Gestão de Contratos: qual a importância, suas etapas e dicas para realização

No contexto corporativo, o contrato é um documento que atesta administrativa e juridicamente uma transação comercial, respaldando os direitos e obrigações das partes. Uma boa gestão de contratos é, por isso, fundamental para estabelecer boas relações empresariais. Ter um processo definido — que ajude os gestores a criarem, executarem e gerenciarem os contratos durante todo …

Equipe TOTVS | 18 janeiro, 2024

No contexto corporativo, o contrato é um documento que atesta administrativa e juridicamente uma transação comercial, respaldando os direitos e obrigações das partes. Uma boa gestão de contratos é, por isso, fundamental para estabelecer boas relações empresariais.

Ter um processo definido — que ajude os gestores a criarem, executarem e gerenciarem os contratos durante todo seu ciclo de vida — é uma forma de acompanhar e prezar por essas transações.

Ao longo do tempo, é comum, por exemplo, que seja necessário mudar cláusulas do documento ou fazer algum ajuste para que o acordo se mantenha vantajoso para as partes.

Em outras palavras, com esse gerenciamento, é possível evitar efeitos negativos para a companhia. Afinal, ele permite que a organização maximize seu desempenho e reduza riscos financeiros.

Neste conteúdo, vamos explorar o assunto a fundo e entender tudo que envolve a gestão de contratos. 

Confira!

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O que é a gestão de contratos?

A gestão de contratos é um conjunto de práticas e ações administrativas que visam a planejar, negociar, supervisionar e validar todas as entregas acordadas em contratos, de modo a garantir o cumprimento de obrigações, mitigar riscos e otimizar resultados comerciais.

É algo que se estende por todo ciclo de vida do documento, do momento em que é concebido até as entregas finais ou vencimento do mesmo.

Em um contrato, você já sabe que existem cláusulas que especificam como as entregas acordadas devem ser feitas, descrevem o nível de serviço ou de qualidade exigidos, prazos e sanções em caso de descumprimento.

A gestão contratual vem, assim, para supervisionar toda essa execução, contribuindo também para prevenção de danos à organização.

Qual é o objetivo da gestão de contratos?

A gestão contratual apresenta vários objetivos, tais como:

  • Garantir que a entrega de um produto ou serviço esteja de acordo com as expectativas do cliente;
  • Fazer com que a empresa se mantenha em compliance com os padrões regulatórios e normas de seu setor econômico;
  • Zelar pelo relacionamento com clientes, fornecedores ou parceiros, uma vez que garante que tudo que foi acertado e documentado seja cumprido;
  • Garantir que a empresa não caia em armadilhas administrativas e legais relacionadas aos contratos firmados, o que evita prejuízos e outros tipos de incidentes;
  • Simplificar e organizar os processos internos, ajudando a equipe operacional e estratégica a alinharem as entregas, de modo a otimizar o desempenho, evitar custos desnecessários e melhorar a qualidade produtiva.

Lembre-se de que, sem a correta organização dos processos, é fácil que a organização se perca tanto em relação às entregas já firmadas, como nos contratos que ainda serão fechados.

Por isso, o gerenciamento de contratos se mostra muito relevante para o dia a dia empresarial.

Como funciona a gestão de contratos?

A gestão de contratos é algo que atinge toda uma empresa, não apenas o setor administrativo, jurídico ou financeiro.

Sua prática influencia no dia a dia das áreas de operações, do chão de fábrica (no caso da indústria), no orçamento e até mesmo no atendimento ao cliente.

Não se trata de arquivar o documento.

É uma atividade efetiva que se realiza em cima dos contratos para gerenciar riscos e buscar formas de potencializar a receita.

Assim, é aplicado em todo ciclo de vida de um contrato, sendo parte da sua criação, negociação, assinatura e execução com objetivo de supervisionar o cumprimento das obrigações firmadas.

