Reconhecer firma por autenticidade online ou presencial? Há alguns meses, essa pergunta se tornou muito comum no ambiente empresarial dada a possibilidade de realizar o reconhecimento de assinaturas sem sair do escritório.
Seguindo o processo de transformação digital que atinge toda a sociedade, o Colégio Notarial do Brasil e o Conselho Nacional de Justiça criaram uma ferramenta para a realização virtual de alguns atos de cartório, inclusive este.
Mas vale pontuar que empresas mais avançadas na digitalização do negócio já utilizam a assinatura digital para substituir o reconhecimento de firma na maior parte dos documentos da organização.
Para aquelas que ainda não chegaram neste ponto, explicamos a seguir como reconhecer firma online e outras nuances sobre este processo.
Acompanhe!
O que é reconhecimento de firma?
Reconhecer firma é, conforme definição da Associação dos Notários e Registradores do Brasil (ANOREG), “uma declaração pela qual o tabelião confirma a autenticidade ou semelhança da assinatura de determinada pessoa em um documento”.
Ou seja, a autoridade confirma que a assinatura daquele documento é exatamente a assinatura da pessoa que o assinou.
Este processo pode se dar por autenticidade ou semelhança.
Como funciona esse processo?
O reconhecimento de firma funciona de duas maneiras: ela pode se dar por autenticidade ou semelhança, e a modalidade aplicável depende da lei ou de eventual exigência do destinatário do documento.
Ao reconhecer firma por autenticidade, o usuário assina o documento diante do tabelião, ou seja, comprova pessoalmente ser o signatário. Há também a assinatura de um termo em livro próprio do cartório.
No reconhecimento por semelhança, o tabelionato compara a assinatura do banco de dados com aquela do documento, sem necessidade da presença do signatário.
Considerando essas modalidades, será que tem como reconhecer firma pela internet?
Afinal, é possível reconhecer firma online?
Sim, é possível reconhecer firma online via plataforma e-notariado, do Colégio Notarial do Brasil, com custos específicos do reconhecimento de firma;
Porém, você pode utilizar uma plataforma de assinatura eletrônica para substituir este reconhecimento e não ter custos com cartório.
Essa possibilidade só não deve ser utilizada se existir exigência legal, como é o caso da compra e venda de imóveis (exige escritura pública) e da transferência de carro usado.
Plataforma e-notariado
Na plataforma e-notariado, o usuário encaminha um documento, o assina digitalmente, e o tabelião faz a validação da assinatura via videoconferência.
O termo de validação é assinado pelos envolvidos usando um certificado digital. Então, o mesmo tabelião atesta a autenticidade das assinaturas em um sistema de blockchain.
Porém, para realizar o serviço no ambiente eletrônico, o usuário já deve ter uma assinatura arquivada em uma ficha de algum dos cartórios disponíveis na plataforma. Se tudo estiver certo, ele poderá, inclusive, enviar o documento final para os destinatários.
Sistema de assinatura eletrônica: substituição do reconhecimento de firma
No sistema de e-signatures, os usuários podem utilizar a assinatura eletrônica ou digital (com certificado digital) para reconhecer firma em diversos documentos, como aditamentos, atestados médicos, contratos de prestação de serviços e muito mais.
Vale destacar que, apesar de a assinatura digital ser a mais segura e indicada, ela tem custo para a emissão individual do certificado. Isso porque todos os envolvidos devem fazer a assinatura por meio de seu certificado digital.
No entanto, o uso da assinatura eletrônica também vale no reconhecimento de firma online em diversos documentos, como em contratos empresariais.
Afinal, ela é considerada pela Lei da Assinatura Digital como um recurso apto a garantir a segurança e comprovar a autenticidade das assinaturas.
Percebe como o uso das ferramentas digitais traz muitos benefícios para as empresas na hora do reconhecimento de firma? A agilidade e a praticidade são apenas algumas delas!
Quais são os benefícios de reconhecer firma online?
Qual o valor cobrado para reconhecer firma em cartório? Quanto custa para reconhecer firma no cartório em 2022? Essas são perguntas comuns quando se trata de atos notariais, certo?
Mas, como você acabou de ver, nem sempre é preciso gastar dinheiro para reconhecer firma. E esse não é o único benefício, veja outros a seguir!
