BPMN: entenda o que é a modelagem de processos de negócios, como fazer e sua importância!

A notação BPMN, ou Business Process Model and Notation, vem sendo utilizada como um padrão para modelagem orientada a objetos.

Gerenciar negócios é algo complicado. Entender tudo o que se passa ao longo de um dia de trabalho é complexo. Por isso, líderes corporativos contam com departamentos, gestores e metodologias que os ajudem a manter tudo sob controle.

O BPMN serve justamente para isso: ajudar a organizar os processos de negócios, de modo que nada se perca no caos diário e que cada atividade seja o mais simples possível de ser realizada.

E, sim, enquanto o negócio é composto por uma ou duas pessoas, com um faturamento módico e uma lista pequena de clientes, tudo isso pode ser gerenciado com uma mera planilha.

No entanto, conforme a empresa cresce, os processos se tornam mais complicados e acabam cruzando os limites setoriais, esbarrando em diferentes autoridades dentro do negócio.

A modelagem de processos é uma solução que apara as arestas e permite que a sua empresa funcione da melhor maneira, de acordo com seus objetivos, proporcionando uma visão transparente de como as coisas devem ser feitas.

Entretanto, é preciso entender melhor o que isso significa e como esse método pode ser aplicado no seu negócio.

Saiba quais as vantagens dessa notação, que é uma das mais difundidas quando o assunto é modelagem de processos de negócio.

O que é BPMN e qual é a sua finalidade?

O BPMN é uma representação gráfica feita a partir de ícones que simbolizam o fluxo de processo. Ou seja, a partir dessa notação é possível fazer o mapeamento dos processos. Portanto, cada ícone representa uma etapa do processo de produção.

De acordo com o glossário da Gartner, que se refere ao tema por Business Process Modeling, a definição é:

“A modelagem de processos de negócios vincula a estratégia de negócios ao desenvolvimento de sistemas de TI para garantir o valor do negócio. Ele combina visualizações de processos/fluxo de trabalho, funcionais, organizacionais e de dados/recursos com métricas subjacentes, como custos, tempos de ciclo e responsabilidades, para fornecer uma base para analisar cadeias de valor, custos baseados em atividades, gargalos, caminhos críticos e ineficiências.“

Ou seja, é uma forma de ajudar no mapeamento de processos, utilizando símbolos padronizados em uma representação gráfica.

Podemos usar como exemplo a manufatura, em que o registro do pedido poderia ser feito por “T01”, a produção por “T02”, a estocagem por “T03” e a entrega por “T04”.

Desse modo, é possível ter uma visão ampla de como funciona todo o processo da empresa.

A metodologia BPMN foi criada pela Business Process Management Initiative (BPMI), que foi fundida com a Object Management Group (OMG) e é, atualmente, mantenedora dessa notação.

Com um padrão codificado pré-estabelecido e válido mundialmente, é possível que a diagramação de processos seja mais simples.

Portanto, não importa a língua ou a nacionalidade do profissional; com a notação, ele consegue entender a dinâmica de um fluxo operacional.

Como surgiu o BPMN?

Como mencionamos, o BPMN surgiu a partir da iniciativa de líderes de negócios ligados à BPMI, uma organização sem fins lucrativos, em agosto de 2000.

O objetivo era, justamente, promover uma padronização de processos que fosse comum a todos os negócios.

Inicialmente, a metodologia surgiu com o nome de Business Process Modelling Notation.

Em 2011, o nome foi alterado para Business Process Model and Notation e é mantido pela OMG, que se fundiu à BPMI em 2004.

Com o avanço dos anos e a consolidação da transformação digital, a OMG manteve a notação atualizada para lidar com os novos processos.

Atualmente, estamos na era do BPMN 2.0, e a própria OMG disponibilizou um guia rápido da versão, explicando tudo sobre o padrão.

Como funciona o BPMN?

O BPMN funciona de maneira muito similar a um fluxograma convencional, mas diferente no quesito informacional. Por conta do padrão de símbolos, ele informa de maneira muito mais completa.

