Gestão de estoque: o guia completo e atualizado

Uma boa gestão de estoque é um elemento fundamental para manter a saúde de uma empresa, independentemente do tamanho ou escala. 

Sem esse gerenciamento, o abastecimento de insumos e até a comercialização de mercadorias podem ficar comprometidos, levando a grandes prejuízos.

Esse tipo de situação pode afastar consumidores de um negócio, já que não encontram o que desejam. Além disso, ao não gerenciar corretamente seu estoque, a empresa perde competitividade.

Entender o assunto, de forma aprofundada, pode proporcionar a você um nível extra de conhecimento, fortalecendo seu planejamento estratégico.

Pensando nisso, montamos este artigo para você: um guia completo sobre o conceito! Continue a leitura para saber mais.

O que é a gestão de estoque?

A gestão de estoque envolve o controle de recursos (tempo, dinheiro e mão de obra), insumos, produtos em desenvolvimento e mercadorias prontas em ambientes de armazenagem.

Para isso, são aplicadas técnicas que têm o objetivo de melhorar a conservação e rotatividade dos itens nos armazéns e centros de distribuição, mantendo um bom giro de estoque, priorizando bens de maior saída e organizando-os para que não encalhem, estraguem ou sejam extraviados.

Essa é uma das etapas mais importantes da cadeia de suprimentos, pois é responsável por alimentar os negócios feitos em pontos de vendas, e-commerces e outros locais.

Esse processo também busca reduzir custos e gerar um fluxo de entrada e saída de bens constantemente, devidamente estruturado.

Assim, permite maior controle sobre o orçamento, de modo que a compra de produtos ou insumos nunca dê brechas para o excesso ou a falta de uma mercadoria.

Essa afirmação pode ser comprovada com alguns dados baseados em investimentos pontuais no setor, como esses que a Easy Post descobriu:

As empresas podem obter 25% de aumento na produtividade, um ganho de 20% no uso do espaço e uma melhoria de 30% na eficiência do uso do estoque se, ao utilizarem um sistema para gerenciamento de estoque, processarem os pedidos de maneira integrada.

Importância da gestão de estoque para empresas

Estruturar um controle de estoque eficaz é essencial para evitar rupturas de produtos, minimizar prejuízos com vencimentos ou encalhes e garantir que a operação flua sem problemas. 

Quando a gestão não está bem definida, o seu negócio pode sentir impactos negativos que vão desde a insatisfação dos clientes até perdas financeiras por produtos parados ou obsoletos.

O ponto de ruptura, por exemplo, é o momento em que um produto sai do estoque e fica em falta ao consumidor, prejudicando sua experiência e também ocasionando prejuízos à empresa.

Por outro lado, quando você tem um gerenciamento otimizado, é possível observar diversos benefícios operacionais, como:

• Aperfeiçoar a gestão de compras: com dados de giro de estoque, fica mais fácil entender o ritmo de entrada e saída dos produtos. Isso ajuda a evitar excesso ou falta de itens;
• Atender com eficiência às demandas da produção: um bom gerenciamento facilita o fornecimento de matérias-primas e a reposição de itens, principalmente quando o controle de estoque está integrado ao setor de compras;
• Fornecer dados para indicadores: ao estruturar uma gestão eficiente, você tem maior controle sobre o tempo de permanência de cada produto no estoque, o que permite acompanhar ciclos operacionais, financeiros e econômicos com maior precisão.

Tipos de estoque

Na gestão logística, entender os tipos de estoque faz toda a diferença. Cada tipo carrega um propósito específico e guia decisões estratégicas.

Vamos conhecer os principais.

Estoque de ciclo

Trata-se da quantidade que atende pedidos regulares. Esse estoque surge da diferença entre lotes mínimos e consumo médio. 

Quando bem dimensionado, evita rupturas rotineiras. 

Por exemplo, uma distribuidora de peças automotivas pode programar reabastecimentos semanais com base no histórico de vendas.

Estoque de segurança

Surge como proteção contra imprevistos na demanda ou atrasos de fornecedores. Contudo, excesso pode resultar em custos desnecessários. 

Por isso, analise variações sazonais e lead times de transporte antes de definir o volume ideal.

Estoque de antecipação

Prevê picos de consumo por razões sazonais ou promocionais. Uma marca de roupas, por exemplo, acumula produtos de inverno nos meses mais quentes. 

Assim, evita falta de itens quando a procura dispara.

Estoque em trânsito

Reúne mercadorias em deslocamento entre fornecedores e centros de distribuição. Esse tipo costuma ficar invisível ao cliente, mas impacta o capital de giro. 

Logo, é fundamental mapear prazos de transporte para não subestimar o estoque necessário.

