BPM: A importância na gestão de processos de um negócio

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 19 julho, 2021

BPM significa Business Process Management e pode ser definido  tanto como uma disciplina, uma técnica ou um método estruturado para agilizar as operações e aumentar a eficiência de uma empresa, partindo de um princípio básico e elementar: processos são a base de uma organização.

Ufa! É realmente uma definição inicial que tira o fôlego, porém representa o peso do BPM para as empresas de hoje.

Você sabe o que é BPM e qual o seu papel dentro de uma organização?

Seus métodos e técnicas são amplamente utilizados na estrutura organizacional, buscando identificar, analisar, modificar, melhorar e padronizar processos corporativos.

Tudo isso com uma bela ajuda da automação, é claro.

Mas veja bem: o BPM é uma disciplina que visa melhorar os negócios.

Ou seja, corrigir problemas e tornar sua estrutura mais competitiva para lidar com as demandas de agora e do futuro, como a Indústria 4.0, o Agro 4.0, Logística 4.0, Transformação Digital e tantos outros movimentos.

Para ajudar você a compreender o BPM, sua importância e também como incorporá-lo em seu negócio, criamos esse guia completo e definitivo sobre o assunto.

Continue lendo para aprender tudo sobre o Gerenciamento de Processos de Negócio!

O que é BPM (Business Process Management)?

BPM é uma disciplina que prega a implementação de uma metodologia corporativa sistemática, que visa a melhoria contínua através da padronização de processos e da otimização do fluxo de trabalho.

De maneira mais teórica, dá para dizer que o BPM é uma combinação entre automação, controle, análise e otimização de fluxos corporativos.

O objetivo é promover apoio aos objetivos e metas da empresa, abrangendo sistemas, funcionários, clientes e parceiros dentro e além dos limites da empresa.

Sua aplicação depende do estudo e monitoramento assíduo dos processos do negócio.

Assim, é possível identificar e destrinchar as necessidades, moldando os processos de forma a melhorar os resultados ao longo do tempo.

Essa é uma dinâmica que empresas mais modernas vêm adotando para garantir melhores resultados, mas para isso, é necessário contar com tecnologia para realizar o controle das operações, assim, é possível um fluxo muito mais organizado. 

Quando surgiu o conceito BPM?

Enxergar o fluxo de trabalho como uma série de processos não é algo novo. Por isso, o BPM em si não é algo restrito à modernidade.

Se olharmos a antiguidade, os egípcios e romanos criaram seus próprios processos para melhor construírem, expandirem e gerenciarem seus impérios.

No entanto, quando falamos de teorização, aí sim nos aproximamos dos dias atuais.

A primeira ideia documentada de Gerenciamento de Processos de Negócios é de 1911, em artigo publicado por Frederick Taylor na “The Principles of Scientific Management“.

Ali, o estudioso detalhou como a produtividade poderia ser melhorada através do método científico.

Um dos pontos principais da teoria de Taylor, porém, não tinha nada de muito científico:

Ele argumentava que a empresa poderia ver melhores resultados em sua eficiência produtiva se recompensar monetariamente os funcionários com base em sua produtividade.

Foi nos anos 1950 e 1960, no pós-guerra, que o BPM ganhou contornos mais sólidos com a implementação do Kanban, Kaizen e outras metodologias de melhoria e de gestão do trabalho.

A partir dos anos 1980, a tecnologia entrou em jogo e o BPM passou a ser intrinsecamente ligado aos sistemas de gestão de fluxo de trabalho.

E no começo dos anos 2000, a consultoria Gartner cunhou pela primeira vez o termo “Business Process Management Suite”, relacionando-o a aplicativos e softwares de gestão de processos.

Qual é a diferença entre BPA e BPM?

No mercado, é comum que muitos gestores ainda confundam os termos BPM e BPA, por conta da proximidade de significados. Mas saiba que não se tratam de sinônimos.

Vamos entender a terminologia do BPM?

