Como fazer assinatura digital? Confira o passo a passo completo

Existem diversas ferramentas disponíveis para os gestores que desejam saber como fazer assinatura digital.

No entanto, apesar das várias opções, há muitos aplicativos e softwares com limitações ou que não atendem às necessidades das empresas. 

Se você está pensando em implementar esse recurso na rotina do seu negócio, mas não sabe o passo a passo detalhado de como fazer assinatura digital, essa comparação que veremos a seguir vai ajudá-lo(a).

Assim, será possível reduzir a burocracia na assinatura de documentos e contratos com a melhor opção de ferramenta disponível para a sua empresa. Continue a leitura!

Afinal, o que é a assinatura digital?

A assinatura digital é um recurso em que uma empresa, entidade ou usuário consegue fazer uma marca de autenticação eletrônica e criptografada para comprovar a sua identidade na internet.

Assim como na assinatura dos documentos impressos, feita à mão, a assinatura digital também tem validade legal e é um recurso confiável, utilizado justamente para impedir fraudes em documentos digitais.

Ou seja, esse tipo de funcionalidade surgiu para garantir maior segurança e agilidade nos negócios firmados de maneira online.

Assim como quem está assinando comprova sua identidade por meio da assinatura digital, a empresa ou pessoa que está recebendo o retorno do documento também terá a garantia de que se trata de uma assinatura autêntica.

No Brasil, é a Lei n^o 14.603/2020 que traz todas as especificações e regras em torno do uso da assinatura digital, sendo esta a legislação criada para regulamentar o uso de assinaturas eletrônicas no país.

Esse tipo de tecnologia oferece uma série de benefícios para as empresas e pessoas físicas, como comodidade, segurança, agilidade nos processos e também redução de custos, já que dispensa o uso de papel ou tinta para impressão.

Como funciona a assinatura digital?

De maneira muito simples, a assinatura digital funciona como uma substituição para a necessidade de obter a assinatura feita à mão, com a caneta em um papel. 

Dessa forma, é possível acelerar processos burocráticos que fazem parte da empresa, como contratos em recrutamento e seleção, assinatura de documentos de RH, contratos com fornecedores e outros papéis que exigem uma formalização de todas as partes envolvidas.

Mas, tecnicamente, a assinatura digital funciona a partir da criação de um certificado digital para autenticação eletrônica e criptografada.

Esse sistema de verificação da assinatura digital é o que lhe concede ainda mais segurança para que as empresas, pessoas e instituições públicas possam fazer transações online de documentos sigilosos sem riscos.

O uso de assinatura digital deve garantir aos usuários as seguintes opções:

• autenticidade: o signatário tem sua identidade confirmada/validada;
• integridade: garante que o conteúdo não foi alterado, falsificado ou fraudado a partir do momento que foi assinado digitalmente;
• reconhecimento de firma: documentos que recebem carimbo de data e hora por um servidor seguro, em algumas situações, têm validade de um reconhecimento de firma. Isso inclui assinaturas digitais em Word, Excel ou PowerPoint, por exemplo.
• não repúdio: prova para todas as partes envolvidas a origem do conteúdo assinado e, além disso, representa o direito de um signatário negar a associação ao conteúdo assinado.

Como fazer assinatura digital? 

Antes de mais nada, é importante dizer que a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica. Muitas pessoas confundem os termos, mas a assinatura digital carrega esse nome justamente por apresentar um certificado digital.

Esse certificado é composto por um conjunto de chaves (chave pública e privada), que tornam o processo ainda mais seguro e confiável, além de ser uma opção com validade legal.

Para ser considerado válido, esse certificado digital deve ser aprovado por uma Autoridade Certificadora (AC). 

No Brasil, existem várias empresas credenciadas que oferecem esse serviço com aval do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), responsável pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil). 

