Como funciona o home office: lei, vantagens e como gerenciar sua equipe

Você sabe como funciona o home office? Em tradução literal, seria um escritório em casa, certo? Mas será que isso é o mesmo que trabalho remoto?

Apesar de ser adotado há alguns anos em determinados segmentos, esse modelo de trabalho se popularizou recentemente no Brasil e vem ganhando adeptos no mundo inteiro.

Além dos benefícios que os tipos de trabalho home office proporcionam, conta a seu favor o fato de que muitas profissões podem ser executadas à distância. 

Você sabia que, conforme levantamento do IPEA, cerca de 20,4 milhões de trabalhadores brasileiros estão em funções que podem ser executadas em casa? 

Portanto, vamos apontar como funciona o home office, como implantá-lo na empresa e como a lei enxerga essa modalidade de trabalho.

Vamos lá?

Qual o significado de home office?

O home office é um tipo de trabalho realizado a distância. Nele, o colaborador utiliza ferramentas específicas, como um computador conectado à internet e plataformas em nuvem, para trabalhar de casa. 

E qual a tradução para home office? Escritório em casa. Ou seja, é um tipo de trabalho remoto ou teletrabalho. 

A lei do home office na CLT define o teletrabalho no artigo 75-B: 

Considera-se teletrabalho ou trabalho remoto a prestação de serviços fora das dependências do empregador, de maneira preponderante ou não, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação, que, por sua natureza, não se configure como trabalho externo.

Agora que você já sabe mais sobre o home office e a sua definição, vamos ver como ele funciona!

Como funciona o home office?

Um colaborador que trabalha remotamente precisa ter toda a infraestrutura necessária para realizar suas atividades profissionais de casa, certo?

Então, como funciona o home office? É preciso que o trabalhador reproduza, em sua própria casa, as condições de trabalho na empresa.

Isso significa ter as ferramentas que facilitam a comunicação, como conexão à internet, ambientes virtuais para reuniões e ferramentas de interação, além de um computador e uma cadeira ergonômica. 

Existem dois tipos de trabalho home office:

• Trabalho 100% remoto: o profissional trabalha exclusivamente fora do estabelecimento da empresa e eventuais reuniões são feitas por videoconferência;
• Trabalho híbrido: é a mistura do trabalho remoto com o presencial. O empregado trabalha alguns dias da semana na sede ou no escritório e outros em casa.

O home office em si não muda conforme seus tipos, consegue perceber? Em ambos, o colaborador trabalha alguns dias em casa.

Para que o trabalho seja bem executado, há algumas características que facilitam a adaptação do profissional. Quer saber como se trabalha em home office? Veja o que é necessário:

• autonomia: o colaborador deve ter capacidade de exercer suas atividades de forma autônoma, sem a supervisão constante de um superior hierárquico;
• concentração: o ambiente doméstico pode apresentar muitas distrações e o profissional deve se blindar delas para conseguir um bom desempenho;
• disciplina: a autonomia envolve também a capacidade de estabelecer seus próprios horários de trabalho e criar uma rotina para execução das tarefas. Isso depende diretamente da disciplina.

Entendeu como funciona o home office? Além da reprodução dos meios de trabalho da empresa, o colaborador precisa desenvolver algumas habilidades na execução de tarefas.

Após compreender mais sobre como funciona o home office, o significado fica mais claro, certo? Então, vamos ver o que as leis trabalhistas falam sobre este tipo de trabalho remoto!

O que diz a legislação trabalhista sobre o trabalho home office?

A Lei nº 13.467/2018, também conhecida como Reforma Trabalhista, incorporou à CLT algumas normas específicas sobre o teletrabalho. A Medida Provisória nº 1.108/2022 também trouxe novidades em relação ao tema.

De forma resumida, os colaboradores em home office possuem os mesmos direitos de quem trabalha presencialmente.

Isso envolve salário, férias, FGTS, auxílios, 13°, mas também questões relacionadas à jornada de trabalho.

Imagine que um profissional trabalhe 40 horas semanais. Será que é possível fazer o controle de jornada do profissional? 

