Gerenciar um negócio bem sucedido de maneira consistente só é possível com um software de gestão.
Não é comum vermos empresários com décadas de atuação empresarial que não utilizam um sistema para otimizar sua gestão.
O resultado? O negócio fica estagnado ou simplesmente é engolido pelos avanços da concorrência.
Contudo, não existe apenas um software para fazer a gestão de uma empresa, na realidade é preciso entender as necessidades operacionais e a realidade financeira.
Ao longo deste artigo, separamos as principais informações para mostrar a importância de um software de gestão para consolidação e expansão de negócios de todos os tamanhos e setores.
Acompanhe a leitura para conhecer quais os sistemas de gestão mais benéficos para o seu negócio.
O que é um software de gestão?
O software de gestão é uma tecnologia complexa que mantém os negócios organizados, eficientes e garante bem estar do pessoal.
Pode variar desde sistemas de gerenciamento de tarefas até softwares que ajudam a gerenciar históricos e dados de clientes, bem como departamentos de RH.
Com diferentes tipos de software de gerenciamento com tantas soluções para empresas, está se tornando cada vez mais popular para os gestores a utilização desses recursos para maior produtividade e organização.
No final das contas, este tipo de software vai muito além de melhorar os resultados de qualquer empresa e criar um sistema mais ágil.
Qual a função do software de gestão?
O software de gestão desempenha um papel essencial no mundo empresarial moderno.
Ele permite que as empresas acessem rápida e facilmente as informações e dados de que precisam, ao mesmo tempo em que fornece ferramentas inestimáveis como o rastreamento do tempo e o importante armazenamento de documentos.
Ao utilizar o software de gerenciamento, as empresas têm um sistema mais eficiente.
A operação passa a depender menos de atualizações manuais como registros e a tarefas repetitivas, abrindo espaço para execução de funções mais produtivas.
Em última análise, este tipo de software fornece uma ferramenta abrangente para que as empresas operem de forma eficaz.
Quais os benefícios de usar um software de gestão empresarial?
A tecnologia aplicada à gestão comercial não é de hoje, pois historicamente temos registros de comerciantes chineses que utilizavam o ábaco para cálculos mais ágeis.
Imagina o salto que foi fazer contas mais precisas e de forma bem mais rápida, para as vendas no comércio daquela época.
Hoje, a gestão é ainda mais complexa e os softwares acompanham essas necessidades e agregam benefícios como:
1. Integração dos setores e informações
O gerenciamento otimizado das empresas passa por uma comunicação rápida e assertiva entre todos os setores.
Por exemplo, o fechamento de uma venda precisa de uma informação do financeiro, se o vendedor tiver que ir atrás de um responsável, pode ser que a chance seja perdida.
Com um software de gerenciamento essas informações estão integradas, portanto disponíveis a todos os setores.
2. Agiliza a comunicação das equipes
Mesmo quando as informações não estão disponíveis na plataforma de gestão, os colaboradores responsáveis estão lá, portanto, o contato é mais rápido.
Até mesmo para um planejamento estratégico, ter esses dados a poucos cliques de distância otimiza muito os processos operacionais.
3. Redução de custos
Acesso a dados importantes e comunicação ágil por si só já representa diminuição de custos, uma vez que nas operações corporativas tempo é dinheiro.
Além disso, os softwares de gestão permitem que sejam automatizadas várias tarefas, inclusive de comunicação com clientes.
Dessa forma, os colaboradores terão tempo para se dedicar a outras tarefas, sem que seja necessário fazer novas contratações.
4. Aumenta a produtividade
Ao automatizar processos, você desafoga as suas equipes que poderão trabalhar melhor, focados em aprimorar suas funções.
Também é importante ressaltar que a automatização de processos diminuiu, quiçá pode zerar os erros, o que evita refação.
Tarefas como conferência de dados de transferência bancária, por exemplo, levam tempo e ainda são passíveis de erro humano.
Quando você automatiza, o tempo é mais curto e sem erros.
5. Facilita o monitoramento de resultados
Para entender se o desempenho de um negócio está no caminho correto, é preciso estabelecer metas e usar indicadores para monitorar.
Com um software de gerenciamento você tem a possibilidade de aplicar vários KPIs e exportar relatórios detalhados.
Isso não só permite um monitoramento mais acurado, como também gera insights mais precisos para aprimorar seus processos.
