Diferença entre assinatura digital e eletrônica: entenda!

Equipe TOTVS | 31 julho, 2022

Conhecer a diferença entre assinatura digital e eletrônica é muito importante para a rotina empresarial. Afinal, você já parou para pensar qual delas é utilizada na hora de emitir notas fiscais?

Existem diversas transações eletrônicas com validade jurídica que podem ser realizadas com esses dois recursos.

Que tal aprender de vez qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital? 

Explicamos o conceito de cada uma delas e muito mais. Acompanhe!

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

Para saber qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital, é preciso conhecer a Lei nº 14.603/2020, que regulamentou o uso desses recursos no país.

De maneira simples, ela diz que a assinatura eletrônica é qualquer tipo de validação de documentos por meios eletrônicos. 

Quando a validação ocorre por meio de certificados digitais, temos as assinaturas digitais. 

Vamos entender o que é assinatura digital?

O que é uma assinatura digital?

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica por meio da qual o usuário utiliza um certificado digital validado pela ICP-Brasil para comprovar a sua identidade na internet.

É um recurso confiável, com validade legal e que previne fraudes em documentos diversos, como os contratos digitais.

Por isso, quando você pensar na diferença entre assinatura digital e eletrônica, lembre-se de que o uso do certificado ICP-Brasil é imprescindível.

E os tipos de assinatura digital?

Quais são os tipos de assinatura digital?

Quando falamos em tipos de assinatura digital, há um equívoco comum, devido à confusão sobre a diferença entre assinatura digital e eletrônica.

Na verdade, a assinatura eletrônica é a que apresenta diversos tipos, como veremos adiante.

A assinatura digital é apenas um tipo de assinatura eletrônica. Para reforçar o conceito, assinatura digital é aquela feita com certificado digital validado pela ICP-Brasil, também chamada de assinatura eletrônica qualificada.

E como fazer assinatura digital?

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Como é feita a assinatura digital?

A assinatura digital é feita a partir de um certificado digital, recurso que será responsável pela autenticação eletrônica e criptografada.

Ele é composto por um conjunto de chaves pública e privada e deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada à ICP-Brasil. 

Portanto, antes de saber como fazer assinatura digital, você precisa entrar em contato com uma AC para emitir o certificado mais adequado para suas necessidades.

Após essa etapa, basta instalar o recurso em seu dispositivo e utilizar uma plataforma de assinatura eletrônica para assinar seus documentos com certificado digital

E, na prática, como é feita a assinatura digital? Veja um exemplo de assinatura digital com Certificado A1 ou A3 pela TOTVS Assinatura Eletrônica:

Assinatura digital e assinatura digitalizada são a mesma coisa?

Após entender o que é assinatura digital, você viu que é preciso ter um certificado validado pela ICP-Brasil, certo? É um mecanismo de autenticação de alta confiabilidade, de acordo com as normas brasileiras.

Ela é muito diferente da assinatura digitalizada, que é uma mera reprodução digital da assinatura manuscrita que não apresenta nenhum requisito técnico de segurança.

Por isso, se você usar a assinatura digital, a validade jurídica está garantida, o que não ocorre com a assinatura digitalizada.

Vamos aprofundar na diferença entre assinatura digital e eletrônica? 

O que é assinatura eletrônica?

De acordo com o artigo 3º, inciso II da Lei da Assinatura Digital, assinaturas eletrônicas são:

dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar”.

Na prática, há uma combinação de códigos entre emissor e receptor que permitem o acesso e o aceite às informações disponíveis. 

Dentre os códigos, podemos citar senhas, ações específicas, combinações, versões digitalizadas e assinatura digital.

E o que pode ser considerado assinatura eletrônica? Veja o que é assinatura eletrônica considerando seus tipos!

Quais são os tipos de assinatura eletrônica?

Os tipos de assinaturas eletrônicas estão listadas no artigo 4º da Lei, e são os seguintes em ordem de complexidade:

  1. Assinatura eletrônica simples: aquela que permite identificar o seu signatário, ou que associa ou anexa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário. E-mail, senha por telefone e identificação corporativa são exemplos.
  2. Assinatura eletrônica avançada: aquela que vincula a identidade de uma pessoa à assinatura feita. Ela pode utilizar certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio admitido pelas partes para comprovar a autoria e a integridade de documentos em forma eletrônica. É o caso da biometria.
  3. Assinatura eletrônica qualificada: a que utiliza certificado digital ICP-Brasil, também chamada de assinatura digital.