O gerenciamento de contratos também se mantém ativo durante todo prazo legítimo que corresponde à validade do documento.

Tudo isso independentemente se o período for limitado por uma data ou por eventos específicos (como a entrega de uma parte da obra, por exemplo).

Para uma boa gestão contratual, é necessário que dois pilares sejam abraçados: disponibilidade e segurança. Dessa forma, as equipes envolvidas que precisam analisar os contratos podem ter acesso de forma transparente e segura.

A importância da gestão de contratos

O gerenciamento contratual é importante, pois ajuda, em primeiro lugar, a garantir o cumprimento de obrigações, mitigar riscos e melhorar a eficiência operacional da organização.

Portanto, ele impacta a performance financeira e operacional do negócio, e ainda possibilita estudar e encontrar tendências ou questões futuras, otimizar custos e maximizar os resultados comerciais.

Tudo isso porque assegura que os contratos sejam bem gerenciados em todo o seu ciclo de vida, garantindo de que as melhores condições estão sendo acordadas.

Você sabia que, conforme cálculo da World Commerce and Contracting, o mau gerenciamento de contratos custa às empresas cerca de 9% da sua receita anual?

Imagine que Kátia firmou um contrato com sua empresa de prestação de serviços. Naquele momento, circunstâncias específicas foram a base para que concordassem com as cláusulas contratuais descritas no documento.

Entretanto, essas circunstâncias mudaram com o tempo, e a relação se tornou excessivamente onerosa para sua organização. Diante disso, o gestor jurídico propôs uma revisão.

Se ele não estivesse atento ao acompanhamento da relação contratual, certamente não suscitaria novas mudanças. É exatamente assim que uma empresa perde dinheiro sem essa prática.

O gerenciamento de contratos é, assim, uma estratégia de negócio.

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As 9 etapas da gestão de contratos

A gestão de contratos depende da aplicação de uma série de técnicas e boas práticas que devem ser executadas em todo fluxo de elaboração e vigência do contrato.

Não se trata, portanto, de uma revisão após o documento ser assinado.

É algo que deve compor a cultura da empresa, acompanhando os processos até mesmo antes do contrato ser elaborado.

Vale destacar que a equipe jurídica estará sempre ao lado dos demais times neste percurso.

Aqui, vamos te explicar as principais etapas que compõem o processo, veja só:

1. Planejamento 

No planejamento, o time responsável pelo gerenciamento de contratos vai definir as condições, cláusulas, sanções, prazos e obrigações de ambas as partes envolvidas.

Ou seja, serve de rascunho, mas também uma etapa para que haja uma compreensão geral do instrumento legal.

Assim, todas as informações são compartilhadas de forma transparente, facilitando o entendimento sobre as responsabilidades antes mesmo do documento ser formalizado.

2. Elaboração 

Após planejar, é hora de redigir o documento. No caso de empresas com setor jurídico interno, são esses os responsáveis pela prévia do contrato.

Porém, para empresas sem essa estrutura, é sempre válido contratar o serviço de um escritório de advocacia.

Aqui, é importante que a redação seja bem objetiva e transparente.

Cláusulas ambíguas podem confundir ambas as partes e dar vazão para diferentes interpretações — o que pode impactar no nível de entrega, por exemplo.

3. Negociação 

Na negociação, as partes envolvidas discutem e repassam as cláusulas contratuais, buscando conformidade com tudo que foi escrito.

No caso de discordâncias, o documento deve voltar ao jurídico para análise de viabilidade das alterações e para sua revisão efetiva no documento.

Nesse ponto, é vital que questões como cronograma de entregas e sanções sejam acordadas por todos os envolvidos.

Outro ponto importante é que a comunicação deve ser dinâmica, a fim de evitar atrasos em correções que possam prejudicar o andamento das operações.

4. Aprovação

Uma vez que ambas as partes chegam em um acordo quanto ao conteúdo e às cláusulas do contrato, é hora de selar juridicamente sua aprovação com a assinatura.

