Em um mundo onde a agilidade nos processos empresariais é um diferencial competitivo, a assinatura híbrida surge como solução prática e segura para a ratificação de documentos.
Ao contrário do que o termo sugere, não se trata de assinatura física e digital no mesmo documento, mas de dois tipos de assinatura eletrônica.
O que é um documento híbrido? Como funciona a assinatura digital híbrida?
Vamos explorar essas e outras questões neste artigo, além de entender as vantagens e a implementação dessa modalidade de assinatura.
Acompanhe!
O que é e como funciona a assinatura híbrida?
A assinatura híbrida é uma combinação entre a assinatura digital e eletrônica em um mesmo documento. Enquanto a assinatura digital requer um certificado digital próprio do usuário, a assinatura eletrônica não depende desse certificado.
No processo de assinatura online, o usuário pode escolher entre ambas, dependendo da conveniência.
Vale lembrar que o pressuposto da assinatura digital é a existência de certificado digital obtido por meio de uma Autoridade Certificadora. Esse certificado é um arquivo criptografado que valida a identidade do signatário, o que confere legitimidade à assinatura digital.
Por outro lado, na assinatura eletrônica, não é necessário possuir certificado digital. Nesse caso, a confiança na assinatura é estabelecida por meio de outras evidências digitais, como geolocalização, endereço IP e e-mail do usuário.
Percebe que não se trata de perguntarmos se pode ter assinatura física e digital no mesmo documento? Estamos falando, aqui, de duas assinaturas eletrônicas.
E será que isso tem validade jurídica?
Assinatura híbrida é válida juridicamente?
Sim, a assinatura híbrida é válida juridicamente no Brasil devido à existência da Medida Provisória 2.200/2001-2, que garante validade às assinaturas eletrônicas, inclusive as digitais.
A validade jurídica da assinatura eletrônica depende da concordância das partes envolvidas em relação ao método utilizado. Já a validade do certificado digital é prevista em lei, desde que emitido nos padrões ICP-Brasil.
No entanto, é importante observar as exigências legais em relação a determinados tipos de documentos, que podem demandar, por exemplo, o uso de certificados digitais por todas as partes envolvidas.
Em quais casos esse tipo de assinatura pode ser usada?
A escolha entre assinatura digital, híbrida ou outros tipos de assinatura eletrônica depende do nível de segurança e validade jurídica desejados para o documento em questão.
A assinatura híbrida oferece flexibilidade quanto à escolha do tipo de assinatura a ser utilizada, mas as partes devem avaliar o contexto e as necessidades específicas de cada documento ou processo.
Por exemplo, contratos de transação de bens e fornecimento de serviços, como jurídicos e contábeis, podem ser assinados tanto com assinatura eletrônica quanto com assinatura digital.
A escolha entre elas dependerá da conveniência e da oportunidade definidas pelo gestor.
Na área educacional, documentos como diplomas devem conter assinatura digital para garantir sua validade e conformidade com as regulamentações do Ministério da Educação (MEC).
Além disso, dentro das empresas, a combinação permite que funcionários assinem documentos eletrônicos sem a necessidade de um certificado digital.
Isso é especialmente útil em processos de contratação, solicitação de férias, documentos internos, memorandos, entre outros.
A seguir, apontamos alguns motivos para utilizar a assinatura digital híbrida em seus contratos.
Leia também: Assinar documento com certificado digital: saiba como
Por que usar a assinatura híbrida em seus contratos?
A assinatura híbrida oferece uma série de vantagens que podem ser fundamentais para otimizar os processos de formalização e agilizar as negociações em sua empresa:
- Flexibilidade: permite que cada parte envolvida escolha o tipo de assinatura mais adequado, seja digital ou eletrônica, adaptando-se às suas necessidades e recursos disponíveis;
- Agilidade: simplifica e acelera o processo de assinatura de contratos e documentos, eliminando a necessidade de trâmites burocráticos e físicos, o que resulta em maior eficiência operacional;
- Diferencial competitivo: o uso da assinatura digital híbrida pode destacar seu negócio da concorrência ao demonstrar modernidade, flexibilidade e preocupação com a praticidade para clientes e parceiros;
- Segurança: mesmo sem a obrigatoriedade do certificado digital para uma das partes, a modalidade híbrida mantém os processos seguros e confiáveis, garantindo a integridade e autenticidade dos documentos assinados;
- Sustentabilidade: ao evitar a impressão de diversos papéis, a utilização dessa assinatura contribui para a redução do consumo de recursos naturais e para a promoção de práticas mais sustentáveis, alinhadas com as tendências contemporâneas de preservação ambiental e digitalização.
Considerando todas as características da assinatura híbrida, sua validade e vantagens, é provável que você já esteja buscando uma forma de implementá-la em sua organização, certo? Vamos demonstrar como fazer isso!
Como implementar a assinatura híbrida na empresa?
A implementação de recursos tecnológicos, como as assinaturas eletrônicas, dependem inicialmente de uma avaliação das necessidades.
Por isso, comece identificando os processos e documentos que podem se beneficiar da assinatura híbrida. Isso pode incluir contratos, acordos internos, formulários e outros documentos.
Na sequência, existem alguns passos importantes:
- Escolha da plataforma: selecione uma plataforma de assinatura eletrônica confiável que ofereça suporte à assinatura híbrida. Certifique-se de que ela atenda aos requisitos legais e de segurança;
- Treinamento dos usuários: eduque os funcionários sobre como usar o recurso e aplicar assinaturas eletrônicas nos documentos;
- Integração com fluxos de trabalho: integre a assinatura aos processos existentes, o que pode envolver integrações com sistemas de gestão eletrônica de documentos ou fluxos de trabalho automatizados.
Após implementar, não se esqueça de estabelecer políticas claras sobre o uso das assinaturas e definir quem tem permissão para assinar documentos e como os registros serão armazenados, ok?
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Conclusão
Em um mundo cada vez mais digital, a assinatura híbrida emerge como uma solução versátil para agilizar processos e garantir a validade jurídica de documentos.
Sua flexibilidade e segurança oferecem vantagens significativas para empresas e indivíduos. Ao adotar essa modalidade de assinatura, as organizações podem modernizar seus fluxos de trabalho, reduzir burocracias e impulsionar a eficiência operacional.
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