Automação de contratos: o que é, como funciona e benefícios

Equipe TOTVS | 30 junho, 2022

Quanto tempo você precisa para fechar uma negociação, elaborar e assinar o acordo? Com a automação de contratos, menos tempo, certamente.

Uma estimativa da Goldman Sachs, citada em relatório produzido em 2015 pela PwC em conjunto com MEMBA, aponta que a automação da gestão de contratos acelera os ciclos de negociação em 50%.

Esse é um ponto muito positivo que demonstra como a tecnologia pode ser utilizada a favor do gestor e dos profissionais. Mas você sabe como automatizar contratos? 

Para entender como, é preciso inicialmente saber o que é automação de contratos, certo? Falamos sobre o conceito, o funcionamento e os benefícios dessa prática.

Confira!

O que é automação de contratos?

Automação de contratos é um processo que utiliza a tecnologia para criação, gestão e armazenamento desses documentos, com o fim de criar um fluxo de trabalho mais eficiente e diminuir os atritos com as partes.

Essa prática pode ocorrer de diversas maneiras, inclusive por meio da execução de contratos inteligentes (smart contracts). 

No entanto, o mais comum é que o gestor adote um sistema de gestão de contratos capaz de abordar o ciclo de vida deste documento, o que abrange também a assinatura eletrônica.

Portanto, com a automação da gestão de contratos, o trabalho se torna mais organizado e eficiente, permitindo um melhor rastreio dos diversos fluxos de trabalho empresariais que envolvem os contratos. 

Então, o que é automação de contratos? É a inserção da tecnologia na hora de gerenciar contratos. Vamos conferir como funciona essa prática!

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Como funciona a automação de contratos?

A automação de contratos é feita por meio de ferramentas de gestão de contratos. E como automatizar esses documentos?

Você pode se deparar com soluções que automatizam a sua criação por meio de formulários com campos variáveis, utilizando modelos personalizáveis. 

Um bom software de gestão de contratos, por exemplo, apresenta essa funcionalidade, que confere agilidade na elaboração do documento. 

Há quem precise somente de uma plataforma de assinatura eletrônica que envia o documento aos signatários, colhe o aceite e armazena o documento em nuvem ao final. 

Esses são dois exemplos de ferramentas que abordam algumas etapas do funcionamento da automação de contratos.

Em geral, com uma boa solução, você poderá automatizar a elaboração e a revisão, o envio aos signatários e testemunhas, assim como o armazenamento e controle de contratos.

Entendeu o que é a gestão de contratos? Atualmente, ela é automatizada para trazer uma série de benefícios.

Quais são os benefícios da automação de contratos para o seu negócio?

O controle de contratos em sua organização não precisa ser feito manualmente. Em vários setores de uma empresa, a tecnologia pode assumir funções que trazem uma série de benefícios.

Na automação de contratos não é diferente. Agilidade na elaboração do documento, acesso rápido a ele, acompanhamento facilitado dos termos contratuais, tudo isso são vantagens importantes.

Vamos ver, então, os benefícios da automação de contratos para o seu negócio.

Economia de custos

Um gestor que utiliza ferramentas para gerenciar contratos experimenta uma economia de custos relevante.

Você sabia que, de acordo com o World Commerce and Contracting, um bom controle de contratos poderia melhorar a rentabilidade pelo equivalente a 9% da receita anual?

E não é à toa. A automação de contratos diminui os custos com: 

  • Deslocamento de profissionais para assinatura;
  • Demandas externas de envio de documentos pelos Correios;
  • Gráfica e cartório, já que a assinatura digital substitui reconhecimento de firma;
  • Impressão de documentos, já que se economiza com manutenção dos equipamentos, papel e toners. 

Compliance

Outro benefício relevante de se adotar um software de gestão de contratos ou outras ferramentas é apoiar as diretrizes estabelecidas pela organização.