Conheça os principais tipos de sistemas de gestão
O objetivo principal dos sistemas de gestão de empresas é otimizar os processos e organizar as informações relevantes para o bom funcionamento da operação.
Existem softwares com características específicas para determinados tipos de setores, mas em essência, eles se baseiam em dois modelos principais: os CRMs e os ERPs.
A seguir, vamos entender as diferenças de cada um.
CRM
CRM é a sigla para Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente em português.
O nome já indica que esse software visa a gestão dos dados de cliente das empresas, porém sua aplicação é gerida pelas estratégias do marketing.
O objetivo é otimizar os processos de captação de leads e qualificá-los por meio de ferramentas como um funil de vendas por exemplo.
Em resumo, o CRM tem uma utilização mais estratégica no sentido de buscar soluções para melhoria dos produtos e serviços utilizando a percepção dos seus clientes.
Um bom CRM precisa estar integrado a outros softwares para ser efetivo, e um desses é o ERP.
ERP
A sigla quer dizer Enterprise Resource Planning, que traduzindo livremente seria como um Planejador de Recursos Empresariais.
Na prática é um sistema para que você centralize todas as informações operacionais do seu negócio e acompanhe os processos com métricas e indicadores.
Enquanto o CRM foca no marketing e nas vendas, o ERP é muito mais completo e abrange todas as áreas da empresa.
Ambos são complementares, e quando utilizados juntos te dão um controle ainda maior das atividades e também ferramentas para planejamentos mais assertivos.
Um ponto a ser destacado sobre os ERPs é que as principais soluções do mercado podem ser customizadas para funcionar idealmente para as necessidades da sua atividade.
Por fim, os ERPs têm uma possibilidade maior de integração, podendo ser conectado a plataformas do Governo para agilizar o envio de documentos fiscais, como o eSocial por exemplo.
Exemplos de setores que podem se beneficiar com o uso de um software de gestão
Em essência, todo tipo de operação pode ser potencializada com um software de gestão, porém, em algumas áreas há aplicações específicas.
Confira alguns setores onde um sistema de gestão agrega inúmeros benefícios.
Indústria
A tecnologia é fundamental para alavancar a produtividade nas indústrias, do chão da fábrica à administração.
Sistemas integrados a outras soluções dão ao gestor as ferramentas para acompanhar de perto o andamento da operação.
Também é possível monitorar recursos e ter base de dados para decisões mais assertivas.
Fora que, os conceitos de Indústria 4.0 estão totalmente alinhados com a aplicação de um software de gestão nas fábricas.
Logística
Logística e tecnologia são aliados há tempos, afinal, você consegue imaginar um transporte de longa distância sem auxílio de um GPS?
Porém isso é só o primeiro passo, pois para uma cadeia de suprimentos mais eficiente de ponta a ponta é preciso uma gestão mais sofisticada.
Utilizar sistema de roteirização contribuiu para que o planejamento de rotas seja mais eficiente dentro das necessidades de transporte específicas do seu negócio.
Setor financeiro e administrativo
A importância de ter o financeiro da empresa organizado é incontestável e isso com certeza você já sabe.
Porém, os números ficam mais complexos conforme a empresa vai crescendo, então, a gestão precisa acompanhar esses avanços.
Alimentar as clássicas planilhas é um começo, mas que não vai te levar muito longe e ainda abre muita margem para erros.
Com um sistema de gestão financeira e administrativa você tem um controle mais preciso dos processos e ainda integra todos os setores para dados totalmente acurados.
Também é preciso destacar que dados financeiros são fundamentais para controle fiscal e tributário, que são atividades que demandam precisão, afinal, serão fiscalizadas.
RH
Aqui temos um dos pontos mais importantes da gestão de uma empresa que é o setor de recursos humanos.
Desde a seleção de bons profissionais, até a retenção de talentos, o setor pode contar com dados e históricos amplos para decisões mais assertivas.
Gerir os benefícios oferecidos pela empresa também pode ser otimizado por meio de um sistema de gestão, bem como aprimorar processos do dia a dia por meio de feedback dos colaboradores.
Outro ponto é que várias burocracias poderão ser automatizadas nesse processo, deixando tempo para que atividades sejam elaboradas para o bem estar do quadro de funcionários.
Toda essa gestão de RH eficiente baseada em dados, permite a criação de planos de carreiras que dão aos colaboradores oportunidade de crescerem junto com a empresa.
