Diferença entre assinatura digital e eletrônica: entenda!

Equipe TOTVS | 23 junho, 2023 - Atualizado em 14 maio, 2024

Conhecer a diferença entre assinatura digital e eletrônica é muito importante para a rotina empresarial. 

Afinal, você já parou para pensar qual delas é utilizada na hora de emitir notas fiscais? O que é considerado assinatura digital? E assinatura eletrônica?

Existem diversas transações eletrônicas com validade jurídica que podem ser realizadas com esses dois recursos.

Explicamos o conceito de cada um deles e muito mais. Acompanhe!

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Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

De acordo com a Lei nº 14.603/2020, a assinatura eletrônica é qualquer tipo de validação de documentos por meios eletrônicos. Quando a validação ocorre por meio de certificados digitais, temos as assinaturas digitais. 

Portanto, para esclarecer o debate assinatura digital x eletrônica, é fundamental aprofundar nos conceitos de cada recurso.

Vamos entender o que é assinatura digital?

O que é uma assinatura digital?

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica por meio da qual o usuário utiliza um certificado digital validado pela ICP-Brasil para comprovar a sua identidade na internet.

É um recurso confiável, com validade legal e que previne fraudes em documentos diversos, como os contratos digitais.

Por isso, quando você pensar na diferença entre assinatura digital e eletrônica, lembre-se de que o uso do certificado ICP-Brasil é imprescindível.

E os tipos de assinatura digital?

Quais são os tipos de assinatura digital?

Quando falamos em tipos de assinatura digital, há um equívoco comum, devido à confusão sobre a diferença entre assinatura eletrônica ou digital.

Na verdade, a assinatura eletrônica é a que apresenta diversos tipos, como veremos adiante.

A assinatura digital é apenas um tipo de assinatura eletrônica. Para reforçar o conceito, assinatura digital é aquela feita com certificado digital validado pela ICP-Brasil, também chamada de assinatura eletrônica qualificada.

E como fazer assinatura digital?

Como é feita a assinatura digital?

A assinatura digital é feita a partir de um certificado digital, recurso que será responsável pela autenticação eletrônica e criptografada.

Ele é composto por um conjunto de chaves pública e privada e deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada à ICP-Brasil. 

Portanto, antes de saber como fazer assinatura digital, você precisa entrar em contato com uma AC para emitir o certificado mais adequado para suas necessidades.

Após essa etapa, basta instalar o recurso em seu dispositivo e utilizar uma plataforma de assinatura eletrônica para assinar seus documentos com certificado digital

E, na prática, como é feita a assinatura digital? Veja um exemplo de assinatura digital com Certificado A1 ou A3 pela TOTVS Assinatura Eletrônica:

Entendeu o que é considerado assinatura digital? Vamos abordar outras diferenças importantes entre conceitos.

Assinatura digital e assinatura digitalizada são a mesma coisa?

Não. Assinatura digitalizada é uma mera reprodução digital da assinatura manuscrita que não apresenta nenhum requisito técnico de segurança.

Após entender o que é assinatura digital, você viu que é preciso ter um certificado validado pela ICP-Brasil, certo? É um mecanismo de autenticação de alta confiabilidade, de acordo com as normas brasileiras.

Por isso, se você usar a assinatura digital, a validade jurídica está garantida, o que não ocorre com a assinatura digitalizada.

Qual a diferença entre assinatura digital e certificado digital?

A diferença entre assinatura digital e certificado digital é que o certificado funciona como uma identidade eletrônica para pessoas físicas e jurídicas, seja para autenticar documentos, seja para efetuar uma transação. 

Este recurso garante a autenticidade sem a necessidade de uma representação presencial.

Já a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica realizada necessariamente por meio de um certificado digital. Ela é uma técnica criptográfica que autentica os documentos e garante a validade jurídica de um arquivo.

Continuando nossa imersão na diferença entre assinatura digital e eletrônica, é fundamental conhecer outro conceito.

O que é assinatura eletrônica?

De acordo com o artigo 3º, inciso II da Lei da Assinatura Digital, assinaturas eletrônicas são:

“dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar”.

Na prática, há uma combinação de códigos entre emissor e receptor que permitem o acesso e o aceite às informações disponíveis. 

Dentre os códigos, podemos citar senhas, ações específicas, combinações, versões digitalizadas e assinatura realizada por meio de certificado digital.

Você aprendeu acima a diferença entre assinatura digital e certificado digital, certo?

E o que pode ser considerado assinatura eletrônica? Veja o que é assinatura eletrônica considerando seus tipos!

Quais são os tipos de assinatura eletrônica?

