Nota em contingência: o que é, como consultar e quando utilizar

Equipe TOTVS | 23 fevereiro, 2024

A nota em contingência é uma medida temporária para garantir que as operações não fiquem paradas quando o sistema de autorização da NF-e está fora do ar ou quando ocorrem problemas de conexão. 

No entanto, ela não deve ser emitida com frequência, mas somente em casos onde há impossibilidade técnica de transmissão imediata dos dados para a Secretaria da Fazenda (Sefaz). Pode ser uma instabilidade nos servidores da Sefaz, uma falha no provedor de internet ou até mesmo problemas no software emissor.

Mas como ela deve ser emitida? Como fazer a consulta? Quais são os tipos de contingência que existem? Neste conteúdo, responderemos todas as suas perguntas e abordaremos os principais pontos da nota em contingência. Vamos lá?

O que é uma nota em contingência?

A nota fiscal em contingência é utilizada na emissão de um documento fiscal eletrônico, quando o software emissor não consegue se conectar aos webservices da Sefaz do Estado de origem, o sistema está lento ou está sem conexão de internet.

Assim, o processo de venda é concluído e o contribuinte não precisa esperar muito para receber o documento.

Caso você queira saber o status da conexão da Sefaz do seu estado, basta acessar o Portal Nacional da NF-e, que mostrará as seguintes cores:

  • verde: conexão normal;
  • amarelo: oscilação e falha de conexão por até 10 minutos;
  • vermelho: falha de conexão por mais de 10 minutos.

Nota em contingência é valida?

A nota fiscal emitida em contingência tem o mesmo valor que uma nota padrão que foi emitida de maneira tradicional para o consumidor. No entanto, a empresa precisa enviar o XML para a Sefaz, assim ele terá validade fiscal.

Nota em contingência pode ser cancelada?

A nota em contingência não pode ser corrigida, mas pode ser cancelada.

Assim, é necessário fazer isso antes do produto deixar o estabelecimento nas vendas online e, em outras situações, ela pode ser cancelada até que completem 24 horas da autorização da Sefaz.

Quanto tempo uma nota pode ficar em contingência?

O prazo para a transmissão de uma nota em contingência para a Sefaz deve ser em até 24 horas após a venda.

Como emitir nota fiscal em contingência?

A primeira coisa que você precisa ter em mente é que a emissão em contingência deve ser a exceção, e não a regra. Até porque, emitir a NF-e em contingência tem suas próprias regrinhas e procedimentos que a gente precisa seguir à risca.

Para fazer a sua emissão, é necessário utilizar alguns tipos de contingência, como a FS-DA, SCAN e DPEC, que explicaremos nos próximos tópicos.

Imagine que um pedido foi feito e o caminhão carregado, então chegou a hora de gerar a nota. 

No entanto, a empresa está sem conexão com a Sefaz e usa a função de Contingência SVC (Sefaz Virtual de Contingência), que permite emitir a NF-e com uma numeração específica e continuar com o transporte das mercadorias. 

Essa nota depois precisará ser transmitida para a Secretaria da Fazenda assim que o sistema voltar ao normal.

Vale destacar que cada estado pode ter um procedimento diferente para essa emissão em contingência. Por isso, é bom conferir as regras do seu estado.

Como consultar nota emitida em contingência?

As notas emitidas em contingência ficam disponíveis na página da Sefaz ou por meio de QR-Code.

Depois que o sistema da Sefaz estiver funcionando, você vai precisar transmitir a nota para ser processada e autorizada. 

Uma vez que você tenha feito isso, dá para consultar a nota como de costume, direto no site da Sefaz, basta inserir a chave de acesso e todas as informações da sua NF-e aparecem na tela.

Conheça as três modalidades de contingência

Você sabia que desde quando a NF-e foi implantada, 40,531 bilhões de notas já foram autorizadas, sem considerar as NF-es que foram canceladas ou denegadas? Os dados são do Portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Isso mostra como as empresas fazem emissão constantemente, mas devem ter cuidado com as notas em contingência. Por isso, é necessário conhecer mais sobre ela.

