A ordem de coleta é um documento fundamental para a transparência dos processos de gestão logística de qualquer empresa que realiza operações de transporte.
Permite organizar, controlar e rastrear todas as etapas do processo, desde a solicitação do cliente até a entrega da mercadoria.
Contudo, não é um documento que substitui o CT-e, Manifesto de Cargas e afins, por isso é preciso entender sua exata função na operação.
Neste artigo, você vai saber tudo sobre este documento, como emitir e quais tecnologias podem otimizar a gestão e armazenagem deste e de outros documentos fiscais importantes. Boa leitura.
O que é Ordem de Coleta?
A ordem de coleta é uma forma de documentar os serviços de transportes a partir do primeiro contato do transportador com a carga.
Ou seja, no momento da coleta das mercadorias, o documento deve ser emitido para que o acompanhamento do processo seja mais preciso ao longo da operação.
De maneira ilustrada, imagine que sua transportadora irá fazer a entrega de uma máquina de lavar da loja do embarcador até a casa do cliente.
A contratada deverá buscar o produto no seu estoque e gerar o documento com os dados referentes ao que será coletado, informações do motorista e do veículo.
Ao chegar no ponto da coleta, o motorista poderá apresentar o documento para que o produto correto seja embarcado.
Para fins de conferência, o responsável pela entrega assina a ordem e fica com um canhoto para controle interno do embarcador.
Nessa etapa, o condutor deve conferir a integridade da carga antes pois estará concordando que o produto entregue está em perfeitas condições assim que assinar a ordem.
Mesmo se houver algum tipo de avaria, esta precisa estar descrita no documento para que não haja surpresas no momento da entrega final.
Após isso, os demais documentos como CT-e e MDF-e serão emitidos, uma vez que são as documentações definitivas e obrigatórias referentes àquele processo de transporte da máquina de lavar em questão.
Afinal, a emissão da Ordem de Coleta de Carga é obrigatória?
A emissão da ordem de coleta não é obrigatória por lei, mas é altamente recomendada para as empresas que realizam operações de transporte.
Isso se dá pelo fato do documento servir de comprovante da origem e o destino da mercadoria, bem como as condições acordadas entre o cliente e o transportador.
Sua aplicação traz mais transparência ao processo de maneira geral e simplifica as etapas de conferências da integridade da carga por parte dos envolvidos.
Outro ponto importante é que o documento serve de pré-requisito para a emissão do CT-e, e este sim é um documento fiscal obrigatório para o transporte de cargas no Brasil.
Então, sem a ordem de coleta de carga, o transportador não poderá emitir o CT-e e estará sujeito a multas e penalidades.
Sendo assim, é importante que as empresas que realizam operações de transporte adotem a prática de emitir a ordem sempre que solicitarem ou prestarem um serviço dessa natureza.
Dessa forma, vão garantir a segurança, eficiência e a qualidade das suas operações logísticas, bem como aumentam a credibilidade da sua operação.
Qual a importância desse documento?
Além de ser a base para emissão de documentos fiscais obrigatórios como CT-e e MDF-e, a ordem de coleta também traz diversos benefícios para os envolvidos.
Veja os principais deles:
Maior controle dos processos
Facilita a organização e o controle das operações de transporte, permitindo o acompanhamento e o rastreamento das cargas em tempo real.
Com isso, o gestor tem uma visão mais detalhada de cada etapa e pode fazer melhorias pontuais a fim de otimizar os processos.
Também promove a agilidade na emissão de outros documentos relevantes para as operações de distribuição.
Produtividade
O documento agiliza o processo de coleta e entrega, e age diretamente na redução dos custos e dos prazos do serviço de transporte.
Contribui para processos de automação que vão eliminar a necessidade de interferência humana.
Isso irá liberar os colaboradores para focar no aprimoramento de outros processos pertinentes à sua função, bem como na qualificação profissional de cada um.
Mais regularidade para a operação
A ordem garante a formalização do serviço de transporte. Apresenta mais transparência com relação aos dados básicos da carga, do condutor e do veículo.
Dessa forma, todos os envolvidos estarão a par das condições e particularidades do transporte enquanto o evento se desenrola.
Evita extravios de carga e outras falhas
Com a carga devidamente documentada, você evita possíveis confusões na separação das mercadorias, pois haverá a conferência in loco no momento da coleta.
O monitoramento e o rastreamento auxiliam na diminuição dos riscos de perdas, extravios e demais falhas operacionais.
Integração a outros sistemas da transportadora
Uma vez emitido, o documento poderá ficar disponível para todos os envolvidos, desde que digitalizado.
Nesse modelo, poderá usar integração dos softwares de gestão para disponibilizar a ordem de coleta em tempo real.
Esse procedimento vai garantir a transparência e credibilidade tanto para embarcador quanto para transportadora, mas acima de tudo para satisfação do cliente final.
Qual a diferença entre Ordem de Coleta e Ordem de Carregamento?
Apesar de semelhantes em nomenclatura, a ordem de coleta e a ordem de carregamento são documentos diferentes que possuem finalidades distintas.
A ordem de coleta é um documento que formaliza a solicitação de um serviço de transporte por parte de um cliente.
Contém as informações necessárias para que o transportador possa realizar a coleta da mercadoria no local e horário indicados, bem como as instruções para a entrega no destino final.
Por sua vez, a ordem de carregamento é um documento que autoriza o transportador a retirar a mercadoria no local de origem.
Nele, estão as informações sobre o tipo, a quantidade e o peso da carga, assim como os dados do veículo e do motorista responsáveis pelo transporte.
