Controle de estoque: o que é, para que serve, tipos e como fazer

O controle de estoque é uma atividade crucial para o sucesso de uma empresa. Não se trata apenas de gerenciar entradas e saídas, mas de dar vazão ao fluxo produtivo, além de garantir a satisfação do cliente.

Por isso mesmo, é uma tarefa tão complexa.

Em muitas empresas, é comum que essa atividade seja reduzida a um mero checklist. No entanto, o controle de estoque possui um papel fundamental no planejamento estratégico do negócio e, por isso, precisa de iniciativas que vão muito além.

É uma parte essencial do capital de giro da organização.

Quaisquer falhas, portanto, podem prejudicar o negócio, impactando em seus resultados financeiros e produtivos.

Um baque e tanto para quem busca aumentar o número de vendas e a taxa de lucratividade.

Por isso que empresas de sucesso praticam um excelente controle de estoque — apoiadas por muitos recursos inovadores, como estratégias modernas e sistemas de gestão.

O sistema de controle de estoque pode evitar a desorganização nos processos, o que prejudica o cumprimento dos prazos de entrega e a rentabilidade do negócio. 

Isso porque o gestor consegue acompanhar a previsão de demanda e ter maior previsibilidade de consumo para saber quando adquirir matéria-prima.

Neste artigo, explicamos melhor o conceito de controle de estoque, entendendo como um sistema pode facilitar o gerenciamento de informações do seu negócio e quais outras vantagens ele proporciona.

Que tal aprender mais sobre o tema e encontrar as soluções para o controle de estoque da sua empresa? Então siga a leitura!

O que é controle de estoque?

O controle de estoque é uma tarefa que vai muito além do armazém de uma empresa. Trata-se da gestão de produtos e mercadorias em toda sua vida útil dentro da sua organização.

Ou seja, do ponto em que entra no armazém até o momento em que o cliente o compra.

É uma tarefa baseada na organização das informações e deve levar em conta toda a supply chain para ser efetivo.

O intuito é manter todos os setores envolvidos a par da situação de cada item, para que entendam sua disponibilidade e/ou necessidade de reposição.

Essa conta é importante e essencial, pois proporciona maior poder de previsibilidade para a empresa, que pode evitar, entre outras coisas:

• Falta de produtos;
• Estocagem desnecessária;
• Uso exagerado do espaço;
• Danificação dos produtos;
• Mercadorias fora do prazo de validade.

Para que serve o controle de estoque?

A função do controle de estoque é potencializar a visão estratégica do gestor.

Com um entendimento aprofundado do seu estoque, é possível entender melhor seu nível de demandas, possibilitando um planejamento de produção mais eficiente, reduzindo custos desnecessários e aumentando a margem de lucro.

Ainda assim, para ter um entendimento prático do controle de estoque, é possível apontar 4 grandes benefícios da sua prática:

• Integração com o financeiro: O controle de estoque é quase um braço da gestão financeira, já que falamos de um ativo da empresa. Sua boa execução direciona a produção.
• Otimização de espaço: Um bom controle de estoque possibilita que a empresa armazene apenas o necessário para a produção e/ou venda, sem que haja a falta ou o excesso de produtos.
• Redução de desperdícios: Ao realizar o controle de forma eficiente, é possível eliminar desperdícios (bem como mapear a origem deles), o que impacta diretamente nos gastos da organização.
• Evitar um efeito dominó: Sem produtos em estoque, você perde oportunidades de venda e prejudica os resultados do negócio. Um simples erro que leva a um efeito dominó, capaz de impactar negativamente a empresa.

Essa clareza de informações não é apenas importante, mas essencial para a continuidade do negócio.

Entenda: essa não é uma mera afirmação, mas uma questão de dados.

Um estudo do GS1 US descobriu que, no varejo americano, em apenas 63% do tempo, os estoques estão corretamente atualizados. Ou seja, em um terço das vezes, as informações são imprecisas e incorretas.

Como fazer o controle de estoque?

Existem vários métodos para realizar o controle de estoque, dos mais arcaicos aos mais modernos.

Na prática, é preciso manter um registro correto das entradas e saídas dos produtos — no entanto, como você já aprendeu, vai um pouco além disso.