Em outras palavras, ao gerenciar contratos de maneira eficiente, o gestor preza pela política de compliance, pois estabelece regras que devem ser cumpridas nos acordos. 

É possível, por exemplo, padronizar o questionário que será preenchido pelo fornecedor antes do início do contrato, estabelecendo regras acerca do descumprimento de certos requisitos. 

Isso facilita o processo de classificação de fornecedores e melhora a política de compliance.

Padronização de processos

Um dos focos da automação de processos, de maneira geral, é a padronização do fluxo de trabalho. A automação da gestão de contratos não é diferente.

Ela cria padrões para garantir que determinada forma de atuar, já testada e bem-sucedida, seja seguida diante das condições predeterminadas. 

No entanto, isso não quer dizer que os contratos não serão personalizados para cada situação. A padronização diz respeito aos fluxos, não aos documentos.

Mais eficiência

A padronização, por reduzir os erros e o retrabalho, traz um ganho considerável de eficiência no controle de contratos. 

A eficiência aparece, de igual maneira, na gestão financeira, pois, como demonstramos, a automação de contratos provoca economia de custos.

E se o uso de um sistema para gerenciar contratos traz maior rapidez na execução das ações, os profissionais envolvidos também se tornam mais eficientes, certo?

Mais segurança 

A segurança da informação se tornou prioridade nas empresas, não só pelo advento da LGPD, mas pelo crescimento de ataques cibernéticos no Brasil.

A automação de contratos é uma medida que contribui para essa segurança de diversas formas, como:

  • Assinatura eletrônica com validade jurídica;
  • Acesso aos documentos somente por pessoas autorizadas;
  • Prevenção de perda do histórico de edições e revisões do documento;
  • Prevenção da perda do documento físico, já que estão em ambiente digital;
  • Possibilidade de definir permissões de edição diferentes no fluxo de trabalho;
  • Armazenamento dos contratos em nuvem, que apresenta alto padrão de criptografia.

Contratos 100% online

Um grande benefício da automação de contratos, que depende da digitalização, é contar com contratos 100% online. 

Isso significa que os documentos estarão disponíveis em ambiente digital para edição, consulta e assinatura. 

Com um sistema de contratos online, há menor risco de perda e outros contratempos. Além disso, as partes e os profissionais se aproveitam da também mobilidade.

Integração entre os setores da empresa

Lembra que falamos que a padronização de processos na automação de contratos é algo muito benéfico? 

Ela também é capaz de promover maior integração interna, pois contribui para uma comunicação transparente e objetiva.

Processos sem padronização podem sofrer com gargalos envolvendo diferentes setores que passam despercebidos pelo gestor. 

Porém, a automação define um fluxo específico a ser seguido, o que dá ao responsável a capacidade de encontrar e resolver problemas com rapidez. 

A área financeira e a área jurídica, por exemplo, podem compartilhar de um mesmo processo na hora de executar o contrato dentro da programação.

Melhora na gestão da informação

Seguindo no mesmo sentido da padronização de processos e da integração, outro benefício interessante é a melhor gestão da informação.

A automação de contratos depende da documentação digitalizada e armazenada na nuvem, certo? 

Além da segurança que mencionamos, é fácil encontrar e compartilhar a informação. O acesso aos dados contratuais é feito somente por pessoa autorizada. 

Esses são pontos importantes da gestão da informação que são observados por um sistema de controle de contratos.

Melhora na comunicação com os clientes

Dentro do software de gestão de contratos ou de uma plataforma de assinatura, existem usuários cadastrados que podem trabalhar com os documentos.

Em geral, são cadastrados os advogados e outros profissionais interessados, além dos clientes. 

Na hora de elaborar um contrato, por exemplo, você pode precisar da anuência de um cliente ou fornecedor. Pelo sistema, essa colaboração é facilitada.

Você consegue entender que esse é um canal direto entre sua empresa e os clientes?

Os documentos estão disponíveis diretamente na plataforma, e eles podem consultá-los na hora em que desejarem. 