- Praticidade e comodidade;
- Agilidade e eficácia no processo;
- Menos burocracia;
- Segurança;
- A distância entre as partes não é um problema;
- Sustentabilidade.
1. Praticidade e comodidade
Em um mundo de ritmo acelerado, executar ações em ambiente virtual, inclusive quanto aos documentos, traz mais praticidade e conveniência.
No presente caso, é possível reconhecer firma online a partir do conforto de sua casa ou escritório, sem ter que perder tempo para ir ao cartório pessoalmente e enfrentar filas.
Além disso, essa prática é mais conveniente, pois o usuário pode reunir vários documentos de uma só vez e fazer o reconhecimento na hora em que desejar utilizando um sistema de gestão de assinaturas.
2. Agilidade e eficácia no processo
Trocar a fila no cartório pelo conforto do escritório ou home office não é apenas mais cômodo para o profissional, como também mais rápido e eficaz.
Não há necessidade de esperar o tempo de deslocamento dos documentos ou de atendimento. Tudo é feito com poucos cliques, o que confere agilidade na hora de fechar negócios e dar andamento aos fluxos de trabalho.
3. Menos burocracia
O reconhecimento de firma digital é um processo menos burocrático do que o procedimento tradicional realizado em cartório.
Como você já viu, é mais prático, cômodo e ágil, pois bastam poucos cliques para que o ato seja perfeito. Isso porque não há necessidade de esperar o “vai e vem” do documento ou cumprir as formalidades necessárias quando se faz o reconhecimento de forma presencial.
Vale lembrar que a lei brasileira exige o reconhecimento de firma em poucos documentos, como no caso de compra e venda de imóveis.
Portanto, a burocracia, que já é pouca, pode ser ainda menor, sem deixar de lado a segurança jurídica da transação.
Dica: se você utilizar a assinatura digital em troca do processo de validação do documento via reconhecimento, há ainda menor complexidade.
4. Segurança
Você sabia que reconhecer firma em cartório online ou por meio de um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas pode realmente trazer mais segurança ao processo?
No caso da plataforma e-notariado, o tabelião agenda uma videoconferência para confirmar a autoria do documento de forma imediata e usa a tecnologia blockchain. Portanto, não há como fraudar o processo, e o reconhecimento fica gravado e armazenado eletronicamente.
Já no caso do uso da plataforma de assinatura eletrônica para substituir o reconhecimento, vale lembrar que as assinaturas digitais, feitas com o uso do certificado digital, contam com criptografia de chave assimétrica, um alto padrão de segurança.
Ou seja, nos dois casos, há prevenção de fraude, acesso indevido e modificações não autorizadas.
5. A distância entre as partes não é um problema
Um dos maiores desafios relacionados à assinatura de documentos é a distância entre as partes. No passado, o reconhecimento de firma só podia ser feito pessoalmente, o que é um grande problema logístico e uma perda de tempo considerável.
Mas você viu que tem como reconhecer firma pela internet, o que supera o problema da localização. Isso significa que não importa mais se os funcionários estão em trabalho remoto ou se o parceiro comercial é de outro estado.
O novo método facilita a assinatura por pessoas em diferentes lugares.
6. Sustentabilidade
Por fim, o último benefício do reconhecimento de firma digital é a sustentabilidade.
Como ele pode ser feito por videoconferência, não há necessidade de gastos com:
Impressão de documentos, o que evita o consumo de papel;
Deslocamento, o que evita a emissão de gases poluentes na atmosfera.
Agora que você viu os benefícios de reconhecer firma em cartório online ou no sistema de e-signature, vamos ver como fazer isso!