Em geral, deve-se seguir alguns passos para um melhor controle dos produtos. Confira:

• Organização do espaço;
• Planejamento de quantidades mínimas e máximas para cada produto;
• Criação de uma boa rede de parceiros comerciais para atender aos prazos de acordo com a previsão de demandas.

No primeiro ponto, destaque para a definição do local do estoque: o espaço físico que os produtos e mercadorias vão ocupar.

Aqui, é necessário considerar uma operação otimizada, portanto, requisitos como armazenamento (e refrigeração) e frequência de reabastecimento devem ser lembrados.

Já o segundo ponto tem relação direta com o planejamento estratégico do setor e da própria empresa.

Estabelecer quantidades mínimas e máximas de produtos em estoque garante uma operação sem extremos (falta ou excesso), garantindo a saúde financeira da organização.

E no último passo, olhamos para o que está além do estoque: a parceria com empresas comprometidas com os seus objetivos.

É necessário contar com fornecedores confiáveis, que atendam aos seus prazos e ofereçam boas condições de negócio.

Para isso, no entanto, ter em mãos as demandas previsíveis é essencial!

Como fazer a gestão de estoque em um negócio com receita recorrente?

Uma das grandes vantagens de empresas adeptas do modelo de negócios de receita recorrente é que há maior controle da demanda. Assim, a gestão do estoque é facilitada.

Afinal, trabalhar com clientes fixos, em modelos de assinatura ou longos contratos, permite que sua empresa tenha maior noção das necessidades de estoque.

A palavra-chave aqui é transparência, já que a organização possui total entendimento das demandas dos próximos meses.

Desse modo, além de ajudar o setor de compras, também fortalece as boas práticas de controle de estoque.

Existem diversas formas, porém, de realizar essa gestão de modo eficiente e que respeite o orçamento e o nível de demandas da empresa.

A melhor maneira é compor um estoque suficiente para arcar com as demandas previstas para os próximos meses (levando em conta um determinado período, como 12 meses).

E, claro, calcular um extra que deve ter relação com a taxa média de novos clientes que entram a cada mês.

Assim, é possível comprar somente o suficiente para arcar com as necessidades do negócio.

No caso dos métodos de controle de estoque, basta seguir a leitura do guia — a seguir, explicaremos mais sobre os principais!

Leia também: Entenda o que é last mile, como funciona, a importância e como otimizar!

Onde é feito o controle de estoque?

Basicamente, todo negócio realiza o controle de estoque — seja ele fabricante ou distribuidor de um produto, bem como prestador de um serviço. Portanto, ele é feito na maioria das empresas.

Claro, há algumas exceções: uma pequena startup que trabalha com um produto 100% digital, como um software, e possui apenas alguns funcionários em regime home ou anywhere office, dificilmente precisará de um estoque.

Mas como o exemplo dá a entender, são exceções.

Algumas empresas não precisam de um estoque para armazenar os materiais e produtos para fabricação ou comercialização, mas utilizam os almoxarifados: um espaço próprio para guardar materiais, como os de escritório, limpeza etc.

Ao longo do processo de controle do estoque, algumas tarefas essenciais devem ser realizadas: o monitoramento das entradas e saídas de materiais e produtos, bem como seu completo inventário.

A responsabilidade sobre o controle de estoque depende do fluxo produtivo e comercial de cada empresa.

Em empresas de manufatura, por exemplo, uma parte é realizada por aqueles encarregados da gestão de supply chain, enquanto outra cabe ao setor produtivo, que os consome para fabricar os produtos.

Exemplos de controle de estoque

Existem alguns exemplos de controle de estoque no mercado que podem servir de inspiração para sua empresa. Métodos famosos, como o Just-in-Time, já foram utilizados e aprovados por grandes organizações — inclusive se tornando cases.

Que tal conferir alguns deles?

A Toyota foi uma das primeiras, criadora do Sistema Toyota de Produção (STP) — movimento precursor da metodologia lean.

Daí, surgiu também o método Just-in-Time.

Esse método garantiu que as matérias-primas não fossem trazidas para a área de produção até que o pedido fosse recebido pela empresa.

Na verdade, vale falar que esse método ainda funciona, pois continua sendo utilizado pela Toyota — e mundialmente, por incontáveis outras organizações.

