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Saiba como fazer a qualificação cadastral do eSocial

Equipe TOTVS | ADEQUAÇÃO À LEGISLAÇÃO | 02 abril, 2020

Um dos processos mais importantes da implementação do eSocial é a qualificação cadastral. Sem ela, todos os demais processos relacionados ao assunto podem acabar sendo feitos em vão. Por esse motivo, neste artigo explicaremos o que é essa qualificação e por que ela é tão importante para as empresas.

Como funciona a qualificação cadastral?

O eSocial é uma iniciativa do governo que visa unificar toda a documentação fiscal, previdenciária e também trabalhista da empresa. Assim como o SPED Fiscal, tem como objetivo diminuir a burocracia das obrigações de cada corporação. Com isso, estima-se que haverá menos evasões, fraudes, entre outros problemas.

A qualificação cadastral do eSocial é a regularização das informações a respeito dos trabalhadores de um empresa no cadastro do banco de dados dele. Isso porque é preciso haver consistência nos dados cadastrais conforme a base de dados do CPF (Cadastro de Pessoa Física) e do CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais).

Esse procedimento deve ser feito antes de a empresa enviar qualquer evento ao eSocial. Isso visto que as informações presentes no sistema da empresa serão comparadas com as informações contidas pelo próprio eSocial. Portanto, se houver divergências, o evento será automaticamente rejeitado.

Como fazer essa qualificação?

A consulta de qualificação cadastral é uma ferramenta disponibilizada pela Receita Federal para que esse procedimento seja feito de maneira segura e eficiente. Ela permite a verificação das informações do colaborador da empresa para saber se o cadastro do mesmo está correto.

Com essa ferramenta também é possível identificar inconsistências. Desse modo, a empresa pode corrigir os dados antes de iniciar todo o processo com o eSocial do colaborador. Outro detalhe importante é que a pesquisa de qualificação cadastral pode ser feita de dois modos:

Em lote

A opção de consulta de qualificação cadastral em lote permite que faça o envio dos dados de muitos colaboradores em um arquivo de texto. A partir daí, há um prazo de 48 horas para essas informações serem conferidas pela Receita Federal. Existe um layout indicado pelo portal do eSocial que deve ser seguido caso essa opção seja escolhida pela empresa.

Web

Já a opção web é mais recomendada para as organizações que possuem um número menor de funcionários. Aqui, basta preencher um formulário individual com as informações de cada colaborador. Também é um método para fazer uma segunda verificação sobre a situação cadastral do eSocial e identificar qualquer divergência.

Feito isso, independentemente de qual tenha sido o modo escolhido, é importante que a empresa se certifique de imprimir e arquivar o comprovante de qualificação cadastral.

Qual a importância do eSocial?

O eSocial é obrigatório para as empresas de todos os segmentos e portes, portanto é essencial que as companhias estejam atentas e enviem corretamente dentro do prazo os dados dos colaboradores, devendo também observar os prazos para o envio dos eventos, conforme cronograma.

Visto que o eSocial tem o objetivo de padronizar e unificar as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, a utilização desse recurso, pode trazer alguns benefícios importantes para o negócio. Veja:

Controle de dados

Por ser necessário manter as informações dos colaboradores organizadas para o eSocial, o gestor possui mais controle sobre esses dados. Isso faz com que a rotina de trabalho do RH seja mais otimizada e prática.

Cálculos trabalhistas

Outra vantagem é poder acessar toda a ficha funcional dos profissionais e verificar como está a situação deles na empresa. Com isso, os cálculos trabalhistas poderão ser mais precisos em relação aos vencimentos e benefícios.

Aumento da transparência

O eSocial também proporciona mais transparência em relação às informações prestadas pelas empresas. Isso ajuda a identificar e diferenciar as companhias que estão ou não em conformidade com a legislação.

Garantia dos direitos trabalhistas

Um dos pontos principais do eSocial é a garantia dos direitos trabalhistas por meio do controle em relação ao cumprimento das obrigações. Desse modo, a empresa corre menos riscos de sofrer uma ação judicial de cobrança.

Como a tecnologia pode ajudar?

O eSocial já é um grande avanço tecnológico que mostra como os processos estão se modernizando. Portanto, é preciso que as empresa se modernizem também para estarem aptas a se desenvolverem cada vez mais.

Uma solução que pode ajudar muito nisso é o sistema de gestão empresarial. Isso porque ele dá mais controle sobre todos os setores da empresa para o gestor, além de automatizar processos.

Por meio dessa ferramenta, é possível fazer todo o controle das informações dos colaboradores e manter a companhia em dia com a legislação trabalhista. Tudo isso de forma prática, dando a oportunidade de a empresa focar mais em seu core business.

Entenda mais sobre como um software de gestão funciona e seus principais benefícios para as corporações.

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