Controle de Estoque: como fazer e vantagens de um sistema de gestão

Equipe TOTVS | GESTÃO INDUSTRIAL | 12 fevereiro, 2021

O controle de estoque é uma atividade crucial para o sucesso de uma empresa. Não se trata apenas de gerenciar entradas e saídas, mas de dar vazão ao fluxo produtivo, além de garantir a satisfação do cliente.

Por isso mesmo, é uma tarefa tão complexa.

Em muitas empresas, é comum que essa atividade seja reduzida a um mero checklist. No entanto, o controle de estoque possui um papel fundamental no planejamento estratégico do negócio e por isso, precisa de iniciativas que vão muito além.

É uma parte essencial do capital de giro da organização.

Quaisquer falhas, portanto, podem prejudicar o negócio, impactando em seus resultados financeiros e produtivos.

Um baque e tanto para quem busca aumentar o número de vendas e a taxa de lucratividade.

Por isso que empresas de sucesso praticam um excelente controle de estoque — apoiadas por muitos recursos inovadores, como estratégias modernas e sistemas de gestão.

O sistema de controle de estoque pode evitar a desorganização nos processos, o que prejudica o cumprimento dos prazos de entrega e a rentabilidade do negócio. 

Isso porque o gestor consegue acompanhar a previsão de demanda e ter maior previsibilidade de consumo para saber quando adquirir matéria-prima.

Neste artigo, explicamos melhor o conceito de controle de estoque, entendendo como um sistema pode facilitar o gerenciamento de informações do seu negócio e quais outras vantagens ele proporciona.

Que tal aprender mais sobre o tema e encontrar as soluções para o controle de estoque da sua empresa? Então siga a leitura!

O que é controle de estoque?

O controle de estoque é uma tarefa que vai muito além do armazém de uma empresa. Trata-se da gestão de produtos e mercadorias em toda sua vida útil dentro da sua organização.

Ou seja, do ponto em que entra no armazém até o momento em que o cliente o compra.

É uma tarefa baseada na organização das informações e deve levar em conta toda a Supply Chain para ser efetivo.

O intuito é manter todos os setores envolvidos à par da situação de cada item, para que entendam sua disponibilidade e/ou necessidade de reposição.

Essa conta é importante e essencial, pois proporciona maior poder de previsibilidade para a empresa, que pode evitar, entre outras coisas:

  • Falta de produtos;
  • Estocagem desnecessária;
  • Uso exagerado do espaço;
  • Danificação dos produtos;
  • Mercadorias fora do prazo de validade.

Para que serve o controle de estoque?

A função do controle de estoque é potencializar a visão estratégica do gestor.

Com um entendimento aprofundado do seu estoque, é possível entender melhor seu nível de demandas, possibilitando um planejamento de produção mais eficiente, reduzindo custos desnecessários e aumentando a margem de lucro.

Ainda assim, para ter um entendimento prático do controle de estoque, é possível apontar 4 grandes benefícios da sua prática:

  • Integração com o financeiro: O controle de estoque é quase um braço da gestão financeira, já que falamos de um ativo da empresa. Sua boa execução direciona a produção.
  • Otimização de espaço: Um bom controle de estoque possibilita que a empresa armazene apenas o necessário para a produção e/ou venda, sem que haja a falta ou o excesso de produtos.
  • Redução de desperdícios: Ao realizar o controle de forma eficiente, é possível eliminar desperdícios (bem como mapear a origem deles), o que impacta diretamente nos gastos da organização.
  • Evitar um efeito dominó: Sem produtos em estoque, você perde oportunidades de venda e prejudica os resultados do negócio. Um simples erro que leva a um efeito dominó de erros, capaz de impactar negativamente a empresa.

Essa clareza de informações não é apenas importante, mas essencial para a continuidade do negócio.

Entenda: essa não é uma mera afirmação, mas uma questão de dados.

Um estudo do GS1 US descobriu que, no varejo americano, em apenas 63% do tempo, os estoques estão corretamente atualizados. Ou seja, em um terço das vezes, as informações são imprecisas e incorretas.

Como fazer o controle de estoque?

Existem vários métodos para realizar o controle de estoque, dos mais arcaicos aos mais modernos.

Na prática, é preciso manter um registro correto das entradas e saídas dos produtos — no entanto, como você já aprendeu, vai um pouco além disso.

Em geral, deve-se seguir alguns passos para um melhor controle dos produtos. Confira:

  • Organização do espaço;
  • Planejamento de quantidades mínimas e máximas para cada produto;
  • Criar uma boa rede de parceiros comerciais para atender aos prazos de acordo com a previsão de demandas.

No primeiro ponto, destaque para a definição do local do estoque: o espaço físico que os produtos e mercadorias vão ocupar.