O Just-in-Time praticado pela Toyota décadas atrás ajudou a empresa a se destacar no mercado oriental e também ocidental, driblando a falta de matérias-primas presente no Japão da época e tornando a fabricante uma das maiores do mundo.

Outro grande expoente moderno do Just-in-Time é a Apple. No caso da fabricante dos iPhones, iPads, iMacs (entre outros), o ponto-forte foi estabelecer boas relações com seus fornecedores.

Assim, a empresa consegue manter apenas um armazém em todo o território americano, mas conta com mais de 150 grandes fornecedores por todo o globo.

Por meio da terceirização, a produção tornou a Apple mais enxuta e resultou na redução de custos e redução do excesso de estoque.

Talvez você se pergunte: “mas como a Apple, uma das maiores (se não a maior) empresas do mundo, tem apenas 1 armazém?“.

É simples, seu estoque está nas lojas.

Inclusive, ela já é adepta de modelos logísticos que otimizam ainda mais o estoque, como o dropshipping.

E outros métodos? Para citar alguns, conforme matéria da The Motley Fool, a Dell utiliza FIFO (PEPS), Walmart utiliza LIFO (UEPS) e a General Electric utiliza LIFO (UEPS) para o estoque dos Estados Unidos e FIFO (PEPS) internacionalmente.

Qual a importância do controle de estoque?

Um bom planejamento de controle de estoque é essencial para o crescimento e desenvolvimento de qualquer empresa.

Com uma gestão de estoque eficiente, a companhia sempre terá os materiais necessários para produzir as suas mercadorias e atender aos clientes.

Ela também conseguirá manter a qualidade de seus produtos e o prazo de entrega.

No fim das contas, isso significa que você vai garantir um capital de giro do negócio. 

Afinal, estoque parado é dinheiro mal investido, pois não é recuperado — além de estar suscetível à desvalorização, por conta de possíveis danos ou desgaste da mercadoria.

E, claro, não ter estoque é um desastre de proporções ainda maiores, pois afeta o cliente e também seu setor produtivo (e o financeiro, ativando o efeito dominó que já mencionamos).

A falta de produtos no estoque pode comprometer a relação de confiança com um potencial cliente, passando uma imagem ruim da sua empresa.

Para você ter noção, de acordo com o estudo E-commerce Fulfilment Report de 2017, pouco mais de um terço das lojas virtuais atrasam entregas pois venderam um produto que não estava em estoque.

É por isso que, para organizações modernas, muitas vezes uma simples planilha não basta. Na verdade, pode até prejudicar.

Sem um bom sistema de gerenciamento pode ocorrer falta de produtos ou mercadoria parada muito tempo em estoque.

Ambos os casos acarretam prejuízos financeiros para a empresa.

Quais são os tipos de controle de estoque?

Talvez seja novidade para muitos, mas há diferentes formas de realizar o controle de estoque. Por isso, é muito mais do que “registrar entradas e saídas”.

Há toda uma lógica e uma dinâmica logística que deve ir ao encontro dos objetivos e do modus operandi da empresa.

É essencial entender em qual a sua organização se encaixa, não apenas para moldar seus processos, mas também para entender como um sistema de gestão apoiaria o negócio.

Os 7 principais métodos de controle de estoque

Para isso, como você já leu no decorrer do guia até aqui, são utilizados diferentes métodos para controlar o estoque.

Falar de cada um deles seria uma tarefa interminável, então separamos os principais a seguir. Alguns você já conheceu neste mesmo texto, como o Just-in-Time.

No entanto, existem outros que vale a pena conhecer e aplicar na sua empresa.

Lembrando que o método ideal para o seu negócio vai depender de uma série de fatores, como o setor em que trabalha e sua previsibilidade de demanda.

Por isso, conhecer os principais modelos de controle de estoque é essencial. Vamos lá?

PEPS

A sigla quer dizer “Primeiro que entra, primeiro que sai” e já dá uma boa ideia sobre como o estoque é organizado, certo?

Nesse modelo, o controle de estoque segue uma ordem cronológica, dando vazão às mercadorias conforme sua ordem de chegada ao armazém.

É comum em negócios que trabalham com produtos perecíveis.

UEPS

Já a sigla UEPS significa “Último a entrar, primeiro a sair”, basicamente uma modificação do método anterior.

