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Como implementar a transformação digital na sua empresa?

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 01 abril, 2020

A transformação digital já é uma realidade em muitas empresas. A rotina de trabalho está sendo influenciada por novas tecnologias, que facilitam o trabalho e otimizam o tempo dos profissionais.

Conhecer essas novidades e implantá-las não é mais uma necessidade para o futuro. As organizações com novos modelos de negócio estão ganhando destaque no mercado, deixando para trás quem ainda insiste em não implementar soluções mais modernas.

Pode parecer difícil dar os primeiros passos para atualizar sua empresa. Afinal, nem todos conhecem as ferramentas que estão disponíveis e as vantagens que podem trazer para o dia a dia.

Por esse motivo, fizemos este guia completo para que você entenda o conceito de transformação digital. Além de seus benefícios e das etapas que devem ser percorridas nesse novo processo.

O que é transformação digital?

A transformação digital nas empresas — também conhecida como jornada digital — proporciona melhora no desempenho, além de otimizar processos por meio da tecnologia. A implantação é feita por etapas, pois é fundamental que a organização esteja empenhada em se adaptar e gerar vantagens competitivas.

O processo de inovação deve ser contínuo. Afinal, novas soluções surgem a todo momento no mercado. Portanto, as empresas estão cada vez mais investindo em pesquisa e desenvolvimento para oferecer experiências de qualidade para os seus clientes.

O ideal é que essa seja uma tarefa não de um setor específico, como o de tecnologia da informação, mas de cada um dos seus colaboradores. Diante disso, estabelecer uma cultura de inovação e transformação digital é fundamental para que todos trabalhem em conjunto para a geração de melhorias.

Vale reforçar que, para começar esse processo, não é preciso modificar completamente o modelo de negócio logo na primeira etapa. O gestor pode manter atividades tradicionais, mas usar a tecnologia para melhorar os processos.

Um exemplo disso é o setor do agronegócio, que viu mudanças na produtividade acontecerem a partir do aprimoramento das ferramentas usadas no campo.

8 benefícios para as empresas

Listamos alguns benefícios que o seu negócio pode ganhar aderindo ao processo de transformação digital:

1. Menos processos manuais

Algumas das soluções disponíveis no mercado, como o sistema de gestão, auxiliam as empresas a automatizar seus processos.

Portanto, atividades que costumavam ser manuais, como o preenchimento de planilhas e a compilação de dados, são facilitadas. As informações ficam salvas digitalmente e podem ser acessadas de qualquer lugar, a qualquer hora.

2. Aumento de qualidade na entrega

Outro benefício do uso de soluções tecnológicas é a possibilidade de padronização de processos de acordo com as normas de qualidade da empresa. Os equipamentos já são programados para trabalhar com excelência e eficiência.

Portanto, desde as operações mais simples dentro de um escritório até a produção no chão de fábrica, haverá considerável aumento de qualidade.

3. Satisfação do cliente

Uma pesquisa da PwC — Global Consumer Insights Survey 2019 — revelou que a transformação digital no varejo está transformando o comportamento do consumidor. Cada vez mais as pessoas usam a internet para fazer suas compras devido à sua facilidade e diversidade de opções.

Portanto, quando a empresa atende às novas demandas do cliente, a possibilidade de aumento da satisfação é maior. Por isso, é cada vez mais importante ter um site bem estruturado e responsivo, uma loja on-line, e usar as redes sociais para comunicação.

4. Ganho de vantagens competitivas

O investimento em novas tecnologias, como o Business Intelligence (BI), permite o acesso aos dados da empresa e dos consumidores de forma mais integrada e simples.

Isso facilita a elaboração de novas estratégias para atender às necessidades do seu público de forma mais eficaz. Gera, também, mais valor para o cliente, colocando a empresa à frente da concorrência.

5. Redução de custos

Com um sistema de gestão, é possível ter dados financeiros mais precisos. Esse é um grande diferencial na hora de planejar os seus próximos investimentos e fazer cortes em gastos ineficazes.

Ademais, a automatização de processos e a eliminação de burocracias otimiza o tempo e, consequentemente, reduz custos de produção.