É obrigação da empresa fazer esse controle, inclusive das horas extras. Em geral, usa-se o login no sistema empresarial, mas o que vai ditar a jornada é a produtividade do colaborador. 

Você pode conferir todas as normas relativas ao home office do artigo 75-A em diante da CLT, ok?

Agora que você já sabe como funciona o home office, vamos entender o que diz a lei para as gestantes que trabalham em home office?

O que diz a lei sobre grávidas em home office?

A lei nº 14.311 prevê que ocorra a volta das gestantes ao trabalho presencial após completarem todas as vacinas contra a COVID-19.

Dessa forma, também busca evitar conflitos trabalhistas entre empregadores e empregadas gestantes, que podem ter direito à estabilidade no emprego e à licença-maternidade.

Quem pode trabalhar nesse formato?

Você sabia que 49% dos funcionários brasileiros têm o sonho de trabalhar em casa? Quase metade dos trabalhadores querem usufruir dos benefícios deste tipo de trabalho.

Mas quem pode trabalhar home office? Em teoria, qualquer profissional pode trabalhar de casa se conseguir exercer suas funções por meio de um computador.

A restrição fica para aqueles trabalhadores que interagem com máquinas ou fazem trabalhos não suportados pela tecnologia. É o que acontece com os profissionais de chão de fábrica e linha de produção, plantonistas da área de saúde e outros.

Áreas para trabalhar home office

Segundo uma pesquisa da plataforma Cortex, divulgada pelo Valor Econômico, os setores que mais oferecem vagas home office são os de tecnologia e serviços, com aproximadamente 18.703 oportunidades. Em seguida, estão os setores de varejo, com 3.163, e financeiro, com 1.627.

Dentro do setor de tecnologia, algumas profissões se destacam, como:

• analista de dados;
• analista de sistemas;
• programador;
• designer;
• redator;
• tradutor;
• consultor;
• coach.

Essas profissões exigem principalmente o uso de um computador e uma boa conexão com a internet, além de habilidades específicas de cada área.

Outros setores que também possibilitam o home office são os de educação, vendas, contabilidade e recursos humanos. 

Nesses casos, é possível exercer funções como professor, tutor, vendedor, contador, assistente de RH e outras que envolvem o contato com clientes, alunos ou colaboradores por meio de plataformas digitais. Essas funções requerem também boa comunicação, organização e planejamento.

Como trabalhar em home office?

Trabalhar em home office pode ser uma ótima opção para quem busca mais flexibilidade, autonomia e qualidade de vida. No entanto, também pode trazer alguns desafios, como a falta de interação social, a dificuldade de separar o trabalho da vida pessoal e a necessidade de se organizar e se disciplinar.

Para trabalhar em home office, é importante incentivar seus colaboradores a terem alguns cuidados, como definir um espaço adequado para o trabalho, estabelecer uma rotina e horários, evitar distrações e interrupções e manter o contato com a equipe e a empresa. 

É importante também seguir algumas dicas para aproveitar ao máximo os benefícios do home office e evitar os possíveis problemas.

• estabeleça uma rotina: ter horários definidos para começar e terminar o trabalho, fazer pausas e almoçar ajuda a manter o foco e a produtividade. Além disso, evita que você trabalhe demais ou de menos e prejudique sua saúde e seu desempenho.
• crie um ambiente adequado: escolha um local da casa que seja confortável, silencioso, iluminado e ventilado. Invista em uma cadeira ergonômica, uma mesa espaçosa e os equipamentos necessários para realizar suas atividades. Evite trabalhar na cama, no sofá ou na cozinha, pois isso pode afetar sua postura, sua concentração e sua motivação.
• mantenha a comunicação: use as ferramentas disponíveis para se comunicar com seus colegas, chefes e clientes. Faça reuniões online, envie mensagens, ligue ou faça videochamadas sempre que precisar. Isso ajuda a manter o alinhamento, o feedback e o relacionamento com sua equipe de trabalho.
• cuide de si mesmo: não se esqueça de cuidar da sua saúde física e mental. Faça alongamentos, exercícios físicos e atividades que te relaxem. Alimente-se bem, beba água e durma o suficiente. Reserve um tempo para se divertir, se informar e socializar com sua família e seus amigos.

