O que é ERP?

ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema de gestão que permite acesso fácil, integrado e confiável aos dados de uma empresa. A partir dos dados levantados por um ERP, é possível fazer diagnósticos aprofundados sobre as medidas necessárias para reduzir custos e aumentar a produtividade. 

Neste texto você vai ler sobre:

  • O que é ERP?
  • Atuação do ERP nas empresas.
  • Módulos de um ERP.
  • Vantagens de ter um ERP.
  • Processo de implementação.
  • Tendências para os próximos anos.

Muitos gestores ainda desconhecem o que é ERP, quais são as suas funcionalidades e como ele pode contribuir com o negócio.

O sistema permite a integração entre diferentes departamentos e facilita muito a comunicação entre setores.

A tecnologia ainda favorece a análise de dados e processos, o que pode contribuir para o gestor tomar decisões mais adequadas para o crescimento e a rentabilidade da empresa.

Neste artigo, preparamos um guia sobre o que é ERP, como ele surgiu, quais são os seus benefícios para a companhia e como deve ser feito o processo de implementação da ferramenta. Acompanhe!

O que é ERP?

A sigla ERP significa “Enterprise Resource Planning” ou sistema de gestão integrado.

A tecnologia auxilia o gestor da instituição a melhorar os seus processos e integrar as atividades de diferentes setores, como vendas, finanças, estoque e recursos humanos.

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História

O desenvolvimento do sistema ERP começou há mais de 100 anos. O engenheiro Ford Whitman Harris criou um modelo EOQ (Economic Order Quantity) para programar a produção.

Ele foi utilizado por décadas até que uma fabricante de ferramentas, Black and Decker, adotou outra solução para planejar as necessidades de materiais.

Esse novo método ficou conhecido como MRP (Material Requirements Planning). Na prática, ele utilizou alguns conceitos do EOQ e os integrou a um computador.

Essa ferramenta foi usada por muitos anos até ser desenvolvida uma nova metodologia em 1983, a MRP II (Manufacturing Resource Planning).

Ela utilizou módulos diferenciados e componentes da arquitetura de software para integrar as atividades da companhia relacionadas às compras e ao gerenciamento de contratos.

A MRP II também permitiu que as organizações pudessem integrar dados e compartilhar informações entre os diversos departamentos, para melhorar a produção e reduzir os desperdícios.

A tecnologia evoluiu nas décadas de 70 e 80 e a MRP II também. Seus conceitos foram usados para diferentes atividades empresariais, e a nova ferramenta passou a incorporar os setores de finanças, recursos humanos e vendas. Em 1990, esse sistema foi denominado de ERP.

É importante compreender que as soluções tecnológicas estão em constante evolução para oferecer cada vez mais funcionalidades e benefícios para os negócios.

Sendo assim, a ferramenta pode passar por atualizações frequentes para acompanhar as mudanças do mercado.

Como o ERP atua nas empresas?

Agora que você já sabe o que é ERP e a sua história de desenvolvimento, é importante conhecer como ele pode ser utilizado.

O sistema ajuda o gestor a gerenciar as contas a pagar e a receber, a monitorar as vendas e a acompanhar os pedidos de compras.

A ferramenta também pode auxiliar na gestão de pessoas, oferecendo informações sobre a produtividade da equipe, por exemplo.

Dessa maneira, o sistema ERP facilita o gerenciamento das informações de diversos setores da organização.

Isso permite um maior controle e acompanhamento dos processos. Afinal, se cada departamento utilizar um software diferente, isso pode gerar erros nas informações e comprometer a capacidade produtiva.

A integração dos dados, então, deixa a gestão mais eficiente e dá rapidez aos procedimentos. A comunicação entre as equipes passa a ser mais efetiva e os problemas podem ser resolvidos com mais agilidade, evitando impasses com os clientes ou com os fornecedores.

Por exemplo: a solução consegue identificar que uma matéria-prima foi encaminhada para o setor de produção.

Assim, ela já é retirada automaticamente do estoque, o que facilita o controle sobre a necessidade de comprar ou não mais materiais.

Além disso, o sistema pode auxiliar os departamentos de RH e finanças.

Por exemplo: o gestor de recursos humanos faz o lançamento dos dados dos colaboradores, mas é o financeiro que lança os pagamentos. Sendo assim, a solução faz o controle de todo o ciclo, evitando erros nos valores repassados.

O setor de marketing também pode utilizar o software de gestão.

Ao perceber que um produto não está com boas vendas, é possível realizar uma campanha específica para mudar a situação e evitar um prejuízo. Há também outras funcionalidades oferecidas pela solução:

  • simplificação de processos operacionais;
  • união de inteligência e qualidade para as informações;
  • controle de estoque e de custos;
  • gestão integrada dos dados;
  • controle e cumprimento dos prazos;
  • aumento da produtividade.