Essa interação direta é muito interessante, porque a autonomia é uma das qualidades apreciadas por este novo perfil de consumidor que surgiu nos últimos anos.

Acesso a relatórios estratégicos

Algumas plataformas de automação da gestão de contratos oferecem a funcionalidade de emissão de relatórios e dashboards.

Esses recursos facilitam o controle de contratos, pois o gestor consegue identificar fragilidades e aspectos que precisam ser alterados.

Além disso, promovem a transparência junto aos envolvidos, sejam clientes ou parceiros.

Gerenciamento de riscos

Por fim, o último (mas não menos importante) benefício da automação de contratos é o gerenciamento de riscos.

Com a padronização, desde a elaboração, passando pela assinatura, até o armazenamento, há maior controle das ações em relação ao documento.

Com isso, o responsável pode rastrear e identificar os riscos presentes em cada etapa, atuando de modo a minimizá-los ou eliminá-los.

Diante de todas essas vantagens da automação de contratos, você deve estar se perguntando: como automatizar contratos? 

Com boas ferramentas de gestão de contratos!

Como escolher a melhor ferramenta de gestão de contratos?

A melhor ferramenta de gestão de contratos é aquela que proporcionará à sua empresa usufruir de todos esses benefícios que apontamos.

Lembre-se de que o foco é otimizar a rotina dos profissionais e a gestão contratual, considerando as necessidades do seu negócio que ainda não foram atendidas.  

Se você possui um software de gestão de contratos, avalie se ele apresenta tecnologia mobile e bons recursos para assinatura digital.

Caso não conte com um sistema de contratos online, considere uma boa ferramenta de assinatura eletrônica.

Veja alguns aspectos que não podem faltar na sua ferramenta para automação da gestão de contratos:

  • Alto padrão de segurança;
  • Funcionalidades intuitivas; 
  • Integração com outros sistemas;
  • Empresa de referência na área de tecnologia, com expertise de mercado;
  • Tecnologia mobile, que possibilita comunicação mais precisa e integrada com as partes e economiza tempo.

Como a assinatura eletrônica pode otimizar sua automação de contratos?

A assinatura eletrônica é um recurso de identificação digital que apresenta validade jurídica e foi normatizada por diversas leis brasileiras, como a lei da assinatura digital.

Ela está presente em uma das últimas etapas da automação de contratos. Após enviar os documentos para os signatários, é preciso aguardar sua assinatura para formalizar o acordo.

Com a assinatura eletrônica, o gestor terá um tempo de resposta mais rápido, com as partes dando seu aceite em poucos minutos. 

Lembra-se de quando um processo de contratação se arrastava por dias por causa das assinaturas? Isso não existe mais. As partes podem assinar os contratos de onde estiverem.

Por isso, a assinatura eletrônica é fundamental para a gestão de contratos, trazendo mais rapidez, segurança e simplicidade para esse fluxo.

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Por meio dela, é possível fazer a gestão e a execução de assinaturas com segurança e validade jurídica aos documentos. 

E como controlar os documentos em que houve participação da empresa no processo de assinatura? Por meio de um dashboard intuitivo!

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Conclusão

A automação de contratos é uma prática que se utiliza da tecnologia para otimizar as etapas do ciclo de vida deste documento. 

Além de trazer mais eficiência e padronização aos processos, ela proporciona segurança, integração e economia. Por isso, é um dos mais importantes aspectos na gestão contratual nos dias atuais.

A boa notícia é que você não precisa de uma planilha de controle de contratos, já que existem ferramentas inteligentes que abordam diversas etapas da criação dos documentos.

Com nossa solução, você viu que é possível cuidar de toda a etapa de assinatura, armazenamento e busca de contratos, certo?

A facilidade que ela proporciona garante transações eficazes e rápidas com seus clientes e fornecedores, o que pode melhorar bastante seu desempenho empresarial.

Conte conosco!

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