos conhecimentos necessários para o desenvolvimento de um negócio.

A prática, no entanto, é resultado de um diálogo entre diferentes áreas, como gestão estratégica, sistemas de informação, teoria das organizações e gestão de TI.

Ciências mais tradicionais, como economia, sociologia e psicologia também são fontes úteis para relacionar teoria e aplicação da gestão do conhecimento.

Nesse sentido, é importante ter em mente que esse conjunto de processos nasce de uma demanda específica.

Consequentemente, se aplicado com sucesso, promove diversos benefícios para a empresa.

Podemos dizer, então, que a gestão do capital intelectual é uma forma de transformar informações em conhecimento, algo que evoca um grande potencial disruptivo, principalmente na era da digitalização dos negócios.

Dados X Informação X Conhecimento

Um ponto interessante a ser lembrado é a diferença entre dados, informação e conhecimento.

Esses fatores desempenham papéis importantes, principalmente em um mercado que valoriza a inovação e o uso inteligente desses recursos.

  • Dados: são registros coletados e armazenados para representar algo, mas sem qualquer tipo de análise.
  • Informação: faz referência à uma estrutura ou organização desses dados, que são a sua matéria-prima.
  • Conhecimento: resultado do processamento de informações por uma pessoa. Nesse caso, há uma relação direta com a experiência desse indivíduo, podendo modificar o seu comportamento e gerar hipóteses, por exemplo.

O que se tira de conclusão, portanto, é que uma empresa deve categorizar seus recursos intelectuais, estabelecer formas de transformar dados em informação e, por fim, informação em conhecimento.

É disso que a gestão de conhecimento se trata.

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Para que serve a gestão do conhecimento?

Como você viu, a gestão de conhecimento é um processo que visa construir pontes entre a coleta de dados, a organização de informações e a transformação destes em conhecimento organizacional.

Ou seja, é uma abordagem que visa conectar a origem da informação com as suas necessidades de aplicação dentro da empresa.

Assim, é possível melhorar a comunicação, investir em tecnologias assertivas e influenciar a cultura organizacional.

Com isso, a empresa ruma com maior rapidez em busca dos objetivos do negócio, pois se torna cada vez mais competitiva no cenário.

Entre os objetivos principais, podemos elencar:

  • Capturar informações: com a abordagem, é mais fácil criar ou adotar mecanismos de captura de informações e de conhecimento, como sistemas estruturados que viabilizem o resgate de documentos, relatórios, manuais, artigos, entre outros, conforme a necessidade.
  • Facilitar o acesso ao conhecimento: com sistemas a estruturas, o acesso, transferência e compartilhamento do conhecimento é facilitado.
  • Complementar a cultura organizacional: a abordagem favorece a criação de políticas e normas que criem um ambiente de enriquecimento e compartilhamento intelectual, facilitando o fluxo de conhecimento.
  • Valorizar o conhecimento: a gestão do capital intelectual inclui a valorização do conhecimento, visto que esse é um dos principais ativos da organização e serve como forma da empresa inovar e perseguir seus objetivos.

Por que a gestão do conhecimento é tão importante para as organizações?

Para começar, ao investir na gestão do conhecimento, há um ganho significativo de produtividade em sua empresa.

Isso acontece pois a gestão do conhecimento ajuda a padronizar e modernizar processos, aprimorando a performance dos times.

Com o compartilhamento do conhecimento, o aprendizado é acelerado, tornando os colaboradores responsáveis pela regulação do desempenho em equipe.

No entanto, não pense que os benefícios ficam só na teoria.

Em matéria da Forbes, a executiva Lisa Quast traz um dado interessante sobre a gestão do conhecimento:

Em 2004, empresas que faziam parte do Fortune 500 perdiam cerca de US$ 31,5 bilhões ao ano simplesmente por falharem ao compartilhar conhecimentos.

Sim, a informação é um tanto antiga, mas mostra o impacto do conhecimento em um mercado que já nessa época mostrava sua volatilidade — com o boom da Internet e das ferramentas digitais, como era o caso em 2004.

Além disso, considere o seguinte:

Em média, os trabalhadores que usam conhecimento como base da sua função (como analistas, por exemplo), passam mais de 10% do seu tempo procurando por ele.