Quais são os principais módulos do ERP?

Um sistema ERP completo apresenta diversos módulos que podem fazer parte do modelo padrão ou indexados conforme as necessidades da companhia. Conheça os principais:

  • faturamento;
  • financeiro;
  • compras;
  • estoque;
  • rh;
  • fiscal;
  • gerenciamento de projetos;
  • produção.

Como o software de gestão é dividido?

O sistema tem três camadas: apresentação, processamento lógico e armazenagem. Confira como funciona cada uma:

Apresentação

Essa é a camada que dá acesso ao sistema, por meio de formulários para preenchimento. Ela faz a comunicação com a de processamento lógico, a fim de realizar a transmissão das informações.

Processamento lógico

Esse é o local que recebe os dados e faz a integração com os diversos módulos do sistema ERP. Ele é responsável por dar uma resposta ao usuário sobre determinada solicitação ou fazer o armazenamento das informações.

Essa é a camada que recebe novas atualizações para dar continuidade aos processos empresariais e aperfeiçoar os sistemas de segurança. Para isso, uma equipe técnica faz o ajuste do código-fonte e uma nova programação.

Armazenagem

Os dados que passam pela camada de processamento chegam até a etapa de armazenagem, em que os arquivos são salvos em um banco de dados.

Dali, eles podem ser acessados a qualquer momento que o gestor precisar. Muitas vezes, também é possível exportar para um arquivo PDF ou fazer o envio da informação para a nuvem.

Quais são as vantagens do sistema ERP?

Além de saber o que é ERP, um gestor precisa compreender os benefícios que a ferramenta pode oferecer para um negócio. Conheça os principais:

Automação

Um sistema de gestão permite que os colaboradores reduzam o tempo necessário para desempenhar tarefas burocráticas e repetitivas.

O ERP automatiza as atividades e facilita a padronização de processos, com a adoção de estruturas simplificadas.

Assim, a organização tem a possibilidade de desempenhar as demandas de forma ágil e com grande potencial de colaboração entre equipes de diferentes setores.

Redução de custos

O software ERP tem um importante papel de integrar soluções de diferentes departamentos do negócio.

Dessa forma, o gestor consegue acompanhar melhor o dinheiro disponível em caixa e conhecer qual é o valor necessário para dar continuidade às operações.

New Call-to-action

Consequentemente, ele pode fazer um diagnóstico mais aprofundado sobre as medidas necessárias para diminuir custos sem afetar a produtividade.

A ferramenta também ajuda o gestor a identificar os níveis necessários de estoque, com o propósito de evitar uma quantidade excessiva de materiais que poderiam gerar grandes despesas para o negócio.

Acompanhamento das vendas

Um sistema ERP também possibilita o monitoramento do desempenho da equipe de vendas e dos produtos que têm maior saída.

Dessa forma, o gestor pode identificar se é necessário investir mais em determinado segmento, por exemplo, ou se a melhor estratégia é a descontinuação de um item que não gera resultados expressivos para o negócio.

A ferramenta também faz o registro da venda de um produto, com a baixa automática do item no estoque. Isso contribui para evitar erros sobre identificação da quantidade disponível para comercialização, por exemplo, o que favorece a diminuição de falhas durante as negociações.

Além do mais, muitos sistemas de gestão possibilitam que o responsável pelo setor de estoque possa criar alertas, com o intuito de informá-lo quando o nível de armazenamento chegou a um limite mínimo recomendado.

Desse modo, ele já pode solicitar ao setor de compras que um novo pedido seja feito ao fornecedor.

Transparência e segurança

O sistema ERP cria uma base centralizada de dados corporativos, gerando mais transparência aos processos e às informações.

As atividades de cada área aparecem em uma única tela para os usuários, o que pode facilitar o monitoramento das demandas de cada setor.

Além disso, um software de gestão pode aumentar os níveis de segurança dos dados do negócio. Isso porque muitas ferramentas já possibilitam o envio das informações para a nuvem, que geralmente conta com sistemas robustos de proteção.

Integração

Muitas vezes, os gestores administram as informações do negócio com o uso de planilhas de Excel.

Porém, quando a companhia cresce, esse controle fica muito mais difícil, pois o número de dados aumenta e os setores têm mais dificuldade de promover uma comunicação eficiente.

A integração de ferramentas pode facilitar esse monitoramento do gestor e dos colaboradores da companhia. O sistema ERP permite o acompanhamento de diversos departamentos ao mesmo tempo.

O setor financeiro, por exemplo, pode ter acesso às informações do setor de compras, e efetuar o pagamento dos fornecedores.

O software também pode facilitar o acompanhamento da previsão de vendas.

Com a identificação dos pedidos feitos pelos clientes, a equipe de produção pode programar as suas atividades com mais eficiência e o setor de estoque consegue verificar com mais agilidade se os níveis dos itens estão adequados para atender à demanda, por exemplo.

