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Por que implementar um sistema de gestão de contratos?

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 17 agosto, 2020

Para evitar a perda de prazos que podem levar a outros problemas para a empresa, é essencial contar com uma boa gestão de contratos. Ao longo do tempo, é comum que seja necessário mudar algumas cláusulas de um contrato ou fazer algum ajuste.

Para isso, é preciso que haja uma revisão nos contratos para entender se estão de fato sendo vantajosos para a companhia. Entretanto, nem todas as empresas fazem essa alteração contratual, o que pode acabar gerando efeitos negativos. Entenda mais sobre a importância do gerenciamento de contratos e suas vantagens.

A importância da gestão de contratos

No momento em que um contrato é firmado, existem diversas circunstâncias que levam ambas as partes a concordarem com as cláusulas contratuais descritas no documento. Entretanto, essas circunstâncias podem mudar com o tempo, e uma revisão pode se fazer necessária.

Por isso, o gerenciamento dos contratos firmados pela empresa deve ser feito de maneira estratégica. Esse processo pode, inclusive, impactar a performance financeira e operacional do negócio, já que com uma gestão eficiente é possível diminuir riscos, estudar e encontrar tendências ou questões futuras.

Sendo assim, é de extrema importância fazer a gestão e fiscalização de contratos administrativos da empresa e se certificar de que as melhores condições estão sendo acordadas.

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Como a tecnologia pode ajudar na gestão de contratos?

Agora que você já entende a importância de ter uma boa gestão de contratos, pode observar que essa não é uma tarefa tão simples. Isso porque a empresa possui diversos tipo de contratos e cada um tem sua própria data de vigência. Veja a seguir como a tecnologia pode ser útil no gerenciamento desses documentos.

Gestão dos contratos de compra e venda

Um sistema de gestão como o ERP (Enterprise Resource Planning) conta com funcionalidades que ajudam a manter o controle sobre todos os contratos de compra e venda da empresa. Com ele, é possível monitorar a vigência do contrato, evitando sua perda por falta de atenção.

Além disso, essa tecnologia também mantém um histórico de manutenções e revisões, além de permitir um acompanhamento das aprovações e medições por meio de um app. Tudo isso dá mais mobilidade e otimiza os processos para que a sua gestão de compras seja mais eficiente.

Previsão financeira

O sistema de gestão de contratos também gera uma previsão financeira por meio dos dados dos contratos, além de ter a funcionalidade de corrigir de forma automática os valores do orçamento. Tudo isso é feito com base nas informações de cada documento, de forma segura e rápida.

Essa função é muito importante para evitar problemas futuros. Além disso, o sistema também calcula aditivos contratuais e reajustes previstos. Esses relatórios gerenciais feitos por essa tecnologia mostram quais contratos são mais lucrativos para o seu negócio.

Gestão dos contratos de câmbio

Outra facilidade do ERP é a gestão dos contratos de câmbio de importação e exportação. Essa tecnologia faz esse controle para não deixar que nada saia errado em suas transações de comércio internacional.

O software permite que você registre os contratos, baixe todos os títulos relacionados a eles e ainda gerencie os contratos de financiamento de exportação. Tudo isso de forma prática e em conformidade com a legislação vigente.

Vantagens em contar com um sistema de gestão de contratos

As diversas funcionalidades da tecnologia de gestão de contratos proporcionam muitos benefícios para a empresa que a implementa. Veja a seguir alguns principais:

Agilidade de processos

Revisar todos os contratos em busca de cláusulas exorbitantes e outros problemas como esse, pode ser uma tarefa demorada e nem sempre tão eficaz. O sistema permite controlar prazos de vigência, fluxo de caixa dos contratos, monitoramento das aprovações, entre outros processos.

Mais organização

Quando todos os contratos da empresa estão registrados no sistema, é possível centralizá-los em um único lugar. Assim, as pessoas da companhia que são autorizadas, poderão encontrá-los com muito mais facilidade. Essa organização é fundamental para manter um bom ritmo de trabalho e para evitar a perda desses documentos.

Controle de prazos

O sistema de gestão permite também que os prazos sejam respeitados, já que facilita conferir as datas e os valores dos contratos. Desse modo, a empresa tem sempre acesso ao que foi acordado, o que evita que hajam cobranças indevidas ou o descumprimento de alguma cláusula.

Conte com a TOTVS!

Como vimos, é essencial ter uma boa gestão de contratos para que a empresa possa obter benefícios e garantir o cumprimento de tudo o que foi acordado. Sendo assim, a tecnologia é um bom investimento para automatizar e tornar esse processo mais eficiente.

E para contratar um sistema de gestão de contratos você pode contar com a TOTVS. Somos uma empresa 100% brasileira, que desenvolve softwares para facilitar os processos da sua companhia, ajudando-a a se desenvolver ainda mais. Conheça mais sobre o nosso sistema ERP e descubra todas as suas vantagens!

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