Plataforma de assinatura digital: o que é, benefícios e como escolher

Equipe TOTVS | 01 agosto, 2023 - Atualizado em 16 maio, 2024

Se você ainda não usa uma plataforma de assinatura digital, certamente utilizará em breve.

Uma pesquisa de 2021 da P&S Intelligence aponta que o mercado global de assinaturas eletrônicas pode atingir uma taxa de crescimento anual composto de 26,6% entre 2021 e 2030. 

Com o uso crescente desta tecnologia, é natural pensarmos que precisaremos de um sistema para otimizar sua gestão.

Sobre isso, já pensou em qual a melhor plataforma para assinatura digital? 

Antes de responder à pergunta, precisamos entender o conceito das plataformas de assinatura de documentos online, seu funcionamento e benefícios. 

Vamos lá?

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O que é uma plataforma de assinatura digital?

Uma plataforma de assinatura digital é uma solução capaz de automatizar e monitorar o fluxo de distribuição, assinatura e armazenamento de documentos, gerenciando todas essas etapas.

A automatização envolve, por exemplo, a programação da ordem de assinaturas, o envio de notificações para o próximo signatário, dentre outras ações.

Vamos entender melhor como funciona essa solução?

Como funciona uma plataforma de assinatura digital?

O foco de um sistema de gestão de assinaturas digitais é a coleta de assinaturas eletrônicas e o gerenciamento de documentos em ambiente virtual.

Como apontamos, esse sistema automatiza o fluxo de distribuição

Isso começa com o login e senha no sistema, o que é seguido pelo upload dos documentos na plataforma para a assinatura digital.

Na sequência, o usuário enviará os documentos aos destinatários e informará a eles a ação a ser executada. Isso porque é possível requerer a assinatura, a validação do documento ou seu testemunho. 

Você pode ainda configurar o processo de coleta conforme suas necessidades, que podem envolver prazo, ordem de assinatura e outras questões.

Em seguida, o usuário pode gerenciar o processo de confirmação e validação das assinaturas.

Para finalizar, basta armazenar os documentos com segurança, o que permite a busca com facilidade.

Quais são os benefícios de contar com uma plataforma para assinatura digital?

Em cada ação realizada na plataforma de assinatura de documentos online, é possível ver os benefícios que elas trazem, principalmente para a gestão eletrônica de documentos, certo? 

Com maior organização, seus processos internos se tornam mais eficientes e produtivos. 

Confira a seguir todos os benefícios de contar com uma plataforma para assinatura digital de contratos e outros documentos:

  • Mais produtividade: o gestor consegue trabalhar em ambiente digital e eliminar os processos manuais que provocam essa ineficiência no fluxo de informações. 
  • Comodidade e mobilidade: os usuários podem acessar as informações de qualquer dispositivo e de qualquer hora e lugar, desde que tenha conexão com a internet.
  • Maior disponibilidade do espaço físico da empresa: com a diminuição no volume de documentos impressos, não é preciso ter um grande arquivo para armazená-los. 
  • Possibilidade de rastreio do fluxo de trabalho: com o sistema de assinatura digital, é possível rastrear o fluxo de trabalho para saber o status do documento com facilidade.
  • Menos burocracia: a automatização dos processos de validação de documentos traz mais flexibilidade, facilita a troca de informações entre os usuários e diminui a burocracia. 
  • Economia de custos: além de não haver mais custos com impressão, logística para envio e retirada de documentos, a maior produtividade proporciona melhor aproveitamento dos recursos, maior retorno sobre o investimento e resultados financeiros.
  • Maior segurança da informação: a transformação dos processos analógicos em digitais traz mais segurança para os documentos armazenados no sistema baseado em nuvem, pois ele conta com criptografia e controle de acesso. Além disso, torna-se mais difícil falsificar uma autenticação eletrônica. 

Sabendo dos benefícios da tecnologia para seu negócio, você deve estar pensando se existe uma melhor plataforma de assinatura digital.

Antes de entrar neste ponto, você precisa entender o que é importante na hora de escolher uma solução. 

Como escolher uma plataforma de assinatura digital para o seu negócio?

Existem alguns critérios importantes para escolher uma boa plataforma para assinatura digital de contratos e outros documentos em sua empresa.

Confira a seguir.

Entenda os planos disponíveis

O primeiro passo é consultar os planos disponíveis em cada plataforma de assinatura de documentos online. 

Os planos gratuitos costumam ser muito básicos e podem apresentar poucos fatores de autenticação para a comprovação de uma assinatura eletrônica. 

Os planos intermediários e avançados terão mais funcionalidades, como personalização de e-mail, signatários e usuários ilimitados, mas com um preço maior.

