A procrastinação é uma ação comum e inerente ao ser humano. No ambiente de trabalho, porém, pode trazer uma série de problemas e consequências negativas, tanto para o próprio colaborador quanto para a empresa.
Se você ou seu time está procrastinando demais, saiba que a qualidade do trabalho sofre impactos diretos e os prazos de entrega deixam de ser cumpridos, provocando uma reação em cadeia que, certamente, atingirá os lucros. Para conhecer causas e dicas a fim de acabar com esse obstáculo, continue a leitura deste artigo!
O que é procrastinação?
A procrastinação pode ser definida como o adiamento constante de uma atividade que precisa ser realizada. Tarefas que vão desde as mais simples às mais complexas que acabam sendo prorrogadas, e outras coisas sem tanta importância passam na frente da lista de prioridades.
De repente, mais um dia acaba e a mesma tarefa acaba ficando para outra hora. Esse hábito acaba afetando a qualidade do trabalho e a confiança nos processos, visto que demonstra falta de responsabilidade com as funções de um colaborador.
Não cumprir demandas no tempo estipulado e concluir atividades sem comprometimento pode afetar seriamente a produtividade no trabalho, sua imagem como profissional e a da própria empresa em relação ao público, investidores e afins. Mas quais são os motivos que costumam ser os maiores responsáveis pela procrastinação e pela falta de produtividade?
Fatores que causam a procrastinação
O cérebro humano está associado à recompensa imediata, e, por isso, pode ter dificuldade em visualizar ganhos ao se dedicar a tarefas que exigem energia e tempo, uma vez que isso é visto como algo mais abstrato.
Dessa maneira, existem alguns gatilhos que podem dificultar ainda mais a execução de atividades. Confira a seguir.
Fator psicológico
Cansaço, problemas de cunho pessoal, sobrecarga de trabalho, condições de saúde e desmotivação são pontos que mexem com o emocional e podem tirar o foco da rotina empresarial. Inteligência emocional e outras soft skills podem fazer diferença na superação desse desafio.
Dúvida, medo e insegurança
Atividades que parecem difíceis demais ou até mesmo impossíveis de se resolver, tendem a ser adiadas, ainda mais se determinada demanda exigir outros tipos de resolução. Não expor a situação e não pedir ajuda pode agravar ainda mais o problema.
Tempo gasto em cada atividade
Na grande maioria das vezes, os profissionais de uma empresa não enfrentam uma falta de tempo, mas, sim, uma falta de prioridades. Dar mais atenção a atividades triviais, como checar e-mails a todo momento, responder o chat do trabalho ou conferir as redes sociais, é uma cilada que consome horas preciosas.
Como evitar e vencer a procrastinação?
Agora que você já entende melhor os principais motivos que causam o prolongamento de tarefas, que tal pegar algumas dicas sobre como evitar a procrastinação? São passos relativamente simples, mas que fazem toda a diferença!
Divida a rotina em pequenas tarefas
Parar para elencar as atividades do dia é uma atitude que ajuda a manter o foco e a organização. Um grande projeto pode ser fracionado em pequenas ações que, ao final, se encaixam e concluem o que foi programado.
Tentar fazer tudo de uma vez, sem uma ordem definida, pode sabotar a execução da tarefa, gerando retrabalhos e mais atrasos. Determine, então, objetivos individuais e fixos, gerenciando o tempo da melhor forma possível.
Fuja das distrações e evite interromper o fluxo de trabalho
Procure eliminar situações que roubem sua atenção. É interessante listar os itens que mais costumam te distrair e bloqueá-los, e eles podem ser um colega que gosta de conversar, uma notificação do celular, entre outros.
Uma metodologia que pode ser aplicada é a técnica Pomodoro, que consiste em ter 25 minutos de foco total no trabalho, sem qualquer interferência, com pequenas pausas de 5 minutos com alguma recompensa, um alongamento, uma volta pelo ambiente, um café, etc. Depois de quatro ciclos de 25 minutos completos, uma pausa maior pode ser feita, recarregando suas energias.
Não subestime o tempo e conte com imprevistos
Ao pensarmos em como não procrastinar, já foi possível perceber que o tempo tem um papel muito importante. É fundamental administrar e considerar o tempo de forma realista. Subestimar a quantidade de tempo necessária para realizar uma tarefa pode ser um tiro no pé, pois imprevistos sempre acontecem.
Da mesma forma que, no trânsito, precisamos contar com possíveis acidentes, engarrafamentos, semáforos, problemas com o carro e sair de casa mais cedo, a mesma visão deve ser empregada no trabalho. Tente sempre estipular uma margem de segurança para possíveis atrasos e imprevistos que podem ocorrer durante o dia.
Identifique seus momentos mais produtivos e priorize demandas importantes
Todos nós temos um período do dia em que estamos com mais energia e os pensamentos mais claros. Esses momentos devem ser aproveitados ao máximo durante o trabalho. Procure testar quais períodos são mais produtivos em sua rotina e vá se adaptando a eles.
Se durante a manhã você costuma estar mais relaxado, por exemplo, jogue as tarefas mais importantes e mais difíceis para esse período. Outra técnica pode ser o método 80/20, onde 20% das atividades são responsáveis por 80% do resultado desejado. Essas tarefas são consideradas de alto impacto, e devem ocupar o topo da lista de prioridades.
Corrija a procrastinação na sua rotina de trabalho
Ao longo deste conteúdo, explicamos o que é procrastinação, suas causas mais comuns e como evitar esse problema no ambiente profissional. Para contar com processos otimizados e que entreguem os resultados esperados, é fundamental incentivar todo o seu time de colaboradores, trazendo soluções.
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