Portanto, essa integração de informações ajuda o gestor a fazer análises mais precisas sobre o negócio, o que permite que ele tome decisões mais corretas para favorecer o crescimento da empresa.

Diminuição de erros

O uso de diferentes sistemas dentro da companhia pode gerar falhas na comunicação entre as plataformas e erros nas informações.

O mesmo pode ocorrer quando os colaboradores dão preferência para o encaminhamento de dados por e-mails ou planilhas de Excel.

Um sistema ERP contribui para a diminuição de falhas no gerenciamento e no registro das informações. Ele também evita que dois setores diferentes precisem registrar dados semelhantes que terão usos diferenciados.

Por exemplo: os vendedores lançam os dados sobre os pedidos no software. Eles já seguem para a equipe administrativa, que pode utilizá-los para fazer a emissão de notas e boletos.

A mesma informação também é repassada para a equipe de expedição de pedidos, o que ajuda a diminuir o tempo de espera do cliente e os erros cometidos nesses processos.

Gestão de pessoas

Geralmente, as companhias que não utilizam sistemas integrados fazem com que os funcionários percam muito tempo com tarefas administrativas. Isso pode diminuir a produtividade da equipe e a eficiência das operações.

Ao utilizar um sistema ERP, por exemplo, os profissionais podem dedicar o tempo para o desempenho de atividades que geram mais valor para a organização, como a definição de estratégias de vendas, marketing e contratação de pessoas.

O setor de recursos humanos também ganha mais tempo para se dedicar ao desempenho de demandas que buscam valorizar o colaborador, como a criação de um plano de carreira e de cursos de capacitação.

Assim, os funcionários se sentem mais motivados para desempenhar as atividades e a empresa pode utilizar o seu potencial humano para obter diferenciais competitivos.

Personalização

Alguns sistemas ERP têm características diferenciadas que permitem a personalização da ferramenta, com conteúdos que utilizam até o sotaque de determinado lugar.

Os módulos que podem ser agregados ao software também possibilitam que o gestor busque funcionalidades que operam melhor para o perfil do seu negócio.

Auxílio para tomar decisão

Uma gestão mais efetiva das informações auxilia o gestor a identificar quais são as áreas que precisam de mais investimentos, assim como as estratégias que podem ser adotadas para reduzir custos.

Um sistema ERP contribui para a detecção de falhas nos processos e a visualização dos principais fatores que geram despesas desnecessárias.

Um sistema de gestão robusto tem funcionalidades que permitem a visualização gráfica das informações mais importantes da companhia.

Ele também facilita a identificação dos principais indicadores de desempenho do negócio e a configuração para um monitoramento automático.

Assim, o gestor pode acompanhar os KPIs (Key Performance Indicators), analisar as principais causas do problema e adotar medidas para solucioná-las com mais rapidez e eficiência.

Como saber se a empresa precisa de um sistema ERP?

Cada negócio tem um perfil e diferentes desafios. Contudo, alguns sinais podem ajudar o gestor a identificar se a empresa passa por dificuldades, sinalizando que é hora de buscar soluções mais efetivas para a organização.

Conheça os fatores que mostram que a companhia precisa de um sistema inteligente para melhorar os processos:

  • a equipe gasta muito tempo em tarefas que poderiam ser automatizadas;
  • o gestor não tem acesso aos dados e precisa ser informado pelos demais colaboradores sobre decisões importantes para o negócio;
  • a empresa atua com variados fornecedores, de diferentes regiões do país ou do mundo;
  • a companhia tem diferentes softwares que foram implementados ao longo dos anos, mas eles não estão conectados uns aos outros;
  • a equipe não consegue identificar quais são os níveis exatos de estoque disponível;
  • o gestor perde muito tempo buscando informações sobre o negócio e tentando encontrar soluções para aumentar a produtividade e eficiência;
  • os colaboradores não conseguem compartilhar facilmente as informações, gerando suscetíveis erros;
  • o gestor tem dificuldade para cumprir com as normas vigentes e já recebeu multa por falha em compliance;
  • os problemas são identificados tardiamente e a equipe não consegue ser proativa para resolver situações simples.

Se o gestor perceber que algumas situações dessas ocorrem na companhia, esse pode ser o momento de investir em um sistema ERP.

Como funciona a implantação?

O processo de implementação do sistema ERP precisa ser planejado com cuidado para evitar problemas como o que ocorreu com a Shane Co., uma joalheria do Colorado, nos Estados Unidos.

O projeto extrapolou o custo inicial estimado para a implantação da ferramenta e ela precisou fechar as suas portas.

A HP, também dos Estados Unidos, sofreu problemas sérios com a implementação do software de gestão.