Como reconhecer firma online? Confira o passo a passo
No cartório online, reconhecer firma é algo bastante simples. O site e-notariado é bem intuitivo, seja para cidadãos ou empresas. O passo a passo é o seguinte:
- Acesse o site e-notariado e escolha o perfil “Cidadão ou empresa”;
- Na próxima página, role até a seção “Serviços disponíveis” e clique em “Certificado Digital Notarizado”. Ele é necessário para solicitar e assinar atos notariais e será emitido sem custo por um dos cartórios credenciados na sua cidade;
- Preencha o formulário com os dados solicitados, anexe a foto e o documento pessoal, e clique em “Continuar”;
- Informe a localização onde reside, clique em “Consultar” e selecione o cartório que emitirá o certificado digital;
- Clique em “Enviar solicitação” e aguarde o contato dos responsáveis, que realizarão a videoconferência para confirmar a sua identidade;
- Com o certificado emitido, volte à seção de “Serviços disponíveis” e selecione “e-NOT ASSINA“;
- Na página seguinte, clique em “Comece agora“;
- Faça o login com seu certificado digital e clique no módulo para adicionar o documento para reconhecer firma online;
- Preencha todos os dados solicitados na seção “Participantes”, que são os signatários que terão a firma autenticada;
- Faça o pagamento por Pix ou cartão de débito e clique em “Disparar a realização das assinaturas” para os signatários. A etapa será feita via videoconferência (Zoom) juntamente com o tabelião;
- Com o reconhecimento feito, o documento autenticado e assinado está disponível no portal no botão “Documentos” (menu do lado esquerdo).
Caso você opte por utilizar um sistema de assinatura eletrônica para substituir o reconhecimento de firma, os passos são igualmente simples.
Veja a seguir como assinar documento com certificado digital pela TOTVS Assinatura Eletrônica:
Reconhecer firma online: dúvidas frequentes
No cartório online, reconhecer firma se tornou uma possibilidade, certo? Mas, neste caso, qual o valor cobrado para reconhecer firma em cartório? E será que é possível realizar este reconhecimento por semelhança?
Há ainda outras dúvidas que podem aparecer, e explicamos algumas delas a seguir!
Qual o valor para reconhecer firma online?
Na hora de reconhecer firma online, o valor pode variar de um estado para o outro.
No entanto, o custo é o mesmo do serviço presencial e varia entre R$ 5,00 a R$ 20,00. O pagamento, como visto, é feito diretamente na plataforma.
Posso fazer reconhecimento de firma por semelhança online?
Até o momento, o reconhecimento de firma por semelhança não pode ser realizado pela internet. No entanto, você pode optar por reconhecer firma por autenticidade online.
O que é necessário para reconhecer firma online?
Para que o reconhecimento de firma digital seja realizado, o usuário precisa:
- Obter o certificado digital notarizado, sem custos, no próprio portal do e-notariado;
- Preencher o formulário com os dados, inclusive enviando uma foto;
- Criar um fluxo de assinaturas e acessar o sistema com o certificado digital emitido para enviar o documento que terá a firma reconhecida;
- Efetuar o pagamento da taxa.
Além desta possibilidade de reconhecer firma em cartório online, o usuário pode utilizar um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas para substituir essa prática e ganhar ainda mais agilidade.
Uma ferramenta neste sentido é o TOTVS Assinatura Eletrônica!
TOTVS Assinatura Eletrônica
O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma criada pela maior empresa de tecnologia do Brasil para conferir mais agilidade e eficiência para a rotina empresarial.
Com essa ferramenta que centraliza toda a gestão de assinaturas eletrônicas em documentos, os usuários podem utilizar os certificados A1 e A3 para assinar contratos, procurações e acordos financeiros.
Tudo sem sair de casa, com poucos cliques, alto padrão de segurança e validade jurídica que substitui o reconhecimento de firma!
Além disso, você terá à disposição o app Minha Assinatura Eletrônica para garantir a mobilidade de sua equipe.
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Conclusão
Com a transformação digital invadindo os órgãos públicos e instituições burocráticas, como os cartórios, já é possível reconhecer firma online.
Além de evitar a burocracia e manter a segurança da transação, a medida proporciona eficácia e agilidade para os fluxos de trabalho das empresas. Afinal, não é preciso mais perder tempo com idas ao cartório.
Porém, há outras alternativas ao reconhecimento de firma online, como o uso das plataformas de assinatura eletrônica.
Com o advento da Lei da Assinatura Digital, as normas dão amparo legal ao uso dessas ferramentas em diversas ocasiões, inclusive para substituir essa prática.
Por isso, muitas organizações optam por ter esses sistemas em sua rotina, garantindo assim mais rapidez na hora de fechar negócios e gerir documentos. Saiba como escolher um sistema de gestão de assinaturas!
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