Aqui, é necessário considerar uma operação otimizada, portanto, requisitos como armazenamento (e refrigeração) e frequência de reabastecimento devem ser lembrados.

Já o segundo ponto tem relação direta com o planejamento estratégico do setor e da própria empresa.

Estabelecer quantidades mínimas e máximas de produtos em estoque garante uma operação sem extremos (falta ou excesso), garantindo a saúde financeira da organização.

E no último passo, olhamos para o que está além do estoque: a parceria com empresas comprometidas com os seus objetivos.

É necessário contar com fornecedores confiáveis, que atendam aos seus prazos e ofereçam boas condições de negócio.

Para isso, no entanto, ter em mãos as demandas previsíveis é essencial!

A importância do planejamento e gestão de estoque

Um bom planejamento de controle de estoque é essencial ao crescimento e desenvolvimento de qualquer empresa.

Com uma gestão de estoque eficiente a companhia sempre terá os materiais necessários para produzir as suas mercadorias e atender aos clientes.

Ela também conseguirá manter a qualidade de seus produtos e o prazo de entrega.

No fim das contas, isso significa que você vai garantir um capital de giro do negócio. 

Afinal, estoque parado é dinheiro mal investido, pois não é recuperado — além de estar suscetível à desvalorização, por conta de possíveis danos ou desgaste da mercadoria.

E claro, não ter estoque é um desastre de proporções ainda maiores, pois afeta o cliente e também seu setor produtivo (e o financeiro, ativando o efeito dominó que já mencionamos).

A falta de produtos no estoque pode comprometer a relação de confiança com um potencial cliente, passando uma imagem ruim da sua empresa.

Para você ter noção, de acordo com o estudo E-commerce Fulfilment Report de 2017, pouco mais de um terço das lojas virtuais atrasam entregas pois venderam um produto que não estava em estoque.

É por isso que, para organizações modernas, muitas vezes uma simples planilha não basta. Na verdade, pode até prejudicar.

Sem um bom sistema de gerenciamento pode ocorrer falta de produtos ou mercadoria parada muito tempo em estoque.

Ambos os casos acarretam prejuízos financeiros para a empresa.

Quais são os tipos de controle de estoque?

Talvez seja novidade para muitos, mas há diferentes formas de realizar o controle de estoque. Por isso, é muito mais do que “registrar entradas e saídas”.

Há toda uma lógica e uma dinâmica logística que deve ir de encontro com os objetivos e com o modus-operandi da empresa.

É essencial entender em qual a sua organização se encaixa, não apenas para moldar seus processos, mas também para entender como um sistema de gestão se encaixaria.

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Os 7 principais métodos de controle de estoque

PEPS

A sigla quer dizer “Primeiro que entra, primeiro que sai” e já dá uma boa ideia sobre como o estoque é organizado, certo?

Nesse modelo, o controle de estoque segue uma ordem cronológica, dando vazão às mercadorias conforme sua ordem de chegada ao armazém.

É comum em negócios que trabalham com produtos perecíveis.

UEPS

Já a sigla UEPS significa “Último a entrar, primeiro a sair”, basicamente uma modificação do método anterior.

Nesse caso, os itens que entraram por último no estoque (logo, mais novos e caros) saem primeiro, conforme os pedidos chegam

Custo Médio

O Custo Médio não diz respeito a uma dinâmica certa de envios, mas sim uma forma de calcular os tributos.

Conhecido como Média Ponderada Móvel (MPM), é um modelo que propõe a soma do valor dos produtos em estoque com os novos, dividindo esse valor pelo número total de itens.

O resultado, naturalmente, seria o custo médio por cada produto.

Just in Time

O Just in Time é um modelo reconhecido, que garante um estoque mínimo para a empresa. O objetivo é minimizar o número de itens armazenados, reduzindo custos.

Sua aplicação é mais complexa e exige um sistema de gestão adequado, que forneça informações qualificadas para melhor previsibilidade de demandas.

Curva ABC

A Curva ABC é um método que considera três fatores ao organizar a dinâmica do estoque: giro de estoque, faturamento e lucratividade.

Assim, os produtos são classificados em três categorias. O objetivo é priorizar os produtos que mais agregam valor para a empresa.

A curva (que pode ser representada por um gráfico) é dividida em A, B e C, em uma lógica como essa:

  • A: 20% dos itens representam 80% do valor;
  • B: 30% dos itens representam 15% do valor;
  • C: 50% dos itens representam 5% do valor.

A vantagem é que a Curva ABC não é fixa do estoque. Explicamos:

Você pode ter uma Curva ABC do setor de vendas e comparar com a Curva ABC do estoque, tornando o controle muito mais eficiente!