Nesse caso, os itens que entraram por último no estoque (logo, mais novos e caros) saem primeiro, conforme os pedidos chegam

Custo Médio

O Custo Médio não diz respeito a uma dinâmica certa de envios, mas sim a uma forma de calcular os tributos.

Conhecido como Média Ponderada Móvel (MPM), é um modelo que propõe a soma do valor dos produtos em estoque com os novos, dividindo esse valor pelo número total de itens.

O resultado, naturalmente, seria o custo médio por cada produto.

Just in Time

O Just in Time é um modelo reconhecido, que garante um estoque mínimo para a empresa. O objetivo é minimizar o número de itens armazenados, reduzindo custos.

Sua aplicação é mais complexa e exige um sistema de gestão adequado, que forneça informações qualificadas para melhor previsibilidade de demandas.

Curva ABC

A Curva ABC é um modelo de controle de estoque que considera três fatores ao organizar a dinâmica do estoque: giro de estoque, faturamento e lucratividade.

Assim, os produtos são classificados em três categorias. O objetivo é priorizar os produtos que mais agregam valor para a empresa.

A curva (que pode ser representada por um gráfico) é dividida em A, B e C, em uma lógica como essa:

• A: 20% dos itens representam 80% do valor;
• B: 30% dos itens representam 15% do valor;
• C: 50% dos itens representam 5% do valor.

A vantagem é que a Curva ABC não é fixa do estoque. Explicamos:

Você pode ter uma Curva ABC do setor de vendas e comparar com a Curva ABC do estoque, tornando o controle muito mais eficiente.

Preço Específico

Uma opção para operações mais robustas, de produtos com venda de valor significativo e bens de capital (como veículos ou máquinas, por exemplo). É importante reforçar que empresas com alto giro de estoque não devem utilizar esse método.

Neste caso, o preço específico do item é identificado individualmente.

Assim, é possível dar baixa em cada unidade vendida. Então, o estoque final é calculado com base nas unidades existentes e seus preços específicos.

Giro de estoque

Outro modelo de controle popular, o giro de estoque auxilia no entendimento sobre o desempenho do seu estoque.

Trata-se de um cálculo que relaciona o estoque médio da empresa com as vendas totais em um período de tempo (normalmente, no ano).

A divisão dos valores vai definir quantos giros de estoque a empresa tem nesse período definido.

O resultado ajuda a empresa a entender por quanto tempo os itens permanecem em estoque.

Isso possibilita que o gestor otimize a operação, desenhando estratégias de vendas que otimizem o giro do estoque.

9 dicas fundamentais para melhorar o seu controle de estoque

Está buscando formas de melhorar o seu processo de controle de estoque?

Além da teoria acima, é possível aplicar algumas dicas simples e rápidas para otimizar a operação. Confira!

Conheça bem o seu negócio

Muito antes do seu produto chegar na mão do cliente final, há várias etapas a percorrer.

Digamos que seu varejo comercialize roupas. Antes do seu cliente pegar uma camiseta para provar, há todo um processo anterior que deve ser considerado.

Por exemplo: seu fornecedor precisa pedir o tecido adequado e em boa quantidade para arcar com a demanda.

Depois, o fabricante envia a remessa para o armazém da sua empresa, que agora precisa registrar as camisas no estoque. Essa é uma cadeia de suprimentos — simplificada, é claro.

Agora, veja bem, e se você precisasse descrever os passos dos produtos e matérias que utiliza, saberia?

Antes de decidir qual método de controle de estoque utilizar, é essencial conhecer o fluxo de produtos e matérias-primas que envolvem o seu negócio — e não apenas relativo ao seu processo.

Por que falamos isso? Veja bem: quando seu controle de estoque está funcionando perfeitamente, todo resto se torna fácil de lidar.

Mas quando algo dá errado, é um passo para o caos.

Alguns eventos são inevitáveis, claro, mas entender seu negócio e todos os elos da sua cadeia de suprimentos pode ajudá-lo a ficar à frente dos imprevistos, bem como entender exatamente qual método empregar.

Desenvolva um mapeamento de processos

Entender o fluxo de trabalho, não apenas do setor de estoque ou de produção, mas de toda a empresa, vai lhe ajudar a entender como é a rotina operacional.

Dessa forma, você vai entender de forma muito mais aprofundada como a operação de vendas afeta o estoque.