6. Mais segurança

As transformações digitais também diminuem os riscos de erros e de perdas de dados. Isso devido a mecanismos como a criptografia, certificados digitais e assinaturas digitais, que são oferecidos pelas empresas de tecnologia. Eles garantem a integridade e confidencialidade dos dados, protegendo o negócio e os clientes.

7. Aumento da produtividade

Para atingir metas, é preciso que os colaboradores tenham tempo para se dedicar aos processos que geram mais valor agregado para a organização. A automatização de processos é uma excelente saída, tendo em vista que os processos mais burocráticos podem ser eliminados da rotina.

Há ainda outro ganho: todos terão mais disponibilidade para pensar também em outras inovações para o ambiente de trabalho e para o negócio.

8. Possibilidade de expansão

Usar a internet como meio de venda é uma excelente oportunidade para explorar novos mercados e conquistar mais clientes. Muitas empresas estão investindo em lojas on-line e em estratégias digitais, como marketing de conteúdo, e-mail marketing e interação pelas redes sociais para atingir públicos de diferentes regiões e países.

Principais desafios da transformação digital

Qualquer tipo de mudança traz impactos para o negócio e, a princípio, pode causar estranheza ou não ser bem aceita por todos. Nesse processo de transformação tecnológica, alguns desafios podem ser encontrados pelo caminho:

Gestores fechados para mudanças

As empresas cuja alta liderança não enxerga valor nas mudanças dificilmente conseguirão se manter no mercado. Isso porque a inovação é uma necessidade cada vez mais urgente. O início de uma transformação digital precisa não apenas da aprovação dos gestores, como também do engajamento deles com as novidades.

A liderança pelo exemplo ainda é algo muito forte, principalmente dentro das grandes organizações. Se nem mesmo os gestores dão importância para o uso de novas tecnologias, dificilmente os demais funcionários se importarão em seguir no processo.

Por isso, é fundamental que o CEO e os demais gestores da organização conheçam os benefícios dessa transformação e sejam os responsáveis por transmitir a nova visão para todos.

Dificuldades para lidar com novas tecnologias

Existem diferentes perfis de funcionários dentro de uma organização. Alguns deles provavelmente enfrentarão mais dificuldades para aderir às tecnologias implantadas, algumas vezes causadas pelo medo do que é novo. É importante oferecer treinamentos e incentivar o uso contínuo dessas novas soluções.

Uma boa dica é começar a implantar a tecnologia em pequenos processos e mostrar, aos poucos, os resultados para os funcionários. Desse modo, eles poderão ver os impactos positivos de forma mais rápida. Isso aumenta a possibilidade de se interessarem pelo que mais as inovações podem fazer para melhorar a rotina de trabalho.

Não criar uma cultura de inovação

Em muitos casos, a estrutura e a cultura da empresa são barreiras internas que impedem o uso de novas tecnologias. Esse é um processo que precisa acontecer de forma contínua, porém há o desafio da criação de uma cultura voltada para a inovação dentro da empresa.

Portanto, é preciso que os colaboradores sejam incentivados e se sintam à vontade para propor novas soluções.

Falta de clareza na estratégia

Ao definir as estratégias de inovação, é preciso que elas sejam claras e com metas bem definidas para que as pessoas consigam entender quais caminhos precisam seguir. Sem isso, é difícil saber o quanto a sua empresa conseguiu otimizar os processos e se ela ainda pode ir além do que já atingiu.

No caso de organizações maiores, que contam com várias filiais, é preciso pensar que existem particularidades nas operações. Dessa forma, não adianta querer adotar a mesma estratégia para todas as unidades, pois a chance de dar errado em alguma delas é grande. Por isso, é importante que os gestores elaborem planos de ação flexíveis, de acordo com as necessidades locais.

Equipes de TI mal estruturadas

Para dar continuidade nos processos de inovação, é preciso investir também na estrutura da sua equipe. Principalmente em funcionários da área de Tecnologia da Informação, setor que precisa ser considerado estratégico para a empresa na transformação.

Os profissionais não podem estar sobrecarregados com milhões de tarefas. Portanto, é preciso que tenham tempo para conciliar as atividades atuais e os estudos de novas tecnologias para a empresa.

