Gestão de Contratos: importância, etapas e dicas

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 10 março, 2021

Para evitar a perda de prazos que podem levar a outros problemas para a empresa, é essencial contar com uma boa gestão de contratos.

Ao longo do tempo, é comum que seja necessário mudar cláusulas de um contrato ou fazer algum ajuste.

Para isso, é preciso que haja uma revisão nos contratos para entender se estão de fato sendo vantajosos para a companhia.

Entretanto, nem todas as empresas fazem essas alterações contratuais, o que pode acabar gerando efeitos negativos.

Além disso, sem um processo definido que as ajude a criar, executar e gerenciar os contratos durante todo seu ciclo de vida, é complicado crescer.

Afinal, a empresa pode até investir em tecnologias e buscar a melhoria de processos, mas as amarras jurídicas acabam prendendo-a no mesmo patamar de antes.

Porém, em um mercado tão competitivo como o atual, é essencial que a empresa busque a renovação.

E a gestão de contratos possui um papel fundamental nessa transformação, pois permite que a organização maximize seu desempenho e reduza riscos financeiros.

Neste conteúdo, vamos explorar o assunto a fundo, entendendo tudo que envolve a gestão de contratos

Aprenda mais sobre a importância do gerenciamento de contratos e suas vantagens!

O que é  gestão de contratos?

A gestão de contratos é um conjunto de práticas e ações administrativas que visam supervisionar e validar todas as entregas acordadas em contratos.

É algo que se estende por todo ciclo de vida do documento, do momento em que é concebido até as entregas finais ou vencimento do mesmo.

Como você deve saber, no contexto corporativo, o contrato é um documento legal que atesta administrativa e juridicamente uma transação comercial.

É o documento que respalda as obrigações e direitos das partes envolvidas, o contratante e o contratado.

No contrato, há cláusulas que costumam especificar como as entregas acordadas devem ser feitas, descrevendo o nível de serviço ou de qualidade exigidos, bem como prazos e sanções em caso de descumprimento.

A gestão de contratos é, portanto, tanto uma forma de supervisionar os estágios contratuais e suas execuções apropriadas, como também na prevenção de danos à organização.

Qual é o objetivo da gestão de contratos?

A gestão de contratos garante que a empresa não caia em armadilhas administrativas e legais relacionadas aos contratos firmados.

Assim, evita prejuízos e outros tipos de ocorrências.

Além disso, a gestão de contratos é uma forma da empresa se manter em compliance com os padrões regulatórios e normas que cada setor possui.

Afinal, lembre-se: o contrato é a base da sua relação com um cliente, fornecedor ou parceiro.

Garantir que tudo que foi acertado e documentado seja cumprido é uma forma de zelar por esse relacionamento e garantir que a entrega de um produto ou serviço esteja de acordo com as expectativas do cliente..

Engana-se quem pensa que essa é uma tarefa fácil.

A pressão crescente e o nível de exigência só aumentam a cada dia.

Com os investimentos recorrentes em qualificação e em tecnologias, cabe à empresa lidar com os objetivos e metas.

Sem a correta organização dos processos, é fácil que a organização se perca — tanto em relação às entregas já firmadas, como nos contratos que ainda serão fechados.

A gestão de contratos surge como uma prática que vai simplificar os processos e ajudar a equipe operacional e estratégica a alinharem as entregas.

Dessa forma, é possível otimizar o desempenho, evitar custos desnecessários e ainda melhorar a qualidade produtiva.

Como funciona uma gestão de contratos?

A gestão de contratos é algo que atinge toda uma empresa, não apenas o setor administrativo ou financeiro.

Sua prática influencia no dia a dia das áreas de operações, do chão de fábrica (no caso da indústria), no orçamento e mesmo no atendimento ao cliente.

Outro detalhe é que não se trata de arquivar o documento.

É uma atividade efetiva que se realiza em cima dos contratos, gerenciando riscos e buscando formas de potencializar a receita.

Assim, é aplicado em todo ciclo de vida de um contrato, sendo parte da sua criação, negociação, assinatura e execução com objetivo de supervisionar o cumprimento das obrigações firmadas.

A gestão de contratos também se mantém ativa durante todo prazo legítimo que corresponde à validade do documento.

Tudo isso independente se o período for limitado por uma data ou por gatilhos específicos (como a entrega de uma parte da obra, por exemplo).

Para uma boa gestão de contratos é necessário que dois pilares sejam abraçados: disponibilidade e segurança. Dessa forma, os times envolvidos que precisam analisar os contratos podem ter acesso de forma transparente e segura.