5. Assinatura

Com o documento pronto, as partes deverão proceder à assinatura do contrato. No caso da relação entre empresas, seus representantes com poderes para firmar transações são os responsáveis por esta etapa.

Vale pontuar que, com a evolução da transformação digital, a assinatura eletrônica tornou-se a alternativa mais eficiente e segura na gestão contratual. 

Por meio dessa tecnologia, é possível assinar documentos de forma ágil, e reduzir o tempo e os custos associados à impressão, envio e armazenamento físico. 

Além disso, a assinatura eletrônica oferece validade jurídica e garante a autenticidade e a integridade dos contratos.

6. Execução e monitoramento

É aqui que as partes começam a executar e monitorar o que foi acordado em contrato.

Trata-se de uma das etapas mais importantes da gestão contratual, pois envolve todo o acompanhamento dos processos.

Assim, é possível garantir que as cláusulas sejam cumpridas integralmente, sem que as entregas sejam feitas de forma equivocada e com a possibilidade de prejudicar as partes.

7. Revisões contratuais

A revisão contratual não é uma etapa obrigatória necessariamente. No entanto, é raro que um contrato se mantenha o mesmo do dia em que é assinado até o fim de sua validade jurídica.

E vários fatores contribuem para isso.

É comum, por exemplo, que advenha um fator externo, como uma pandemia, que altere de forma brusca o equilíbrio das relações.

Neste caso, as mudanças se tornam necessárias, e as partes devem revisar o acordo para não causar atritos na relação comercial.

Que tal outros exemplos? A revisão do contrato pode ser necessária quando existe uma mudança no produto, atualização de uma versão (em caso de softwares), ou até novos regulamentos entrando em vigor. 

Portanto, a etapa é imprescindível em casos que demandam o complemento do contrato com alguns aditivos.

8. Armazenamento

A etapa de armazenamento do contrato consiste em manter os documentos contratuais de forma organizada, segura e acessível. 

Isso pode ser feito por meio de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) ou de arquivos físicos. 

O armazenamento adequado permite fácil recuperação de informações, histórico de versões, acompanhamento de prazos e obrigações, além de facilitar auditorias e processos legais. 

Lembre-se de que a segurança dos dados é essencial para proteger informações sensíveis e garantir conformidade com regulamentações de privacidade. Isso se tornou ainda mais importante com a LGPD.

9. Encerramento ou renovação

Na última etapa, é preciso que a equipe verifique o contrato para averiguar o cumprimento dos acordos estabelecidos. Aqui, outra revisão é necessária em busca de pendências em aberto.

Uma vez que não haja nenhum problema, o contrato se dá por encerrado.

Quais as vantagens de uma gestão de contratos eficiente?

Um dos principais benefícios de aplicar a gestão contratual é que a empresa tem maior controle sobre os riscos de um negócio. Assim, não entra desavisada em relações comerciais que possam dar brecha para prejuízos.

É algo que muitas empresas, na ânsia de fechar um negócio, acabam fazendo — e um grande erro para o seu planejamento estratégico e de crescimento.

E claro que isso gera ruídos na relação comercial, o que cria atritos da empresa com os clientes ou fornecedores.

Para aprimorar esse gerenciamento, algumas organizações optam, inclusive, pela adoção de um sistema de gestão.

