O WhatsApp já é parte da vida de 93% dos brasileiros, segundo a Statista, mas você sabia que o aplicativo também pode ser usado para assinar documentos? Esse processo é simples quando você entende como fazer assinatura digital no WhatsApp.
Com a tecnologia certa, você assina contratos, acordos e documentos importantes diretamente pelo celular, de forma segura e prática, sem precisar imprimir ou baixar outros aplicativos.
Neste conteúdo, você vai descobrir o passo a passo para usar essa solução no dia a dia. Continue a leitura para conferir!
Como funciona a assinatura digital no WhatsApp?
A assinatura digital via WhatsApp funciona por meio da integração do aplicativo a plataformas especializadas de assinatura eletrônica.
Os sistemas especializados permitem o envio e recebimento de documentos digitais diretamente pelo celular em um dos aplicativos mais utilizados no Brasil, com maior segurança, sem precisar acessar outros sistemas.
Segundo a pesquisa da Statista mencionada logo no início deste conteúdo, o Brasil tem uma das maiores taxas globais de engajamento de usuários no WhatsApp.
São mais de 85% dos brasileiros acessando o WhatsApp todos os dias, em média mais de 24 horas por mês.
Esse nível de uso revela como a plataforma está integrada à rotina do país, mostrando como ela pode ser a escolha ideal para enviar e assinar documentos de forma prática e ágil.
Como fazer assinatura digital no WhatsApp?
A assinatura de um documento via WhatsApp segue, basicamente, algumas etapas principais: upload do documento na plataforma de assinatura, envio do arquivo digital para o WhatsApp, acesso ao link e confirmação da assinatura.
O processo é simples, prático e rápido, mas é importante se atentar a algumas informações ao longo deste fluxo para garantir o envio correto.
A seguir, você confere um passo a passo detalhado de como fazer assinatura digital no WhatsApp pelo TOTVS Assinatura Eletrônica, um dos principais sistemas do mercado.
1. Selecione o documento na plataforma
O primeiro passo é fazer o upload do documento que precisa ser assinado digitalmente na plataforma de assinatura.
Para isso, basta clicar no botão “Adicionar documentos”, localizado na lateral esquerda da tela inicial do TOTVS Assinatura Eletrônica.
Selecione o arquivo desejado e clique em “Próxima etapa” para prosseguir. Vale destacar que você pode fazer o upload de um ou mais arquivos para assinar.
2. Informe os destinatários
Ao fazer o upload dos documentos, a barra lateral direita se abre com o campo “Adicionar destinatários”.
Neste campo, clique em “Novo destinatário” para informar quem deve receber e assinar o arquivo.
Caso seja um contato já utilizado e com informações salvas na plataforma, clique em “Contato da agenda” para selecioná-lo e preencher os dados automaticamente.
3. Preencha as informações solicitadas
Ao selecionar “Novo destinatário”, uma janela será aberta com um formulário, como mostra a imagem do tópico anterior.
Preencha as informações solicitadas, como e-mail e nome completo do destinatário, bem como a ação que ele precisa realizar — neste caso, assinar documentos digitalmente.
Neste formulário, você também precisa configurar o tipo de autenticação que o signatário deve executar para confirmar a assinatura via WhatsApp e garantir a legitimidade do processo.
Existem duas opções de autenticação digital disponibilizadas pela plataforma de assinatura eletrônica:
- Por código: nesta opção, o destinatário receberá um código para confirmar a assinatura eletrônica pelo celular. Este código é gerado e enviado automaticamente pela plataforma via WhatsApp ou SMS;
- Via plataforma de assinatura eletrônica: se o destinatário tem um cadastro no TOTVS Assinatura Eletrônica, ele pode realizar a autenticação diretamente pela plataforma, utilizando seu login e senha.
4. Envie via WhatsApp
Ainda no formulário, você deve selecionar o método de envio. No campo “Envio do documento”, existem três opções: e-mail, WhatsApp e SMS.
O objetivo deste passo a passo é explicar como fazer assinatura digital no WhatsApp, portanto basta clicar em “WhatsApp” para escolher este método de envio.
Ao fazer isso, o formulário abre automaticamente o campo “Telefone”, no qual você deve informar o número do destinatário.
Depois, basta clicar em “Incluir” para seguir o processo e depois em “Enviar documento” para encaminhar ao destinatário.