Em si, o BPM não é a tecnologia de automação de processos, mas a disciplina — como você aprendeu até.

Ou seja, uma abordagem que é aplicada de ponta a ponta na organização, independente do tipo de empresa, segmento e porte.

Não por menos, o BPM é utilizado por organizações de todo mundo, desde pequenos escritórios com menos de 1 ano de existência até as empresas do Fortune 500.

No entanto, não é errado se referir ao software de BPM apenas pela sigla.

É algo convencionado, como o termo “frente de caixa”, por exemplo.

Logo mais explicaremos sobre a tecnologia aplicada ao BPM, que basicamente oferece às empresas as ferramentas e recursos para mapear os processos e fazer as mudanças necessárias na organização.

Com esse elemento — a tecnologia — é possível capacitar o BPA em uma empresa: o Business Process Automation ou simplesmente Automação de Processos de Negócios.

No caso, o BPA é o próximo passo da aplicação de um BPM bem-sucedido: o uso de sistemas avançados que automatizem uma série de processos antes manuais, repetitivos e de pouco valor.

Pode até não parecer importante, mas o peso da automação em um negócio é realmente impressionante.

Para você ter noção, a McKinsey viu que os CEOs costumam gastar 20% do seu tempo em trabalho que poderia ser automatizado.

Ou seja: se até o maior decisor dentro da estrutura organizacional pode desperdiçar tempo valioso estrategicamente, imagine os outros trabalhadores dentro da empresa?

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A importância do gerenciamento de processos nas empresas

A maior importância do BPM para as empresas é como as capacita a controlar de maneira mais eficiente o seu fluxo de trabalho. Assim, conquistam-se melhores resultados.

Com o BPM, uma empresa sabe como conduzir seus processos e quais resultados esperar deles.

Ou seja, o poder de previsibilidade aumenta, o que contribui para um melhor planejamento empresarial.

O BPM capacita a gestão do seu negócio, de modo que nenhum processo referente aos seus projetos ultrapasse o prazo ou estoure o orçamento predefinido, por exemplo.

Desse modo, é possível desenhar metas desafiadoras — mas perfeitamente realistas.

E assim, de maneira gradual e contínua, o BPM contribui para a melhoria dos resultados, aumento da competitividade e também da eficiência operacional.

Claro, com um belo empurrão da tecnologia, que capacita a empresa a tais realizações na esfera operacional e estratégica.

De acordo com a McKinsey, cerca de 60% das funções em uma empresa poderiam poupar 30% do tempo atualmente gasto em tarefas repetitivas com automação.

Além disso, vale também ressaltar que o BPM traz à tona os problemas mais superficiais do seu negócio.

Assim, a empresa consegue antecipar-se às consequências, encontrar formas de solucionar as falhas de processo e garantir máximo compliance, segurança e qualidade das entregas.

Como o BPM impacta a gestão de uma empresa?

Na gestão da empresa, o BPM pode ser o responsável por tornar mais claro o caminho para atingir as metas. Ou seja, ele simplifica o entendimento sobre os fluxos de trabalho: o que fazer, como fazer, porque fazer e para quem fazer.

O BPM também capacita a gestão do negócio para que ele comece com tudo a sua jornada para a Transformação Digital.

Isso porque o BPM é como um meio para estimular a inovação em seu negócio.

Não é mistério que a transformação é uma jornada repleta de desafios e riscos, mas especialmente de oportunidades.

Aproveitá-los, posicionar-se de modo competitivo e vencer a concorrência é um objetivo complicado, mas que apenas as empresas realmente inovadoras vão conseguir alcançar.

E neste novo mundo, que vem ensaiando a digitalização nos últimos anos, os negócios precisam ser multifuncionais. É necessário pensar além do próprio produto, mas na:

São várias perspectivas a serem consideradas e o seu negócio precisa absorver todos eles. Só assim será possível mover-se com rapidez por entre as idas e vindas do mercado e do seu consumidor.

