Quanto tempo você precisa para fechar uma negociação, elaborar e assinar o acordo? Com a automação de contratos, menos tempo, certamente.
Esse é um ponto muito positivo que demonstra como a tecnologia pode ser utilizada a favor do gestor e dos profissionais. Mas você sabe como automatizar contratos?
Para entender como, é preciso inicialmente saber o que é automação de contratos, certo? Falamos sobre o conceito, o funcionamento e os benefícios dessa prática.
Confira!
O que é automação de contratos?
Automação de contratos é um processo que utiliza a tecnologia para criação, gestão e armazenamento desses documentos, com o fim de criar um fluxo de trabalho mais eficiente e diminuir os atritos com as partes.
Essa prática pode ocorrer de diversas maneiras, inclusive por meio da execução de contratos inteligentes (smart contracts).
No entanto, o mais comum é que o gestor adote um sistema de gestão contratual capaz de abordar o ciclo de vida deste documento, o que abrange também a assinatura eletrônica.
Portanto, com a automação da gestão de contratos, o trabalho se torna mais organizado, eficiente, e permite um melhor rastreio dos diversos fluxos de trabalho empresariais que envolvem os contratos. Resumindo, o que é automação de contratos? É a inserção da tecnologia na hora de gerenciar esses documentos. Vamos conferir como funciona essa prática!
Como funciona a automação de contratos?
A automação de contratos é feita por meio de ferramentas de gestão contratual. E como automatizar esses documentos?
Você pode se deparar com soluções que automatizam a sua criação por meio de formulários com campos variáveis, a partir de modelos personalizáveis.
Um bom software de gestão de contratos, por exemplo, apresenta essa funcionalidade, que confere agilidade na elaboração do documento.
Há quem precise somente de uma plataforma de assinatura eletrônica que envia o documento aos signatários, colhe o aceite e armazena o documento em nuvem ao final.
Esses são dois exemplos de ferramentas que abordam algumas etapas do funcionamento da automação contratual.
Em geral, com uma boa solução, você poderá automatizar a elaboração e a revisão, o envio aos signatários e testemunhas, assim como o armazenamento e controle de contratos.
Entendeu o que é a gestão de contratos? Atualmente, ela é automatizada para trazer uma série de benefícios.
Quais são os benefícios da automação de contratos para o seu negócio?
A gestão estratégica de contratos em sua organização não precisa ser feita manualmente. Em vários setores de uma empresa, a tecnologia pode assumir funções que trazem uma série de benefícios.
Com a automação não é diferente. Agilidade na elaboração do documento, acesso rápido a ele, acompanhamento facilitado dos termos contratuais, tudo isso são vantagens importantes.
Vamos ver, então, os benefícios da automação de contratos para o seu negócio.
Economia de custos
Um gestor que utiliza ferramentas para gerenciar contratos experimenta uma economia de custos relevante.
Você sabia que, de acordo com o World Commerce and Contracting, um bom controle de contratos poderia melhorar a rentabilidade pelo equivalente a 9% da receita anual?
E não é à toa. A automação de contratos diminui os custos com:
- Deslocamento de profissionais para assinatura;
- Demandas externas de envio de documentos pelos Correios;
- Gráfica e cartório, já que a assinatura digital substitui reconhecimento de firma;
- Impressão de documentos, já que se economiza com manutenção dos equipamentos, papel e toners.
Compliance
Outro benefício relevante de se adotar um software de gestão de contratos ou outras ferramentas é apoiar as diretrizes estabelecidas pela organização.
Em outras palavras, ao gerenciar contratos de maneira eficiente, o gestor preza pela política de compliance, pois estabelece regras que devem ser cumpridas nos acordos.
É possível, por exemplo, padronizar o questionário que será preenchido pelo fornecedor antes do início do contrato, estabelecendo regras acerca do descumprimento de certos requisitos.
Isso facilita o processo de classificação de fornecedores e melhora a política de compliance.
Padronização de processos
Um dos focos da automação de processos, de maneira geral, é a padronização do fluxo de trabalho. A automação da gestão estratégica de contratos não é diferente.
Ela cria padrões para garantir que determinada forma de atuar, já testada e bem-sucedida, seja seguida diante das condições predeterminadas.
No entanto, isso não quer dizer que os contratos não serão personalizados para cada situação. A padronização diz respeito aos fluxos, não aos documentos.
É ela quem confere eficiência às diversas políticas de gestão de contratos, inclusive.
Eficiência no gerenciamento contratual
A padronização, por reduzir os erros e o retrabalho, traz um ganho considerável de eficiência no controle contratual.
A eficiência aparece, de igual maneira, na gestão financeira, pois, como demonstramos, a automação de contratos provoca economia de custos.
E se o uso de um sistema para gerenciar contratos traz maior rapidez na execução das ações, os profissionais envolvidos também se tornam mais eficientes, certo?
Segurança das informações
A segurança da informação se tornou prioridade nas empresas, não só pelo advento da LGPD, mas pelo crescimento de ataques cibernéticos no Brasil.
A automação de contratos é uma medida que contribui para essa segurança de diversas formas, como:
- Assinatura eletrônica com validade jurídica;
- Acesso aos documentos somente por pessoas autorizadas;
- Prevenção de perda do histórico de edições e revisões do documento;
- Prevenção da perda do documento físico, já que estão em ambiente digital;
- Possibilidade de definir permissões de edição diferentes no fluxo de trabalho;
- Armazenamento dos contratos em nuvem, que apresenta alto padrão de criptografia.
