Assinatura digital: como funciona, vantagens e como criar

A assinatura digital é um recurso utilizado no ambiente empresarial para garantir a segurança de diversas transações. 

Desde a origem do certificado digital, organizações passaram a adotá-la em suas atividades também para ganhar agilidade nos trâmites burocráticos.

Não à toa, o mercado de e-signatures está em crescimento. 

Mas você sabe de fato o que é este recurso, como ele funciona e a lei que o rege? 

O uso deste tipo de assinatura eletrônica traz muitos benefícios para diversas áreas. Por isso, vamos explicar tudo sobre o tema.

Vem com a gente!

O que é assinatura digital?

A assinatura digital, também conhecida como assinatura eletrônica qualificada (cujo conceito detalharemos mais adiante), é um recurso associado a um certificado digital padrão ICP-Brasil que o usuário utiliza para se identificar na internet. 

Ela foi o primeiro tipo de assinatura eletrônica a ser regulamentada, como parte da Medida Provisória nº  2.200-2/2001, e continua sendo a modalidade mais segura atualmente. 

Por ter validade jurídica, é capaz de prevenir fraudes em contratos digitais e outros documentos, além de facilitar processos burocráticos no ambiente empresarial, como aqueles relacionados a M&A de empresas, assinatura de prontuário médico, contratos de alto valor agregado, entre outros.

Você sabe como funciona o sistema de assinatura digital? Antes de pensar nas ferramentas associadas a esse recurso, é importante entender as finalidades dele.

Para que serve a assinatura digital?

As aplicações da assinatura digital são variadas e vão desde a assinatura de contratos empresariais até o login em sistemas governamentais para o cumprimento de obrigações perante o Poder Público. 

Pessoas físicas e jurídicas a utilizam para se identificar no ambiente digital. Para as empresas, a assinatura com certificado digital pode ser usada para:

• Participar de leilões online da Receita Federal;
• Emitir documentos de arrecadação do Simples Nacional;
• Cadastrar-se no Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI);
• Assinar diversos documentos digitalmente, como os contratos empresariais;
• Acessar o Cadastro Nacional de Entidades Sindicais (CNES), o e-CAC, o eSocial e outros sistemas governamentais;

Diante de tantas possibilidades, é natural que o mercado global de e-signatures esteja em crescimento. Conforme consta em pesquisa da Markets and Markets, ele pode atingir US$ 14,1 bilhões até 2026.

Esses são apenas alguns usos da assinatura realizada digitalmente. Vamos ao seu funcionamento?

Como funciona a assinatura digital?

Agora que você já sabe o que é assinatura digital, o “como funciona” é algo simples: ela substitui a assinatura feita à mão, no papel. 

Tecnicamente, como apontamos, o uso de um certificado digital é o recurso que faz a autenticação eletrônica e criptografada mais segura. Contudo, a assinatura digital em título extrajudicial é válida mesmo sem certificado digital.

De acordo com a lei da assinatura digital, o certificado é a ferramenta que permite a comunicação entre as partes do documento, garantindo validade jurídica, autenticidade e segurança dos dados.

E como isso acontece? Ele é composto por uma chave pública, que é divulgada para terceiros, e uma chave privada, conhecida exclusivamente pelo titular do documento. 

É este par de chaves criptográficas que permite que uma pessoa ou uma empresa se identifique eletronicamente de forma inequívoca. 

Vamos entender um pouco mais sobre a lei da assinatura digital?

O que diz a lei da assinatura digital?

A lei da assinatura digital (Lei nº 14.603/2020) regulamentou o uso de assinaturas eletrônicas no Brasil.

Ela traz conceitos fundamentais do processo de assinatura adotado por pessoas e empresas:

• Integridade: é a garantia de que o conteúdo assinado não foi fraudado, alterado ou falsificado desde sua assinatura;
• Autenticidade: a pessoa física ou jurídica pode se identificar eletronicamente dentro de um processo, ou seja, o signatário confirma e valida sua identidade.

É importante destacar que a lei da assinatura digital traz os diferentes tipos de assinatura eletrônica, e não só a digital. São eles:

• Assinatura digital simples: utilizada em operações de baixo risco, que não envolvem dados sigilosos, como na rotina de diversos setores de empresas privadas, como RH, vendas, financeiro e jurídico.
• Assinatura digital avançada: um pouco mais complexa, é a assinatura utilizada em processos e transações com o poder público que exigem maior nível de sigilo e segurança. O titular tem acesso exclusivo e consegue rastrear eventuais alterações no documento.
• Assinatura eletrônica qualificada: é a chamada assinatura digital, que utiliza um certificado digital validado pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras). De acordo com a lei, é obrigatória nas transações e nos documentos digitais realizados com o poder público, como na emissão de notas fiscais eletrônicas.