Estoque obsoleto

Agrega itens com baixa rotatividade ou fora de linha. Na prática, representa valor estagnado no armazém. 

Dar atenção a esse estoque ajuda a liberar espaço e capital. Além disso, pode gerar insights sobre tendências de mercado.

8 principais métodos de gestão de estoque

Existem métodos de gestão e controle de estoque que contribuem para o desenvolvimento da área e otimizam suas operações. Veja alguns exemplos a seguir!

1. Primeiro que Entra, Primeiro que Sai (PEPS)

Um dos benefícios do PEPS é evitar que produtos estraguem nas prateleiras, já que os itens mais antigos são vendidos primeiro.

Todavia, é preciso cuidado: nem sempre o produto mais antigo é o que vence primeiro — por isso, é essencial monitorar de perto os prazos de validade, especialmente em empresas do setor alimentício. 

2. Último a Entrar, Primeiro a Sair (UEPS)

Nesse modelo, o último lote sai primeiro, sendo que o preço das mercadorias também se baseia nos custos dele.

É um método interessante para quem trabalha com diferentes produtos, em que determinados itens têm vendas superiores.

Dessa forma, em toda compra, ele é colocado à frente dos demais, pois o seu giro é maior.

3. Just in Time (na hora certa)

O Just in Time é um conceito que visa maior produtividade na indústria. Quando aplicado à gestão de estoque, o objetivo é reduzir ao máximo os gargalos no armazém, de modo que tudo deve ser fabricado no momento certo.

A ideia é alinhar a produção conforme a demanda. 

Normalmente, isso quer dizer que a fabricação de uma mercadoria só é feita após o cliente comprá-la. Ou seja, não haverá um estoque, pois o insumo é comprado e já vai direto para a linha de produção.

4. Curva ABC

Um dos métodos mais utilizados no gerenciamento de estoque é a popular Curva ABC. Sua dinâmica é baseada em três pilares: o giro de estoque, o faturamento e a lucratividade.

Considerando esses fatores, organiza-se o estoque de modo a priorizar mercadorias com maior valor agregado.

Desse modo, temos a seguinte separação de produtos no armazém:

• Produtos categoria “A”: as mercadorias mais importantes e que geram maior valor para a empresa;
• Produtos categoria “B”: mercadorias de valor médio, que costumam ser os mais numerosos e ter uma boa participação na manutenção do fluxo de caixa;
• Produtos categoria “C”: essa é uma categoria destinada aos produtos com menos valor para a empresa, assim, o controle não precisa ser rígido.

5. Método do Custo a Preço de Venda a Varejo

Costuma ser bastante utilizado em grandes varejos, por possuírem muitas mercadorias com valor baixo.

Seguindo esse método, o controle de estoque é realizado a partir da análise do preço de venda unitária, mas trocando a margem de lucro pela margem média de lucro do período.

6. Custo Médio

O método de custo médio, como o nome sugere, busca criar uma média de custos. Assim, o cálculo do preço final das mercadorias é definido apenas após os gestores calcularem o custo delas.

Para isso, soma-se o custo total dos novos produtos com os itens que já estão em estoque. Depois, esse valor é dividido pelo total de mercadorias disponíveis.

O resultado é o custo médio por produto, que será usado como base para o gerenciamento do estoque e também para a  precificação.

7. Estoque Mínimo

Neste método, o nome já indica o caminho, certo? Trata-se da definição de um estoque mínimo, que serve de segurança para caso a demanda aumente de forma repentina.

É uma técnica bastante comum em negócios impactados pela sazonalidade  e que precisam manter um estoque reserva para arcar com o aumento da demanda.

Um exemplo são as lojas de roupa de praia, que precisam reforçar o estoque antes do verão para atender a alta demanda.

Para calcular, você precisa saber o consumo médio da mercadoria (quantidade de unidades consumidas divididas pelo período de tempo considerado, no caso 30 dias).

Então, deve multiplicar esse valor pelo tempo de reposição da mercadoria.

8. Estoque Máximo 

Já o estoque máximo é justamente o contrário do método acima: é uma métrica para entender o maior número de um item que você deve ter em estoque, de forma a evitar o excesso.

Esse método visa evitar prejuízos na gestão de estoque, como ocupação de prateleiras, manutenção, refrigeração etc. 

Além disso, também busca prevenir prejuízos financeiros, como a compra desnecessária e imobilização de capital.

Para calculá-lo, basta somar o estoque mínimo (seguindo a mesma fórmula do tópico anterior) ao lote de reposição.

Quais são os princípios da gestão de estoque?