Aprender como aplicá-lo é semelhante a aprender como programar em uma linguagem de desenvolvimento: antes de tudo, é necessário aprender o básico.

Na prática, a representação visual seguindo os princípios da notação pode ser exemplificada da seguinte maneira, conforme exemplo que coletamos com a Sparx System:

Neste caso, trata-se de um diagrama que demonstra a estrutura de processos por trás do empréstimo de um livro por uma biblioteca.

Relação entre BPMN e BPM

Para entender melhor o conceito dessa notação é preciso analisar a relação entre BPMN e BPM. O BPM se trata da padronização de processos em geral das empresas, com a finalidade de sistematizar e facilitar processos organizacionais.

Para aplicar o BPM na empresa, é preciso fazer uma análise sobre o modo como ela opera.

Para isso, é feita a revisão dos processos com a finalidade de encontrar possíveis erros e potencializar os acertos.

Enquanto isso, o guia BPMN é usado para mapear os processos de uma empresa por meio de ícones. É uma padronização que pode ser encontrada sob o guarda-chuva do BPM.

Qual a diferença entre BPMN e fluxograma?

O BPMN possui muitas semelhanças em relação ao fluxograma convencional, que é uma ferramenta de representação visual e esquemática de processos. Na teoria, até parecem a mesma coisa, mas não são. 

Então, quais as diferenças?

Vamos lá: fluxogramas são ferramentas bastante simples, que ajudam a mapear um ou mais processos de um negócio.

Não por menos são utilizados em sprints de design thinking, entre outras metodologias de gestão.

No entanto, sua principal característica é também sua “desvantagem” em relação à notação: fluxogramas não possuem um conjunto de regras e símbolos de modelagem padronizados.

Existem, sim, símbolos comuns e muito utilizados, mas não há um conjunto de regras.

Já o BPMN, apesar de na prática ser realizado da mesma forma que um fluxograma, possui uma sutil diferença: usa seus próprios elementos e símbolos.

São regras que tornam o mapa de processos compreensível para um maior número de pessoas, facilitando também seu entendimento dentro de uma organização e de seus setores.

Assim, a notação permite que qualquer um crie padrões de processos mais complexos, incluindo exceções, decisões e eventos.

O que é e qual a importância da modelagem BPMN?

Na prática, o BPMN é uma maneira de melhorar a eficiência operacional do seu negócio. Afinal, qualquer empresa quer otimizar seus resultados, reduzindo o consumo de recursos. E é justamente isso que o processo de modelagem e notação oferece.

Além disso, é uma metodologia importante para promover maior transparência estratégica e estrutural, possibilitando uma visão compreensiva de como as coisas funcionam dentro de uma organização.

Isso capacita as organizações a executarem as atividades seguindo métodos padronizados e direções predefinidas, o que melhora os resultados.

No entanto, não pense que o BPMN “trava” as organizações. Pelo contrário, as torna mais flexíveis.

Afinal, com expertise no assunto, é possível promover uma cultura de inovação, permitindo que você ajuste rapidamente as operações corporativas, concluindo todos os desafios.

Por fim, tudo isso contribui para maior resiliência e vantagem competitiva do seu negócio, tornando sua empresa mais flexível e evoluída que seus concorrentes.

Conheça os elementos da notação BPMN

Antes de aplicar a notação BPMN 2.0 na sua empresa, é preciso primeiro dominar os seus elementos básicos. Conforme a necessidade de mais dados se apresente, você pode procurar outros elementos que te ajudem na modelagem.

Existem quatro grupos de elementos:

• Objetos de fluxo;
• Objetos de conexão;
• Raia da piscina;
• Artefatos.