Sabendo disso, vamos agora ao passo a passo para a realização de assinatura digital em ferramentas como Word, PDF e outras vias:

No Word

Para conseguir fazer assinatura digital no Word, é necessário, primeiro, criar uma linha de assinatura no documento ou planilha em questão. Para isso, você deve:

• colocar o ponteiro onde deseja criar a linha de assinatura no documento;
• na guia inserir, no grupo texto, clicar na opção de linha de assinatura e depois em linha de assinatura do Microsoft Office;
• depois, siga com a configuração da assinatura editando as informações que deseja obter do signatário, como nome, endereço, e-mail etc.

Na sequência, para a assinatura, o signatário deve clicar na linha de assinatura e, no menu, clicar na opção assinar.

Se o signatário desejar adicionar uma assinatura escrita a mão, ele terá de utilizar o recurso de tinta, em um Tablet Pc.

Em PDF

É possível realizar a assinatura digital em PDF a partir de diferentes ferramentas de assinatura eletrônica.

Como fazer assinatura digital no celular?

Para fazer a assinatura digital pelo celular, você também pode contar com a opção da ferramenta de assinatura eletrônica da TOTVS. Basta fazer o download do aplicativo Minha Assinatura Eletrônica e realizar o login com usuário e senha.

Por meio do app, é possível assinar, acompanhar os documentos em tempo real, assim como gerenciar e pesquisar os documentos assinados na plataforma. Tudo isso de maneira muito simples e ágil. Faça o trial grátis por 30 dias para conhecer todas as vantagens.

Como fazer uma assinatura digital gratuita?

Ao fazer uma breve pesquisa, é fácil encontrar ferramentas e plataformas digitais online oferecendo assinatura digital gratuita. 

No entanto, a grande maioria das opções oferece recursos e funcionalidades limitadas para as empresas, sem um bom custo-benefício.

Opções gratuitas normalmente limitam um número de assinaturas, seus signatários e número de usuários restritos, sem opção de inserção da marca da empresa, envio de lotes ou até mesmo integração com Google Drive e outros sistemas.

Leia também: Secretaria Digital: Guia completo sobre a Portaria 315 do MEC

Como fazer assinatura digital: as principais dúvidas respondidas

Vamos concluir esse guia respondendo às perguntas mais frequentes sobre o tema. Confira!

Qualquer pessoa pode fazer uma assinatura digital?

Sim, as assinaturas digitais podem ser utilizadas por qualquer pessoa que precise realizar alguma autenticação de determinado documento ou contrato online.

No entanto, o uso mais comum ocorre entre transações de empresas, que trabalham com uma demanda de emissão de documentos muito maior do que pessoas físicas.

Mas, como veremos, as pessoas que não necessariamente possuem uma empresa podem utilizar o recurso para agilizar processos como assinatura de contratos de trabalho, assim como compra ou aluguel de imóveis.

A assinatura digital pode ser usada em quais tipos de documentos?

A assinatura digital pode ser utilizada em diversos tipos de transações, como em documentos com validade jurídica (contratos) e até na emissão de documentos.

Para deixar ainda mais claro as várias possibilidades de uso da assinatura digital, veja a lista abaixo:

• assinatura de contratos de aluguel;
• procurações;
• documentos fiscais;
• termos de uso;
• contratos de prestação de serviços;
• transações de compra e venda com fornecedores;
• documentos de prontuário eletrônico do paciente (PEP);
• notas fiscais eletrônicas;
• assinatura de declaração de renda e outros serviços prestados na Secretaria da Receita Federal;
• envio e recebimento de documentos aos cartórios;
• assinatura de contratos de admissão digital etc.

A assinatura digital é confiável?

Sim, a assinatura digital é o formato de autenticação online mais seguro e confiável para as empresas e pessoas físicas, possuindo a mesma validade legal que assinaturas feitas a punho. 

Além da Lei n^o 14.603/2020, que apresenta a regulamentação do uso de assinaturas eletrônicas, é possível ter plena confiança na assinatura digital por conta de ser um recurso que possui um certificado digital.

