O sistema e-kanban de organização é muito utilizado pelas empresas para organizar o fluxo de trabalho, tornando a rotina mais eficiente. Funciona através de colunas e cartões que representam as tarefas ainda não realizadas, as em progresso e as finalizadas.
O kanban digital registra também o tempo que a tarefa levou para ser concluída e conta com algumas outras funcionalidades. Entenda mais como este sistema pode trazer vantagens para sua empresa.
Como o sistema e-kanban funciona?
Inicialmente utilizado nas linhas de produção das fábricas, o kanban se tornou popular também em outros segmentos. Com o avanço da tecnologia foi possível usar o método de forma digital, através de softwares organizacionais. Atualmente as empresas se beneficiam da técnica em sua rotina de trabalho.
A metodologia kanban pode ser divida em três partes: o quadro, as colunas e os cartões:
- Os cartões representam as tarefas, estejam elas em andamento ou não;
- As colunas representam o estágio em que a tarefa está, a fazer, em andamento ou concluída,
- No quadro temos a visão geral do projeto. Podemos visualizar os cartões e as colunas.
Conforme a rotina de trabalho de cada empresa as colunas podem se alterar, sendo acrescentadas mais etapas. Tudo depende de como é o fluxo de trabalho de cada empresa. O mais importante é que os cartões façam sua jornada através das colunas.
Tipos de kanban na manufatura
Dentro da metodologia, seja kanban on-line ou não, encontramos dois tipos: kanban de produção e o de movimentação. Entenda:
- Kanban de produção: é o mais utilizado. Inicialmente era feito com apenas três colunas: tarefas a fazer, feitas e concluídas,
- Kanban de movimentação: ideal para evitar gargalos na linha de produção. Nesse modelo a quantidade de tarefas sendo feitas por etapas não pode ser muito alta.
Como a tecnologia está associada ao kanban?
O e-kanban é uma adaptação dessa metodologia ágil para o ambiente digital. Se trata de uma solução muito utilizada na indústria no controle de produção. Com o sistema é possível acompanhar as etapas da cadeia de produção, além de mapear todos os processos de Lean Manufacturing.
O software pode ser usado tanto em computadores como também no formato de aplicativo em celulares e tablets. Através dele é possível mover os cartões com as tarefas de coluna para coluna. Assim o gestor tem a possibilidade de visualizar e editar o kanban de qualquer lugar que estiver.
As atualizações no painel kanban podem ser visualizadas pelos colaboradores em tempo real. A pessoa responsável por cada etapa também pode ter acesso ao sistema e atualizá-lo conforme necessário. Assim o andamento das operações se torna mais eficiente.
Principais benefícios do sistema
A adoção de uma solução como o e-kanban pode trazer muitos benefícios para a empresa. Veja os principais deles:
Edição do quadro
No kanban digital fica muito mais fácil editar o quadro, adicionando etapas e tarefas. Em minutos o gestor pode modificar os status das tarefas e as alterações aparecerão para quem tiver acesso em tempo real.
O sistema pode ser integrado a um software de gestão, onde todas as informações sobre as operações da empresa ficarão armazenadas. Deste modo, é possível ter uma visão geral do progresso das atividades.
Controle sobre as tarefas
O software também permite mais controle sobre a organização das tarefas e suas etapas. Somente quem tem acesso ao sistema pode fazer as alterações, por isso é uma forma segura de organizar o fluxo de trabalho.
Além disso, todas as modificações feitas ficam gravadas, portanto é fácil saber quem fez qual alteração e em qual momento.
Acesso em qualquer lugar
Quando se opta em usar o e-kanban pelo aplicativo em um celular ou tablet, é possível acessá-lo de qualquer lugar. Como o quadro funciona em tempo real, as modificações podem ser visualizadas mais facilmente.
Essa é uma das mais importantes vantagens da versão digital desse método ágil. Isso porque, desse modo, o gestor tem acesso ao status das tarefas de qualquer lugar.
Kanban de estoque
Outra vantagem é poder utilizar o kanban digital em outras áreas da empresa. Um exemplo disso é o kanban para estoque, que otimiza o setor e evita que a mercadoria fique muito tempo parada.
Com isso são evitados problemas como: superprodução, matéria-prima esperando para ser utilizada, desperdício no processamento, etc.
Relatórios atualizados
Por fim, adotar um sistema como esse também permite a obtenção de relatórios atualizados sobre as atividades diárias. Esses dados são importantes para o aprimoramento da produção e desenvolvimento da empresa.
Assim o gestor pode estar sempre informado sobre a situação de seu negócio e onde são necessárias melhorias.
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