Após entender melhor sobre assinatura digital, como funciona, seu conceito e a lei que a rege, vamos conhecer os benefícios que ela traz para as empresas.

Quais são os benefícios da assinatura digital?

A assinatura digital é uma ferramenta que traz diversas vantagens para as organizações, pois confere muita produtividade aos profissionais. Veja:

• Mais comodidade: basta um sistema de gestão de assinaturas para que as empresas utilizem o recurso de forma remota a qualquer hora e lugar para fechar seus negócios.
• Menos burocracia: além de evitar as idas e vindas de um documento que deve ser assinado, o recurso dispensa o reconhecimento de firma e outras eventuais burocracias.
• Economia de tempo: as partes não precisam se deslocar para fechar um negócio, mesmo em determinados casos em que se exige o reconhecimento de firma. Isso traz enorme economia de tempo.
• Maior segurança: o uso do certificado digital confere um alto padrão de segurança para os documentos, prevenindo alteração, fraude e acesso indevidos. Ela tem validade jurídica e conta com auditorias que analisam eventuais alterações no histórico da documentação.
• Redução de custos: além de não ter custo com deslocamento, a empresa consegue economizar com logística de contratos e cartas registradas, custos com cartório, compras de papel para impressão e gestão de documentos.
• Gestão de documentos aprimorada: a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) se torna mais eficiente com o uso de assinatura digital, pois ela facilita o acompanhamento de todo o seu ciclo de vida. Com o documento validado em ambiente digital, é possível organizá-lo com facilidade e de maneira compreensiva.

Mobilidade, redução de custos e comodidade são vantagens relevantes para negócios que desejam alcançar sustentabilidade, certo?

Até mesmo empresas consolidadas se aproveitam da segurança que a ferramenta proporciona para agilizar seus processos de trabalho.

E isso se dá pela relação entre assinatura digital e ICP-Brasil.

Entenda a relação entre assinatura digital e o ICP-Brasil

Você provavelmente já ouviu falar em ICP-Brasil ou Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. Na definição do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), a ICP-Brasil é “uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão”.

Em resumo, é a cadeia hierárquica responsável por estabelecer as normas aplicáveis ao sistema criptográfico brasileiro, regulando os certificados digitais no país. E, nesta cadeia hierárquica, existem diversos agentes, como a Autoridade Certificadora (AC). 

Feita essa explicação, podemos enfim pensar na relação entre assinatura digital e ICP-Brasil. E ela é bem simples.

Para que uma empresa faça uma assinatura com certificado digital, ela deve, portanto, recorrer a alguma AC vinculada à ICP-Brasil para emiti-la.

Em outras palavras, a assinatura eletrônica qualificada, que é essa realizada com certificado, é viabilizada pela cadeia hierárquica chamada ICP-Brasil.

Entendida a relação entre assinatura digital e ICP-Brasil, você sabe quais são os tipos de assinatura digital?

3 áreas em que esse tipo de assinatura pode ser útil

No ambiente empresarial, explicamos para que serve a assinatura digital e eletrônica, certo? As ferramentas otimizam rotinas em diversos setores, reduzindo a burocracia nos fluxos de trabalho.

A seguir, detalhamos como usar assinatura digital em três áreas de atuação: contábil, saúde e jurídica.

1. Área de TI: o recurso proporciona segurança, autenticidade e integridade aos dados e às transações da empresa, evitando fraudes, invasões e vazamentos. Também facilita a integração com outros sistemas e plataformas digitais.
2. Setor jurídico: este tipo de assinatura é fundamental para lidar com centenas de documentos produzidos diariamente pelo setor jurídico, como contratos, pareceres, autos de processos e petições. Ela possibilita que a equipe tenha um fluxo de trabalho eficiente, evitando também as idas ao cartório para reconhecer firma e aos órgãos públicos.
3. Setor de recursos humanos: com a assinatura realizada em ambiente digital, os documentos relacionados aos funcionários podem ser gerenciados de forma eletrônica, como contratos, folhas de pagamento, férias, admissões e demissões. Isso traz benefícios como redução de custos, tempo e espaço físico, além de maior praticidade e organização.

Como fazer assinatura digital?

Para fazer uma assinatura digital, você precisa, antes de mais nada, ter um certificado que fará a autenticação eletrônica por meio de seu sistema de criptografia (chaves pública e privada).

O certificado deve ser feito junto à uma Autoridade Certificadora credenciada à ICP-Brasil. Para tanto, basta entrar em contato com uma autoridade de sua preferência, escolher o certificado adequado às necessidades da sua empresa e cumprir as exigências.