Existem três modalidades de contingência: FS-DA, SCAN e DPEC. Explicaremos sobre cada uma a seguir:

FS-DA

Também conhecida como Formulário de Segurança deve ser usada quando o software do contribuinte não tiver conexão com a Sefaz de origem.

Ela possui um papel próprio que é disponibilizado por gráficas e alguns estabelecimentos específicos, pois ele possui marcas e dispositivos de segurança.

SCAN

Trata-se do Sistema de Contingência do Ambiente Nacional e é um ambiente parecido com a Sefaz de origem, criado para prestar suporte às autorizações dos documentos fiscais eletrônicos.

Ele tem a finalidade de realizar o recebimento e a autorização das NF-es e já tem a validade fiscal. Por isso, não é necessário enviar ela depois para a Sefaz de origem.

Com essa modalidade, a transmissão da NF-e é redirecionada para uma Sefaz Virtual de Contingência Nacional. A nota é emitida normalmente, só que por outro caminho. Assim, não é preciso pausar a operação.

DPEC

Também é um ambiente de suporte à nota fiscal em contingência e significa Declaração Prévia de Emissão em Contingência, que declara que o documento precisa dessa emissão e envia os dados resumidos da operação. 

No entanto, ele não autoriza a nota fiscal eletrônica, mas pode solicitar sempre que não tiver conectividade com a Sefaz.

Com essa modalidade, após o registro, é possível imprimir o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Ainda assim, vale lembrar que a Sefaz espera que a NF-e seja transmitida assim que tudo voltar ao normal.

Principais cuidados na emissão desse documento

Você já entendeu que a nota em contingência só pode ser enviada quando necessário, pois não tem autorização do Fisco, certo? Por isso, o uso excessivo pode atrair a sua atenção e extravio de informações antes de mandá-la para a Sefaz.

Além disso, assim que o sistema normalizar, é necessário que a empresa envie todas as notas em contingência no prazo máximo de 24 horas depois da venda.

Não se esqueça de manter registros detalhados dessa emissão. Isso não só atende às exigências legais, como também é um seguro para qualquer eventualidade. 

Também faça a escolha do processo em contingência, confira qual modalidade é aceita no seu estado (FS-DA, SCAN, DPEC, ou outra). Assim, você evita dor de cabeça e garante que a nota será aceita sem problemas.

Suíte Logística da TOTVS

Já deu para entender que a nota em contingência não deve ser emitida o tempo inteiro, mas somente em caso de emergência, certo?

O sistema Suíte Logística da TOTVS permite gerenciar todas as notas fiscais, principalmente as em contingência, e transmiti-las dentro do prazo para a Sefaz.

Além disso, otimiza o processo logístico e administrativo, o que facilita o controle e entrega da mercadoria. 

Também seleciona as melhores rotas, elabora checklist das mercadorias e de manutenções e controla o estoque.

Fique tranquilo com a emissão da nota em contingência? Conte com o sistema Suíte Logística da TOTVS!

Conclusão

Neste artigo, você entendeu o que é nota fiscal em contingência, como emiti-la e consultá-la. Também explicamos os cuidados que todas as empresas precisam ter, principalmente quando ocorrem muitas emissões.

Além disso, você aprendeu os tipos de contingência e quando devem ser utilizadas na emissão dos documentos fiscais eletrônicos, bem como quando é preciso emitir em contingência.

Para ter o controle delas e de todas as notas, é fundamental contar com uns sistemas como o Suite Logística da TOTVS e evitar penalidades.Que tal ficar sempre atualizado sobre como a tecnologia pode auxiliar na emissão de notas fiscais? Leia outros artigos em nosso blog, como o nosso conteúdo sobre as tendências para logística em 2024!

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