Assim, vai poder entender qual a melhor estratégia para suprir com a demanda existente — além de encontrar brechas para otimizar essa relação.

Planeje as etapas

Seu estoque responde a uma série de processos: primeiro, há a requisição dos produtos. Então, a efetuação do pedido. Depois, seu recebimento e inventários — e assim por diante.

Você deve fazer questão que todos estes processos estejam alinhados com a rotina da empresa e, mais importante, que sejam corretamente planejados.

Desse modo, todas as etapas podem ser desempenhadas com exatidão e sem margem para erros.

E claro, nós sabemos: situações imprevisíveis acontecem e podem complicar seus processos, mas um ambiente organizado apresenta maior resiliência a essas situações.

Registre as entradas e saídas do estoque

Tudo que entra e sai da empresa deve ser documentado e organizado, de forma que os registros fornecem informações claras sobre cada operação.

Assim, sua empresa não perde uma movimentação e pode se atualizar em tempo real, sem atrasos que impliquem em excesso ou falta de produtos.

A melhor forma de fazer isso é com um sistema de gestão que potencialize seu poder de registro, automatizando tarefas e dando mais controle para reduzir as falhas.

Além disso, o acompanhamento acontece em real time o que dá uma noção muito mais ágil e evita erros de alinhamento entre os times. 

Faça inventários 

Não basta apenas registrar entradas e saídas, é preciso saber o que está em seu estoque.

Alguns produtos podem ser muito semelhantes, mas possuem diferenças essenciais que devem estar destacadas para que a sua frente de vendas não seja prejudicada.

Busque, portanto, criar e gerenciar inventários completos, que possuam as principais informações de cada produto, facilitando também sua organização e logística.

Tenha uma relação amigável com os fornecedores

Procure criar um relacionamento estreito com seus fornecedores.

Eles são uma parte essencial do bom controle de estoque, pois podem ou não contribuir com suas necessidades — das mais às menos urgentes.

Tenha sempre estoque crítico

O estoque crítico, apesar de não ser um conceito que abordamos ao longo do conteúdo até aqui, é simples de entender.

Chamado também de estoque de segurança (o termo “estoque crítico”, no Brasil, tem maior relação com a Cold Chain e suprimentos médicos, como medicamentos, tecidos humanos e sangue), trata-se de um produto que não pode sair do seu estoque de jeito algum.

Ou seja, você deve garantir que não ocorra o stockout — a quebra de estoque.

Nem todos os negócios possuem essa necessidade, mas muitos distribuidores específicos ou fabricantes, sim.

Recomendamos que você mapeie seu processo produtivo e as demandas do seu cliente para entender exatamente qual item não pode faltar no estoque.

Uma lanchonete de hambúrgueres fast food, por exemplo, pode operar com todos os itens em falta — exceto aqueles que compõem seu principal produto: pão, alface, carne e queijo.

Estabelecer um estoque crítico é uma forma de garantir que sua empresa possa atender a demanda mais básica e não prejudicar seu caixa.

Planeje as datas e períodos para compras

Agora, seu processo de compra de insumos e matérias-primas não deve ser aleatório. Pelo contrário, deve ser planejado, de modo que se saiba com antecedência quando e quantos itens devem ser comprados.

É uma forma de tornar o trabalho do setor de Compras mais fácil, mas também de simplificar a gestão do estoque, garantindo que haja previsibilidade sobre o re-estoque dos itens.

Além disso, o planejamento de datas ou períodos serve a um propósito de validar o processo produtivo da empresa.

Se a empresa sentir a falta de um item antes da hora, significa que houve um problema.

Não é a melhor das situações, mas servirá para que seu time rastreie o motivo do problema e possa corrigi-lo.

Estabeleça qual é o volume mínimo e máximo de cada item

Dentro da aplicação do controle de estoque, existe um consenso que é o volume mínimo e o volume máximo de cada item. Recomendamos que você calcule para cada produto que ocupa um lugar na prateleira do seu estoque!

Isso vai ajudar o setor de Compras a não extrapolar ou mesmo economizar demais na hora de encomendar os itens — bem como vai servir para a área de produção se guiar em relação à demanda.

Lembrando que o estoque mínimo não é a mesma coisa que o estoque crítico — este último tem a ver com o item que não pode sair do estoque em nenhum momento.