Vale dizer que existem diversos tipos de certificados, como A1, A3 e em nuvem. Dependendo da sua escolha, ele deverá ser instalado em seu dispositivo ou depender de um acessório, como smart card ou token, para funcionar.

Portanto, o segundo passo é deixar o certificado pronto para uso em seu dispositivo. Na sequência, será preciso utilizar uma plataforma de assinatura digital para assinar seus documentos.

Quer um exemplo prático? Confira como assinar documento com certificado digital A1 ou A3 pela TOTVS Assinatura Eletrônica:

Como fazer assinatura eletrônica no celular?

O jeito mais prático e seguro é utilizar um aplicativo específico para assinatura eletrônica, como a ferramenta da TOTVS. 

Basta fazer o download do aplicativo Minha Assinatura Eletrônica, realizar o login. Assim, você poderá assinar o documento, acompanhá-lo em tempo real e muito mais. 

Como fazer a assinatura eletrônica grátis?

O profissional consegue realizar a assinatura eletrônica gratuita por meio de algumas ferramentas e plataformas digitais online.

Porém, elas oferecem funcionalidades limitadas para empresas, que lidam com um grande volume de documentos.  

O custo-benefício não é bom, pois há limitação no número de signatários, usuários e  assinaturas. Se você precisar inserir a marca da sua empresa ou fazer integração com outros sistemas, também não será possível.

Por isso, o ideal é contar com uma boa plataforma de assinatura eletrônica, que ofereça recursos adequados para as necessidades da organização.

Como inserir assinatura digital no PDF?

Existem diversas ferramentas de assinatura que possibilitam a inserção deste tipo de assinatura eletrônica no PDF.

• Leia também: Assinar PDF: conheça as vantagens e como fazer

Como fazer assinatura digital no Word?

Basta criar uma linha de assinatura no documento ou na planilha em questão. Veja um breve passo a passo:

• Coloque o ponteiro onde deseja criar a linha;
• Vá no grupo texto, guia “inserir” e clique na opção de linha de assinatura > linha de assinatura do Microsoft Office;
• Configure a assinatura realizando as edições das informações desejadas do signatário.
• Para assinar, o signatário deve clicar na linha de assinatura e, depois, na opção assinar.

Como usar a assinatura digital?

Como já apontado, a empresa pode utilizar o recurso para diversas finalidades, desde a assinatura digital de contratos até o acesso a sistemas de governo.

Para tanto, a melhor maneira é essa que acabamos de apresentar: utilizar uma plataforma específica para esta finalidade.

Com o certificado digital válido, você poderá agilizar a troca de documentos por meio da solução, fazer a gestão de assinaturas e muito mais. 

Ressalta-se também que é possível usar a assinatura em documentos de Word e PDF.

Agora, imagine que você recebeu um documento e precisa verificar se aquela assinatura é realmente válida. 

Como validar assinatura digital?

É possível utilizar o Verificador de Conformidade do Padrão de Assinatura Digital ICP-Brasil, ferramenta disponibilizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Ela confirma se o arquivo é assinado digitalmente dentro dos padrões preestabelecidos. Para tanto, será preciso ter o código de verificação que consta no documento.

Existe outro verificador de assinatura digital que cumpre o mesmo propósito: o e-Assina RFB, da Receita Federal do Brasil. Ele é voltado para validar a integridade e a autenticidade do documento emitido com código de validação pela Receita.

Ele se aplica, portanto, a documentos emitidos pela RFB ou juntados a processo digital. Neste caso, você também precisará inserir o código de localização que está no verso do documento.

Caso o profissional esteja lidando com documentos da área da saúde, ainda é possível utilizar o Validador de Documentos Digitais do ITI, criado em parceria com os Conselhos Federais de Medicina e de Farmácia.

Seu objetivo é conferir o registro profissional de farmacêuticos e médicos. Com ele, é possível identificar assinatura digital falsa, por exemplo.

Qual a relação entre assinatura digital e blockchain?

Uma questão muito comum a respeito desta tecnologia é a relação entre assinatura digital e blockchain. Para compreendê-la, é preciso saber o conceito desta “cadeia de blocos”.

O sistema de blockchain ou “corrente de blocos” funciona da seguinte forma: as informações são armazenadas em blocos. Se algo for alterado, o blockchain gera um novo bloco que traz os dados do bloco anterior mais um código (hash) que contém todas as informações novas inseridas na operação. 

Ou seja, é uma forma de rastrear mudanças, e isso pode ocorrer em transações financeiras e arquivos. É, assim, uma forma de simplificar a validação de arquivos eletrônicos. Percebeu alguma relação entre assinatura digital e blockchain?