Home office: os prós e os contras

O significado da expressão já pode nos trazer, de imediato, alguns benefícios desta modalidade de trabalho, certo?

Por isso, saber como funciona o home office é fundamental para conhecer as suas vantagens e desvantagens! Confira a seguir:

Prós

Trabalhar em casa pode trazer muitos benefícios para o profissional, tais como:

• melhor gestão do tempo;
• redução de custos com deslocamento, alimentação e vestuário;
• maior autonomia e flexibilidade na condução de seus projetos e tarefas.

Inclusive, uma pesquisa da Indeed aponta que 75% dos trabalhadores remotos citam o equilíbrio entre vida profissional e trabalho como o principal benefício.

Tudo isso são bons motivos para trabalhar em home office, certo? O resultado disso é a maior motivação decorrente do bem-estar. 

E para as empresas? Em primeiro lugar, o funcionário em home office é mais produtivo. Isso é o que aponta uma pesquisa da Universidade de Stanford.

O estudo da Indeed também traz outros motivos para trabalhar em home office, tais como:

• redução da taxa de turnover;
• redução na taxa de absenteísmo;
• aumento do engajamento dos profissionais;
• economia de custos operacionais e nos custos com benefícios.

No entanto, ainda pensando em como funciona o home office, conseguimos encontrar algumas desvantagens.

Contras

Uma das desvantagens relevantes de ter profissionais trabalhando em casa é a falta de contato pessoal.

Na pesquisa da Indeed, os entrevistados acreditam que estar fora do escritório resulta em menos visibilidade e acesso à liderança. 

Até por isso, mesmo que exista a possibilidade de permanecer em casa para trabalhar, muitos colaboradores vão ao escritório diariamente.

Há, ainda, outras pesquisas, como a publicada pela Harvard Business Review, que mostram que trabalhadores remotos são mais propensos a se sentirem deixados de fora e têm medo de falas e condutas desabonadoras por parte de seus colegas.

Ou seja, assim como existem motivos para trabalhar em home office, há também malefícios. 

Qual a diferença de teletrabalho para home office?

Teletrabalho e home office são duas formas de trabalho que podem ser realizadas fora das dependências da empresa, mas que possuem diferenças importantes. 

O teletrabalho é uma modalidade prevista na legislação trabalhista desde a Reforma Trabalhista de 2017, que se caracteriza pela prestação de serviços fora do ambiente físico da empresa, utilizando tecnologias de informação e comunicação. 

Assim, o teletrabalhador não está sujeito ao controle de jornada e não recebe horas extras ou adicionais noturnos. Ele também tem direito a receber do empregador os custos relacionados ao trabalho remoto, como equipamentos e internet. 

É importante destacar que o teletrabalho deve estar previsto no contrato de trabalho e pode ser alterado para o presencial mediante acordo entre as partes e um prazo mínimo de 15 dias.

O home office, por outro lado, é uma forma de trabalho convencional realizada em casa, sem alterar as regras do contrato de trabalho. Ele pode ser adotado em situações pontuais ou regulares, mas não tem caráter permanente. 

O home office está sujeito ao controle de jornada e ao pagamento de horas extras e adicionais noturnos. Além disso, não exige o uso de tecnologias de informação e comunicação, podendo ser realizado com os recursos disponíveis na residência do trabalhador. 

Portanto, a principal diferença entre teletrabalho e home office é a forma como essas modalidades são regulamentadas pela legislação trabalhista. O teletrabalho tem regras próprias e específicas, enquanto o home office segue as mesmas normas do trabalho presencial. 

Além disso, o teletrabalho oferece mais liberdade e flexibilidade ao trabalhador, mas também implica na perda de alguns direitos. O home office, por sua vez, mantém os mesmos direitos e deveres do trabalho presencial, mas também exige o mesmo cumprimento de horários e metas.

Como implantar o home office na sua empresa?