Vale destacar que o fato de os documentos estarem armazenados em nuvem facilita também a busca e o compartilhamento da informação.
Na prática, é mais eficiência e integração entre os setores da empresa.
Integração entre os setores da empresa
Lembra que falamos que a padronização de processos na automação de contratos é algo muito benéfico?
Ela também é capaz de promover maior integração interna, pois contribui para uma comunicação transparente e objetiva.
Processos sem padronização podem sofrer com gargalos envolvendo diferentes setores que passam despercebidos pelo gestor.
Porém, a automação define um fluxo específico a ser seguido, o que dá ao responsável a capacidade de encontrar e resolver problemas com rapidez.
A área financeira e a área jurídica, por exemplo, podem compartilhar de um mesmo processo na hora de executar o contrato dentro da programação.
Acesso a relatórios estratégicos
Algumas plataformas de automação da gestão contratual oferecem a funcionalidade de emissão de relatórios e dashboards.
Esses recursos facilitam o controle de contratos, pois o gestor consegue identificar fragilidades e aspectos que precisam ser alterados.
Além disso, promovem a transparência junto aos envolvidos, sejam clientes ou parceiros.
Diante de todas essas vantagens, você deve estar se perguntando: como automatizar contratos?
Com boas ferramentas de gestão de contratos!
Como escolher a melhor ferramenta para automação de contratos?
Escolher a melhor ferramenta para automação de contratos é uma decisão importante para o seu negócio. Afinal, você quer aproveitar todos os benefícios que a gestão contratual pode oferecer, como agilidade, segurança, economia e conformidade.
Para fazer uma boa escolha, você deve levar em conta as necessidades específicas do seu negócio, bem como as características da ferramenta que você pretende usar.
Além disso, você deve avaliar se a ferramenta possui recursos que facilitam a rotina dos profissionais envolvidos na gestão contratual, como tecnologia mobile e assinatura digital.
Para te ajudar nessa tarefa, nós separamos algumas dicas de como escolher a melhor ferramenta para automação de contratos. Confira:
- Pesquise sobre a reputação da empresa: o fornecedor deve ser de confiança, com experiência e reconhecimento no mercado. Ela deve oferecer bom atendimento, serviço de qualidade, preço justo, atualização e inovação.
- Verifique o nível de segurança da ferramenta: ela deve garantir a proteção dos seus dados e documentos, seguindo as normas e regulamentações vigentes. Além disso, ela deve oferecer mecanismos de controle de acesso, criptografia, backup e auditoria.
- Teste a usabilidade da ferramenta: ela deve ser fácil de usar, com uma interface intuitiva e amigável. Ela deve permitir que você crie, edite, envie e receba contratos de forma rápida e prática. Além disso, ela deve oferecer suporte e treinamento para os usuários.
- Verifique a integração da ferramenta: integrar-se com os outros sistemas que você usa (ERP, CRM etc) é uma vantagem, pois facilita o fluxo de informações e evita retrabalho e inconsistências. O sistema de contratos também deve permitir a personalização de acordo com as suas preferências e necessidades.
- Avalie a mobilidade: a ferramenta deve ter uma versão mobile, que possibilite o acesso e a gestão estratégica dos contratos a qualquer hora e lugar. Isso proporciona mais comodidade, flexibilidade e produtividade para os profissionais. Ter recursos de assinatura digital, que garantem a validade jurídica dos contratos sem a necessidade de papel e impressora, é fundamental.
Seguindo essas dicas, você poderá escolher a melhor ferramenta para automação de contratos e otimizar a política de gestão de contratos do seu negócio.
Caso não conte com um sistema de contratos online, considere uma boa ferramenta de assinatura eletrônica.
Como a assinatura eletrônica pode otimizar sua automação de contratos?
A assinatura eletrônica é um recurso de identificação digital que apresenta validade jurídica e foi normatizada por diversas leis brasileiras, como a lei da assinatura digital.
Ela está presente em uma das últimas etapas da automação de contratos. Após enviar os documentos para os signatários, é preciso aguardar sua assinatura para formalizar o acordo.
Com a assinatura eletrônica, o gestor terá um tempo de resposta mais rápido, com as partes dando seu aceite em poucos minutos.
Lembra-se de quando um processo de contratação se arrastava por dias por causa das assinaturas? Isso não existe mais. As partes podem assinar os contratos de onde estiverem.
Por isso, a assinatura eletrônica é fundamental para a gestão de contratos, trazendo mais rapidez, segurança e simplicidade para esse fluxo.
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Por meio dela, é possível fazer a gestão e a execução de assinaturas com segurança e validade jurídica aos documentos.
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Conclusão
A automação de contratos é uma prática que se utiliza da tecnologia para otimizar as etapas do ciclo de vida deste documento.
Além de trazer mais eficiência e padronização aos processos, ela proporciona segurança, integração e economia. Por isso, é um dos mais importantes aspectos na gestão contratual nos dias atuais.
A boa notícia é que você não precisa de uma planilha de controle de contratos, já que existem ferramentas inteligentes que abordam diversas etapas da criação dos documentos.
Com nossa solução, você viu que é possível cuidar de toda a etapa de assinatura, armazenamento e busca de contratos, certo?
A facilidade que ela proporciona garante transações eficazes e rápidas com seus clientes e fornecedores, o que pode melhorar bastante seu desempenho empresarial.
O mesmo benefício você pode experimentar ao fazer uma boa gestão documental! Veja como fazer a gestão de documentos utilizando tecnologia!
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