O BPM facilita isso, tornando seu negócio mais resiliente, escalável e inteligente.

Como a abordagem BPM pode ser aplicada?

A implementação do Gerenciamento de Processos de Negócios é feito a partir de quatro estágios principais e conectados.

É comum representá-los, inclusive, em um ciclo — pois o BPM prega a melhoria contínua.

Uma das grandes vantagens da implementação do BPM é que ela pode ser feita por qualquer empresa, de qualquer porte e segmento.

Os passos são esses:

Mapeamento de processos

É comum que gestores digam o seguinte: todo processo em uma empresa importa, até que você descubra o contrário.

O primeiro estágio de implementação do BPM é justamente um olhar sobre essa perspectiva: o mapeamento de processos (por inteiro, na ordem exata que ocorrem).

Digamos que você trabalhe no varejo e esteja buscando entender exatamente os processos internos após a empresa receber um pedido do e-commerce.

A sequência hipotética pode ser algo como:

A equipe de vendas recebe o pedido → os detalhes são enviados ao estoque → os produtos são processados ​​e embalados para envio → os produtos são enviados aos clientes.

Mas é claro: há vários outros processos aí no meio, como a contratação da operadora logística, por exemplo.

Sua missão é detalhar tudo isso, de modo a montar uma “maquete” da empresa.

Padronização de processos 

Sem um método de execução dos processos, sua estratégia de BPM não vai longe. 

Por isso, a padronização é necessária: ela estabelece uma base de atuação e, principalmente, medição.

Desse modo, é possível conferir os indicadores de desempenho mês a mês, medindo a evolução.

Além disso, com KPIs bem definidos, você consegue pontuar cada etapa por trás dos processos.

Assim, em caso de erros, é possível mapear exatamente sua origem através da leitura dos indicadores.

E vale também ressaltar que a padronização não se trata de uma ou outra metodologia.

É a sua empresa que decidirá como essa jornada será — afinal, é preciso adotar uma estratégia que se encaixe na rotina do seu negócio.

Melhoria de processos

Lembra que mencionamos que o BPM prega a melhoria contínua? Esse deve ser um estágio da sua gestão de processos, buscando sempre a otimização dos resultados.

É uma etapa que carece de muita análise e onde a tecnologia também entra como protagonista.

Um sistema de gestão, por exemplo, possibilita ampla integração entre setores e funções por toda empresa.

Assim, praticamente qualquer tarefa é documentada no sistema.

Esses dados são valiosos para o controle dos processos e de sua melhoria.

Otimização de processo

O último passo desse ciclo de gestão de processos é a otimização.

Ou seja: após realizar a conferência dos indicadores, é necessário aplicar as melhorias e otimizar resultados.

É um processo natural dentro do BPM e que a sua empresa irá implementar em todos os setores.

A gestão de indicadores é uma boa forma de se manter à par do nível de entrega dos funcionários e entender seu andamento em relação às metas do negócio, bem como compreender oportunidades de otimização nos processos.

Quais são as vantagens de investir em BPM?

Interessado em aprender mais sobre o BPM? Te explicamos através das vantagens de investir e implementá-lo. Confira:

Redução de custos

Não cuidar do fluxo de trabalho, permitindo a sobrecarga, pode prejudicar a empresa, independente da qualidade do produto final.

Ao eliminar ineficiências e agilizar processos, o BPM ajuda as empresas a reduzir custos, eliminando o desperdício de recursos e as mazelas causadas por um mau planejamento.

O BPM também ajuda a mapear os recursos, garantindo que sua aplicação e utilização seja a mais eficaz possível e que nada seja desperdiçado.

Transparência

Quando falamos do Gerenciamento de Processos de Negócios, falamos essencialmente de transparência e visibilidade.

Com as práticas de BPM e um sistema capaz de integrar o negócio, você pode monitorar por completo as métricas de desempenho da empresa — e o melhor: em tempo real.