A seguir, apontamos algumas vantagens da gestão contratual e do uso da tecnologia:

  • Maior satisfação do cliente: o maior controle sobre o acordo dá à empresa o entendimento sobre o nível de entrega exigido pelo consumidor. Dessa forma, a satisfação do cliente se torna algo praticamente garantido;
  • Redução de erros: uma boa gestão de contratos organiza o processo de negociação, o que diminui os erros de interpretação que podem levar a desentendimentos quanto ao nível de entrega e qualidade do serviço prestado;
  • Evita futuros prejuízos: o acompanhamento constante do contrato evita erros e prejuízos futuros para a empresa, além de proporcionar maior respaldo jurídico ao garantir que os direitos e obrigações previstos sejam seguidos e cumpridos por ambas as partes;
  • Mais organização: o registro de todos os contratos empresariais no sistema traz maior organização dos documentos e facilita o trabalho das equipes na hora de encontrá-los. Assim,  conseguem manter um bom ritmo de trabalho e evitar a perda desses documentos;
  • Redução de custos: a compreensão sobre riscos e possíveis prejuízos dá à empresa a possibilidade de melhorar seu planejamento produtivo. Assim, controla datas e prazos de entrega, reforça a gestão da qualidade e evita danos que possam prejudicar sua saúde financeira;
  • Eficácia operacional: o gerenciamento de contratos favorece a boa relação com os clientes e fornecedores ao alinhar expectativas. Com isso, a empresa estabelece uma base para melhor produzir, conforme seu potencial e suas necessidades, e conquista maior eficácia operacional;
  • Agilidade nos processos: o uso de um sistema de gestão contratual traz agilidade na hora da revisão de todos os contratos firmados pela empresa. Com ele, é mais fácil controlar prazos de vigência, fluxo de caixa dos contratos, monitoramento das aprovações, entre outros processos;
  • Maior segurança: ao utilizar a tecnologia na gestão contratual, toda a equipe passa a ter mais certeza sobre as cláusulas firmadas, o que traz mais segurança para a relação. Além disso, tudo fica documentado digitalmente no sistema, com fácil acesso e protegido pela arquitetura da própria plataforma; 
  • Melhor controle de prazos: a tecnologia também contribui para que os prazos sejam respeitados, já que facilita a conferência de datas e valores dos contratos. Desse modo, a empresa tem sempre acesso ao que foi acordado, o que evita que haja cobranças indevidas ou o descumprimento de alguma cláusula;
  • Confiabilidade: o sistema de gestão traz maior controle sobre cada etapa do gerenciamento. Além de poder de decisão, o gestor terá uma visão mais aprofundada sobre todas as ações. Ou seja, pode controlar mais efetivamente as aprovações e alterações, bem como os indicadores. Assim, a tecnologia ajuda a dar mais confiabilidade a todo processo de gestão.

5 dicas para fazer uma boa gestão de contratos

No dia a dia, como a gestão contratual deve ser encaminhada para um melhor aproveitamento? 

Apresentamos cinco dicas essenciais. Confira:

#1 Conheça todas as etapas da gestão

Sua equipe jurídica e/ou algum responsável do time administrativo deve conhecer todas as etapas da gestão de contratos apontadas acima.

Esse conhecimento é essencial para que sua empresa possa estar sob controle de todo processo de elaboração e aprovação da minuta e do contrato em si.

#2 Monitore os contratos 

Estabeleça uma cultura que preza pelo monitoramento assíduo dos contratos: seu andamento, cumprimento de cláusulas e possíveis atualizações referentes ao escopo original.

#3 Faça revisões nos termos de contrato 

Anda com dúvidas se o que sua empresa está produzindo ou entregando é aquilo que está realmente em contrato?

Acione seu time para revisar o documento, realizar as conferências e realmente efetivar revisões em conjunto com o time do cliente ou fornecedor envolvido.

#4 Atente-se à organização

Como você organiza os contratos?

Aqui, falamos de algo muito além da organização física deles, mas da real gestão de documentos, ou seja, sua administração — de forma a ter acesso rápido e fácil a eles e suas cláusulas, bem como identificação dos stakeholders.

#5 Utilize um software especializado 

Entenda que, sem a tecnologia, é quase impossível se igualar em eficiência com vários de seus concorrentes.

Isso porque o uso de softwares de gestão garante maior nível de controle sobre o processo de gestão de contratos, reduzindo o tempo dedicado às questões operacionais, o que aumenta a eficiência produtiva e reduz custos.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de contratos?