Vale pontuar que a assinatura eletrônica avançada deve obedecer a alguns requisitos, como:

  • estar associada ao signatário de maneira unívoca;
  • estar relacionada aos dados a ela associados de modo que eventual modificação posterior seja detectável;
  • Usar dados para criar a assinatura eletrônica cujo signatário pode operar sob o seu controle exclusivo com elevado nível de confiança.

Entendeu um pouco mais sobre a diferença entre assinatura digital e eletrônica? Vamos ver então as vantagens que a assinatura eletrônica traz para um negócio!

Quais as vantagens da assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é muito benéfica para as organizações. De que o gestor pode usufruir ao utilizar esse recurso? Veja:

  • Rapidez: facilita a coleta de assinaturas em documentos, bastando 37 minutos, de acordo com estudo da LunarPen, de 2020.
  • Segurança: as medidas de segurança das assinaturas eletrônicas minimizam chances de acesso indevido, alteração e fraude.
  • Mobilidade: é possível assinar documento pelo celular, pois há plataformas de assinatura eletrônica que disponibilizam apps.
  • Menos burocracia: a assinatura eletrônica evita as idas e vindas do documento, dispensa o reconhecimento de firma e outras burocracias.
  • Melhor gestão da informação: com a possibilidade de assinar eletronicamente os documentos, é possível organizá-los de maneira compreensiva e facilitada.
  • Redução de custos: o mesmo estudo da LunarPen comprovou uma redução de custos de até 79% devido à economia com compras de papel, logística de contratos e cartas registradas, gestão de documentos etc.

Com tantas vantagens, é preciso adotar esse recurso o quanto antes, não é mesmo? Além disso, é importante saber como assinar um documento eletronicamente.

Como assinar um documento eletronicamente?

Para assinar um documento em um meio digital, o mais rápido e eficaz é utilizar uma plataforma de assinatura eletrônica.

Isso porque ela viabiliza a organização dos documentos, a configuração de requisitos e ordem de coleta de assinaturas, dentre outras funcionalidades.

Após escolher sua plataforma, basta fazer o upload do documento e preencher os campos necessários, como e-mail dos signatários. 

Você pode selecionar seu certificado digital, se for o caso.

Após o signatário receber o e-mail, basta clicar no link enviado para assinar o documento de forma online.

Agora você já sabe a diferença entre assinatura digital e eletrônica, e as características de cada recurso.

E quais as semelhanças entre elas?

Assinatura digital e eletrônica: como esses dois tipos se assemelham?

O mercado global de e-signatures, de acordo com dados da Markets and Markets, pode chegar a US$ 14,1 bilhões até 2026. 

É provável que esse crescimento se justifique pela popularização dos recursos de assinatura em meio eletrônico.

Por isso, mais do que pensar na diferença entre assinatura digital e eletrônica, é importante entender o que há de comum entre elas para que tenham se tornado tão utilizadas.

Validade jurídica

Quando pensamos em assinatura digital, a validade jurídica já é algo intrínseco, pois o certificado é validado pela ICP-Brasil.

Mas a assinatura eletrônica também é juridicamente válida, como a própria lei pontuou. Desde que sejam seguidos os requisitos técnicos de cada tipo, essas assinaturas garantem:

  • autenticidade: confirma e valida a identidade do signatário;
  • integridade: garante a integridade do conteúdo, evitando alterações, falsificações e fraudes;
  • não repúdio: a origem do conteúdo é provada para todas as partes envolvidas, que não podem negá-lo.

Menos burocracia

Já pensou em integrar sua plataforma de assinatura com o sistema ERP da sua empresa para facilitar o acesso ao documento por todos os responsáveis?

Isso contribui para emitir automaticamente contratos de compra e venda e autorizações de armazenamento, gerar boletos e notas fiscais.

E o que dizer da rapidez e facilidade na hora de fechar um contrato de prestação de serviços? Em poucos minutos, isso pode acontecer, porque não é preciso reconhecer firma ou se deslocar.