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O impacto da transformação digital nos negócios

Muitas empresas já inovaram em todos os níveis de operação e não apenas naqueles diretamente relacionados à TI. Veja alguns exemplos de transformação digital mais comuns:

  • Na produção: usando os dados de clientes, é possível produzir apenas de acordo com a demanda, evitando ficar com produtos parados em estoque por muito tempo;
  • Na comunicação: o relacionamento com o público se torna mais fácil por meio das plataformas digitais e das redes sociais, que permitem responder com agilidade às dúvidas do consumidor;
  • Nas vendas: segundo a Ebit, apenas no primeiro semestre de 2018, o e-commerce brasileiro faturou mais de R$23 bilhões e cresceu 12,1%. Com o crescimento nesse setor, investir no comércio on-line pode ser uma excelente saída para aumentar as vendas;
  • No financeiro: a digitalização torna a empresa mais sustentável e permite que recursos sejam realocados em processos mais estratégicos,
  • No ambiente de trabalho: dependendo do seu tipo de negócio, você pode oferecer aos colaboradores a possibilidade de home office em um período de tempo. Afinal, com os recursos digitais, é possível realizar algumas atividades de qualquer lugar.

O cenário das empresas brasileiras

Em 2018, o Brasil conseguiu subir cinco posições no Índice Global de Inovação, chegando ao 64ª lugar. Segundo o ranking, a falta de infraestrutura e as burocracias tanto para a abertura quanto para a manutenção dos negócios são alguns dos desafios para gerar mais inovações.

Ainda de acordo com o ranking, o Brasil teve resultados significativos em Pesquisa e Desenvolvimento (P&D) e apresentou trabalhos de alta qualidade nas universidades. Mas segundo o Massachusetts Institute of Technology (MIT), os poucos investimentos ainda vêm muito mais por parte do setor público.

Contudo, a iniciativa privada também tem dado importantes passos para reconhecer a relevância da transformação digital nas empresas brasileiras. A tecnologia é um diferencial competitivo e a alta liderança brasileira começa a perceber que não é possível se destacar no mercado sem inovar.

Segundo a Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação (Brasscom), há uma previsão de investimentos de quase R$250 bilhões em Internet das Coisas, Inteligência Artificial, Segurança de Dados e outras tecnologias.

O ecossistema de startups também tem contribuído para o surgimento de novos modelos de negócios cada vez mais inovadores no Brasil. A fintech Nubank e o aplicativo de transportes 99 são alguns dos exemplos de novos modelos de negócios que conquistam cada vez mais clientes.

Como iniciar a transformação digital na sua empresa?

A transformação tecnológica e digital não é para o futuro, mas sim para agora: inovar é uma questão de sobrevivência em um mercado cada vez mais competitivo. Muitos gestores que não buscam constantemente por inovações tecnológicas estão vendo os seus negócios ficarem para trás ou, até mesmo, fecharem as portas.

Conheça os problemas do seu negócio

O primeiro passo é entender mais sobre a realidade da empresa conversando com os colaboradores e com os clientes. Desse modo, é possível saber quais são as principais burocracias e gargalos enfrentados, desde o primeiro contato até o resultado final.

Ademais, também é possível descobrir o que poderia ser otimizado com a ajuda da tecnologia. Os resultados continuarão sendo cobrados a todo tempo e, por isso, é fundamental que as inovações atendam a necessidades reais.

Descubra quais mudanças já aconteceram

Procure saber também quais são os investimentos que já foram realizados. Assim, será mais fácil identificar em qual etapa da transformação digital a sua empresa está. Se as mudanças ainda tiverem sido muito pequenas, lembre-se: essa é uma ótima oportunidade para começar a automatizar processos e trazer resultados positivos.

Algumas organizações começam com pequenas mudanças, mas que geram resultados positivos a curto prazo e fazem a diferença na rotina, até atingir maturidade suficiente para automatizar processos mais críticos:

  • Instalando ferramentas de videoconferência para realizar reuniões à distância;
  • Digitalizando documentos e reduzindo o custo com papéis;
  • Utilizando o help desk para abrir chamados relacionados a suporte técnico,
  • Diminuindo problemas de comunicação com o uso de chats internamente.

Procure parceiros no mercado

Outra dica importante é fazer parcerias e conversar com outras empresas no mercado que estão passando pelo mesmo momento. Elas podem ser grandes aliadas tanto para troca de conhecimentos quanto para trabalharem em conjunto.