Considere esses planos na hora de escolher o sistema de assinatura de documentos online, e releve também suas necessidades.

Conheça as suas necessidades

Qual o melhor assinador digital gratuito? Será que ele será suficiente para minha demanda? 

É pouco provável que esta modalidade atenda bem a empresas de qualquer porte, pois elas apresentam um volume considerável de documentos. 

Mas fique atento também àquelas soluções que oferecem opções com documentos limitados ou outro tipo de limitação (signatários, páginas, tamanho de documento).

Com isso em mente, a demanda de uma microempresa é bem diferente de uma multinacional, certo? 

Por isso, conheça as suas necessidades para escolher a melhor plataforma de assinatura digital.

Avalie a segurança

As assinaturas eletrônica e digital possuem validade jurídica e conferem segurança ao documento, como bem mostra a chamada lei da assinatura digital.

Uma boa plataforma de assinatura de documentos online permite o uso de ambas as soluções, de modo a garantir a integridade do documento e a autenticidade do processo de assinatura.

Além dessa segurança própria das assinaturas eletrônicas, é preciso observar se o sistema apresenta outros recursos antifraude e de conformidade, tais como:

  • Alto padrão de criptografia (como o SHA256);
  • Protocolo com QR Code e hash única após assinatura dos documentos;
  • Segurança na guarda dos documentos (que devem ser realizados preferencialmente em nuvem);
  • Conformidade às exigências da LGPD para cumprir os requisitos legais na proteção de dados sensíveis.

Analise se a plataforma é intuitiva

Você consegue organizar os arquivos assinados em pastas e subpastas, de forma simples e intuitiva? 

No trial do sistema de assinatura digital, viu alguma dificuldade para assinar documento pelo celular?

Essas perguntas são importantes para analisar a usabilidade da solução. Se o uso do sistema é fácil e intuitivo no notebook e no smartphone, é um ótimo sinal.

Afinal, ela não pode exigir conhecimentos técnicos de TI para que você a utilize.

Verifique a disponibilidade e as funcionalidades do sistema

Após conhecer as necessidades da sua empresa na contratação de um sistema de assinatura digital, é preciso verificar a disponibilidade e as funcionalidades da plataforma.

O acesso a suporte remoto é fundamental, pois essa é uma maneira de garantir a melhor experiência do usuário. 

Quanto às funcionalidades, os planos mais robustos oferecem mais recursos, como agenda notificações, aplicativo móvel, signatários e usuários ilimitados, dentre outros.

Observe a possibilidade de integrar ferramentas

Por fim, o último ponto de análise do sistema de assinatura digital é a possibilidade de integração, que reduz burocracias na rotina empresarial.

Se ela permitir a integração via API de forma aberta ou sem custo adicional a sistemas legados ou a qualquer outro sistema disponível no mercado, excelente.

Qual a melhor plataforma de assinatura digital?

A melhor plataforma de assinatura digital é aquela que atende às necessidades da empresa, com recursos que proporcionam benefícios relevantes, como menor burocracia, redução de custos e maior segurança da informação.

E quem está em busca de um sistema de gestão de assinatura digital que confere total segurança e 100% de validade jurídica aos documentos precisa conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônica.

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma ferramenta que permite diversas integrações, é intuitiva e simples, além de possuir tecnologia mobile e muitos recursos de segurança da informação.

Além de garantir a segurança nas assinaturas dos documentos com o padrão de criptografia SHA 256, é um sistema que utiliza o ambiente TOTVS Cloud para armazenamento.

Confira uma demonstração da TOTVS Assinatura Eletrônica:

Ela atende a diversos setores da economia com funcionalidades que vão desde a inscrição e o cadastro até a gestão de assinaturas. E ainda conta com uma equipe de customer success exclusiva para proporcionar a melhor experiência na ferramenta.

Experimente grátis por 30 dias o TOTVS Assinatura Eletrônica e veja como a ferramenta otimiza processos internos da sua empresa! 

Infográfico TOTVS Assinatura Eletrônica

Conclusão

A plataforma de assinatura digital permite ao usuário automatizar todas as etapas relativas à assinatura obtida em meio eletrônico.

A empresa que conhece suas necessidades, avalia a segurança e os recursos da ferramenta antes de escolher a solução pode se beneficiar de diversas maneiras. A maior produtividade é só uma das vantagens.

Por isso, compreenda o funcionamento da plataforma e aproveite o que ela oferece que pode alavancar os resultados do seu negócio

Aproveite para ler nosso artigo sobre o que é assinatura eletrônica e entender mais sobre o assunto. 

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