5. Valide o acesso
Após o envio do documento, o destinatário recebe uma mensagem no WhatsApp com o link para assinatura.
Tudo que ele precisa fazer é clicar no link e seguir o processo de verificação para validar o acesso ao arquivo e garantir a segurança da assinatura eletrônica pelo celular.
Caso o método de autenticação seja por código, o signatário deve acessar o WhatsApp ou o SMS para conferir o código e informá-lo na tela de verificação, como mostra a imagem abaixo.
Com o acesso validado, o destinatário pode seguir com o processo de assinatura eletrônica normalmente.
Para entender como fazer assinatura digital no WhatsApp na prática, assista ao rápido tutorial que preparamos para você no vídeo abaixo:
Assinatura pelo WhatsApp tem validade jurídica?
Sim, a assinatura digital feita pelo WhatsApp tem validade jurídica, desde que o processo seja realizado por meio de uma plataforma homologada e em conformidade com a legislação brasileira.
As assinaturas eletrônicas são regulamentadas por duas legislações:
- Lei nº 14.063/2020: conhecida como lei da assinatura digital, define diferentes níveis de assinatura;
- Medida Provisória nº 2.200-2/2001: instituiu a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas), sistema responsável por garantir a autenticidade e integridade da validade jurídica das assinaturas por meio de certificados digitais.
Quando feitas por plataformas alinhadas a essas regulamentações, as assinaturas digitais têm o mesmo valor das assinaturas manuscritas.
É seguro assinar documentos pelo WhatsApp?
Assinar documentos digitais pelo WhatsApp é seguro quando feito através de uma plataforma de assinatura eletrônica integrada.
Essa plataforma garante a autenticação do signatário, criptografia dos dados e registro da assinatura. Isso evita fraudes e alterações no documento após a validação.
Por isso é tão importante entender como fazer assinatura digital no WhatsApp com a tecnologia certa, capaz de assegurar a integridade do documento e sua validade jurídica.
Benefícios da assinatura digital no Whastapp
Adotar a assinatura digital no WhatsApp é uma forma de unir praticidade e segurança na tramitação de documentos. Isso não só otimiza a rotina da empresa, mas também dos clientes, que podem assinar arquivos diretamente pelo celular.
Entre os principais benefícios de assinar documentos digitalmente via WhatsApp, vale destacar:
- Agilidade: assinatura concluída em poucos minutos, com apenas alguns cliques no celular;
- Redução de custos: a assinatura digital elimina gastos com impressão, transporte e armazenamento físico de documentos;
- Validade jurídica: os documentos assinados digitalmente são reconhecidos legalmente, assim como as assinaturas manuscritas;
- Mobilidade: o processo pode ser feito a qualquer hora, em qualquer lugar, sem a necessidade de acessar computadores ou outros sistemas;
- Rastreamento: com um sistema de assinatura eletrônica, você tem um registro digital da tramitação do documento, o que garante maior controle e histórico do processo.
TOTVS Assinatura Eletrônica
Depois de entender como funciona, os benefícios e como fazer assinatura digital no WhatsApp, é importante reforçar que esse processo só faz sentido quando realizado em uma plataforma confiável.
É exatamente isso que o TOTVS Assinatura Eletrônica oferece.
Além da praticidade de integração com o WhatsApp, o sistema permite enviar documentos, coletar assinaturas digitais com validade jurídica e acompanhar o status do processo em tempo real.
Com a plataforma de assinatura eletrônica da TOTVS, você também centraliza o armazenamento dos documentos, facilitando o acesso sempre que necessário.
Descubra como simplificar a gestão de assinaturas na sua empresa com o TOTVS Assinatura Eletrônica!
Conclusão
O WhatsApp já faz parte da rotina de milhões de brasileiros — e agora também pode ser um aliado estratégico na gestão de documentos.
Saber como fazer assinatura digital no WhatsApp significa garantir mais agilidade e praticidade na rotina da empresa, facilitando a tramitação de contratos e aceites.
Neste conteúdo, você viu como funciona o processo no TOTVS Assinatura Eletrônica, a segurança e os benefícios deste recurso para o seu negócio. Aproveite para conferir também nosso conteúdo sobre como organizar documentos no TOTVS Assinatura Eletrônica e descubra como melhorar ainda mais a gestão digital na
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