Os tipos de assinaturas eletrônicas (erroneamente chamada, por vezes, de tipos de assinatura digital) estão listadas no artigo 4º da Lei, e são os seguintes em ordem de complexidade:

  1. Assinatura eletrônica simples: aquela que permite identificar o seu signatário, ou que associa ou anexa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário. E-mail, senha por telefone e identificação corporativa são exemplos.
  2. Assinatura eletrônica avançada: aquela que vincula a identidade de uma pessoa à assinatura feita. Ela pode utilizar certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio admitido pelas partes para comprovar a autoria e a integridade de documentos em forma eletrônica. É o caso da biometria.
  3. Assinatura eletrônica qualificada: a que utiliza certificado digital ICP-Brasil, também chamada de assinatura digital.

Vale pontuar que a assinatura eletrônica avançada deve obedecer a alguns requisitos, como:

  • estar associada ao signatário de maneira unívoca;
  • estar relacionada aos dados a ela associados de modo que eventual modificação posterior seja detectável;
  • Usar dados para criar a assinatura eletrônica cujo signatário pode operar sob o seu controle exclusivo com elevado nível de confiança.

Entendeu um pouco mais sobre a diferença entre assinatura digital e eletrônica? Vamos ver então as vantagens que a assinatura eletrônica traz para um negócio!

Infográfico TOTVS Assinatura Eletrônica

Quais as vantagens da assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é muito benéfica para as organizações. De que o gestor pode usufruir ao utilizar esse recurso? Veja:

  • Rapidez: facilita a coleta de assinaturas em documentos, bastando 37 minutos, de acordo com estudo da LunarPen, de 2020.
  • Segurança: as medidas de segurança das assinaturas eletrônicas minimizam chances de acesso indevido, alteração e fraude.
  • Mobilidade: é possível assinar documento pelo celular, pois há plataformas de assinatura eletrônica que disponibilizam apps.
  • Menos burocracia: a assinatura eletrônica evita as idas e vindas do documento, dispensa o reconhecimento de firma e outras burocracias.
  • Melhor gestão da informação: com a possibilidade de assinar eletronicamente os documentos, é possível organizá-los de maneira compreensiva e facilitada.
  • Redução de custos: o mesmo estudo da LunarPen comprovou uma redução de custos de até 79% devido à economia com compras de papel, logística de contratos e cartas registradas, gestão de documentos etc.

Com tantas vantagens, é preciso adotar esse recurso o quanto antes, não é mesmo? Além disso, é importante saber como assinar um documento eletronicamente.

Como assinar um documento eletronicamente?

Para assinar um documento em um meio digital, o mais rápido e eficaz é utilizar uma plataforma de assinatura eletrônica.

Isso porque ela viabiliza a organização dos documentos, a configuração de requisitos e ordem de coleta de assinaturas, dentre outras funcionalidades.

Após escolher sua plataforma, basta fazer o upload do documento e preencher os campos necessários, como e-mail dos signatários. 

Você pode selecionar seu certificado digital, se for o caso.

Após o signatário receber o e-mail, basta clicar no link enviado para assinar o documento de forma online.

Agora você já sabe a diferença entre assinatura digital e eletrônica, e as características de cada recurso.

E quais as semelhanças entre elas?

Assinatura digital x eletrônica: como esses dois tipos se assemelham?

O mercado global de e-signatures, de acordo com dados da Markets and Markets, pode chegar a US$ 14,1 bilhões até 2026. 

É provável que esse crescimento se justifique pela popularização dos recursos de assinatura em meio eletrônico.

Por isso, mais do que pensar na diferença entre assinatura digital e eletrônica, é importante entender o que há de comum entre elas para que tenham se tornado tão utilizadas.

Validade jurídica

Quando pensamos em assinatura digital, a validade jurídica já é algo intrínseco, pois o certificado é validado pela ICP-Brasil.

Mas a assinatura eletrônica também é juridicamente válida, como a própria lei pontuou. Desde que sejam seguidos os requisitos técnicos de cada tipo, essas assinaturas garantem:

  • autenticidade: confirma e valida a identidade do signatário;
  • integridade: garante a integridade do conteúdo, evitando alterações, falsificações e fraudes;
  • não repúdio: a origem do conteúdo é provada para todas as partes envolvidas, que não podem negá-lo.

Menos burocracia

Já pensou em integrar sua plataforma de assinatura com o sistema ERP da sua empresa para facilitar o acesso ao documento por todos os responsáveis?

Isso contribui para emitir automaticamente contratos de compra e venda e autorizações de armazenamento, gerar boletos e notas fiscais.

E o que dizer da rapidez e facilidade na hora de fechar um contrato de prestação de serviços? Em poucos minutos, você usa a assinatura digital ou eletrônica para esta finalidade, porque não é preciso reconhecer firma ou se deslocar.