Você já sabe como funciona o home office, seus tipos, as vantagens e as desvantagens. Suponha que a direção da empresa resolveu implementar essa modalidade de trabalho.

Como fazer isso? Existem 3 passos básicos que você, gestor, pode seguir:

1. Fortaleça a autonomia na cultura organizacional: seus colaboradores devem se sentir incentivados a executarem suas atividades de forma autônoma para que não tenham dificuldades em realizá-las em casa. É colocar a autonomia como um valor da empresa.
2. Fixe regras para o trabalho remoto: os colaboradores devem ter diretrizes para saber o que é ou não permitido no home office, além de um fluxo de trabalho bem definido. 
3. Tenha uma plataforma de comunicação interna: a comunicação é o pilar do trabalho home office. Portanto, além de determinar as regras, escolha as plataformas em que os colaboradores manterão contato e diálogo diário.

Além de seguir esses três passos primordiais para implementar o teletrabalho, há boas práticas no home office para motivar e engajar seus times.

Como engajar e gerenciar sua equipe em home office

Você já está ciente sobre como funciona o home office em empresas, conhece as dificuldades e as vantagens, não é mesmo? É importante também saber como gerenciar equipe home office. Diante disso, como motivar e engajar seus profissionais?

Separamos algumas dicas. Veja! 

Estabeleça metas

Um gestor com uma equipe em home office deve ter clareza que cada profissional lida de um modo com o trabalho remoto. Há quem prefira trabalhar mais cedo, enquanto outros preferem aproveitar a noite.

Para que todos sejam produtivos, é preciso ter metas individuais e coletivas bem claras e um cronograma de responsabilidades. 

Invista na comunicação entre as equipes

Facilitar a comunicação é o cerne do home office. As equipes têm em seus líderes e gestores os principais pontos de contato. Entre si, precisam dialogar constantemente para uma entrega de qualidade.

Por isso, é fundamental garantir um fluxo de informações constante e transparente, sem ruídos que prejudicam o andamento das atividades.

Promova treinamentos

Equipes remotas precisam de treinamento tanto quanto os profissionais presenciais. O mercado está em constante evolução, em todos os segmentos econômicos e é fundamental acompanhar as inovações.

Por isso, sempre que tiver novidades relevantes em seu mercado, monte um treinamento para sua equipe, que poderá ser ministrado por videoconferência.

Faça reuniões curtas e objetivas

Para que o trabalho do gestor dê resultados em uma equipe remota, é preciso ter reuniões para alinhar metas e avaliar resultados.

Como não existem aqueles “encontros de corredor”, essas reuniões precisam ser mais constantes. Por outro lado, é interessante que elas sejam mais rápidas e objetivas, já que acontecerão mais vezes.

Ofereça as ferramentas necessárias

É papel da empresa oferecer as ferramentas necessárias para que o time possa fazer o trabalho. Por isso, investir em sistemas de gestão de projetos, um bom sistema para compartilhamento de materiais, além de computador ou notebook, proporciona que os colaboradores possam trabalhar adequadamente.

Oferecer essas ferramentas aos seus funcionários é uma forma de demonstrar que você se preocupa com o bem-estar e o desempenho deles, além de contribuir para a sua satisfação e motivação.

O futuro do trabalho home office

Pensar em como funciona o home office e no momento atual em que vivemos pode nos trazer a dúvida sobre como esse regime de trabalho será no futuro.

Muitas empresas já optaram pelo modelo híbrido para aproveitar os benefícios e evitar os malefícios, por exemplo. 

Seja qual for a sua intenção enquanto gestor, podemos pensar em três aspectos do futuro do home office:

• gestão data-driven: a gestão orientada por dados, com coleta e análise eficientes, é fundamental para ter controle sobre as operações em home office;
• desenvolvimento de novas habilidades profissionais: trabalhar em casa demanda um alto nível de colaboração, inteligência emocional, autogestão para garantir as entregas e muito mais;
• flexibilidade é o novo padrão: o home office traz consigo a possibilidade de o profissional se autogestionar, inclusive em relação ao horário e à forma de trabalho. Com uma comunicação clara com os gestores, é possível encontrar o método mais eficiente para cada um.