O intuito por trás desse cálculo é evitar desperdícios e mesmo a falta de um item, de modo a não aumentar os custos para a empresa e manter (ou melhorar!) a satisfação do cliente.

Para realizar o cálculo, você precisará das seguintes fórmulas:

• Estoque mínimo = Custo médio diário de produto x tempo de reposição
• Estoque máximo = Estoque mínimo + lote de reposição

Quais são os principais erros ao fazer controle de estoque?

Seu processo de controle de estoque já está estabelecido, você seguiu as dicas que passamos acima, mas ainda assim encontra problemas no setor. Como resolver?

Antes de qualquer coisa, é essencial encontrar a raiz dessas situações.

A seguir, separamos alguns dos principais erros na gestão de estoque. Confira!

Deixar que faltem produtos

Já parou para pensar que um dos grandes problemas que sua empresa enfrenta, especialmente se os sintomas tiverem relação com a insatisfação dos clientes, pode ter relação com a falta de estoque?

Sem o controle adequado, é fácil perder a mão dos itens em estoque e deixar que a produção utilize mais do que o necessário.

Com isso, é natural que os itens acabem rapidamente e prejudiquem o processo produtivo, fazendo com que sua empresa não consiga honrar pedidos já feitos.

Ter estoque em excesso

Ter produtos em excesso é algo ruim para qualquer empresa!

Afinal, quer dizer que seus custos com o estoque são maiores, que você gastou mais do que deveria na composição do armazém e que precisará de estratégias de vendas para vender mais e fazer o estoque girar.

Não realizar inventários regularmente

Os inventários são uma parte essencial do controle do estoque: neles, você descreve tudo sobre todos os itens em estoque, assegurando que as informações estejam disponíveis.

Um mau controle de estoque, sem inventários rotineiros e em tempo real, prejudica a transparência sobre o que seu estoque possui ou não — o que leva a tomadas de decisão erradas.

Auditorias regulares são cruciais para manter os dados atualizados, garantindo que sua empresa aproveite ao máximo o que tem em estoque.

Não conhecer o comportamento dos consumidores

Um dos grandes termômetros para o trabalho de controle de estoque não está propriamente na sua empresa, mas no comportamento dos consumidores.

Afinal, como é o histórico de compra deles? Há meses ou períodos em que a demanda aumenta? E quando abaixa, quais as saídas para manter o caixa fluindo?

É importante entender esses detalhes visto que eles vão ditar seu planejamento de estoque, bem como os índices de volume mínimo e máximo de um item.

Contar com ferramentas de controle de estoque que não atendem às necessidades do negócio

A falta de ferramentas tecnológicas no controle de estoque pode não parecer um problema ou mesmo um erro em um primeiro momento — mas acredite, pode se tornar!

Especialmente no momento em que a empresa cresce e os processos manuais já não fazem sentido.

Afinal, a organização dá vazão para que erros de inventário, pedidos com fornecedores, entre outros ocorram.

Contar com um sistema de gestão de armazém é uma boa solução, já que permite maior nível de automação dos processos, facilitando o controle e mitigando erros.

Não considerar a sazonalidade

Muito além do comportamento dos consumidores, é essencial conhecer quais produtos e itens do seu estoque sofrem com a sazonalidade.

Desse modo, é possível se precaver diante de períodos de baixa na produção, antecipando os pedidos por exemplo.

Não incentivar a comunicação entre os funcionários

Independente do tamanho da empresa, qualquer problema no estoque pode acabar em perdas financeiras.

Mesmo para empresas que trabalham em escala, cada unidade de produto e cada item no estoque é essencial.

Um dos motivos que levam ao esgotamento do estoque é algo que vai além da simples “falta” de controle, mas também uma má comunicação entre funcionários.

Ao otimizar essa parte, é muito provável que o seu negócio veja uma redução nos erros humanos na cadeia produtiva, mantendo o estoque blindado.

Como combinar controle de estoque e vendas?

A melhor maneira de integrar o seu controle de estoque ao setor de vendas é utilizando sistemas capazes de se conectarem, dividindo os dados gerados e coletados.

Desse modo, sempre que os vendedores (seja na frente de caixa ou mesmo em um e-commerce) realizarem uma venda, eles saberão exatamente se um produto está à disposição — bem como sua quantidade, características etc.