Muito mais importante do que buscar elevar métricas, uma boa manutenção de estoque começa em seus princípios. Ou seja, na aplicação de boas práticas que favoreçam um correto fluxo de funcionamento da empresa.

Assim, todos os setores podem produzir de forma igualitária, sem ser surpreendidos por períodos de alta exigência e produtividade ou períodos de ociosidade.

Que tal conhecer mais sobre esses princípios e aplicá-los em sua estratégia de gerenciamento de estoque? Confira:

• Previsão da demanda: entender a previsão da demanda facilita todo trabalho produtivo da empresa. Normalmente, ela é feita com base em algumas pesquisas de mercado, tendências e também através de negociações com fornecedores;
• Análise do histórico de venda e de compra do produto: uma boa análise do histórico de venda e de compra de um produto também cumpre uma função primordial para a gestão do estoque. Isso pode ser feito com soluções tecnológicas, como um sistema de gestão integrada ERP;
• Qualidade de armazém: manter os produtos em local adequado, bem cuidado, organizado e preparado para o tipo de mercadoria, é fundamental para um bom gerenciamento de estoque;
• Inventários rotativos: o método do inventário rotativo consiste na contagem periódica do estoque e das prateleiras. Assim, permite maior controle sobre as demandas e necessidades;
• Monitoramento: um olhar atento às mudanças e movimentações no armazém e no PDV é importante para garantir que seu estoque seja contabilizado com precisão.

Benefícios do gerenciamento de estoque para a empresa

Agora, vale entender quais as vantagens por trás do investimento na gestão de estoque da empresa. Afinal, você já entendeu sua importância para atender o cliente com o máximo de qualidade.

Mas além disso, o que a boa gestão de estoque traz ao negócio? Te contamos na sequência:

• Redução de custos com manutenção e armazenamento;
• Evita prejuízos financeiros e à imagem da empresa;
• Otimização do espaço nos centros de distribuição;
• Suporte para as compras a partir dos relatórios;
• Otimização da eficiência operacional;
• Auxílio no controle de fornecedores;
• Prevenção de perdas no estoque.

Boas práticas da gestão de estoque

Para aprimorar a sua gestão de estoque, existem algumas metodologias que precisam ser aplicadas em seu negócio.

A seguir, citaremos algumas delas.

Mapeamento de processos

Agora, antes de qualquer ação, a principal prática para um bom gerenciamento é o mapeamento de processos.

Para isso, pergunte-se:

Como é a dinâmica dos setores envolvidos com o estoque? Como o estoque funciona? Quais os pontos fracos e as oportunidades de melhoria?

É um entendimento que vai lhe ajudar a compreender o fluxo atual e, a partir disso, redesenhar um novo fluxo de processos.

Um esquema de etapas saudável, condizente com os objetivos da empresa e escalável!

Padronização 

Qual a melhor prática para uma gestão eficiente do que a padronização dos processos?

Em um setor tão sistemático como o estoque, a padronização pode salvar sua empresa nos momentos de aperto, além de servir de base para a criação de uma cultura de excelência nas entregas de todos os envolvidos.

Isso envolve definir regras claras para controle de entrada e saída de produtos, conferências, armazenamento e reposição. 

É importante implementar uma rotina de controle em seu estoque, montando um cronograma com datas de conferências dos produtos.

São ações simples, mas que vão ajudar a reduzir erros e garantir a consistência do fluxo de trabalho, além de facilitar o treinamento da equipe.

Registro dos produtos

Como já abordamos, todos os produtos que entram e saem do estoque precisam ser acompanhados.

Isso ajuda no controle de caixa da empresa, já que permite comparar informações do financeiro com os dados do estoque.

É indicado que essa ação seja realizada com o uso de tecnologias de automação, para aumentar a eficiência e precisão dos dados. 

Entre elas, destaca-se o uso de código de barras e etiquetas RFID, recursos que ajudam a reduzir erros manuais e oferecem dados confiáveis para o financeiro.

Definição de estoque mínimo e máximo

A delimitação dos volumes mínimos e máximos para o estoque é essencial. 

Estipular uma quantidade de produtos que atenda às demandas em determinado período, evita o desabastecimento e a frustração de clientes ao não encontrarem os itens que buscam.

Em relação ao volume máximo, é necessário definir até que ponto haverá estoque de produtos, para impedir que itens estraguem ou fiquem parados.

Para estipular esses níveis, é preciso considerar o giro de estoque, a sazonalidade nas vendas e as estratégias de divulgação da empresa, bem como o comportamento do público e tendências de consumo.

Capacitação da equipe

Um time bem treinado é sinônimo de uma operação eficiente. Além de manter todos alinhados sobre as rotinas e processos padronizados, invista na capacitação da equipe.

