Imagine realizar uma venda, entregar a mercadoria ao cliente e, depois, ter dificuldade em provar que a entrega foi feita.
Com o canhoto de nota fiscal, você evita todo esse estresse.
Este documento tem um papel indispensável na gestão e no controle das transações comerciais, uma vez que comprova o recebimento da mercadoria pelo comprador.
Ou seja, ele previne muitos problemas futuros e ainda contribui para a organização do seu negócio.
Para saber mais sobre o documento é só seguir a leitura!
O que é um canhoto de nota fiscal?
O canhoto de nota fiscal é o documento responsável por comprovar que uma mercadoria foi entregue ao destinatário. Ele é fundamental para confirmar que o cliente recebeu os produtos conforme especificado na transação.
Para o vendedor, o canhoto assinado é uma prova de entrega, essencial para evitar disputas e garantir o pagamento. Além disso, ele facilita a gestão e o controle das entregas.
Como funciona o canhoto de nota fiscal?
Para comprovar a entrega de um pedido, o canhoto reúne informações importantes sobre a transação, como número da nota fiscal, identificação do recebedor e a data de recebimento.
Esse documento é apresentado ao comprador no momento da entrega do pedido, juntamente com a nota fiscal.
Depois de conferir as mercadorias e confirmar que tudo está dentro do acordado, o comprador deve assinar o canhoto e devolvê-lo ao entregador.
Vale destacar que existe a versão física e a digital do documento.
Na versão física, o canhoto é uma parte destacável da nota fiscal ou DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Quando o destinatário assina o documento, a parte é destacada e entregue à empresa vendedora.
A versão digital, também chamada de Comprovante de Entrega Eletrônico, oferece algumas opções para comprovar o recebimento do pedido.
O entregador pode enviar uma imagem do canhoto assinado ao Fisco pelo Web Service, por exemplo.
Além disso, o destinatário pode usar uma assinatura eletrônica ou até mesmo a tecnologia de biometria para assinar o documento e confirmar que a entrega foi efetuada corretamente.
Dessa forma, o responsável consegue acessar o canhoto online utilizando a Chave de Acesso que consta no DANFE.
Esse processo digitalizado facilita não apenas a comprovação, mas também o acesso aos dados de entrega para otimizar a gestão logística.
Em quais situações o documento é exigido?
Como vimos, o canhoto de nota fiscal serve como comprovante de entrega nas operações comerciais, mas é importante entender em quais transações ele é necessário.
O documento é muito importante, especialmente para transportadoras e empresas que trabalham com a entrega de produtos de maneira geral, como e-commerces e varejo, por exemplo.
Nesse contexto, o canhoto fica atrelado a dois outros documentos essenciais: o CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica).
Ao emitir a nota fiscal eletrônica, ele serve como comprovante da entrega e pode ser utilizado para confirmar o recebimento em diferentes situações, como em auditorias. Normalmente, esse processo é feito por empresas com frota própria para entregas.
Em casos de transporte terceirizado, é mais comum que o canhoto integre o CTe. O registro tem o mesmo objetivo de comprovar o recebimento da mercadoria, mas também é uma maneira de garantir que a transportadora cumpriu com a entrega.
Canhoto de nota fiscal e DANFE são a mesma coisa?
Apesar de serem apresentados juntos, o DANFE e o canhoto da nota fiscal tem algumas particularidades que os diferenciam. A principal diferença é a finalidade: enquanto o DANFE tem função fiscal, o canhoto exerce apenas função comercial.
O DANFE é um resumo da nota fiscal e é um documento obrigatório, que serve não apenas para conferir as mercadorias no momento da entrega, como também como fonte de comprovação para a fiscalização durante o transporte dos produtos.
O canhoto, por sua vez, tem a função apenas de comprovar a entrega. Depois de assinado pelo destinatário, ele retorna ao vendedor.
Isso não significa que ele não é importante para a operação. Na verdade, é fundamental guardar o documento para confirmar a entrega e recebimento dos produtos pelo destinatário caso o Fisco solicite em alguma auditoria.
Como guardar canhoto de nota fiscal?
Com o canhoto digital, guardar esse documento ficou muito mais fácil. Depois de assinado, ele fica disponível em formato XML e pode ser armazenado em softwares de gestão para facilitar o acesso e o controle.
Entendi como armazenar essa comprovação, mas por quanto tempo devo guardar canhoto de nota fiscal?
Se essa dúvida surgiu, anote o prazo: o canhoto deve ser guardado por cinco anos após a sua emissão. O período também é válido para versões físicas do documento.
O que substitui o canhoto da nota fiscal?
O canhoto em papel pode ser substituído pela versão digital e pelo evento da NF-e “Comprovante de Entrega da NF-e”.
A substituição por versões eletrônicas traz inúmeros benefícios para a empresa e também para o consumidor, que vão desde a redução do uso de papel e dos custos de armazenamento até o ganho de segurança e agilidade na operação logística.
Benefícios da gestão do canhoto digital
A digitalização de documentos é um processo cada vez mais comum, mas é importante entender os benefícios que isso pode trazer no contexto da gestão do canhoto digital.
Uma boa gestão desse comprovante em formato digital gera vantagens competitivas como:
- Facilidade no controle de entregas;
- Redução de processos burocráticos;
- Ganho de produtividade na operação logística;
- Garantia de transparência no processo de entrega;
- Agilidade na identificação de extravio de mercadoria e problemas de entrega.
Todos esses benefícios podem ser potencializados com o auxílio da tecnologia, como veremos a seguir.
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O canhoto digital economiza tempo e recursos, mas é importante ampliar a segurança para garantir a validade desse documento.
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Conclusão
Como vimos, o canhoto de nota fiscal assinado é a prova de que a mercadoria foi recebida pelo comprador, por isso pode servir como comprovante em diversas situações, além de auxiliar no controle de entregas na empresa.
Em um cenário no qual a eficiência e a precisão são essenciais, entender a função e a importância desse documento faz toda a diferença para o seu negócio.
Para tornar o processo de entrega na sua empresa ainda mais eficiente, confira nosso conteúdo sobre SLA de entrega para mensurar e aprimorar sua operação.
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