A importância da gestão de contratos

No momento em que um contrato é firmado, existem diversas circunstâncias que levam ambas as partes a concordarem com as cláusulas contratuais descritas no documento.

Entretanto, essas circunstâncias podem mudar com o tempo, e uma revisão pode se fazer necessária.

Por isso, o gerenciamento dos contratos firmados pela empresa deve ser feito de maneira estratégica.

Esse processo pode, inclusive, impactar a performance financeira e operacional do negócio, já que com uma gestão eficiente é possível diminuir riscos, estudar e encontrar tendências ou questões futuras.

Sendo assim, é de extrema importância fazer a gestão e fiscalização de contratos administrativos da empresa e se certificar de que as melhores condições estão sendo acordadas.

Sem uma correta gestão de contratos, existe uma real chance de sua empresa perder dinheiro.

Um cálculo da World Commerce and Contracting estima que o mau gerenciamento de contratos custa às empresas cerca de 9% da sua receita anual.

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7 Etapas da gestão de contratos

A gestão de contratos depende da aplicação de uma série de técnicas e boas práticas que devem ser executadas em todo fluxo de elaboração e vigência do contrato.

Não se trata, portanto, de uma revisão após o documento ser assinado.

É algo que deve compor a cultura da empresa, acompanhando os processos até mesmo antes do contrato ser elaborado.

Aqui, vamos te explicar as principais etapas que compõem o processo, veja só:

Planejamento 

No planejamento, o time responsável pela gestão de contratos vai definir as condições, cláusulas, sanções, prazos e obrigações de ambas as partes envolvidas.

Ou seja, serve de rascunho, mas também uma etapa para que haja uma compreensão geral do instrumento legal.

Assim, todas as informações são compartilhadas de forma transparente, facilitando o entendimento sobre as responsabilidades antes mesmo do documento ser formalizado.

Elaboração 

Após planejar, é hora de redigir o documento. No caso de empresas com setor jurídico interno, são esses os responsáveis pela prévia do contrato.

Porém, para empresas sem essa estrutura, é sempre válido contratar o serviço de um escritório de advocacia.

Aqui, é importante que a redação seja bem objetiva e transparente.

Cláusulas ambíguas podem confundir ambas as partes e dar vazão para diferentes interpretações — o que pode impactar no nível de entrega, por exemplo.

Negociação 

Na negociação, as partes envolvidas discutem e repassam as cláusulas contratuais, buscando conformidade com tudo que foi escrito.

No caso de discordâncias, o documento deve voltar ao jurídico para análise de viabilidade das alterações e para sua revisão efetiva no documento.

Nesse ponto, é vital que questões como cronograma de entregas e sanções sejam acordadas por todos os envolvidos.

Outro ponto importante é que a comunicação deve ser dinâmica, a fim de evitar atrasos em correções que possam prejudicar o andamento das operações.

Aprovação 

Uma vez que ambas as partes chegam em um acordo quanto ao conteúdo e às cláusulas do contrato, é hora de selar juridicamente sua aprovação com a assinatura.

Efetivação 

É aqui que as partes começam a executar o que foi acordado em contrato.

Trata-se de uma das etapas mais importantes da gestão de contratos, pois é necessário realizar todo o acompanhamento dos processos.

Assim, é possível garantir que as cláusulas sejam cumpridas integralmente, sem que as entregas sejam feitas de forma equivocada e com a possibilidade de prejudicar a empresa.

Revisões

Aqui, vale a pena ressaltar o papel da revisão contratual. É uma etapa obrigatória? Não exatamente, mas é raro que um contrato se mantenha o mesmo do dia em que é assinado até o fim de sua validade jurídica.

E vários fatores contribuem para isso.

É comum, por exemplo, que mudanças sejam necessárias e concordadas em unanimidade entre as partes, sem atritos na relação comercial.

A revisão do contrato pode ser necessária quando existe uma mudança no produto, atualização de uma versão (em caso de softwares), ou até novos regulamentos entrando em vigor, como é o caso da LGPD

Portanto, a revisão é um processo necessário nesses casos em que é preciso complementar o contrato com alguns aditivos.

Encerramento

Na última etapa, é preciso que a equipe verifique o contrato para averiguar o cumprimento dos acordos estabelecidos. Aqui, outra revisão é necessária em busca de pendências em aberto.

Uma vez que não haja nenhum problema, o contrato se dá por encerrado.

Quais são as vantagens da gestão de contratos?

Um dos principais benefícios de aplicar a gestão de contratos é que a empresa tem maior controle sobre os riscos de um negócio. Assim, não entra desavisado em relações comerciais que possam dar brecha para prejuízos.