Isso é ainda mais importante quando novas ferramentas ou novos procedimentos são adicionados ao dia a dia da operação. 

Monitoramentos constantes

Uma prática essencial na manutenção do estoque é a realização de monitoramentos constantes.

Afinal, entender todos os números de produtos em armazenamento vai lhe dar uma visão mais aprofundada das capacidades da sua empresa.

Alguns indicadores para acompanhar são:

• Giro de estoque;
• Taxa de ruptura;
• Tempo médio de armazenagem.

Esses indicadores ajudam a analisar as diferentes situações e demandas de forma antecipada, o que agrega valor e agilidade às execuções.

Proximidade com os fornecedores 

Por fim, não adianta otimizar todos os processos internos sem investir na qualificação do relacionamento com fornecedores.

Uma boa gestão de estoque depende também do quão dispostos seus parceiros comerciais estão em atender às demandas do seu negócio — especialmente as mais urgentes.

Isso garante flexibilidade na reposição de produtos e facilita ajustes em caso de aumento inesperado de demanda, além de, claro, reduzir os riscos de ruptura no abastecimento.

Erros comuns da gestão de estoque

Existem algumas atitudes e métodos que podem interferir negativamente no gerenciamento de estoque. Confira a seguir alguns dos erros que você deve evitar.

• Não investir em tecnologia;
• Não dar importância à sazonalidade;
• Falta de integração com outros setores;
• Não se antecipar às mudanças na demanda;
• Desvalorizar a negociação com fornecedores.

Como um sistema de gestão de estoque pode auxiliar suas rotinas empresariais?

Um sistema ERP possibilita automatizar processos relacionados à gestão de estoque, como o registro e o monitoramento de produtos.

Com ele, você centraliza o controle dos processos, visualiza e analisa dados, toma decisões assertivas e melhora os resultados do negócio.

Mas é preciso atenção na hora de escolher uma solução.

O sistema escolhido deve trazer um módulo próprio para o almoxarifado e gerenciamento de estoque.

Dessa forma, a ferramenta pode contribuir para se obter as vantagens que citaremos a seguir!

• Atualização de entradas e saídas em tempo real: todos na empresa acompanham as informações mais atuais, o que impede que decisões sejam tomadas com base em produtos já vendidos, como a realização de ofertas e promoções. Isso previne que a empresa anuncie produtos indisponíveis;
• Automação de processos logísticos: um ERP permite efetuar cálculos, controle e consultas de históricos automaticamente, bem como as atualizações no volume de produtos. Além de realizar inventários com emissões fiscais de ajustes e relatório;
• Integração das informações: o sistema também integra processos relacionados ao estoque mais facilmente, mesmo que sejam de departamentos diferentes;
• Auxilia na tomada de decisões: com tantas informações disponíveis e organizadas, a tomada de decisão é mais segura e certeira. 

Sistemas de WMS da TOTVS

Para aproveitar todas as vantagens que a tecnologia pode trazer ao seu negócio, os sistemas de WMS da TOTVS reúnem as funcionalidades necessárias para que você consiga reduzir custos e aumentar a eficiência da sua produção.

Com controle do fluxo de armazenagem, seleção de estoque automatizada e inventários, os sistemas contam com tudo o que você precisa para manter a administração do seu estoque e dos centros de distribuição em dia. 

A plataforma também conta com uma versão em aplicativo para facilitar ainda mais o gerenciamento.

Pelo app, é possível realizar a conferência de recebimentos, fazer alterações no estoque e acessar as principais rotinas da sua operação de armazenagem, de qualquer lugar e a qualquer hora. 

Já são mais de  2 milhões de m² de armazéns gerenciados com as soluções criadas pela TOTVS especialmente para simplificar a logística do seu negócio. 

Conheça os sistemas de WMS da TOTVS e otimize a sua gestão de estoque

Conclusão 

Ao longo desse conteúdo, você observou como uma boa condução do estoque pode gerar um diferencial competitivo para a sua empresa, permitindo que ela reduza custos, melhore o abastecimento de produtos e agilize o envio de mercadorias.

Portanto, não se esqueça de investir no aperfeiçoamento de sua manutenção de estoque, buscando aplicar conhecimentos de excelência em sua cadeia de suprimentos.

Com o tempo, os demais processos e etapas logísticas também poderão ser aprimorados, gerando frutos para toda a organização.

A TOTVS atende mais de trinta mil clientes e acredita no Brasil que faz.

Com soluções que se encaixam perfeitamente às suas necessidades, nossa busca é a constante inovação e desenvolvimento.

Se você quer saber mais sobre esse tema, confira também o nosso conteúdo sobre ciclo de estoque.