Objetos de fluxo

Os objetos de fluxo são os básicos para definir o comportamento do processo de negócio. Eles são divididos em três:

• Eventos (Events): uma coisa que aconteceu ou que pode acontecer em um processo, afetando, assim, o fluxo, e causando um impacto. Suas características são:
  • Início: simples, tempo, condicional, sinal, múltiplo;
  • Intermediário: simples, condicional, ligação e múltiplo. Associados às atividades de cancelamento, compensação, condicional, sinal e múltiplo;
  • Fim: simples e término.
• Atividades (Activities): são as etapas lógicas que acontecem dentro do processo, significando, também, trabalho executado. As atividades se dividem em tarefas e subprocessos:

• Human Task: uma tarefa que representa um trabalho realizado no processo;
• Service Task: realiza um web service e é utilizado para implementar integrações com sistemas de informação;
• Send Task/Receive Task: é responsável pelo envio de uma mensagem para outro processo e avança automaticamente para a próxima tarefa;
• Manual Task: é uma tarefa realizada por uma pessoa que não usa um sistema de workflow;
• Script Task: executa uma sequência de comandos por meio do próprio motor de processos,
• Business Rule Task: esta tarefa adiciona uma regra de negócio que retorna um valor para comparação. Pode ser feito por web service.
• Decisões (Gateways): são usados para controlar o fluxo de frequência, além de controlar a divergência e a convergência. Desse modo, é possível determinar decisões tradicionais.

• Gateway exclusivo baseado em dados;
• Gateway exclusivo baseado em dados com marcador;
• Gateway exclusivo baseado em eventos;
• Gateway inclusivo;
• Gateway completo,
• Gateway paralelo.

Objetos de conexão

Já os objetos de conexão simbolizam a maneira como os objetos de fluxo se conectam. Podem ser divididos em três tipos:

• Fluxo de sequência: é a ordem do fluxo, sua sequência;
• Fluxo de mensagem: retrata o fluxo das mensagens entre o emissor e o receptor;
• Associação: serve para associar dados, textos e outros artefatos aos objetos do fluxo.

Raia de piscina

São um meio de organização das atividades em categorias visuais separadas. Atuam como um container para os objetos de fluxos. São elas:

• Piscina: correspondem à organização em si. É onde são desenhados os elementos representativos do processo. Serve como um container, para dividir um conjunto de atividades de outras piscinas. São empregados quando o diagrama envolve duas entidades de negócio. Estão separados fisicamente no diagrama e especificam “o que faz o que”, colocando os eventos e os processos em áreas protegidas, chamadas de pools;
• Raias: representa as subdivisões de um pool. Serve para organizar as atividades do processo. Nas subdivisões, é possível separar as atividades conforme suas associações (função ou papel).

Artefatos

Usados para colocar as informações adicionais no processo, os artefatos também podem servir para representar as entradas ou saídas de uma atividade. Eles são três:

• Objetos de dados: elementos produzidos ou requeridos por uma atividade, conectados a ela por meio de associações;
• Grupo: possui finalidade de documentação ou análise,
• Anotações: usado para passar ao leitor informações adicionais de uma atividade.

Principais vantagens do BPMN 

Agora que você entende melhor o que é BPMN, é possível verificar suas principais vantagens:

Comunicação

O processo de modelagem e notação serve como uma ferramenta de comunicação universal, já que utiliza uma linguagem que pode ser entendida por todos os envolvidos nos processos de negócio.

Versatilidade

Também é muito versátil, pois pode ser aplicada a muitos tipos de processos diferentes, como: administrativos, financeiros, operacionais, entre outros.

Organização

Outra vantagem é a organização que essa notação proporciona. Quando é possível visualizar todas as operações de uma empresa, o gestor tem mais facilidade em tomar decisões mais acertadas.

Padronização e eficiência

Além de organizar, a notação permite que vários processos sejam padronizados, o que consequentemente eleva a eficiência da sua operação.

A metodologia traz gráficos simples, com informações objetivas o que facilita muito a compreensão dos processos, o que agiliza muito o dia a dia na sua empresa.

Processos padronizados são mais eficientes e ainda são mais fáceis de serem automatizados, o que aumenta a produtividade na empresa.

Economia

Outro fator de destaque é que processos padronizados e organizados ajudam a revelar possíveis gargalos nos processos, para que possam ser eliminados.

Isso reduz o retrabalho e otimiza a operação, o que vai resultar em menos custos para sua empresa.

