Como fazer assinatura digital de documentos: confira passo a passo

Equipe TOTVS | 11 março, 2024 - Atualizado em 14 maio, 2024

Você sabe como fazer assinatura digital?

Na era digital, muitas ferramentas, como as plataformas de assinatura eletrônica, contribuem para o dia a dia corporativo.

No entanto, para utilizar o recurso, o gestor deve conhecer as funcionalidades da ferramenta e a forma como os signatários devem atuar.

Isso porque, apesar das várias opções, há muitos aplicativos e softwares com limitações que impedem que esse processo ocorra de forma ágil e eficiente para a organização. 

Portanto, se você está pensando em implementar esse recurso na rotina do seu negócio, mas não sabe como fazer assinatura digital com certificado e sem ele, vamos aprender agora!

Apresentamos a seguir um passo a passo bem simples. 

Assim, será possível reduzir a burocracia na assinatura de documentos e contratos com a melhor opção de ferramenta disponível para a sua empresa. 

Continue a leitura!

Afinal, o que é a assinatura digital?

A assinatura digital é um recurso em que uma empresa, entidade ou usuário consegue fazer uma marca de autenticação eletrônica e criptografada para comprovar a sua identidade na internet.

Assim como na assinatura feita à mão em documentos impressos, a assinatura digital também tem validade legal e é um recurso confiável, utilizado justamente para impedir fraudes em documentos digitais.

Ou seja, esse tipo de funcionalidade surgiu para garantir maior segurança e agilidade nos negócios firmados de maneira online.

Com este recurso, quem está assinando comprova sua identidade por meio da assinatura digital e a pessoa que recebe o documento em retorno também terá a garantia de que se trata de uma assinatura autêntica.

Quais são as vantagens da assinatura digital?

Aprender como fazer assinatura digital traz diversos benefícios para pessoas físicas e jurídicas.

– Para pessoas físicas

As pessoas físicas realizam negociações e, por isso, podem utilizar a assinatura digital para dar validade aos seus compromissos.

A escolha por este tipo de assinatura eletrônica se dá principalmente em transações de bens de maior valor agregado, como carros ou imóveis.

Os benefícios são evidentes:

  • Diminuir a burocracia do envio e da coleta de documentos;
  • Reduzir o uso de papel e, consequentemente, os custos com material de escritório e frete;
  • Agilizar processos, como no caso de assinatura de contratos de trabalho, compra ou aluguel de imóveis.

– Para pessoas jurídicas

como fazer assinatura digital: vantagens para pessoas jurídicas

Você sabia que, conforme dados da Gartner, as organizações gastam 400 horas anuais localizando documentos e 25 horas refazendo aqueles que não foram localizados?

Este é um dados simples que mostra como as assinaturas digitais trazem benefícios para as empresas. Veja a seguir as principais vantagens:

  • Integração com outros sistemas, como o ERP, por meio de APIS;
  • Otimização do tempo, pois os signatários precisam de poucos minutos para assinar os documentos;
  • Possibilidade de centralizar a gestão e execução de assinaturas eletrônicas em uma única plataforma intuitiva;
  • Diminuição de custos, pois não há gastos com impressão, trânsito de documentos ou reconhecimento de firma;
  • Aumento da produtividade, pois os profissionais executam tarefas dependentes de assinaturas em poucos minutos;
  • Mais segurança, pois as assinaturas digitais são reconhecidas pelos tribunais brasileiros como recursos autênticos, válidos e legítimos;
  • Aumento na satisfação dos clientes, pois eles poderão assinar documentos importantes de qualquer lugar, sem perder tempo com deslocamento.

A assinatura digital pode ser usada em quais tipos de documentos?

A assinatura digital pode ser utilizada em diversos tipos de transações, como em documentos com validade jurídica (contratos) e até na emissão de documentos.

Para deixar ainda mais claro as várias possibilidades de uso da assinatura digital, veja a lista abaixo:

  • procurações;
  • termos de uso;
  • documentos fiscais;
  • notas fiscais eletrônicas;
  • assinatura de contratos de aluguel;
  • contratos de prestação de serviços;
  • assinatura de contratos de admissão digital;
  • transações de compra e venda com fornecedores;
  • envio e recebimento de documentos aos cartórios;
  • documentos de prontuário eletrônico do paciente (PEP);
  • assinatura de declaração de renda e outros serviços prestados na Secretaria da Receita Federal.

A assinatura digital é confiável?

Sim, a assinatura digital é o formato de autenticação online mais seguro e confiável para as empresas e pessoas físicas, possuindo a mesma validade legal que assinaturas feitas a punho

Além da Lei nº 14.603/2020, que apresenta a regulamentação do uso de assinaturas eletrônicas, é possível ter plena confiança na assinatura digital por conta de ser um recurso que possui um certificado digital.