Essa falha gerou uma queda de 400 milhões de dólares no faturamento em um de seus trimestres. Além disso, os profissionais precisaram recorrer a processos manuais para etiquetar remessas de equipamentos.

Os executivos de altos cargos também tiveram que parar as suas atividades para realizar aprovações de urgência para pedidos de 50 dólares, pois o sistema estava inoperante.

Como evitar esse tipo de situação? É muito importante buscar ferramentas inteligentes e compatíveis com o segmento do negócio.

Também é necessário contar com uma equipe especializada para fazer a implementação do sistema de acordo com as necessidades da companhia. Confira um passo a passo sobre o processo:

Definição do projeto

Muitos ajustes deverão ser feitos antes da implantação do novo sistema, assim como outros que serão realizados no final do procedimento.

Contudo, é muito importante o gestor conversar com a equipe que realizará a tarefa, para definir as etapas de implementação da ferramenta, a migração de dados e os backups necessários antes de iniciar o processo.

Alguns erros simples podem prejudicar tarefas básicas, como a emissão da folha de pagamento ou de um pedido do cliente.

Avaliação criteriosa sobre o fornecedor

O gestor precisa fazer uma pesquisa aprofundada sobre os fornecedores da tecnologia para escolher o melhor ERP para o negócio.

É recomendável buscar uma organização com experiência no mercado, pois os profissionais já têm um conhecimento aprofundado para fazer a implantação do sistema.

Além disso, é imprescindível verificar se a solução se encaixa no perfil da companhia e se ela oferece módulos complementares que podem ser adicionados ao longo do tempo.

O ideal é optar por um software que recebe atualizações frequentes, pois isso permite que ele evolua conforme ocorra o surgimento de novas tecnologias no mercado. Isso também possibilita que o gestor acrescente módulos e funções à medida que a organização cresce.

Equipe para acompanhamento

É muito importante escolher alguns profissionais da companhia para fazerem o acompanhamento da implementação do sistema.

Muitas vezes, é recomendável direcionar um colaborador de cada área, pois o fornecedor precisa compreender as particularidades do negócio.

Gestão ativa do projeto

O processo de implementação do sistema ERP exige uma atenção efetiva da equipe escolhida para fazer o acompanhamento, assim como do gestor.

O sucesso do procedimento está baseado nos detalhes e nas informações que os colaboradores conseguem repassar para o fornecedor do serviço.

Sendo assim, é fundamental repassar um feedback sobre os progressos percebidos ou os problemas encontrados no uso da solução. Só assim será possível chegar ao sucesso da implantação.

Análise sobre o impacto no negócio

O sistema ERP pode gerar muitos impactos nas atividades da companhia.

Por isso, é muito importante o gestor avaliar bem a ferramenta oferecida pelo fornecedor e identificar como ela poderá ser utilizada para promover melhorias nos processos.

Muitas vezes, será necessário realizar algumas mudanças em procedimentos internos para a equipe obter todos os benefícios oferecidos pela tecnologia.

Treinamento eficiente

Depois de finalizar a implementação do software, é muito importante que a equipe receba um treinamento para compreender como funciona a solução.

Se esse processo não for realizado de forma adequada, os colaboradores poderão apresentar dificuldade no uso do sistema ou, até mesmo, gerar o fracasso do projeto.

Portanto, o gestor deve solicitar que o fornecedor realize um treino suficiente para os usuários saberem utilizar todas as funcionalidades do software de gestão.

Quais são as tendências para os próximos anos?

A tecnologia muda constantemente e as soluções recebem recursos cada vez mais valiosos para a gestão dos negócios. A Inteligência Artificial é uma tendência em alta para a criação de sistemas cada vez mais eficientes.

Com essa tecnologia, a equipe poderá decidir com mais facilidade quando pode fornecer desconto para o pagamento antecipado, por exemplo.

Isso porque a inteligência artificial faz a reunião dos dados e apresenta o impacto deles para o gestor.

A realidade aumentada e o machine learning também devem mudar o uso do software com o passar dos anos. Essas tecnologias podem ajudar os profissionais a realizarem as tarefas com mais rapidez e precisão.

Isso pode contribuir com o cumprimento das demandas para atender aos pedidos dos clientes, por exemplo, evitando erros na hora de empacotar produtos.

Pronto! Agora você já sabe o que é ERP e quais são os benefícios de utilizar essa solução no negócio.

A tecnologia pode ajudar o gestor a controlar melhor os custos e as entradas de recursos, os níveis de estoque de matéria-prima e os pagamentos feitos aos fornecedores.

Assim, consegue ter insights valiosos para aperfeiçoar a gestão e aumentar a produtividade.

Caso queria se aprofundar no assunto, segue uma lista de materiais para leitura:

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Comentários

  1. […] sabe o que é um ERP e como essa solução pode ajudar sua empresa na prática? Acompanhe nosso post de hoje e […]

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