Plataforma de assinatura digital: o que é, benefícios e como escolher

Equipe TOTVS | 24 junho, 2022

Se você ainda não usa uma plataforma de assinatura digital, certamente utilizará em breve.

Uma pesquisa de 2021 da P&S Intelligence aponta que o mercado global de assinaturas eletrônicas pode atingir uma taxa de crescimento anual composto de 26,6% entre 2021 e 2030. 

Com o uso crescente desta tecnologia, na qual se inclui a assinatura digital, é natural pensarmos que precisaremos de um sistema para otimizar sua gestão.

Sobre isso, já pensou em qual a melhor plataforma de assinatura digital? Qual o melhor assinador digital gratuito? Ele realmente poderá atender as demandas do seu negócio?

Antes de responder a essas perguntas, precisamos entender o conceito deste tipo de assinatura. Na sequência, falaremos mais sobre as plataformas de assinatura digital, seu funcionamento e benefícios. 

Vamos lá?

O que é uma assinatura digital?

Assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica, conforme a Lei nº 14.063, que utiliza o certificado digital para autenticar um documento, atestando a integridade e a veracidade de seu conteúdo. 

Ela é conhecida também como assinatura eletrônica qualificada, e é o formato mais seguro, confiável e com maior valor jurídico. 

Ou seja, é a solução mais completa quando o assunto é assinar um documento digital. Você pode utilizá-la, por exemplo, para otimizar sua gestão de contratos, o que seria mais eficaz com uma plataforma de assinatura digital.

O que é uma plataforma de assinatura digital?

Uma plataforma de assinatura digital é uma solução capaz de automatizar e monitorar o fluxo de distribuição, assinatura e armazenamento de documentos, gerenciando todas essas etapas.

A automatização envolve, por exemplo, a programação da ordem de assinaturas, o envio de notificações para o próximo signatário, dentre outras ações.

Na prática, o usuário pode realizar seu cadastro na plataforma para assinatura digital, adicionar os documentos e enviá-los aos destinatários para que eles assinem. Tudo com validade jurídica e segurança.

Vamos entender melhor como funciona essa solução?

Como funciona uma plataforma de assinatura digital?

O foco da plataforma de assinatura digital é a coleta de assinaturas eletrônicas e o gerenciamento de documentos em ambiente virtual.

Como apontamos, esse sistema automatiza o fluxo de distribuição. Isso começa com o login e senha no sistema, o que é seguido pelo upload dos documentos na plataforma para a assinatura digital.

Na sequência, o usuário enviará os documentos aos destinatários e informará a eles a ação a ser executada. Isso porque é possível requerer a assinatura, a validação do documento ou seu testemunho. 

Você pode ainda configurar o processo de coleta conforme suas necessidades, que podem envolver prazo, ordem de assinatura e outras questões.

Tem algum documento pendente de assinatura? Quais foram assinados? É possível ver na plataforma. Assim, o responsável pode remeter novamente o documento, se for o caso.

Na sequência, o usuário pode gerenciar o processo de confirmação e validação das assinaturas.

Para finalizar o funcionamento da plataforma para assinatura digital, é também possível armazenar tudo com segurança, e esse armazenamento também permite a busca com facilidade.

Quais são os benefícios de contar com uma plataforma para assinatura digital?

Após entender o conceito e o funcionamento da plataforma de assinatura digital, já é possível ver as ações envolvidas em cada etapa.

Muitas delas proporcionam benefícios para sua empresa, especialmente no tocante à gestão eletrônica de documentos, certo? 

Com maior organização, seus processos internos se tornam mais eficientes e produtivos. E a produtividade é o primeiro benefício evidente de se contar com uma plataforma para assinatura digital.

Mais produtividade

Já pensou em dedicar mais da metade do seu tempo na empresa trabalhando com documentos? Ou gastar 400 horas por ano para procurar um contrato?

Esses dados estão presentes em um estudo da Gartner e provam como a má gestão de documentos impacta na produtividade empresarial.

Mas quando se conta com uma plataforma de assinatura digital, o gestor consegue trabalhar em ambiente digital e eliminar os processos manuais que provocam essa ineficiência no fluxo de informações.

Maior segurança da informação

A transformação dos processos analógicos em digitais também garante a segurança da informação de duas formas.

Em uma primeira análise, os documentos são armazenados em um sistema de assinatura digital baseado em nuvem, que conta com criptografia e controle de acesso. Mas não é só isso.