Lembre-se de que esse certificado funciona como a identidade eletrônica de uma pessoa ou de uma empresa. 

Portanto, por usar um mecanismo de criptografia, esse tipo de assinatura oferece um nível bastante alto de segurança.

Lei da Assinatura Digital

No Brasil, a assinatura digital é tratada pela Lei nº 14.603/2020, que traz todas as especificações e regras em torno do uso dos diversos tipos de assinaturas feitas online.

A partir de sua leitura, é importante fazer uma distinção técnica: a assinatura digital é tecnicamente um tipo de assinatura eletrônica que utiliza certificado digital

Muitas pessoas confundem os termos, mas a assinatura digital carrega esse nome justamente por apresentar um certificado.

E como eu faço para ter uma assinatura digital? Vamos entender primeiramente o seu funcionamento!

Como funciona a assinatura digital?

A assinatura digital funciona como uma substituta da necessidade de obter a assinatura feita à mão com caneta em papel

Dessa forma, é possível acelerar processos burocráticos que fazem parte da empresa. 

Isso significa otimizar os processos com contratos em recrutamento e seleção, assinatura de documentos de RH, contratos com fornecedores e outros documentos que exigem uma formalização de todas as partes envolvidas.

É importante pontuar que o uso de assinatura digital deve garantir aos usuários:

  • autenticidade: o signatário tem sua identidade confirmada/validada;
  • integridade: garante que o conteúdo não foi alterado, falsificado ou fraudado a partir do momento que foi assinado digitalmente;
  • não repúdio: prova para todas as partes envolvidas a origem do conteúdo assinado e, além disso, representa o direito de um signatário negar a associação ao conteúdo assinado.
  • reconhecimento de firma: documentos que recebem carimbo de data e hora por um servidor seguro, em algumas situações, têm validade de um reconhecimento de firma. Isso inclui assinaturas digitais em Word, Excel ou PowerPoint, por exemplo.

Além disso, tecnicamente, a assinatura digital funciona a partir da criação de um certificado digital para autenticação eletrônica e criptografada.

Certificado digital

O certificado digital é composto por um conjunto de chaves (chave pública e privada), que tornam o processo ainda mais seguro e confiável, além de ser uma opção com validade legal.

Para ser considerado válido, esse certificado digital deve ser aprovado por uma Autoridade Certificadora (AC)

No Brasil, existem várias empresas credenciadas que oferecem esse serviço com aval do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), responsável pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil). 

A partir desse sistema de verificação da assinatura, as pessoas físicas e jurídicas podem realizar transações online de documentos sigilosos sem riscos e com mais segurança.

E como eu faço para ter uma assinatura digital? O passo principal, portanto, é adquirir um certificado digital no padrão ICP-Brasil.

Dito isto, agora podemos nos perguntar como fazer assinatura digital com certificado e nas diversas plataformas!

Como fazer assinatura digital? 

A forma mais simples de aprender como fazer assinatura digital é utilizar um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas.

A ferramenta automatiza todo o processo de assinatura, desde a distribuição dos documentos para o aceite até o armazenamento digital dos arquivos assinados.

E como fazer uma assinatura digital para documentos? Veja a seguir o passo a passo comum nas plataformas:

  1. O usuário deve fazer seu login no sistema, a partir da senha cadastrada;
  2. Em seguida, deve realizar o upload dos documentos a serem assinados na plataforma, que podem estar em Word ou PDF;
  3. A terceira etapa é realizar o envio dos documentos aos destinatários. Eles devem ser informados sobre a ação a ser executada (assinatura, validação ou testemunho). Você poderá estabelecer uma ordem de assinatura, o prazo e configurar o processo de coleta de assinaturas de acordo com suas demandas.
  4. O destinatário receberá um e-mail para realizar a assinatura, o que poderá ser feito a partir de qualquer dispositivo conectado à internet. 
  5. Após abrir o documento, ele deverá seguir as orientações da plataforma para assinar e concluir o procedimento.
  6. O usuário pode consultar o status dos documentos enviados, verificando quais ainda estão pendentes de assinatura e quais já foram assinados. Se for o caso, é possível remetê-los novamente ao remetente.
  7. Além da consulta, é possível realizar a gestão do processo de confirmação e validação das assinaturas.
  8. Por fim, basta armazenar os documentos com segurança para acessá-los rapidamente sempre que necessário. No caso do sistema de assinatura eletrônica da TOTVS, por exemplo, eles são armazenados na TOTVS Cloud.
  9. Vale pontuar que remetentes e destinatários podem acessar o conteúdo online ou realizar o download do documento.