Esse levantamento foi divulgado em matéria do Harvard Business Review.

É por isso que apostar na abordagem, bem como em tecnologia capaz de auxiliar em seus processos, é algo tão importante na rotina produtiva das empresas de hoje.

É uma forma de encurtar os caminhos entre os funcionários e o conhecimento gerado em seus processos, execuções e interações.

Assim, além de produtividade, sua empresa ganha ao incentivar uma cultura de inovação, pois as oportunidades de evolução e transformação ficam mais claras.

Ou seja, é possível contar com uma equipe empenhada em solucionar problemas de forma personalizada, o que contribui para uma melhor experiência do cliente.

Todos esses benefícios se traduzem em uma melhor gestão estratégica do negócio. 

Afinal, a equipe tem condições e conhecimento para encontrar as melhores soluções e transformá-las em processo, o que contribui para o desenvolvimento da empresa.

Os pilares da gestão do conhecimento

Quais são os comportamentos e ações básicas que uma organização deve levar ao ambiente de trabalho para estruturar a gestão do conhecimento? Veja a seguir.

Gestão de pessoas

A gestão do conhecimento e capital intelectual passa obrigatoriamente por uma boa gestão de pessoas.

Afinal, são elas as responsáveis por adquirir, analisar, remodelar e colocar em prática esse recurso tão essencial.

Ao identificar e analisar os saberes que cada colaborador possui, é possível definir os conhecimentos complementares que podem somar para cada indivíduo e para a empresa em si.

O processo envolve também uma gestão por competências, que lida com fatores como comportamento, atitudes e habilidades de cada profissional.

Tecnologia da Informação

A TI desempenha um papel essencial nos processos de inovação e gestão do conhecimento, pois é ela quem aplica e controla os instrumentos tecnológicos que gerenciam recursos em geral e o capital humano da empresa.

Se, estrategicamente, o sistema de gestão (ERP) integra informações valiosas para os departamentos, a tecnologia é o mecanismo de compartilhamento e uso inteligente do conhecimento.

Em outras palavras, isso significa contar com um ambiente virtual, para mediar a comunicação entre profissionais.

Nele, é possível trocar ideias, promover discussões e organizar materiais. Assim, você estabelece uma cultura de lifelong learning que pode beneficiar toda empresa.

Gestão de processos

A gestão do conhecimento em projetos deve seguir um mapeamento detalhado dos processos, garantindo a construção de conhecimento entre os profissionais, já que eles compartilharão as mesmas técnicas e estratégias de execução do trabalho.

Vale ressaltar que, por mais que esses pilares funcionem de forma independente, é ideal que sejam aplicados em conjunto e ordenadamente, para extrair todo seu potencial produtivo.

Para entender como isso é possível, confira as dicas essenciais para colocar esses conceitos em prática.

Qual é o papel do RH na gestão do conhecimento de uma organização?

O RH tem um papel fundamental na aplicação e manutenção da gestão do conhecimento em uma empresa.

Afinal, o setor tem a responsabilidade de implementar a abordagem como cultura organizacional.

Assim, aos colaboradores e ao gestor de RH, cabe a função de mapear os processos de trabalho, entendendo onde os dados surgem, como são coletados e organizados, e como transformá-los em conhecimento.

Além disso, é preciso que o setor entenda as necessidades dos funcionários. Ou seja, é preciso responder algumas perguntas:

  • Quais conhecimentos eles precisam adquirir?
  • Como eles interagem entre si e se possuem o costume de compartilhar informações?
  • Existe algum processo que vise a retenção de conhecimentos dentro da empresa — como documentação?

E essa é só a ponta do iceberg, pois é necessário considerar vários aspectos dentro das dinâmicas pessoais, processuais, culturais, de tecnologia e de processos organizacionais.

Cabe ao setor entender como cada funcionário da empresa pode se aproveitar de novos (ou mesmo melhores e mais lapidados) conhecimentos, organizando métodos para que ele se aproveite disso em seu dia a dia:

Treinamentos, programas de capacitação, investimento em ferramentas, revisão de funções

Tudo isso fica mais fácil com auxílio de um sistema de gestão que permita a estruturação das informações e das rotinas produtivas, tornando a visualização do fluxo mais transparente.