Outro aspecto importante do futuro do home office vem exatamente do que o viabilizou: a transformação digital e as tecnologias. 

5 Ferramentas para trabalhar em home office que você precisa conhecer

O home office pode ser um desafio para muitas empresas e profissionais, especialmente quando não se têm as ferramentas certas para facilitar o dia a dia. 

Por isso, separamos algumas dicas de ferramentas que você precisa conhecer para otimizar o trabalho remoto e aumentar a sua produtividade e do seu time.

Zoom 

É uma das plataformas mais populares para realizar videoconferências, que permite que você se comunique com a sua equipe, clientes e parceiros de forma fácil e eficiente.

Com ele, é possível criar salas de reunião virtuais, compartilhar a sua tela, gravar as conversas e até mesmo usar recursos interativos, como enquetes e quadros brancos.

Google Drive 

Se você precisa armazenar e compartilhar arquivos na nuvem, o Google Drive é uma ótima opção. 

Com ele, você pode criar documentos, planilhas, apresentações e formulários online, além de sincronizar os seus arquivos com o seu computador e celular. 

O Google Drive também oferece 15 GB de espaço gratuito para você guardar o que quiser.

Trello

É um dos aplicativos mais usados para gerenciar projetos e tarefas, e é uma ferramenta que ajuda você a organizar o seu fluxo de trabalho de forma visual e colaborativa. 

Você pode criar quadros com listas e cartões, atribuir responsabilidades, definir prazos, adicionar comentários e anexos, além de integrar com outras ferramentas, como o Google Drive e o Zoom.

Slack

Outro aplicativo essencial para quem trabalha em home office é o Slack, uma plataforma de comunicação interna que permite que você troque mensagens instantâneas com a sua equipe, crie canais temáticos, faça chamadas de voz e vídeo.

Além disso, com ele, é possível acessar diversos aplicativos integrados como o Google Drive e o Trello.

Evernote

Se você precisa anotar ideias, lembretes, informações e inspirações, o Evernote é uma ferramenta que pode te ajudar muito. 

Você pode criar notas de texto, áudio, imagem ou vídeo, organizá-las em cadernos e etiquetas e acessá-las de qualquer dispositivo. 

Além disso, ele também tem recursos como escaneamento de documentos, captura de páginas da web e lembretes inteligentes.

Essas são algumas das ferramentas que podem tornar o seu trabalho em home office mais fácil e eficaz. Experimente-as e veja como elas podem melhorar a sua rotina profissional.

Vale destacar também que outra ferramenta muito interessante que facilita o trabalho em home office são as plataformas de assinatura eletrônica, como a solução da TOTVS. É sobre ela que explicaremos no próximo tópico.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Seus profissionais elaboram documentos diversos, como contratos comerciais, que precisam da assinatura dos gestores? Seu setor de RH lida diariamente com documentos de admissão ou aviso de férias que os funcionários devem assinar?

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma que facilita a vida do gestor, pois evita o deslocamento das pessoas na coleta e no envio de documentos com assinatura.

Ela pode ser utilizada de qualquer dispositivo com conexão à internet para que os usuários façam a assinatura eletrônica e apresenta inclusive uma versão mobile (app Minha Assinatura).

É, por isso, um recurso obrigatório para o home office nas empresas, pois confere agilidade e segurança em todo o processo de assinatura, desde a sua coleta até o armazenamento do documento.

E tudo isso com padrão de criptografia avançada (SHA256)!

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Conclusão

Saber como funciona o home office é fundamental para a empresa e os seus colaboradores, de modo que ambos se beneficiem com ele.

De um lado, a empresa precisa obedecer a legislação trabalhista e fomentar habilidades que favoreçam o trabalho autônomo e colaborativo.

De outro, o profissional deve desenvolver novas competências para executar seu trabalho em um ambiente que pode ter mais distrações.

O resultado pode ser muito positivo, como demonstramos, especialmente com o uso de ferramentas tecnológicas que facilitam esse trabalho.

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