Aprendeu como fazer uma assinatura digital para documentos? Esse é o passo a passo dos sistemas de gestão voltados para esta finalidade.

Mas e se o usuário quiser assinar digitalmente pelo celular? É possível?

Como fazer assinatura digital no celular?

como fazer assinatura digital no celular

A assinatura digital pelo celular pode ser feita facilmente no sistema de gestão de assinaturas eletrônicas. Basta abrir o e-mail recebido e clicar no link para efetuar o aceite.

Vale pontuar, ainda, que algumas ferramentas de assinatura eletrônica, como a TOTVS, apresentam um app que facilita o processo.

Basta fazer o download do aplicativo Minha Assinatura Eletrônica e realizar o login com usuário e senha.

Por meio do app, é possível assinar, acompanhar os documentos em tempo real, assim como gerenciar e pesquisar os documentos assinados na plataforma. 

Tudo isso de maneira muito simples e ágil. 

Faça o trial grátis por 30 dias para conhecer todas as vantagens.

Como fazer uma assinatura digital gratuita?

Ao fazer uma breve pesquisa, é fácil encontrar ferramentas e plataformas digitais online oferecendo assinatura virtual grátis . 

E como fazer uma assinatura digital gratuita? 

Você pode utilizar um editor de texto para criar uma linha de assinatura no documento ou planilha em questão e seguir os passos da plataforma para a configuração da assinatura

No entanto, essa é uma opção um pouco trabalhosa se comparada às ferramentas pagas de gestão de assinatura eletrônica.

Mesmo as ferramentas gratuitas voltadas para esta finalidade oferecem recursos e funcionalidades limitadas para as empresas, sem um bom custo-benefício.

Em geral, elas limitam o número de assinaturas, signatários e usuários, não apresentam opção de inserção da marca da empresa, envio de lotes ou até mesmo integração com Google Drive e outros sistemas.

Nova call to action

Portanto, antes de pensar na assinatura digital e como fazer grátis, analise se realmente atenderá à sua necessidade.

Leia também: Secretaria Digital: Guia completo sobre a Portaria 315 do MEC

Como fazer assinatura digital em cartório?

Com a era digital, muitos serviços que antes realizávamos presencialmente passaram para o ambiente online. A ida ao cartório para reconhecimento de firma é uma dessas atividades.

Você sabia que, atualmente, tem como fazer assinatura digital em cartório para realizar esse tipo de ação?

Para tanto, o interessado deve possuir um certificado digital notarizado, que pode ser feito digital e gratuitamente na plataforma e-Notariado

Na ocasião, o tabelião identifica o usuário e o associa ao certificado, que será válido por três anos. 

Com ele, basta acessar a plataforma disponibilizada pelo seu estado, enviar o documento a ser reconhecido, indicar os signatários, assinar o documento digitalmente e remetê-lo aos destinatários finais. 

Aprendeu como fazer assinatura digital em cartório? Então vamos seguir com as principais dúvidas sobre o tema!

Como fazer assinatura digital: as principais dúvidas respondidas

Vamos concluir esse guia respondendo às perguntas mais frequentes sobre o tema. Confira!

Assinatura digital e assinatura eletrônica: quais são as diferenças?

A assinatura eletrônica é um termo bastante amplo, pois se refere a todos os tipos de validação de documentos por meios eletrônicos, seja por solicitação de um login e senha, token, código de autenticação ou uma assinatura digital.

São tipos de assinatura eletrônica a assinatura simples, avançada e qualificada.

As duas primeiras dispensam a obrigatoriedade do certificado e utilizam outros mecanismos de criptografia.

Já a assinatura qualificada é o mesmo que assinatura digital, que é feita por meio de certificado digital.

Portanto, a diferença principal é que a assinatura digital é um dos tipos de assinatura eletrônica

Por esses motivos, a assinatura eletrônica acaba sendo a maneira mais popular e democrática que as empresas encontram para assinar seus diversos documentos com todos os signatários incluídos no processo de assinatura. 

Apenas uma pequena parcela da população possui um certificado digital.

Já a assinatura digital, por conta do uso dessas tecnologias, torna-se a opção mais segura para firmar contratos e documentos online.

Qualquer pessoa pode fazer uma assinatura digital?

Qualquer pessoa pode fazer assinatura digital

Sim, as assinaturas digitais podem ser utilizadas por qualquer pessoa que precise realizar alguma autenticação de determinado documento ou contrato online.

No entanto, o uso mais comum ocorre entre transações de empresas, que trabalham com uma demanda de emissão de documentos muito maior do que pessoas físicas.

assinatura oferece um nível bastante alto de segurança.