Preço Específico

Uma opção para operações mais robustas, de produtos com venda de valor significativo e bens de capital (como veículos ou máquinas, por exemplo). É importante reforçar que empresas com alto giro de estoque não devem utilizar esse método.

Neste caso, o preço específico do item é identificado individualmente.

Assim, é possível dar baixa em cada unidade vendida. Então, o estoque final é calculado com base nas unidades existentes e seus preços específicos.

Giro de estoque

Outro método popular, o giro de estoque auxilia no entendimento sobre o desempenho do seu estoque.

Trata-se de um cálculo que relaciona o estoque médio da empresa com as vendas totais em um período de tempo (normalmente, no ano).

A divisão dos valores vai definir quantos giros de estoque a empresa tem nesse período definido.

O resultado ajuda a empresa a entender por quanto tempo os itens permanecem em estoque.

Isso possibilita que o gestor otimize a operação, desenhando estratégias de vendas que otimizem o giro do estoque.

5 Dicas fundamentais para melhorar o seu controle de estoque

Está buscando formas de melhorar o seu processo de controle de estoque?

Além da teoria acima, é possível aplicar algumas dicas simples e rápidas para otimizar a operação. Confira!

Desenvolva um mapeamento de processos

Entender o fluxo de trabalho, não apenas do setor de estoque ou de produção, mas de toda a empresa, vai lhe ajudar a entender como é a rotina operacional.

Dessa forma, você vai entender de forma muito mais aprofundada como a operação de vendas afeta o estoque.

Assim, vai poder entender qual a melhor estratégia para suprir com a demanda existente — além de encontrar brechas para otimizar essa relação.

Registre as entradas e saídas do estoque

Tudo que entra e sai da empresa deve ser documentado e organizado, de forma que os registros fornecem informações claras sobre cada operação.

Assim, sua empresa não perde uma movimentação e pode se atualizar em tempo real, sem atrasos que impliquem em excesso ou falta de produtos.

A melhor forma de fazer isso é com um sistema de gestão que potencialize seu poder de registro, automatizando tarefas e dando mais controle para reduzir as falhas.

Além disso, o acompanhamento acontece em real time o que dá uma noção muito mais ágil e evita erros de alinhamento entre os times. 

Faça inventários 

Não basta apenas registrar entradas e saídas, é preciso saber o que está em seu estoque.

Alguns produtos podem ser muito semelhantes, mas possuem diferenças essenciais que devem estar destacadas para que a sua frente de vendas não seja prejudicada.

Busque, portanto, criar e gerenciar inventários completos, que possuam as principais informações de cada produto, facilitando também sua organização e logística.

Tenha uma relação amigável com os fornecedores

Por fim, procure criar um relacionamento estreito com seus fornecedores.

Eles são uma parte essencial do bom controle de estoque, pois podem ou não contribuir com suas necessidades — das mais às menos urgentes.

Como uma solução tecnológica de controle de estoque pode ser útil?

O sistema de gestão de estoque é uma tecnologia para controle e monitoramento de todo esse setor da empresa.

Isso porque é uma tecnologia que integra o setor de produção com a área de  vendas, permitindo otimizar os volumes de compra.

Portanto, essa solução permite que o gestor tenha mais controle sobre a produção da empresa, além de ter acesso a dados que permitam decisões mais assertivas.

6 Principais vantagens do sistema de controle de estoque

Como vimos anteriormente, o sistema de gerenciamento de estoque facilita e automatiza os processos de uma empresa.

Entenda mais sobre os principais benefícios dessa tecnologia:

Integração de setores

A automatização de processos faz com que seja possível a integração entre todos os setores da empresa.

Isso acontece porque a solução registra os produtos entregues pelo fornecedor e indica que já estão em estoque.

Quando há saída de mercadoria, isso também é registrado pelo sistema, que gera uma notificação.

Isso ajuda a manter o acompanhamento das vendas, além de fornecer dados para o setor financeiro.

Com isso, todos os processos ficam centralizados, o que diminui erros nas apurações de impostos.

Previsão de compras

Outra vantagem de ter um sistema para controle de estoque e armazenagem é poder prever a necessidade de compras.

O gestor pode estabelecer limites de estoque mínimo e máximo para que o sistema monitore e avise quando for preciso repor a mercadoria.

Auxilia também na tomada de decisões e no acompanhamento do número de vendas de cada mercadoria.

Um exemplo de relatório é aquele que identifica os produtos com maior relevância para o negócio em relação à quantidade de vendas e à lucratividade gerada.

Análise de custos

O acompanhamento que essa tecnologia faz também permite realizar uma análise dos custos de produção.

Isso porque o gestor tem em mãos as informações necessárias para avaliar o valor da matéria-prima, o tempo de permanência no estoque, o período necessário para confecção do produto e os índices de perda.