5 Dicas de como aplicar a gestão do conhecimento em uma empresa

Pode parecer, em um primeiro momento, que implementar a gestão do conhecimento seja um único processo. No entanto, falamos de uma série de ações que vão beneficiar seu negócio.

No entanto, é preciso contar com uma sintonia produtiva e estratégia entre alguns setores, como o RH, a TI e a gerência da empresa.

Assim, ao diagnosticar a situação da organização quanto aos conhecimentos (pontos positivos, negativos, oportunidades de melhorias, necessidades tecnológicas, etc), é necessário tomar ações mais práticas.

Conheça o passo a passo!

Planeje ações estratégicas 

Entendendo as necessidades do negócio, você deve definir um objetivo para a estratégia de gestão do conhecimento.

Basicamente, ao avaliar o que a organização precisa, você já terá conhecimento sobre as brechas processuais e tecnológicas que deve preencher.

O que resta é colocar isso no papel, no formato de um plano de ações assertivo.

Utilize canais para desenvolver a troca de conhecimento

A gestão de conhecimento, no que condiz ao know-how interno, não se limita apenas à busca de recursos externos (treinamentos, capacitações, coachings).

Na verdade, você pode obter resultados incríveis abrindo canais de troca de experiências dentro da empresa.

Um exemplo é o programa de mentoria, em que um profissional de maior senioridade acompanha outro em início de carreira, por exemplo.

É uma forma de potencializar o engajamento interno, a relação das pessoas com a empresa e a obtenção de conhecimentos e habilidades específicas, inerentes à função.

Invista em treinamento 

Não há como desperdiçar o potencial de um bom treinamento ou programa de qualificação no contexto corporativo.

Trata-se de um investimento que vai potencializar seu capital intelectual, atualizando-o conforme as necessidades de fornecedores e do mercado.

Além disso, é uma ação que aproxima o funcionário da empresa, fortalecendo sua cultura organizacional e o seu engajamento com o time.

Faça mapeamentos de competências 

Como você já leu, é importante entender as competências e estágios de conhecimento das pessoas envolvidas nos processos rotineiros da empresa.

Dessa forma, você tem em mãos toda inteligência para trabalhar em um programa de qualificação ou mesmo para delegar responsabilidades, enriquecendo a experiência do funcionário.

Estimule a comunicação 

Por fim, como é a comunicação na sua empresa? A troca de informações e experiências deve fazer parte da cultura organizacional.

Assim, com comunicação constante, nenhum detalhe passa despercebido e toda a equipe se torna ciente das tarefas, execuções e informações.

Como a tecnologia pode auxiliar no processo de gestão do conhecimento? 

A transformação digital é um movimento que reinventa o mercado em várias esferas de negócio, seja produtiva ou estratégica. No caso da gestão do conhecimento, as novas tecnologias podem agregar bastante em sua aplicação.

Um sistema de gestão, como um ERP, pode funcionar de forma a integrar os setores de todo backoffice, coletando e organizando incontáveis informações.

Dessa forma, para o time, fica mais fácil acessar essas informações e mais rápido para processá-las em conhecimento útil organizacional.

Além disso, o uso de sistemas como esse facilita as jornadas da TI, visto que a própria plataforma serve de coletor, organizador e local de acesso aos dados de todos os setores.

No entanto, não pense que a abordagem se resume a um tipo de tecnologia.

São bem-vindos no processo todo tipo de plataforma que facilite a integração de pessoas e que contribuam para a integridade das informações, proporcionando um ambiente de troca e compartilhamento seguro.

O caso do ERP é tão latente, pois a ferramenta é quase uma tradução dessas necessidades, visto que engloba todas as informações sobre os clientes em bancos de dados segmentados.

Assim, facilita o entendimento sobre o seu comportamento, o que significa a possibilidade de insights muito ricos para seu time de marketing e vendas.

No entanto, outros softwares ou ferramentas podem ser considerados.

Plataformas de aprendizado corporativo, por exemplo, facilitam toda gestão do conhecimento direto do funcionário.

Assim, permite ao gestor uma visualização ampla do seu desenvolvimento em relação aos treinamentos, testes e provas — além de servir de ambiente virtual para que o estudo corra, otimizando suas horas investidas.