A menor burocracia é uma das grandes vantagens que as assinaturas eletrônicas e digitais proporcionam ao empresário.

Sustentabilidade

Os critérios ESG estão em alta na atualidade. A busca por uma empresa de boa reputação no mercado passa por atender a diversas condutas nas quais se incluem as práticas de sustentabilidade. 

Com a redução no uso de papel e no deslocamento, as assinaturas feitas em ambiente digital são grandes aliadas da preservação do meio ambiente.

Confiabilidade e segurança

A assinatura digital e a assinatura eletrônica têm validade jurídica, como apontamos, e são, assim, confiáveis. 

A forma como são estabelecidas não só evita fraude, acesso indevido e alteração, mas também permite a ocorrência de auditorias, que verificam eventuais mudanças no histórico da documentação.

Os recursos são, por isso, medidas seguras na hora de realizar transações comerciais.

Você já viu a diferença entre assinatura digital e eletrônica, bem como as semelhanças entre os recursos. 

E quando podemos utilizar cada um deles?

Assinatura digital ou eletrônica: quando usar cada uma?

A Lei da Assinatura Digital traz definições claras sobre assinatura digital e eletrônica, certo? Ela aborda características como complexidade e nível de confiabilidade. 

Considerando isso, fizemos uma tabela demonstrando quando cada recurso é indicado. Veja:

Tipo de assinaturaDefiniçãoExemplos de uso
Assinatura digitalÉ o mecanismo de autenticação mais complexo, dotado de alta confiabilidade. Seu uso é recomendado em transações que dependem de maior segurança jurídica, autenticidade e sigilo. Notas fiscais;Smart contracts;Contratos de transferência de bens e imóveis;Relações com o poder público quando há informações sigilosas.
Assinatura eletrônicaSão os demais tipos de assinatura que não se enquadram na definição de assinatura digital. São mais populares e democráticos, e podem ser utilizados em situações que não exigem alto grau de segurança ou sigilo. Ata de reunião;Propostas comerciais;Assinatura de serviços essenciais como internet, água etc.;Relações com ente público de menor impacto que não envolvam informações protegidas por grau de sigilo;Contratos que não envolvam dados sigilosos (compra e venda simples, empréstimos, prestação de serviços). 

Em quais setores é possível usar assinatura eletrônica e assinatura digital?

Todos os setores da economia podem utilizar estes recursos para usufruir dos benefícios que eles proporcionam.

Afinal, independentemente da diferença entre assinatura digital e eletrônica, ambas são soluções tecnológicas que otimizam os processos empresariais.

E não custa lembrar que a assinatura feita com certificado digital e a assinatura eletrônica têm validade jurídica.

A importância da tecnologia para otimizar os processos empresariais

No cenário atual, uma empresa que não aderiu à transformação digital está em risco de extinção. 

Não basta ter em mente o uso de assinatura digital x eletrônica, porque estes são apenas dois recursos importantes.

O uso de outras soluções tecnológicas, como ERPs, CRMs e GED, se tornou imprescindível para aumentar a produtividade das equipes e maximizar o uso dos recursos.

Com a automatização dos processos internos, a empresa consegue melhorar suas entregas e aprimorar a experiência do consumidor.

É isso que garante maior competitividade no mercado, certo? 

A TOTVS sabe disso e está sempre antenada às exigências do mercado para desenvolver soluções personalizadas para os negócios, como é o caso do TOTVS Assinatura Eletrônica!

TOTVS Assinatura Eletrônica

Padrão de criptografia SHA256, proteção e armazenamento de documentos na TOTVS Cloud, gestão centralizada de todo o processo de assinatura eletrônica.

Essas são as características do TOTVS Assinatura Eletrônica, sistema desenvolvido pela maior empresa de tecnologia do Brasil para garantir a validade jurídica dos seus documentos.

O gestor pode utilizar a assinatura eletrônica ou digital (certificados A1 e A3) em qualquer documento e também no app Minha Assinatura Eletrônica.

De usabilidade simples, o TOTVS Assinatura Eletrônica traz mais praticidade e rapidez para a rotina empresarial.

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Conclusão

A diferença entre assinatura digital e eletrônica é simples: a primeira é um tipo da segunda. 

Ambos os recursos são muito úteis na rotina empresarial e trazem diversos benefícios, como validade jurídica aos documentos, menor burocracia e sustentabilidade.

Para utilizá-los na assinatura de um documento, a melhor saída é contar com recursos tecnológicos apropriados, como o TOTVS Assinatura Eletrônica.

Com a ferramenta, você poderá agilizar seus processos internos e trazer mais produtividade às equipes. Esse é, inclusive, um dos focos da TOTVS, maior empresa de tecnologia do Brasil!

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