É uma forma de otimizar e padronizar processos, agilizar o atendimento e melhorar algumas ações, como o processamento de vendas, a separação dos pedidos, bem como as ações logísticas para seu envio.

Assim, tudo funciona de maneira integrada, dentro de uma cadeia lógica e que favorece a satisfação do cliente.

Para que serve o relatório gerencial de estoque?

Relatórios gerenciais não são novidade para as empresas: eles permitem que os responsáveis pelo negócio avaliem os índices sobre cada setor, baseando sua tomada de decisão em dados atualizados e confiáveis.

Um dos relatórios gerenciais mais comuns é o de controle de estoque — e também mais importantes, já que se trata do principal ativo gerador de receitas.

São documentos completos, que mencionam todos os produtos estocados e:

• a data da última compra;
• o custo da última compra;
• os códigos dentro do sistema;
• os volumes mínimos e máximos;
• a quantidade disponível e reserva;
• quantos foram vendidos no período apurado;
• e os totais de cada um desses índices mencionados.

O que é uma planilha de controle de estoque?

A planilha de controle de estoque é uma ferramenta simplificada para realizar a gestão de estoque.

Ela requer o preenchimento manual e por isso não é uma boa escolha para empresas com grande fluxo produtivo ou comercial.

No entanto, para empresas recém-chegadas ao mercado, pode ser uma boa solução momentânea.

Como montar uma planilha de controle de estoque no Excel?

A planilha de controle no Excel é uma saída comum para micro e pequenos negócios — e a boa notícia é que qualquer um pode fazer uma.

Basta criar um arquivo no Excel ou Google Planilhas e descrever as características de cada produto em estoque.

As principais informações costumam ser as seguintes:

• Código e Nome do Produto;
• Volume Mínimo;
• Volume Máximo;
• Entradas em estoque (quantos foram adquiridos pela empresa e estocados);
• Saídas do estoque (quantos foram comprados por clientes ou utilizados na fabricação de pedidos);
• Estoque atual (basta subtrair o valor das entradas pelo valor das saídas);
• Status (estoque baixo, alto, normal, esgotado, etc).
• Preço unitário;
• Preço total;
• Porcentagem de ocupação dos produtos no estoque;
• Giro de estoque.

No entanto, você pode incluir muitas outras informações, personalizando a planilha.

Existe algum aplicativo para controle de estoque?

Com a tecnologia atual, é possível realizar o controle de estoque no celular. Soluções como os sistemas de WMS da TOTVS possuem esse diferenciais.

Desse modo, você ou seu time não precisam de um computador ou notebook para realizar o controle, atualizar informações ou fazer correções: basta pegar o smartphone, acessar o ERP e pronto!

O controle de estoque no celular pode ser muito simples e rápido, na velocidade que o mercado exige e tão fácil quanto alguns cliques na tela do smartphone.

Como uma solução tecnológica de controle de estoque pode ser útil?

O sistema de gestão de estoque é uma tecnologia para controle e monitoramento de todo esse setor da empresa.

Isso porque é uma tecnologia que integra o setor de produção com a área de  vendas, permitindo otimizar os volumes de compra.

Portanto, essa solução permite que o gestor tenha mais controle sobre a produção da empresa, além de ter acesso a dados que permitam decisões mais assertivas.

6 principais vantagens do sistema de controle de estoque

Como vimos anteriormente, o sistema de gerenciamento de estoque facilita e automatiza os processos de uma empresa.

Entenda mais sobre os principais benefícios dessa tecnologia:

Integração de setores

A automatização de processos faz com que seja possível a integração entre todos os setores da empresa.

Isso acontece porque a solução registra os produtos entregues pelo fornecedor e indica que já estão em estoque.

Quando há saída de mercadoria, isso também é registrado pelo sistema, que gera uma notificação.

Isso ajuda a manter o acompanhamento das vendas, além de fornecer dados para o setor financeiro.

Assim, todos os processos ficam centralizados, o que diminui erros nas apurações de impostos.

Previsão de compras

Outra vantagem de ter um sistema para controle de estoque e armazenagem é poder prever a necessidade de compras.

O gestor pode estabelecer limites de estoque mínimo e máximo para que o sistema monitore e avise quando for preciso repor a mercadoria.