É algo que muitas empresas, na ânsia de fechar um negócio, acabam fazendo — e um grande erro para o seu planejamento estratégico e de crescimento.

E claro que isso gera ruídos na relação comercial, o que cria atritos da empresa com os clientes ou fornecedores.

Por isso, implementar a estratégia no seu negócio é algo essencial. Entenda algumas das vantagens!

Satisfação do cliente 

Com maior controle sobre o que é acordado no contrato, você entende completamente o nível de entrega exigido e pode se organizar para cumpri-lo.

Dessa forma, a satisfação do cliente se torna algo praticamente garantido — pois o que foi acordado passou pelo crivo dos gestores e do jurídico da empresa.

Minimiza erros

Com uma boa gestão de contratos, você tem um processo de negociação mais organizado, o que diminui os erros de interpretação que podem levar a desentendimentos quanto ao nível de entrega e qualidade do serviço prestado.

Eficácia operacional

A gestão de contratos é, antes de tudo, uma ação que favorece a criação de uma boa relação com os clientes e fornecedores.

Afinal, você alinha expectativas e estabelece uma base para melhor produzir, conforme seu potencial e suas necessidades.

Assim, é possível que a empresa conquiste maior eficácia operacional, pois trabalha dentro dos próprios limites.

Evita futuros prejuízos  

O gerenciamento também contribui para um acompanhamento dedicado do contrato, evitando erros e prejuízos futuros para a empresa.

É uma garantia que proporciona maior respaldo jurídico, pois garante que todos os direitos e obrigações previstos no contrato serão seguidos e cumpridos por ambas as partes.

Reduz custos 

Ao compreender os riscos e os possíveis prejuízos em relação a um contrato, é possível que a empresa consiga melhorar seu planejamento produtivo.

Assim, controla datas e prazos de entrega e reforça a gestão da qualidade, evitando danos que possam prejudicar o bolso da empresa em curto, médio ou longo prazo.

Como fazer uma boa gestão de contratos? 5 dicas eficientes

No dia a dia, como a gestão de contratos deve ser encaminhada para um melhor aproveitamento? Explicamos através de cinco dicas essenciais. Confira:

Conheça todas as etapas da gestão de contratos

Se não a sua equipe jurídica, ao menos alguém do time administrativo deve conhecer todas as etapas da gestão de contratos (que destrinchamos um pouco acima).

Esse conhecimento é essencial para que sua empresa possa estar sob controle de todo processo de elaboração e aprovação da minuta e do contrato em si.

Monitore os contratos 

Estabeleça uma cultura que preza pelo monitoramento assíduo dos contratos: seu andamento, cumprimento de cláusulas e possíveis atualizações referentes ao escopo original.

Faça revisões nos termos de contrato 

Anda com dúvidas se o que sua empresa está produzindo ou entregando é aquilo que está realmente em contrato?

Acione seu time para revisar o documento, realizar as conferências e realmente efetivar revisões em conjunto com o time do cliente ou fornecedor envolvido.

Atenção a organização

Como você organiza os contratos?

Aqui, falamos de algo muito além da organização física deles, mas da real gestão de documentos, ou seja, sua administração — de forma a ter acesso rápido e fácil a eles e suas cláusulas, bem como identificação dos stakeholders.

Utilize um software 

Entenda que sem a tecnologia, é quase impossível se igualar em eficiência com vários de seus concorrentes.

Isso porque o uso de softwares de gestão garante maior nível de controle sobre o processo de gestão de contratos, reduzindo o tempo dedicado às questões operacionais, o que aumenta a eficiência produtiva e reduz custos.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de contratos?

Agora que você já entende a importância de ter uma boa gestão de contratos, pôde observar que essa não é uma tarefa tão simples.

Isso porque a empresa possui diversos tipos de contratos e cada um tem sua própria data de vigência.

Mas a tecnologia pode ser útil no gerenciamento desses documentos? De acordo com uma pesquisa da Aberdeen Research, sim:

Custos administrativos relacionados à gestão de contratos reduziram cerca de 30% com a implementação de software de automação.

Gestão dos contratos de compra e venda

Um sistema de gestão como o ERP (Enterprise Resource Planning) conta com funcionalidades que ajudam a manter o controle sobre todos os contratos de compra e venda da empresa.

Com ele, é possível monitorar a vigência do contrato, evitando sua perda por falta de atenção.

Além disso, essa tecnologia também mantém um histórico de manutenções e revisões, além de permitir um acompanhamento das aprovações e medições por meio de um app.