No processo de assinatura digital, o blockchain:

• Cria um carimbo do tempo;
• Garante segurança contra fraudes;
• Valida contratos e outros documentos;
• Registra a autenticidade do documento;
• Permite a verificação da identidade do usuário.

Vamos às últimas questões sobre a assinatura feita com certificado digital?

8 dúvidas frequentes sobre a assinatura digital

Para que não restem dúvidas sobre a importância e o uso desta tecnologia, separamos algumas dúvidas frequentes sobre ela.

1. Assinatura digital tem validade jurídica?

Sim. As leis brasileiras (MP 2.200-2/2001 e Lei nº 14.063/2020) atestam que a assinatura digital tem validade jurídica e traz as regras para seu uso. Uma delas é a emissão do certificado digital no padrão ICP-Brasil.

A assinatura com certificado digital traz a garantia de não repúdio, ou seja, impossibilita que o autor negue ter criado e assinado o documento

2. Assinatura digital é segura?

Sim, pois este tipo de assinatura eletrônica apresenta um sistema criptográfico assimétrico, com o uso das chaves pública e privada, que oferece alto nível de segurança.

De acordo com as normas brasileiras, este é um mecanismo de autenticação de alta confiabilidade.

3. A assinatura digital pode ser usada em quais documentos?

Inúmeros documentos aceitam assinatura digital, tais como:

• Ata de reunião;
• Termos de uso;
• Smart contracts,
• Documentos fiscais;
• Documentos jurídicos;
• Propostas comerciais;
• Relatórios corporativos;
• Notas fiscais eletrônicas;
• Documentos de prontuário eletrônico do paciente (PEP);
• Assinatura de serviços essenciais como internet, água etc.
• Contratos de trabalho, compra e venda, empréstimos, prestação de serviços etc.

4. Assinatura digital é o mesmo que assinatura digitalizada?

Não. A primeira é realizada por meio de certificado digital. Já a assinatura digitalizada é apenas uma reprodução digital da assinatura manuscrita, e não apresenta requisito técnico de segurança.

5. Qual o valor de uma assinatura digital?

O custo de uma assinatura digital dependerá do valor do certificado digital, que pode variar conforme o tipo, a validade e o fornecedor.

Você encontrará certificados mais simples (A1 para CPF) com validade por um ano por cerca de R$ 90,00. Mas um certificado digital A3 para CNPJ, com validade de três anos, custa cerca de R$ 400,00. 

6. A assinatura digital substitui reconhecimento de firma?

A assinatura digital substitui reconhecimento de firma na maioria das transações nacionais, como em prontuários, documentos de locação e outros. No entanto, há casos em que a lei não permite a operação, como no caso da escritura de um imóvel. 

7. Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

A diferença entre assinatura digital e eletrônica é bem simples: a digital é um tipo da eletrônica.

Como explicamos anteriormente, a assinatura realizada por meio de certificados digitais é chamada de assinatura eletrônica qualificada.

Já a assinatura eletrônica diz respeito a diversos tipos de validação de documentos por meios eletrônicos. 

8. Como consultar assinatura digital?

Você deve utilizar o mesmo Verificador de Conformidade do Padrão de Assinatura Digital ICP-Brasil.

Com este serviço gratuito, que é um validador de assinatura digital, o usuário confere se o arquivo assinado digitalmente com certificado ICP-Brasil está em conformidade com as normas. Dessa forma, garante-se que ele não foi alterado após a assinatura. 

Além disso, a ferramenta facilita a visualização das informações associadas à assinatura, dos dados dos signatários, e as características do certificado digital (validade, confiabilidade e revogação).

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O TOTVS Assinatura Eletrônica é um sistema que confere validade jurídica aos documentos a partir da assinatura eletrônica ou digital, seja com certificados A1 ou A3.

Desenvolvido pela maior empresa de tecnologia do Brasil, ele apresenta padrão de criptografia SHA256 e promove uma gestão centralizada de todo o processo de assinatura.

Para facilitar ainda mais a rotina de seus usuários, a solução conta com o app Minha Assinatura Eletrônica, conferindo mobilidade aos profissionais.

Se você está em busca de otimização da rotina com redução de burocracia e agilidade nos processos de trabalho, a TOTVS é uma excelente escolha.

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Conclusão

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica. Ela utiliza o certificado digital no padrão ICP-Brasil para garantir a autenticidade e a validade dos documentos.

É, por isso, um recurso imprescindível na rotina empresarial, pois confere agilidade, maior produtividade e redução de custos.

Para otimizar o dia a dia na organização, é interessante contar com ferramentas que facilitam a gestão das assinaturas, como a plataforma da TOTVS.

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