O sistema pode, ainda, ter uma estimativa de lucro sobre cada produto, o que amplia a possibilidade de tomar decisões mais acertadas para o sucesso do negócio. 

Portanto, é possível identificar a necessidade de mudar os processos para garantir mais agilidade e eficiência.

Otimização de processos

Sem dúvidas, um dos principais benefícios do sistema de gestão para controle de estoque é que você otimiza processos graças à integração de dados e automação de tarefas.

Afinal, é preciso mobilizar menos pessoas para que uma atividade seja realizada, o que reduz falhas na comunicação e torna o fluxo mais ágil.

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Prevenção de falhas

Um errinho na planilha e pronto, todo seu controle do dia, mês ou ano pode sofrer. Com um sistema, porém, isso não acontece.

As informações, como contagem de produtos, são atualizadas automaticamente: assim que a frente de caixa registra uma venda, o produto já entra em processo de despacho.

Dessa forma, você reduz falhas de gestão e também relacionadas à entrega da mercadoria, garantindo a satisfação do cliente!

Fornecimento de relatórios completos

É claro que uma solução informatizada permite acesso a dados qualificados em formato de relatórios.

Assim, é possível que o gestor avalie questões como períodos com maior giro e produtos com maior vazão, possibilitando melhor planejamento da produção e dos investimentos. 

Como escolher um software de gestão de estoque?

Para escolher a melhor opção de sistema de administração de estoque é preciso avaliar as necessidades específicas da sua empresa.

Avalie as funcionalidades que atendem melhor seu negócio. Veja mais dicas a seguir:

Fornecedor

É essencial analisar a credibilidade do fornecedor e o seu tempo de atuação no mercado.

Empresas sólidas costumam indicar que os produtos oferecidos são de qualidade. 

Você ainda pode verificar quais são os seus principais clientes e o que eles dizem sobre o sistema e a companhia.

Integração de módulos

Outra dica é optar por sistemas de controle de estoque que tenham a possibilidade de integração com outros módulos.

Assim você poderá ter uma solução mais completa e personalizada, que atenderá a todas as demandas do seu negócio. A tecnologia precisa se adaptar aos processos da organização.

Monitoramento e controle

A solução deve fazer um monitoramento em que a gestão de estoque e armazenagem sejam feitas juntas. Isso é particularmente importante para mercadorias perecíveis.

Assim é possível identificar se algum produto está perto do seu prazo de validade.

Sistema TOTVS para controle de estoque 

A TOTVS é uma empresa 100% brasileira, que oferece tecnologia especializada para auxiliar no desenvolvimento do seu negócio e que acredita no Brasil que faz e no potencial dos negócios no país.

O ERP da TOTVS possui funcionalidades que fazem a gestão e controle de estoque.

Com ele é possível fazer o monitoramento da movimentação dos produtos, além da gestão do inventário, entre outras funcionalidades. Tudo isso em tempo real e com acesso para todas as áreas.

Além de uma interface simples e fácil de usar por qualquer usuário.

Dessa forma, toda sua equipe pode visualizar os dados e informações, sem perder tempo para concluir as tarefas de um dia repleto de demandas.

Essa é uma das vantagens de um sistema completo para o seu varejo.:

Seu uso potencializa o trabalho dos seus funcionários, possibilitando que melhores resultados sejam alcançados em tempo recorde.

Que tal entender um pouco mais sobre como o as nossas tecnologias  podem melhorar esse processo em sua organização?

Com tecnologia especializada na gestão de estoque, você poderá definir o planejamento de compras, gestão de preços e produção, e todo o controle de recebimento, armazenagem, expedição, transporte e estoque.

Entre em contato conosco e saiba mais sobre essa tecnologia!

Conclusão

Uma organização que busca potencializar seus resultados não pode apenas olhar para o seu setor comercial. É preciso considerar o todo, especialmente as funções relativas ao backoffice.

Nesse caso, o controle de estoque é uma atividade fundamental para garantir lucratividade, pois é um braço estratégico para a criação do melhor planejamento produtivo.

Sua melhor aplicação, no entanto, depende de estratégias modernas, eficazes e de tecnologia de ponta.

Como tudo hoje em dia, controle é a palavra-chave — e é isso que um sistema de gestão de estoque proporciona para sua operação.

Para mais conteúdos do tipo e outros ensinamentos sobre o mundo dos negócios e da gestão, continue de olho em nosso blog!

Comentarios

  1. Vitor Correia

    Estoque é dinheiro, tendo um bom controle de estoque evitasse perder dinheiro. O ideal seria ter estoque de acordo com sua demanda! Parabéns pelo conteúdo.

  2. Vitor Correia

    Estoque é dinheiro, tendo um bom controle de estoque evitasse perder dinheiro. O ideal seria ter estoque de acordo com sua demanda! Parabéns pelo conteúdo.

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