Tudo isso dá mais mobilidade e otimiza os processos para que a sua gestão de compras seja mais eficiente.

Previsão financeira

O sistema de gestão de contratos também gera uma previsão financeira por meio dos dados dos contratos, além de ter a funcionalidade de corrigir de forma automática os valores do orçamento.

Tudo isso é feito com base nas informações de cada documento, de forma segura e rápida.

Essa função é muito importante para evitar problemas futuros. Além disso, o sistema também calcula aditivos contratuais e reajustes previstos.

Esses relatórios gerenciais feitos por essa tecnologia mostram quais contratos são mais lucrativos para o seu negócio.

Gestão dos contratos de câmbio

Outra facilidade do ERP é a gestão dos contratos de câmbio de importação e exportação.

Essa tecnologia faz esse controle para não deixar que nada saia errado em suas transações de comércio internacional.

O software permite que você registre os contratos, baixe todos os títulos relacionados a eles e ainda gerencie os contratos de financiamento de exportação. 

Tudo isso de forma prática e em conformidade com a legislação vigente.

Vantagens em contar com um sistema de gestão de contratos

As diversas funcionalidades da tecnologia de gestão de contratos proporcionam muitos benefícios para a empresa que a implementa. Veja a seguir alguns principais:

Agilidade de processos

Revisar todos os contratos em busca de cláusulas exorbitantes e outros problemas como esse, pode ser uma tarefa demorada e nem sempre tão eficaz.

O sistema permite controlar prazos de vigência, fluxo de caixa dos contratos, monitoramento das aprovações, entre outros processos.

Mais organização

Quando todos os contratos da empresa estão registrados no sistema, é possível centralizá-los em um único lugar.

Assim, as pessoas da companhia que são autorizadas, poderão encontrá-los com muito mais facilidade.

Essa organização é fundamental para manter um bom ritmo de trabalho e para evitar a perda desses documentos.

Controle de prazos

O sistema de gestão permite também que os prazos sejam respeitados, já que facilita conferir as datas e os valores dos contratos.

Desse modo, a empresa tem sempre acesso ao que foi acordado, o que evita que haja cobranças indevidas ou o descumprimento de alguma cláusula.

Segurança

Com uso de um sistema de gestão capacitado, é possível ter maior controle sobre cada etapa da gestão de contratos.

Isso quer dizer que além de poder de decisão, você terá uma capacidade visão muito mais aprofundada.

Assim, pode controlar mais efetivamente as aprovações e alterações, bem como os indicadores — aos quais você tem acesso e pode utilizar para uma melhor gestão financeira.

Assim, a tecnologia ajuda a dar mais confiabilidade a todo processo de gestão de contratos, evitando situações de “pé atrás”, em que você e seu time não têm certeza sobre aspectos do contrato.

Com o sistema, tudo fica documentado digitalmente, com fácil acesso e protegido pela arquitetura da própria plataforma.

ERP da TOTVS 

E para contratar um sistema de gestão de contratos você pode contar com a TOTVS

Somos uma empresa 100% brasileira, que desenvolve softwares para facilitar os processos da sua companhia, ajudando-a a se desenvolver ainda mais.

Entre essas soluções, está o ERP da TOTVS.

O sistema de gestão empresarial pode compor todo backoffice do seu negócio, complementando e automatizando vários processos, como a própria gestão de contratos.

Com ele, você pode contar com uma gestão otimizada e padronizar ações. Dessa forma, o gerenciamento de contratos fica mais transparente, seguro e todos da equipe podem ter acesso a poucos cliques.

Conheça mais sobre o nosso sistema ERP e descubra todas as suas vantagens!

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Conclusão

Como vimos, é essencial ter uma boa gestão de contratos para que a empresa possa obter benefícios e garantir o cumprimento de tudo o que foi acordado.

Sendo assim, a tecnologia é um bom investimento para automatizar e tornar esse processo mais eficiente, ágil e seguro.

É uma garantia de que sua empresa vai se posicionar como uma competidora diante do mercado.

Além disso, ao investir em tecnologia para melhorar o gerenciamento de contratos, você dá mais segurança aos clientes e fornecedores, tornando seu processo produtivo mais transparente.

E então, que tal tomar esse passo e colocar seu negócio em outro patamar, com total controle sobre os contratos que fechar? As dicas para isso você já leu nesse conteúdo.

Só falta trilhar o caminho certo!

Para mais informações sobre como a tecnologia pode ajudar nos processos da sua empresa, continue  lendo o nosso blog para entender um pouco mais sobre gestão de negócios, descobrindo novidades, tendências e dicas incríveis!

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