A possibilidade de usar uma rede social para fazer login em determinada plataforma é um exemplo disso. Para ter bons resultados, é importante que a sua empresa acompanhe o que a concorrência está fazendo.

Com um olhar mais amplo para o mercado, você poderá descobrir outras novidades que podem ser aplicadas ao seu negócio. Dessa forma, maiores serão as chances de conseguir antecipar tendências e estar à frente no seu setor.

Invista em comunicação

A comunicação em toda empresa deve ser clara e alinhada para acolher esse momento de mudanças e formalizar a adoção de novas tecnologias. A cultura de inovação dentro das organizações é construída com mais facilidade se os seus colaboradores se sentirem à vontade para expor as suas ideias.

A partir desses levantamentos, você terá informações básicas para iniciar uma pesquisa sobre quais são as soluções disponíveis no mercado, fazer orçamentos e planejar os próximos passos da estratégia. O importante é que o gestor comece a criar diferenciais que gerem valor para o cliente e preparem o negócio para estar à frente da concorrência.

Quais são os estágios da transformação digital?

Existem algumas etapas da transformação digital pela qual a sua empresa vai passar. Algumas já nascem em estágios mais avançados e outras ainda passarão por todo o processo. O importante é conhecer quais são os investimentos já realizados pela empresa para conseguir entender em qual estágio ela está.

Estágio 1: adotando a tecnologia

Nesta etapa, a empresa tem o primeiro contato com novas tecnologias e conhece alguns dos benefícios. A gestão digital de documentos pode ser uma boa maneira de começar o processo de modernização tecnológica.

O grande risco de ficar estacionado nesse estágio é ver os seus clientes migrando para quem oferece um serviço ou produto com mais qualidade, praticidade e inovações. A concorrência é quem sai ganhando e, em um mercado tão competitivo, isso pode levar à necessidade de encerrar as atividades.

Estágio 2: tecnologia como parte do negócio

As organizações que estão nessa etapa já sabem que o uso de soluções tecnológicas gera valor para o seu negócio e traz impactos positivos. Geralmente, a cultura de inovação dentro da empresa começa a fazer diferença em na rotina de trabalho.

Os colaboradores percebem que as atividades diárias se tornaram mais práticas com a automatização de processos. Isso faz com que haja colaboração por parte deles para dar os próximos passos em busca de novas tecnologias que permitam uma entrega ainda melhor para o cliente.

Estágio 3: tecnologia como parte da estratégia

No estágio 3 a tecnologia não apenas está presente em alguns processos, como também faz parte da estratégia. É provável que, quando atinge esse estágio, a empresa já tenha considerado fortemente a implantação de sistemas de gestão integrada e outras soluções.

Aqui, já foi verificado o diferencial que a tecnologia tem a oferecer para o gerenciamento do negócio como um todo. Por esse motivo, os gestores buscam contar com uma equipe bem estruturada e focada em inovação.

Estágio 4: infraestrutura convergente

Estão nesse estágio as empresas mais maduras, que adaptaram o seu modelo de negócio para estar cada vez mais alinhados à inovação e à demanda dos clientes. Um exemplo disso são as indústrias que adotam o sistema lean manufacturing e apresentam uma linha de produção muito mais eficiente.

Aqui, também é possível encontrar os negócios inovadores que mudaram o comportamento do mercado, como o Spotify, o Uber e a Netflix.

Estágio 5: inovação

O estágio 5 não é o final da transformação digital: ele é apenas uma referência de onde se encontram as empresas mais avançadas, em que a cultura da inovação já faz parte completamente do negócio. Nessa etapa, são grandes os investimentos em pesquisa e desenvolvimento.

As organizações que atingem esse nível lideram discussões sobre novas tecnologias e não têm medo de arriscar. Estão sempre adotando novos recursos, antecipando tendências e apresentando produtos e serviços cada vez mais surpreendentes.

Saiba mais sobre as tendências tecnológicas para o mercado e como elas podem impactar a rotina de trabalho em diversos setores.

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Comentarios

  1. Marcelo

    Este é o melhor artigo que já li sobre o tema, direto ao ponto e sem enrolação.

    1. Alan Amorim

      Olá, Marcelo
      Fico lisonjeado com o seu elogio. Obrigado!
      Trabalhamos diariamente para manter este nível, viu?
      Acompanhe o blog e confira mais artigos assim.

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