Agora que você já entende a importância de ter um bom gerenciamento de contratos, pôde observar que essa não é uma tarefa tão simples.

Isso porque a empresa possui diversos tipos de contratos e cada um tem sua própria data de vigência.

Mas a tecnologia pode ser útil no gerenciamento desses documentos? De acordo com uma pesquisa da Aberdeen Research, sim:

Custos administrativos relacionados à gestão contratual reduziram cerca de 30% com a implementação de software de automação.

Gestão dos contratos de compra e venda

Um sistema de gestão como o ERP (Enterprise Resource Planning) conta com funcionalidades que ajudam a manter o controle sobre todos os contratos de compra e venda da empresa.

Com ele, é possível monitorar a vigência do contrato, evitando sua perda por falta de atenção.

Além disso, essa tecnologia também mantém um histórico de manutenções e revisões, além de permitir um acompanhamento das aprovações e medições por meio de um app.

Tudo isso dá mais mobilidade e otimiza os processos para que a sua gestão de compras seja mais eficiente.

Previsão financeira

O sistema de gestão de contratos também gera uma previsão financeira por meio dos dados dos contratos, além de ter a funcionalidade de corrigir de forma automática os valores do orçamento.

Tudo isso é feito com base nas informações de cada documento, de forma segura e rápida.

Essa função é muito importante para evitar problemas futuros. Além disso, o sistema também calcula aditivos contratuais e reajustes previstos.

Esses relatórios gerenciais feitos por essa tecnologia mostram quais contratos são mais lucrativos para o seu negócio.

Gestão dos contratos de câmbio

Outra facilidade do ERP é a gestão dos contratos de câmbio de importação e exportação.

Essa tecnologia faz esse controle para não deixar que nada saia errado em suas transações de comércio internacional.

O software permite que você registre os contratos, baixe todos os títulos relacionados a eles e ainda gerencie os contratos de financiamento de exportação. 

Tudo isso de forma prática e em conformidade com a legislação vigente.

Conte com as tecnologias da TOTVS para gerir contratos

O software jurídico da TOTVS oferece uma abordagem abrangente e tecnologicamente avançada que vai além do ERP, pois conecta, moderniza e transforma as atividades fundamentais do departamento jurídico da sua empresa. 

Desenvolvidas com base nos processos característicos dos departamentos jurídicos, nossas soluções proporcionam fácil acesso às informações, processos individualizados por função e total integração. 

O sistema para gestão jurídica foi projetado para atender aos diferentes papéis dentro do departamento jurídico, como diretores, gerentes, advogados e escritórios credenciados.

Além disso, a solução oferece recursos como controle aprimorado na confecção e análise de minutas de contratos e procurações, automação de fluxos de trabalho e tarefas de equipe, gestão eletrônica eficiente de documentos e muito mais. 

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Conclusão

Como vimos, é essencial ter uma boa gestão de contratos para que a empresa possa obter benefícios e garantir o cumprimento de tudo o que foi acordado.

Sendo assim, a tecnologia é um bom investimento para automatizar e tornar esse processo mais eficiente, ágil e seguro.

É uma garantia de que sua empresa vai se posicionar como uma competidora diante do mercado.

Além disso, ao investir em tecnologia para melhorar o gerenciamento de contratos, você dá mais segurança aos clientes e fornecedores, tornando seu processo produtivo mais transparente.

E, então, que tal tomar esse passo e colocar seu negócio em outro patamar, com total controle sobre os contratos que fechar? As dicas para isso você já leu neste conteúdo.

Só falta trilhar o caminho certo!

Para mais informações sobre como a tecnologia pode ajudar nos processos da sua empresa, continue  lendo o nosso blog para entender um pouco mais sobre gestão de negócios, descobrindo novidades, tendências e dicas incríveis!

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