Essa transparência aprimorada leva a um melhor gerenciamento e a capacidade de modificar estruturas e processos de forma eficiente, enquanto acompanha os resultados.

Controle

Uma das premissas do BPM é justamente o controle dos processos. Ao implementá-lo na empresa, você tem uma visão muito mais completa do que acontece no dia a dia da empresa.

Com auxílio da tecnologia, é possível receber e acessar relatórios automatizados que fornecem feedback claro para medir as ações da empresa.

Assim, você facilmente vê o que está funcionando e o que precisa ser melhorado, implementando melhorias instantâneas que impactem verdadeiramente o negócio.

Produtividade

O BPM exige e permite que uma empresa mude e otimize seus processos sempre que necessário.

É uma das condições para que a mesma acompanhe os movimentos, transformações e demandas de um mercado cada vez mais volátil e digitalmente fluido.

Alterar esses fluxos de trabalho, bem como reutilizá-los e personalizá-los, permite que os processos se tornem mais responsivos, o que dá à organização insights mais profundos sobre os efeitos das modificações (o que deve ser melhorado, como deve ser feito, etc).

E é claro: com o BPM implementado, a execução de tarefas se torna mais ágil e consistente.

A padronização evita que obstáculos interfiram em cada processo, transformando sua estrutura organizacional em uma grande “colmeia” de processos predefinidos, o que representa uma produtividade empresarial vantajosa para o seu negócio.

Isso torna os sucessos repetíveis e permite que você aplique as mesmas soluções comprovadas a situações recorrentes — em setores diferentes!

Também torna muito mais fácil transferir responsabilidades de um funcionário para outro quando há rotatividade ou promoção.

Além disso, o BPM abre espaços para que sua empresa inove e agregue valor à gestão de processos, adequando sua estrutura organizacional ao método que melhor se encaixar no dia a dia.

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Segurança

Um dos grandes benefícios do BPM também ajuda a garantir a conformidade e aumenta a segurança interna.

Tanto nas questões trabalhistas, que se referem ao ambiente de trabalho, como também à segurança das informações e dados.

É que ao mapear atividades e padronizar processos, você também identifica as brechas no seu negócio.

Assim, pode agir de antemão para evitar erros de conformidade, multas ou danos ainda mais prejudiciais à imagem e ao bolso da empresa.

Automação

O BPM é uma forma de trazer a automação para dentro dos processos administrativos e estratégicos do negócio, bem como para ampliar sua presença nos processos operacionais.

A automação de processos é uma forma de agregar valor às entregas, promovendo a padronização e a agilidade.

Integração

O BPM apenas funciona de maneira eficaz se toda a empresa estiver integrada.

Essa é uma característica do BPM moderno, que é baseado no uso de sistemas, aplicativos e softwares que integram os setores, de modo a servir como uma fonte única de verdade.

Isso ajuda os gestores a entenderem melhor o que influencia e o que se passa dentro da organização.

Criação de formulários dinâmicos

O quão rápida sua empresa seria se houvesse aderência geral às demandas do setor administrativo, RH e DP? Muitas vezes, o que setores como esses precisam é de respostas ágeis e assertivas dos funcionários.

No entanto, para questões assim, uma ferramenta como o e-mail é um tanto quanto confusa.

Uma solução de BPM que pode ser integrada ao processo corporativo é o uso de formulários dinâmicos, que dão outro sentido à gestão de processos.

Com eles, é possível conquistar respostas ágeis que vão definir ações, planejamentos e estratégias vitais para o seu negócio.

Organização de tarefas

Não há BPM bem-sucedido sem uma boa organização de tarefas, um dos pilares da disciplina.

Por isso, ao utilizar plataformas que capacitem o Gerenciamento de Processos de Negócios na empresa, você também facilita a gestão de tarefas.

Desse modo, é possível ter uma visão mais ampla do fluxo de trabalho: responsabilidades, prazos, projetos, andamento das entregas e mesmo os gargalos que afetam a qualidade.