Falsificar uma autenticação eletrônica é muito mais difícil do que falsificar a assinatura manuscrita. 

Então, além de evitar a fraude, a assinatura eletrônica  oferece total segurança e validade jurídica aos documentos. 

Economia de custos

Outro benefício de contar com uma plataforma de assinatura digital é a economia de custos

A automatização dos processos traz maior produtividade para os profissionais, como apontamos. Na prática, eles conseguem aproveitar melhor seu tempo e fazer “mais com menos”.

Além de aumentar o retorno sobre o investimento e melhorar os resultados financeiros por causa disso, você não terá custos com impressão, nem com logística para envio e retirada de documentos.

Menos burocracia

Optar por um bom sistema de gestão de assinaturas digitais é automatizar uma série de processos internos relacionados à validação de documentos.

A automatização traz mais flexibilidade, facilitando a troca de informações entre os usuários e diminuindo a burocracia. 

Se você já perdeu uma venda por excesso de burocracia nos documentos, é provável que isso não aconteça com a plataforma de assinatura digital.

Maior disponibilidade do espaço físico da empresa

Com a diminuição no volume de documentos impressos, você não precisará de um grande arquivo para armazená-los. 

O gestor pode utilizar o sistema para colher as assinaturas e guardar os novos contratos e outros documentos. 

Comodidade e mobilidade

Outros benefícios que a plataforma para assinatura digital traz são comodidade e mobilidade. 

Os usuários podem acessar as informações de qualquer dispositivo e de qualquer hora e lugar, desde que tenha conexão com a internet. Isso é mobilidade!

Eles podem estar em casa, no trabalho, em trânsito e até mesmo em outra cidade que não terão dificuldades em assinar um documento. Isso é comodidade!

Possibilidade de rastreio do fluxo de trabalho

Qual o status do documento enviado para assinatura há dois dias? Todos os documentos remetidos na semana passada já foram assinados?

Com uma plataforma de assinatura digital, é possível rastrear o fluxo de trabalho para saber o status do documento com facilidade.

Como escolher uma plataforma de assinatura digital para o seu negócio?

Sabendo dos benefícios que essa tecnologia proporciona ao seu negócio, você deve estar pensando se existe uma melhor plataforma de assinatura digital.

Antes de entrar neste ponto, você precisa entender o que é importante na hora de escolher uma solução. 

Será que uma plataforma para assinatura digital grátis atenderá à sua empresa? Confira o que deve ser considerado antes de optar por um sistema.

Entenda os planos disponíveis

O primeiro passo é consultar os planos disponíveis em cada plataforma de assinatura digital. 

Existem planos gratuitos, mas eles costumam ser muito básicos e podem apresentar poucos fatores de autenticação para a comprovação de uma assinatura eletrônica. Os planos intermediários e avançados terão mais funcionalidades, mas com um preço maior.

Devo optar por uma plataforma para assinatura digital grátis? Só após entender as suas necessidades.

Conheça as suas necessidades

Qual o melhor assinador digital gratuito? Será que ele será suficiente para minha demanda? 

É pouco provável que esta modalidade atenda bem a empresas de qualquer porte, pois elas apresentam um volume considerável de documentos. Mas fique atento também àquelas soluções que oferecem opções com documentos ilimitados.

As letras miúdas revelam limitações que podem não atender o seu negócio como, por exemplo, limite para signatários em um documento, limite de páginas, de tamanho por documento e outros.

Mas a demanda de uma microempresa é bem diferente de uma multinacional, certo? Por isso, conheça as suas necessidades para escolher a melhor plataforma de assinatura digital.

Avalie a segurança

As assinaturas eletrônica e digital possuem validade jurídica e conferem segurança ao documento, como bem mostra a chamada lei da assinatura digital. 

Uma boa plataforma de assinatura digital permite o uso de ambas as soluções, de modo a garantir a integridade do documento e a autenticidade do processo de assinatura.

Além dessa segurança própria das assinaturas eletrônicas, é preciso observar se o sistema apresenta outros recursos antifraude e de conformidade, tais como:

  • Alto padrão de criptografia (como o SHA256);
  • Segurança na guarda dos documentos (em nuvem);
  • Protocolo com QR Code e hash única após assinatura dos documentos;
  • Conformidade às exigências da LGPD para cumprir os requisitos legais na proteção de dados sensíveis.

Analise se a plataforma é intuitiva

Você consegue organizar os arquivos assinados em pastas e subpastas, de forma simples e intuitiva? 

