S&OP significa Sales and Operations Planning (em português Planejamento de Vendas e Operações) e em síntese representa a integração entre setor comercial e cadeia de suprimentos.
Na prática, o processo funciona de forma a garantir que o fornecimento de recursos irá atender a toda demanda produtiva de forma satisfatória.
Por envolver vários agentes, é um procedimento bastante complexo, mas é também fundamental para o sucesso operacional de qualquer negócio.
Neste artigo, você irá entender quais os benefícios de fazer um planejamento de vendas e operações eficiente, o que é preciso considerar na estruturação e quais tecnologias potencializam esse planejamento estratégico. Boa leitura.
S&OP: o que é?
Em uma tradução livre, é possível compreender o que significa S&OP enquanto conceito, já que Planejamento de Vendas e Operações é relativamente autoexplicativo.
O conceito é simples, mas a aplicação é um processo complexo que engloba o gerenciamento de vários setores de uma operação.
Com foco na integração dos setores, um planejamento de vendas e operações estrutura processos e procedimentos que permitem um fluxo de vendas com maior assertividade.
A previsão de demanda é um dos elementos mais importantes para o sucesso desse planejamento, então ter os dados históricos de um negócio é fundamental para aplicar o conceito.
Quais são os objetivos do S&OP?
Um dos principais objetivos da aplicação desse planejamento é fazer a sincronização e alinhamento das demandas com a supply chain.
Ao integrar a comunicação e os dados de vários setores, é possível garantir que a produção atenda a previsão de demanda de forma satisfatória.
Vamos imaginar um cenário?
Ian é vendedor de uma empresa de maquinários para panificação e está em negociação com um cliente há um mês, garantindo que ele receberá o produto na data combinada.
Contudo, uma semana antes do prazo, o setor de produção avisa o comercial que por falta de matéria prima, haverá atraso nas entregas.
Nesse momento, Ian precisa informar o cliente sobre o atraso, o que pode gerar um abalo no relacionamento, quando não o cancelamento da compra.
Quando há uma estratégia de S&OP, essa possível falta de recursos seria detectada muito antes e Ian teria essa informação antes de seguir com a negociação.
Assim, poderia passar ao seu cliente um prazo real, ou mesmo chegar a uma solução mais inteligente para lidar com a falta de material.
Por isso mesmo que esse planejamento de vendas e operações é vital para tomada de decisão assertiva dos gestores.
Então, saber os níveis de estoque e as previsões de vendas são critérios majoritários para a aplicação desses procedimentos.
Em última análise, esse planejamento visa justamente um forecast de vendas cada vez mais assertivo para que empresas possam se antecipar a situações de revés e/ou aproveitar oportunidades antes que concorrentes as percebam.
S&OP na cadeia de suprimentos
Aplicado à cadeia de suprimentos, é uma forma de integrar o planejamento de vendas e operações com o planejamento logístico, buscando otimizar o fluxo de materiais e produtos desde a compra até a entrega ao cliente final.
Como vimos, a disposição eficiente dos recursos é um dos pontos principais para o sucesso da operação.
Por isso, podemos estruturar a aplicação nas seguintes etapas:
Planejamento da demanda
Consiste em estimar a demanda futura dos clientes com base em dados históricos, análise de mercado e cenários alternativos.
O objetivo é gerar um plano de vendas que seja realista e alinhado com as estratégias da empresa.
Uso de big data pode ser um fator de potencialização para essas previsões.
Planejamento do fornecimento
Consiste em definir como atender à demanda prevista com os recursos disponíveis, considerando a capacidade produtiva, os estoques, os fornecedores e os custos.
Para isso, é construído um plano de produção e distribuição que seja eficiente e rentável.
Reconciliação da demanda e do fornecimento
Comparar planos de vendas e operações e identificar possíveis gargalos ou desequilíbrios entre eles para saber onde atuar.
Nesta etapa, são feitos ajustes nos planos para eliminar ou minimizar esses gargalos, buscando o equilíbrio entre demanda e oferta.
Revisão executiva
É a etapa em que a alta gestão da empresa vai revisar os planos reconciliados e dar sua aprovação ou feedback.
Isso ajuda a refinar o planejamento e estabelecer as prioridades e metas da empresa para otimizar as execuções no dia a dia.
Execução dos planos
A etapa final é a da mão na massa, colocando os planos aprovados em prática e acompanhando o desempenho com metas claras e indicadores eficientes.
As vantagens de implementar o S&OP em seu negócio
Podemos apontar diversas vantagens dependendo do seu segmento de atuação, do seu porte e da sua estratégia.
Mas, de forma geral, podemos destacar os seguintes benefícios:
- Aumento da satisfação e da fidelização dos clientes com entregas corretas de produtos no período combinado;
- Redução de custos operacionais e logísticos com uso mais eficiente de recursos e diminuição do desperdício de materiais;
- Melhoria do financeiro da empresa, aumento de receita e redução de despesas redundantes;
- Controle e visibilidade dos processos da cadeia de suprimento de ponta a ponta;
- Agilidade, flexibilidade e assertividade nas tomadas de decisão por parte de líderes e gestores;
- Integração de todos os setores da empresa para otimização dos processos operacionais como um todo;
- Aumento da segurança e confiabilidade nas estratégias do seu negócio por meio do uso de dados reais, consistentes e sempre atualizados.
Os principais desafios do S&OP
Apesar de trazer muitos benefícios para os negócios, a aplicação do planejamento de vendas e operações ainda enfrenta muitos desafios, principalmente no Brasil.
A integração das áreas do processo de vendas, marketing, logística, financeiro e etc ainda é complexa, devido a aspectos culturais e técnicos.