Como saber se tenho assinatura digital?

como saber se tenho assinatura digital

O usuário que precisa confirmar se possui uma assinatura digital precisa se atentar ao seu certificado digital.

Além disso, é importante confirmar se a plataforma escolhida pela empresa opera conforme os critérios exigidos pelo ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), ok?

Existem formas de verificar se o certificado está válido e se a assinatura digital existe. A primeira delas é por meio do site da Autoridade Certificadora

  • Acesse o site da Autoridade Certificadora que emitiu a ferramenta e busque pela área de clientes;
  • Com seu login e senha, entre na área restrita e verifique todos os certificados emitidos em seu nome;
  • Em geral, você verá uma lista com os recursos e dados sobre eles, como data de emissão, modelo e validade.

A outra maneira é utilizar o chamado Verificador de Conformidade do Padrão de Assinatura Digital ICP-Brasil. Esta ferramenta verifica a assinatura feita nas plataformas digitais e é disponibilizada gratuitamente pelo ITI. 

Se existir algum certificado digital vinculado ao documento, ela mostrará. A ferramenta também retorna o status da assinatura. Os passos são simples:

  1. Acesse o Verificador do ITI;
  2. Leia os termos de uso da plataforma para entender seu funcionamento e concorde com eles para utilizá-la;
  3. Clique no campo “Selecionar Assinatura” e faça o upload do documento a ser verificado; 
  4. Clique em “Verificar Conformidade”;
  5. Leia o relatório que traz as informações sobre a autenticidade das assinaturas.

Qual o valor de uma assinatura digital?

A assinatura digital, em si, não tem um valor específico. Mas para conseguir realizá-la, você precisa adquirir um certificado digital. Portanto, você precisa saber o valor do certificado.

Não existe um valor único, pois ele varia conforme a Autoridade Certificadora emissora, o usuário (pessoa física ou jurídica), modelo de certificado (A1, A3 ou em nuvem) e validade (1 a 5 anos).

É possível encontrar certificados de R$ 90,00 para pessoas físicas com validade de 1 anos, mas certificados de mais de R$ 500,00 para pessoas jurídicas com validade de 3 anos. 

Qual a melhor forma de fazer uma assinatura digital?

A melhor forma de fazer assinatura digital é com uma ferramenta de assinatura eletrônica qualificada e com certificado digital.

Com o uso de um software para assinaturas, você poderá contar com segurança jurídica, validade legal na assinatura e outros recursos adicionais para a gestão de contratos e documentos da sua empresa.

Com o TOTVS Assinatura Eletrônica, por exemplo, além da possibilidade de usar a ferramenta de forma integrada a outras tecnologias TOTVS utilizadas pelo seu negócio, você também tem a opção de integração com softwares de terceiros via API.

Além disso, com o TOTVS Assinatura Eletrônica, o usuário tem a liberdade de escolher se vai assinar o documento eletronicamente ou com o uso de um certificado digital válido.    

Em resumo, trata-se de uma opção simples, intuitiva, com tecnologia mobile e dentro das conformidades da LGPD, que permite centralizar todos os documentos da sua empresa em um só lugar.

Conheça mais!

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma ferramenta que oferece diversas funcionalidades para as empresas que desejam agilizar a assinatura e gestão de documentos de maneira segura, rápida e online.

Tanto no desktop como na versão mobile, é possível criar documentos para enviar aos signatários e fazer a gestão dos arquivos em um dashboard simplificado.

Além disso, o gestor pode realizar pesquisa de documentos assinados e dividi-los em pastas, para melhorar a organização.

Olha só todas as vantagens para o seu negócio

  • anexos;
  • usuários e signatários ilimitados;
  • assinaturas e rubricas manuscritas;
  • possibilidade de inserção da sua marca;
  • notificações sobre o status dos documentos;
  • integração com o Google Drive e outras plataformas;
  • compartilhamento de pastas entre as áreas de negócio;
  • dashboard intuitivo para acompanhamento dos indicadores de usabilidade.

Veja mais sobre a ferramenta no vídeo abaixo e experimente a ferramenta gratuitamente por 30 dias.

https://www.youtube.com/watch?v=MagxtUvYvVE

Conclusão

Existem diversos recursos para você que se pergunta como fazer assinatura digital. 

Porém, se precisa de um sistema robusto de gestão de documentos na sua empresa, analise cada alternativa cuidadosamente.

Ao fazer uma escolha errada, você estará comprometendo a gestão de uma parte muito importante da administração do seu negócio, que é a validação e armazenamento de documentos e contratos.

Como vimos, o TOTVS Assinatura Eletrônica conta com uma série de benefícios para as empresas. Que tal cogitá-lo em sua análise?

Saiba como escolher um sistema de gestão de assinaturas!

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