Marketing e vendas
Desde a chamada revolução digital, criou-se o termo marketing 4.0 que é uma inovação que trouxe várias tecnologias às estratégias da área.
Ferramentas como funil de vendas, metodologia AIDA, Net Promoter Score, entre outras, só são implementadas com alta performance por meio de tecnologias.
Para o marketing, um bom CRM é imprescindível, principalmente quando opera integrado a outras plataformas como Google Analytics.
Estas tecnologias contribuem para planejamentos mais efetivos, aprimoramento dos processos e consequentemente aumento nas vendas.
As estratégias que utilizam CRM, são trabalhadas desde a captação dos leads em vários canais, passando por uma qualificação dos contatos e até um pós-vendas com maior índice de fidelização.
Varejo
Assim como para marketing e vendas, o software de gestão para varejo é muito importante, pois atua em várias frentes.
O varejo é uma das áreas mais competitivas, e quem não usa tecnologia fica para trás na concorrência.
As grandes companhias já utilizam, pois é uma atuação que precisa de um controle de estoque muito rigoroso, previsão de demanda assertiva e política de preços flexíveis.
Sem um bom sistema de gestão, se torna mais complexo cuidar de tantas frentes assim.
Portanto, além de buscar soluções completas que atendam todas essas necessidades, é preciso contratar sistemas omnichannel.
Em outras palavras, para ter competitividade em alto nível no varejo, é preciso diversificar seus canais de vendas, para assim atingir um público maior.
Pequenas empresas também podem se beneficiar desta solução?
Ter um software de gestão empresarial para pequenas empresas, pode parecer um gasto desnecessário a princípio.
Isso se considerarmos que uma empresa de pequeno porte não tem tantos processos assim para demandar um sistema mais complexo.
No entanto, há sistemas de gestão de vários tamanhos, o que vai mudar são os recursos disponíveis.
Independente do tamanho da sua operação, ter uma gestão eficiente, usando tecnologia é um investimento que vale a pena, basta encontrar a opção adequada a sua realidade.
Em média, qual o valor de um software de gestão?
Hoje em dia o mercado apresenta várias opções, algumas bastante simples, outras extremamente complexas.
Os principais softwares do mercado utilizam planos de mensalidade, e os custos dependem do porte e necessidades da empresa contratante.
Qual é o melhor software de gestão empresarial?
O melhor software é o que atende às necessidades do seu negócio.
Pode ser uma frase clichê, porém é verdadeira, uma vez que enquanto gestor, você precisa investir de forma planejada.
Além disso, alguns fatores precisam ser considerados para uma escolha mais assertiva, como:
- Integração com outros softwares da sua operação;
- Possibilidade de escalar, ou seja, aumentar recursos à medida que empresa cresce;
- Suporte técnico de fácil acesso para tirar dúvidas, fornecer treinamentos, etc..;
- Atualizações constantes no softwares e implementação de novos recursos.
Esses são os principais itens a serem considerados, além de consultar se os demais recursos oferecidos atendem as particularidades do seu negócio.
Sistemas de gestão da TOTVS
Pensar em softwares de gestão no mercado brasileiro, invariavelmente passa pelas ferramentas da TOTVS.
Há anos, somos líder no segmento de tecnologia para empresas, e os sistemas de gestão da TOTVS têm uma gama de ferramentas que atende todo tipo de empresa.
Nossos ERPs são customizáveis, portanto, independente do tamanho da sua operação, nós temos uma solução eficiente e que cabe no seu orçamento.
Estamos na vanguarda tecnológica, o que faz com que nossos sistemas sejam aprimorados constantemente agregando ainda mais performance às nossas soluções.
Conheça os sistemas de gestão TOTVS e encontre o gerenciador ideal para o dia a dia do seu negócio.
Conclusão
Software de gestão é uma realidade nas corporações do Brasil e do mundo.
As necessidades de trocas de informações ágeis com fornecedores e clientes demandam soluções sofisticadas.
Por isso, o uso de ERPs e CRM se torna um investimento vital para que sua empresa possa se estabelecer e crescer em um mercado cada vez mais competitivo.
A TOTVS trabalha na criação de tecnologia para promover a melhor performance para empresas de todos os tamanhos, com sistemas de gestão que se adequam a sua realidade.
Confira os detalhes e entenda como podemos ajudar sua empresa a prosperar.
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