Auxilia também na tomada de decisões e no acompanhamento do número de vendas de cada mercadoria.

Um exemplo de relatório é aquele que identifica os produtos com maior relevância para o negócio em relação à quantidade de vendas e à lucratividade gerada.

Análise de custos

O acompanhamento que essa tecnologia faz também permite realizar uma análise dos custos de produção.

Isso porque o gestor tem em mãos as informações necessárias para avaliar o valor da matéria-prima, o tempo de permanência no estoque, o período necessário para confecção do produto e os índices de perda.

O sistema pode ainda ter uma estimativa de lucro sobre cada produto, o que amplia a possibilidade de tomar decisões mais acertadas para o sucesso do negócio. 

Portanto, é possível identificar a necessidade de mudar os processos para garantir mais agilidade e eficiência.

Otimização de processos

Sem dúvidas, um dos principais benefícios do sistema de gestão para controle de estoque é que você otimiza processos graças à integração de dados e automação de tarefas.

Afinal, é preciso mobilizar menos pessoas para que uma atividade seja realizada, o que reduz falhas na comunicação e torna o fluxo mais ágil.

Prevenção de falhas

Um errinho na planilha e pronto, todo seu controle do dia, mês ou ano pode sofrer. Com um sistema, porém, isso não acontece.

As informações, como contagem de produtos, são atualizadas automaticamente: assim que a frente de caixa registra uma venda, o produto já entra em processo de despacho.

Dessa forma, você reduz falhas de gestão e também relacionadas à entrega da mercadoria, garantindo a satisfação do cliente!

Fornecimento de relatórios completos

É claro que uma solução informatizada permite acesso a dados qualificados em formato de relatórios.

Assim, é possível que o gestor avalie questões como períodos com maior giro e produtos com maior vazão, possibilitando melhor planejamento da produção e dos investimentos. 

Como escolher um software de gestão de estoque?

Para escolher a melhor opção de sistema de administração de estoque, é preciso avaliar as necessidades específicas da sua empresa.

Avalie as funcionalidades que atendem melhor seu negócio. Veja mais dicas a seguir:

Fornecedor

É essencial analisar a credibilidade do fornecedor e o seu tempo de atuação no mercado.

Empresas sólidas costumam indicar que os produtos oferecidos são de qualidade. 

Você ainda pode verificar quais são os seus principais clientes e o que eles dizem sobre o sistema e a companhia.

Integração de módulos

Outra dica é optar por sistemas de controle de estoque que tenham a possibilidade de integração com outros módulos.

Assim você poderá ter uma solução mais completa e personalizada, que atenderá a todas as demandas do seu negócio. A tecnologia precisa se adaptar aos processos da organização.

Monitoramento e controle

A solução deve fazer um monitoramento em que a gestão de estoque e armazenagem sejam feitas juntas. Isso é particularmente importante para mercadorias perecíveis.

Assim é possível identificar se algum produto está perto do seu prazo de validade.

Sistemas de WMS da TOTVS

Buscando um sistema próprio para o seu armazém? Então fique tranquilo: os sistemas de WMS da TOTVS são as melhores plataformas de gestão de armazéns do mercado.

As soluções e funcionalidades que oferecem são intermináveis e permitem que você administre todo seu centro de distribuição com apenas alguns cliques — automatizando todos os processos!

Com tecnologia especializada na gestão de estoque, você poderá definir o planejamento de compras, gestão de preços e produção, e todo o controle de recebimento, armazenagem, expedição, transporte e estoque.

Que tal reduzir custos, tornar sua operação mais eficiente e controlar 100% do estoque de vez?

Conheça os diferenciais dos sistemas de WMS da TOTVS!

Conclusão

Uma organização que busca potencializar seus resultados não pode apenas olhar para o seu setor comercial. É preciso considerar o todo.

Nesse caso, o controle de estoque é uma atividade fundamental para garantir lucratividade, pois é um braço estratégico para a criação do melhor planejamento produtivo.

Sua melhor aplicação, no entanto, depende de estratégias modernas, eficazes e de tecnologia de ponta.

Como tudo hoje em dia, controle é a palavra-chave — e é isso que um sistema de gestão de estoque proporciona para sua operação.

Para mais conteúdos do tipo e outros ensinamentos sobre o mundo dos negócios e da gestão, continue de olho em nosso blog!