Como é uma tecnologia BPM?

A tecnologia BPM é uma plataforma simples, eficiente e potente no que diz respeito à gestão de processos. Ela deve permitir que você modele, construa e otimize os processos de maneira contínua.

Trata-se de uma tecnologia que cada vez mais ganha no quesito inovação.

Com uma plataforma BPM, você automatiza uma série de processos, os documenta do início ao fim, e dá mais visibilidade para o fluxo de trabalho.

Entre seus principais recursos, podemos citar:

  • Modelagem de processos com recurso “drag-and-drop
  • Ampla capacidade de integração com as demais ferramentas e plataformas do seu stack de aplicativos
  • Ser nativo da nuvem, potencializando sua operação, acesso e a segurança oferecida.
  • Ótima usabilidade, interface simples e excelente capacidade de resposta.

Como implementar um BPM no seu negócio?

E agora que você conheceu tudo sobre BPM, como implementar em seu negócio?

Bom, quando falamos da disciplina, pode ser necessário um conhecimento teórico mais aprofundado.

É necessário que haja um responsável pela migração, que guie as empresas pelas etapas que mencionamos anteriormente.

Porém, o sistema BPM também é necessário.

Você pode implementar a disciplina sem a tecnologia? É claro, mas não vai possuir nenhum poder de acompanhar, medir e aplicar melhorias que impactem o negócio como um todo.

É por isso que uma plataforma que capacite sua gestão de processos, a automação e a integração de setores é tão necessária!

De maneira prática, a forma mais eficiente de realizar essa integração é através de APIs.

Assim, você integra todo seu ecossistema de plataformas no seu BPM, garantindo total controle da operação.

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O TOTVS Fluig Plataforma é uma tecnologia que serve para unificar processos e resolver problemas de maneira simples e digital.

Com ele, você potencializa e unifica todo seu ecossistema de ferramentas e plataformas digitais (ERP, SCM, CRM, WMS, entre outros) oferecendo mais mobilidade, modernidade e produtividade ao seu negócio.

Assim, organiza tarefas, automatiza processos e otimiza os resultados de maneira ampla, alinhando operacional e estratégico, de forma a acabar com obstáculos que impedem sua empresa de crescer.

BPM

Um dos principais benefícios do TOTVS Fluig Plataforma é que a plataforma proporciona mais independência para sua empresa.

São vários recursos que capacitam a atuação individual e também potencializam a gestão de projetos.

Com o recurso BPM, você é capaz de modelar, automatizar e colocar em prática workflows que potencializam a produtividade de toda a operação. Ou seja, oferece total capacidade para gerenciar todas as atividades  e processos.

Tenha mais flexibilidade e recursos para o melhorar a Gestão de Processos de Negócios com o TOTVS Fluig Plataforma para sua organização!

Confira mais sobre a plataforma, suas funcionalidades e benefícios!

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Conclusão 

O BPM é uma metodologia perfeita para ajudar a impulsionar e melhorar a produtividade dos  negócios, já que oferece maior poder de controle sobre os processos e suas entregas.

É uma disciplina, complementada pela tecnologia, que dá maior consistência ao seu negócio. Uma jornada escalável, crescente e interminável em busca do topo.

Cansado de não alcançar seus principais concorrentes?

O BPM possibilita que você vire a chave e comece pelo principal: a gestão do seu negócio.

Neste conteúdo, te contamos tudo: o que é, qual a importância, os impactos, como implementar e quais as vantagens do BPM.

Gostou do que aprendeu? Esperamos que sim — e que seja o início de uma virada em seu próprio negócio!

Para isso, lembre-se do potencial da tecnologia: uma plataforma como o TOTVS Fluig Plataforma pode ser a peça que falta para capacitar uma gestão completa.

E agora, quais os próximos passos? Bom, você pode começar lendo os conteúdos aqui do blog sobre Gestão de Negócios. O que acha?

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