Essa ordem é emitida pelo remetente da mercadoria e serve como um comprovante de que a carga foi entregue ao transportador sem irregularidades.
Em suma, a ordem de coleta é um documento que antecede a ordem de carregamento, sendo emitida antes da coleta da mercadoria.
Já a ordem de carregamento é emitida no momento da coleta da mercadoria, e deve ser entregue ao transportador junto com a carga.
Podemos dizer que são documentos distintos porém complementares no fim das contas.
Como emitir a Ordem de Coleta?
A emissão da ordem de coleta pode ser feita de forma manual ou digital, a depender da preferência e da disponibilidade do embarcador e do transportador.
O modelo manual consiste em preencher um formulário impresso com os dados da operação de transporte e assinatura dos envolvidos.
Já o formato digital utiliza de um software ou uma plataforma online que permite gerar e enviar a ordem eletronicamente e já armazená-la com mais agilidade e segurança.
A forma digital apresenta diversas vantagens em relação à forma manual, tais como:
- Maior praticidade e rapidez na emissão da ordem de coleta, sem a necessidade de imprimir ou arquivar documentos físicos;
- Aumento da segurança e confiabilidade na transmissão e no armazenamento das informações, o que evita perdas ou fraudes;
- Permite integração e comunicação entre o cliente e o transportador, para facilitar o acompanhamento e o rastreamento das operações de transporte;
- Facilita e agiliza a emissão de outros documentos relacionados à operação de transporte, como o CT-e e o MDF-e.
Existem diversas opções de softwares e plataformas online que permitem emitir a ordem de coleta digitalmente.
Busque a solução que atenda às suas necessidades e expectativas, mas principalmente o seu orçamento.
A importância da tecnologia nos processos logísticos
A tecnologia é a principal aliada para a gestão eficiente dos processos logísticos na sua empresa.
Com uma solução completa você poderá automatizar, integrar e otimizar as diversas atividades envolvidas no transporte de cargas.
Quando bem aplicadas, podem também reduzir custos operacionais por meio da eliminação de desperdícios, mitigação de erros e de retrabalhos.
Para os colaboradores, pode ajudar no aumento da produtividade ao agilizar processos e melhorar o desempenho da operação.
Inclusive, tarefas padronizadas e repetitivas podem ser facilmente automatizadas a fim de desafogar as equipes que poderão aprimorar a execução das suas funções principais.
Se tudo isso for aplicado com eficiência, o resultado será a satisfação do cliente que vai render uma melhora expressiva na reputação da sua marca junto ao mercado.
Portanto, investir em tecnologia aplicada à gestão dos processos logísticos na sua empresa é uma estratégia inteligente e rentável, que vai trazer resultados expressivos para o seu negócio.
Mas, para isso, é preciso contar com uma solução tecnológica robusta e adequada às suas necessidades e objetivos.
E, nesse sentido, a TOTVS é líder no mercado nacional de tecnologia e traz a opção ideal, com todos os recursos e melhor custo benefício, confira a seguir.
TOTVS Coleta e Entrega
A solução tecnológica para otimizar a gestão dos processos logísticos na sua empresa é o TOTVS Coleta e Entrega.
Esse é um sistema desenvolvido pela maior empresa de tecnologia do Brasil, especializado na operação da primeira e da última milha da operação logística.
Com o TOTVS Coleta e Entrega, você pode:
- Controlar o despacho das viagens e associar as rotas e as cargas aos motoristas e aos veículos adequados;
- Acompanhar o ciclo de execução das tarefas e das viagens, registrar as ordens de execução e rastrear os veículos em tempo real;
- Visualizar o diário de viagem, com detalhes de cada tarefa realizada, como horário, incidentes, comprovantes de entrega, entre outros;
- Efetuar a prestação de contas e a auditoria das viagens, conferindo se os dados foram registrados corretamente pelos motoristas;
- Ter um app exclusivo que aumenta a mobilidade da equipe e permite a comunicação pelo chat do próprio aplicativo.
O TOTVS Coleta e Entrega é uma solução que funciona em ambiente de nuvem, com atualização automática e alta capacidade de escala.
Além disso, ele pode operar com qualquer sistema de TMS ou de otimização logística disponível no mercado.
Portanto, é a ferramenta certa para a gestão da cadeia logística e para emissão e armazenagem de ordens de coleta e outros documentos relevantes para sua operação.
Saiba mais detalhes de como o TOTVS Coleta e Entrega pode transformar a gestão logística da sua empresa.
Conclusão
Vimos que a ordem de coleta é um documento essencial para a gestão dos processos logísticos na sua empresa.
Ele é o documento que formaliza a solicitação de um serviço de transporte, contendo as informações necessárias para a coleta e a entrega das mercadorias.
Também traz diversos benefícios para a sua operação, como maior organização, controle, rastreabilidade, qualidade e satisfação dos clientes.
Para emitir a ordem de coleta de forma eficiente e segura, você pode contar com a tecnologia aplicada à gestão dos processos logísticos.
Os recursos especializados do TOTVS Coleta e Entrega serão a solução ideal para você gerenciar a emissão e armazenagem deste e outros documentos fiscais importantes.
A ferramenta permite acompanhar em tempo real tudo que está acontecendo na execução das tarefas na rua, com um sistema completo e integrado que funciona em ambiente de nuvem.
Além disso, você pode aproveitar outras dicas do nosso blog para otimizar sua gestão, como nosso conteúdo sobre os principais KPIs da logística.
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