Esse certificado é composto por duas chaves de segurança: uma delas é a chave pública, que pode ser divulgada para terceiros, já a outra chave é privada e exclusiva do titular do documento.

Esse certificado funciona como a identidade eletrônica de uma pessoa ou de uma empresa. Por meio desse recurso, é possível fazer a assinatura de documentos a distância, de qualquer lugar ou horário, com a mesma validade jurídica.

E, por usar um mecanismo de criptografia, esse tipo de assinatura oferece um nível bastante alto de segurança.

Assinatura digital e assinatura eletrônica: quais são as diferenças?

A assinatura eletrônica é um termo bastante amplo, pois se refere a todos os tipos de validação de documentos por meios eletrônicos, seja por solicitação de um login e senha, token, código de autenticação ou uma assinatura digital.

Ou seja, a assinatura digital se refere a um dos tipos de assinatura eletrônica. A grande diferença é que uma assinatura eletrônica simples dispensa a obrigatoriedade de um certificado digital ou o uso de mecanismos de criptografia.

Por esses motivos, a assinatura eletrônica acaba sendo a maneira mais popular e democrática que as empresas encontram para assinar seus diversos documentos com todos os signatários incluídos no processo de assinatura. Ainda é uma pequena parcela da população que possui um certificado digital.

Já a assinatura digital, por conta do uso dessas tecnologias, torna-se a opção mais segura para firmar contratos e documentos online.

Qual a melhor forma de fazer uma assinatura digital?

A melhor forma de fazer assinatura digital é com uma ferramenta de assinatura eletrônica qualificada e com certificado digital.

Com o uso de um software para assinaturas, além da segurança e da mesma validade legal na assinatura nos documentos, você pode utilizar outros recursos adicionais para a gestão de contratos e documentos da sua empresa.

Com o TOTVS Assinatura Eletrônica, por exemplo, além da possibilidade de usar a ferramenta de forma integrada a outras tecnologias TOTVS utilizadas pelo seu negócio, você também tem a opção de integração com softwares de terceiros via API.

Além disso, com o TOTVS Assinatura Eletrônica, o usuário tem a liberdade de escolher se vai assinar o documento eletronicamente ou com o uso de um certificado digital válido.    

Em resumo, trata-se de uma opção simples, intuitiva, com tecnologia mobile e dentro das conformidades da LGPD, que permite centralizar todos os documentos da sua empresa em um só lugar.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Ainda sobre o TOTVS Assinatura Eletrônica, esta ferramenta oferece diversas funcionalidades para as empresas que desejam agilizar a assinatura e gestão de documentos de maneira segura, rápida e online.

Tanto no desktop como na versão mobile, é possível criar documentos para enviar aos signatários, fazer a gestão dos arquivos em um dashboard simplificado, assim como realizar pesquisa de documentos assinados e dividi-los em pastas, para melhorar a organização.

Olha só todas as vantagens para o seu negócio: 

• signatários ilimitados;
• notificações sobre o status dos documentos;
• usuários ilimitados;
• anexos;
• possibilidade de inserção da sua marca;
• integração com o Google Drive e outras plataformas;
• assinaturas e rubricas manuscritas.
• dashboard intuitivo para acompanhamento dos indicadores de usabilidade;
• compartilhamento de pastas entre as áreas de negócio.

Veja mais sobre a ferramenta no vídeo abaixo e experimente a ferramenta gratuitamente por 30 dias.

Conclusão

Existem diversos recursos para você que se pergunta como fazer assinatura digital. Mas, se precisa de um sistema robusto de gestão de documentos na sua empresa, analise cada alternativa cuidadosamente.

Ao fazer uma escolha errada, você estará comprometendo a gestão de uma parte muito importante da administração do seu negócio, que é a validação e armazenamento de documentos e contratos.

Como vimos, o TOTVS Assinatura Eletrônica conta com uma série de benefícios para as empresas.

E, para não ficar na dúvida sobre as vantagens dessa ferramenta para a sua rotina administrativa, basta fazer o trial gratuito por 30 dias.