No trial da plataforma de assinatura digital, viu alguma dificuldade para assinar documento pelo celular?

Essas perguntas são importantes para analisar a usabilidade da solução. Se o uso do sistema é fácil e intuitivo no notebook e no smartphone, é um ótimo sinal.

Afinal, ela não pode exigir conhecimentos técnicos de TI para que você a utilize.

Verifique a disponibilidade e as funcionalidades do sistema

Após conhecer as necessidades da sua empresa na contratação de uma plataforma para assinatura digital, é preciso verificar a disponibilidade e as funcionalidades do sistema.

O acesso a suporte remoto é fundamental, pois essa é uma maneira de garantir a melhor experiência do usuário. Isso é garantido por fornecedores pioneiros em tecnologia, com forte reputação no mercado. 

Quanto às funcionalidades, os planos mais robustos oferecem mais recursos. Confira alguns deles:

  • Agenda;
  • Notificações;
  • Aplicativo móvel;
  • Personalização de e-mail;
  • Inserção da marca da empresa;
  • Signatários e usuários ilimitados;
  • Assinatura e rubricas manuscritas;
  • Integração com Google Drive e outros;
  • Login com recursos de segurança, como biometria e reconhecimento facial;
  • Possibilidade de anexar arquivos complementares ao processo de assinatura.

Observe a possibilidade de integrar ferramentas

Por fim, o último ponto de análise da plataforma de assinatura digital é a possibilidade de integração.

A transformação digital entrou em diversos setores de um negócio. Uma automação inteligente envolve integrar dados essenciais para a execução das atividades, certo? 

Por isso, confira se a solução oferece possibilidade de integrar ferramentas e se há algum custo adicional.

Se ela permitir a integração via API de forma aberta ou sem custo adicional a sistemas legados ou a qualquer outro sistema disponível no mercado, excelente.

É o caso da TOTVS Assinatura Eletrônica, que também apresenta integrações nativas com outros produtos do portfólio da TOTVS de diversos segmentos.

Vale destacar que a integração é uma maneira de reduzir burocracias na rotina empresarial. 

Qual a melhor plataforma de assinatura digital?

A melhor plataforma de assinatura digital é aquela que atende às necessidades da empresa, com recursos que proporcionam benefícios relevantes, como menor burocracia, redução de custos e maior segurança da informação.

Após analisar as questões que envolvem a escolha dessa solução tecnológica, você saberá qual é a ferramenta indicada para sua empresa.

Existe alguma plataforma para assinatura digital grátis?

Como fazer uma assinatura digital gratuita? Muitos perguntam sobre a plataforma para assinatura digital grátis. 

Existem algumas ferramentas que não exigem pagamento, mas em geral elas não servem para empresas, pois apresentam limitações.

O mais recomendado, portanto, é avaliar as questões na hora de escolher uma plataforma de assinatura digital e ver o melhor plano para seu negócio.

E, claro, buscar uma solução com trial grátis e documentos ilimitados por algum período, de modo que você consiga usufruir dos benefícios da ferramenta.

É neste contexto que aparece o TOTVS Assinatura Eletrônica.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Quem está em busca de uma plataforma de assinatura digital que confere total segurança e 100% de validade jurídica aos documentos precisa conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônica.

A ferramenta da maior empresa de tecnologia do Brasil permite diversas integrações, é intuitiva e simples, além de possuir tecnologia mobile e muitos recursos de segurança da informação.

Ela atende a diversos setores da economia com funcionalidades que vão desde a inscrição e o cadastro até a gestão de assinaturas. E ainda conta com uma equipe de customer success exclusiva para proporcionar a melhor experiência na ferramenta.

Experimente grátis por 30 dias o TOTVS Assinatura Eletrônica e veja como a ferramenta otimiza processos internos da sua empresa!

Conclusão

A plataforma de assinatura digital permite ao usuário automatizar todas as etapas relativas à assinatura obtida em meio eletrônico.

A empresa que conhece suas necessidades, avalia a segurança e os recursos da ferramenta antes de escolher a solução pode se beneficiar de diversas maneiras. A maior produtividade é só uma das vantagens.

Por isso, compreenda o funcionamento da plataforma e aproveite o que ela oferece que pode alavancar os resultados do seu negócio

Aproveite para ler nosso artigo sobre o que é assinatura eletrônica e entenda mais sobre o assunto. 

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