Possibilidade de automação de processos

Automatizar processos é uma das formas mais eficientes de diminuir ou até de zerar os erros operacionais.

Com o BPMN, fica bem mais simples diagnosticar onde estão as tarefas que podem se beneficiar de automação.

Dessa forma, o trabalho manual é consideravelmente reduzido, liberando as equipes para trabalhar em outras frentes, aprimorando os demais processos.

Transparência

A forma de organização dos elementos nesse modelo, permite que você organize e padronize os processos, assim tudo pode ser acompanhado de forma bem mais simples.

Os gráficos simplificados facilitam a interpretação dos dados, deixando os processos da empresa mais transparentes, permitindo que todos os envolvidos possam contribuir com insights valiosos.

Acompanhamento e análise do desempenho

O BPMN em si não é uma métrica, porém ele apresenta os processos de uma maneira que deixa explícito as operações e também quais KPIs podem ser aplicados ali.

O acompanhamento no dia a dia também é muito mais simples, já que é possível agregar várias métricas importantes para mensurar a evolução do seu negócio.

Enfim, podemos dizer que essa metodologia ajuda empresas a identificar ineficiências, otimizar processos e alocar recursos de forma eficiente para reduzir custos.

Como adquirir conhecimento em BPMN?

Agora, ficou interessado em aprender mais sobre o universo BPM e também sobre o processo de modelagem e notação?

Entre os vários cursos oferecidos por diferentes instituições, a OMG oferece o programa OCEB 2, que consiste em cinco exames, que concedem cinco certificações.

Acima do nível fundamental, o programa se divide em duas trilhas: uma orientada para negócios e outra orientada para a técnica.

Você pode conferir o programa direto no site da OMG.

BPMN e uso de tecnologias

Para que a aplicação do BPMN seja bem-sucedida, é fundamental que o gestor tenha acesso a todas as informações da empresa em um único lugar.

Isso é possível com um sistema de gestão empresarial, por exemplo. Isso porque essa solução permite o controle total das operações administrativas e financeiras da empresa.

Saiba mais sobre as principais aplicações do sistema de gestão no setor na manufatura e entenda como essa solução pode ajudar seu negócio.

TOTVS Fluig Plataforma

Além de aplicar ferramentas que ajudem a padronizar processos, é preciso controlá-los de ponta a ponta, monitorando o desempenho e os dados de cada atividade realizada na sua empresa.

E você encontra a solução ideal para isso aqui, com o TOTVS Fluig Plataforma!

Pioneira em ERPs no Brasil e maior empresa tech do país, a TOTVS desenvolveu um portfólio completo de sistemas de gestão que atendem a negócios de todos os segmentos do mercado.

Nossas soluções possibilitam que você aplique as metodologias que queira, como o BPM e BPMN, de modo que gerencie sua empresa da melhor maneira possível.

Tudo isso com ajuda dos recursos dos sistemas TOTVS, que permitem que você automatize e padronize processos — do jeito que seu processo de modelagem e notação sugere.

O melhor? Você integra setores, agiliza rotinas e centraliza dados de modo a melhorar a análise de performance e aplicar, de maneira contínua, melhorias em sua operação.

E, então, que tal evoluir a gestão da sua organização? Conte com o TOTVS Fluig Plataforma.

Conclusão

Sim, gerenciar negócios é complicado — como lembramos no começo deste guia. No entanto, contar com soluções como o BPMN e ferramentas tecnológicas pode simplificar sua rotina.

Para uma organização, projetar e implementar novos processos é algo desafiador, especialmente porque o seu sucesso depende da colaboração entre departamentos ou funções.

A modelagem de processos de negócios e os diagramas permitem que as equipes visualizem novos processos antes da implementação para garantir que maximizem a eficiência.

E você, agora que entendeu tudo sobre o BPMN, está pronto(a) para aplicá-lo em seu negócio?

Nos diga os resultados aqui nos comentários e compartilhe suas experiências.E, para seguir de olho em nossos conteúdos e continuar aprendendo, recomendamos que você leia nosso guia sobre a cadeia de valor de um negócio.