A menor burocracia é uma das grandes vantagens que as assinaturas eletrônicas e digitais proporcionam ao empresário.

Sustentabilidade

Os critérios ESG estão em alta na atualidade. A busca por uma empresa de boa reputação no mercado passa por atender a diversas condutas nas quais se incluem as práticas de sustentabilidade. 

Com a redução no uso de papel e no deslocamento, as assinaturas feitas em ambiente digital são grandes aliadas da preservação do meio ambiente.

Confiabilidade e segurança

A assinatura eletrônica e a assinatura digital têm validade jurídica, como apontamos, e são, assim, confiáveis. 

A forma como são estabelecidas não só evita fraude, acesso indevido e alteração, mas também permite a ocorrência de auditorias, que verificam eventuais mudanças no histórico da documentação.

Os recursos são, por isso, medidas seguras na hora de realizar transações comerciais.

Você já viu a diferença entre assinatura digital e eletrônica, bem como as semelhanças entre os recursos. Quando podemos utilizar cada um deles?

Assinatura digital e eletrônica: quando usar cada uma?

A Lei da Assinatura Digital diz que a assinatura digital é o mecanismo de autenticação mais complexo, dotado de alta confiabilidade.

Por isso, seu uso é recomendado em transações que dependem de maior segurança jurídica, autenticidade e sigilo.

Isso ocorre  em smart contracts, contratos de transferência de bens e imóveis, notas fiscais, e no tratamento com o poder público quando há informações sigilosas.

Já os demais tipos de assinatura eletrônica, mais populares e democráticos, podem ser utilizados em:

  • Ata de reunião;
  • Propostas comerciais;
  • Assinatura de serviços essenciais como internet, água etc.;
  • Relações com ente público de menor impacto que não envolvam informações protegidas por grau de sigilo;
  • Contratos que não envolvem dados sigilosos (compra e venda simples, empréstimos, prestação de serviços).

Em quais setores é possível usar assinatura eletrônica e assinatura digital?

Todos os setores da economia podem utilizar a assinatura eletrônica e digital para usufruir dos benefícios que esses recursos proporcionam.

Afinal, independentemente da diferença entre assinatura digital e eletrônica, ambas são soluções tecnológicas que otimizam os processos empresariais.

A importância da tecnologia para otimizar os processos empresariais

No cenário atual, uma empresa que não aderiu à transformação digital está em risco de extinção. 

O uso de soluções tecnológicas adequadas se tornou imprescindível para aumentar a produtividade das equipes e maximizar o uso dos recursos.

Com a automatização dos processos internos, a empresa consegue melhorar suas entregas e aprimorar a experiência do consumidor.

É isso que garante maior competitividade no mercado, certo? 

A TOTVS sabe disso e está sempre antenada às exigências do mercado para desenvolver soluções personalizadas para os negócios, como é o caso do TOTVS Assinatura Eletrônica!

TOTVS Assinatura Eletrônica

Padrão de criptografia SHA256, proteção e armazenamento de documentos na TOTVS Cloud, gestão centralizada de todo o processo de assinatura eletrônica.

Essas são as características do TOTVS Assinatura Eletrônica, sistema desenvolvido pela maior empresa de tecnologia do Brasil para garantir a validade jurídica dos seus documentos.

O gestor pode utilizar a assinatura eletrônica ou a assinatura digital (certificados A1 e A3) em qualquer documento e também no app Minha Assinatura Eletrônica.

De usabilidade simples, o TOTVS Assinatura Eletrônica traz mais praticidade e rapidez para a rotina empresarial.

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Conclusão

A diferença entre assinatura digital e eletrônica é simples: a primeira é um tipo da segunda. 

Ambos os recursos são muito úteis na rotina empresarial e trazem diversos benefícios, como validade jurídica aos documentos, menor burocracia e sustentabilidade.

Para utilizá-los na assinatura de um documento, a melhor saída é contar com recursos tecnológicos apropriados, como o TOTVS Assinatura Eletrônica.

Com a ferramenta, você poderá agilizar seus processos internos e trazer mais produtividade às equipes. Esse é, inclusive, um dos focos da TOTVS, maior empresa de tecnologia do Brasil!

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