Várias empresas têm relutância em partilhar dados entre setores, por receio de que isso possa prejudicar a função de cada um.
Obter dados confiáveis e atualizados sobre a demanda e o fornecimento, é fundamental para o planejamento.
Por isso, ferramentas adequadas de coleta e data analytics precisam ser aplicadas de forma eficiente a uma operação para viabilizar a aplicação do planejamento de vendas e operações.
No dia a dia, os gestores também precisam lidar com as várias incertezas inerentes ao cenário econômico do país e ainda resolver conflitos entre as áreas.
Criar um ambiente coeso, colaborativo e com alto engajamento dos colaboradores é uma tarefa complexa mas plenamente possível.
As métricas e indicadores são artifícios que vem para acompanhar o desempenho das empresas para que as lideranças possam enfrentar esses desafios com sucesso.
Uma boa gestão do processo, uma boa comunicação entre as áreas e uma boa ferramenta de apoio são itens-chave para vencer os desafios inerentes à atuação.
S&OP e S&OE: qual a diferença?
S&OP e S&OE são dois processos complementares de planejamento e execução táticos, que visam a alinhar a demanda e o fornecimento de forma eficiente e rentável.
Mas na prática, quais são as diferenças entre eles?
S&OP é um processo que envolve diversas áreas da empresa, como vendas, marketing, produção, logística e finanças, para gerar um plano consensual de médio e longo prazo.
Considerando os recursos disponíveis e as estratégias da empresa, esse planejamento trabalha com uma visão agregada dos produtos e busca equilibrar a capacidade operacional com a demanda prevista.
Por sua vez, o S&OE (Sales and Operations Execution) é um processo diário que envolve a aplicação prática do que foi planejado.
As áreas operacionais da empresa, como vendas, produção e distribuição, são analisadas para ajustar o plano de curto prazo, considerando as variações reais da demanda e do fornecimento.
É uma visão mais detalhada dos produtos e focada na execução do que foi planejado.
Apesar das diferenças, os dois processos devem estar alinhados e integrados entre si, pois ambos contribuem para a melhoria do desempenho da cadeia de suprimentos.
O ideal é que o S&OE seja uma extensão do S&OP na camada de execução, funcionando na ponta final da operação.
O passo a passo para colocar o S&OP em prática
A aplicação do S&OP na prática passa pelo planejamento detalhado e execução eficiente.
Para organizar, podemos estruturar nos seguintes passos:
Avalie seu portfólio
A primeira etapa é entender quais são os seus produtos e serviços e o que está envolvido na sua produção, bem como as necessidades logísticas.
Faça uma estimativa da demanda da empresa
Conhecer seus produtos permite que você identifique o público-alvo para estimar qual é a previsão de demanda do seu negócio.
Considere os imprevistos
Jamais trabalhe com estoque ajustado à demanda, considere os imprevistos que poderão acontecer em várias etapas da supply chain.
Assim, você pode implementar contramedidas para que as eventualidades não interfiram no fluxo da operação.
Reúna equipes e alinhe expectativas
Escolha um líder para coordenar o processo e assegurar a sua governança.
Escolha também representantes das áreas envolvidas no processo, como vendas, marketing, produção, logística e finanças.
Defina os papéis e as responsabilidades de cada um e garanta o comprometimento e o engajamento de todos.
Trace um plano operacional
Defina as etapas, os participantes, os prazos, os indicadores e os objetivos do seu processo de planejamento de vendas e operações.
Normalmente, o processo conta com cinco etapas principais:
- coleta de dados;
- planejamento da demanda;
- planejamento do fornecimento;
- reconciliação da demanda e do fornecimento;
- revisão executiva.
O ciclo de revisão ideal é mensal e o horizonte de planejamento é de médio e longo prazo – de três meses a dois anos – a depender das características do seu negócio.
Faça a reunião executiva
Implemente na prática os planos aprovados após o processo e monitore o desempenho dos planos em relação aos indicadores definidos.
Corrija eventuais desvios ou problemas que possam ocorrer na execução e comunique-se com as áreas envolvidas sobre os resultados obtidos.
Monitore os resultados e corrija o necessário
Utilize ferramentas adequadas para coletar e analisar os dados sobre a demanda e o fornecimento.
Essas ferramentas devem estar integradas ao seu ERP (Sistema Integrado de Gestão) para garantir a confiabilidade e a atualização das informações.
Busque soluções que facilitem a elaboração dos planos de vendas e operações, assim como a simulação de cenários alternativos.
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Você já viu como o S&OP pode trazer diversos benefícios para a sua operação de armazenagem, como redução de custos, aumento da eficiência, melhoria da qualidade e maior rentabilidade.
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Ou seja, em um único lugar você tem os recursos necessários para acompanhar a sua operação logística do início ao fim.
O sistema permite registrar os recebimentos por meio do documento fiscal de entrada, incorporando os dados ao saldo de estoque automaticamente.
Dessa forma, a previsão de demanda é muito mais assertiva assim como o gerenciamento dos recursos.
O TOTVS WMS SaaS tem tantas vantagens que vale a pena acessar a página do produto para ver todos os detalhes.
Conclusão
O S&OP é um processo de planejamento e execução táticos que visa alinhar a demanda e o fornecimento de forma eficiente e rentável.
Para colocar em prática na sua operação, você precisa seguir alguns passos, como desenhar o seu processo, formar o seu time, buscar ferramentas de apoio e basear suas decisões em dados.
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Os dados são importantes para gestão logística, então saber mais sobre aplicações do conceito data driven pode potencializar suas ações.
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