Vantagens de investir em software para a gestão do conhecimento 

E na prática, o que um software para a gestão do conhecimento pode fazer na sua empresa?

A resposta é longa, mas vamos resumir em alguns benefícios sobre a adoção da tecnologia. Confira:

Criação de ambientes virtuais de aprendizagem

A ferramenta certa pode servir de base para criação de ambientes virtuais de aprendizagem, que tornem mais fácil a evolução dos funcionários e o seu controle sobre o seu desenvolvimento. 

Além disso, dando a opção de acompanhar o desempenho, os cursos que eles estão fazendo e muito mais.

Vantagem competitiva

Um software que auxilia em 100% dos processos de gestão do conhecimento dos funcionários proporciona maior taxa de evolução de cada um deles.

Afinal, possui recursos que ajudam a equipe a monitorar o desempenho, bem como definir estratégias de capacitação que se alinhem às suas competências e necessidades profissionais — bem como aos objetivos do negócio.

Auxilia na produtividade da equipe

Ao priorizar o desenvolvimento dos funcionários, sua empresa preza por um ambiente de produtividade e inovação.

Afinal, a obtenção de conhecimentos é tarefa constante, o que dá maiores diferenciais à organização, que passa a se destacar no mercado.

Maior engajamento dos colaboradores

Por fim, um ambiente virtual de aprendizagem, bem como ferramentas que facilitem a gestão de conhecimento, tornam a comunicação mais transparente e direta.

Isso favorece o engajamento como fator indispensável na cultura organizacional da empresa, melhorando os resultados e incentivando a troca de experiências.

TOTVS RH

O TOTVS RH é um software capaz de transformar sua estratégia de gestão do conhecimento.

Desenvolvido pela TOTVS, referência em tecnologia, a plataforma é completa. Um ERP que serve a todo RH, auxiliando tanto no Departamento Pessoal como na Gestão do Capital Humano.

Com módulos variados, permite automatização de várias tarefas, agilizando a rotina administrativa.

Entre os processos, o TOTVS RH possui recursos que facilitam a avaliação e gestão do desempenho, bem como controle de treinamentos e desenvolvimento dos funcionários.

Tudo com acesso amplo ao histórico de capacitação, com funcionalidades que permitem a emissão de relatórios sobre a performance de cada funcionário. E de quebra, ainda oferece um espaço virtual para capacitação dos mesmos.

E então, que tal começar sua estratégia de gestão do conhecimento da melhor forma? Saiba como o TOTVS RH pode acrescentar na sua empresa!

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Conclusão

O mapeamento de competências, citado anteriormente, é o primeiro passo para aplicar a gestão do conhecimento.

Gerenciar qualquer recurso exige uma compreensão do gestor sobre a natureza e os detalhes daquilo com o que ele está lidando.

O departamento de Recursos Humanos é um forte aliado, apontando qualificações e condutas de cada profissional contratado.

O registro de aprendizagem fornece detalhes sobre desempenho e evolução intelectual de cada colaborador.

Essa ferramenta permite analisar pontos positivos e negativos em suas ações, visando incentivar o compartilhamento de conhecimento.

A educação corporativa também vem para somar, com o objetivo de disseminar um conhecimento específico, de acordo com as principais demandas da empresa.

Seu foco deve ser a aprendizagem guiada pelos valores da organização, além de um pensamento focado na prática do dia a dia e nos resultados esperados.

Por fim, vale destacar a importância de fomentar a inteligência competitiva, empregada estrategicamente nos negócios.

De maneira geral, ela se refere à capacidade de identificar, organizar e analisar o comportamento do mercado (concorrentes, clientes e fornecedores).

O objetivo é gerar insights relevantes e aumentar a inteligência comercial da empresa.

Adotando esses conceitos, é possível construir gradativamente um ambiente altamente produtivo, além de estimular uma cultura da inovação entre seus colaboradores.

Discutir a gestão do conhecimento na sua empresa é extremamente válido, para observar os benefícios que ela pode trazer às suas equipes.

Se a informação é um ativo valioso para as empresas, esse é, sem dúvidas, o caminho a ser trilhado!

Para desenvolver ainda mais o seu conhecimento sobre o assunto, veja também o nosso artigo sobre o capital intelectual!

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