Trabalho híbrido: saiba como implementar na sua empresa

Equipe TOTVS | 18 abril, 2022

Você já ouviu falar que o trabalho híbrido é o futuro do mercado de trabalho? Com a pandemia, muitas empresas adotaram o modelo de home office, mas agora, com uma abertura maior e volta aos escritórios, essa nova possibilidade com diversos benefícios surge para as companhias.

Para quem não dispensa o convívio no dia a dia com as equipes de trabalho, mas ainda assim não quer abrir mão da flexibilidade de trabalhar de casa, em coworkings ou em qualquer outro espaço, o trabalho híbrido torna-se a melhor opção.

Em algumas empresas que cresceram muito durante os anos de isolamento, a volta total de todos os colaboradores não é nem mais uma opção viável por conta do espaço físico não comportar o crescimento.

E, nesse contexto, fazer um revezamento entre os dias de trabalho presencial e dias de trabalho remoto pode tanto melhorar a eficiência da empresa, como também aumentar o bem-estar dos colaboradores.

Se você deseja implementar o trabalho híbrido na sua empresa, siga a leitura para entender como fazer essa mudança e todos os benefícios!

O que é trabalho híbrido?

O trabalho híbrido é uma opção flexível em que os funcionários podem executar suas atividades em casa (home office), em coworkings ou espaços públicos de trabalho alternando com os dias de comparecimento à empresa.

Em resumo, o colaborador teria dias de trabalho presencial e outros remotos. Essa divisão, no entanto, não tem uma regra específica ou universal.

Cada empresa (ou equipe) pode decidir como será mais produtiva essa flexibilidade, distribuindo os dias de acordo com os projetos ou tarefas em que é fundamental reunir os colaboradores presencialmente.

No Brasil, o trabalho híbrido, assim como o trabalho remoto, tornou- se mais popular a partir dos últimos anos, durante o cenário de pandemia de Covid-19.

E, apesar de ter sido uma medida para suprir as demandas de trabalho em meio uma crise, a recepção foi boa.

Muitas pesquisas mostram que o brasileiro conseguiu se adaptar bastante a esses modelos mais flexíveis de jornada de trabalho.

De acordo com uma pesquisa feita pela Runrun.it, 57,5% dos colaboradores gostariam de continuar trabalhando remotamente 5 vezes por semana.

A vontade de trabalhar alguns dias da semana a distância representa 81,5% dos colaboradores e 82,7% dos gestores das empresas.

O que diz a legislação sobre o modelo de trabalho híbrido?

Legalmente, não existe uma legislação sobre esse tipo de regime na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Embora as empresas possam implementar o modelo híbrido de trabalho, não existem regras claras ou uma regulamentação específica que as organizações devam cumprir, de forma rigorosa.

O mais recomendado, para que as empresas não fujam do que está previsto na lei, é que elas sigam o que já está recomendado sobre trabalho remoto e trabalho presencial.

Mesmo no modelo híbrido, as regras sobre horas extras, intervalos intrajornada, adicionais, escala de trabalho e outras previsões celetistas continuam valendo.

Sobre o trabalho remoto, as regras implementadas foram incluídas após a Reforma Trabalhista de 2017 (Lei 13.467/17) e, durante o ano de 2020, uma Medida Provisória foi levantada como forma de preservar empregos durante o período de pandemia.

Nessa MP, também há pontos sobre o trabalho home office.

Em resumo, as empresas que adotam o modelo híbrido devem seguir o que está na CLT, mas precisam adicionar um aditivo aos contratos de trabalho, para formalizar essa flexibilização.

No aditivo, a empresa precisa deixar um anexo sobre as regras, obrigações e direitos do colaborador enquanto ele exerce suas atividades em home office.

Como funciona o trabalho híbrido?

Nesse estilo de rotina de trabalho, a empresa pode definir escalas personalizadas para os profissionais, decidindo em quais dias ou horários é mais estratégico reunir a equipe presencialmente ou em quais dias restantes na semana ela permanecerá em home office.

Os critérios para decidir como será a jornada de cada equipe depende muito do objetivo da empresa e do que é melhor para cada projeto.

Uma maneira estratégica de fazer a divisão dos dias de trabalho presenciais prevê o aproveitamento dos colaboradores no escritório para projetos mais complexos ou com etapas interdependentes.

Com as pessoas reunidas presencialmente, a comunicação pode fluir mais facilmente, acelerando a tomada de decisões e a conclusão de tarefas.

De modo geral, as organizações têm em consenso que os dias de trabalho remoto são melhores para as tarefas que precisam de mais concentração ou levam muito tempo.

Já para dinâmicas de grupo, reuniões com clientes, treinamentos e eventos de confraternização de equipes, o encontro presencial promove mais benefícios.

Trabalho híbrido: vantagens e desvantagens

Se você está pensando em implementar o trabalho híbrido na sua empresa, vale a pena conhecer quais são as principais vantagens e desvantagens analisadas pelas empresas que já seguem esse modelo.

Vamos começar pelos benefícios, são eles:

  • otimização do tempo;
  • redução de atrasos;
  • equilíbrio entre vida pessoal e trabalho;
  • satisfação e bem-estar dos colaboradores com maior tempo livre, já que em alguns dias eles não precisarão se deslocar até o trabalho;
  • autonomia para os profissionais;
  • melhor retenção e atração de talentos;
  • redução de custos para a empresa com energia, água, vale-transporte e estrutura;
  • flexibilidade;
  • aumento de produtividade;
  • hierarquia mais horizontal;
  • comunicação e processos organizacionais mais definidos.

Essas são as principais vantagens do modelo híbrido de trabalho. Mas também existem desafios que devem ser considerados antes da implementação:

  • precisa de um reforço ainda maior na segurança dos dados internos;
  • podem ocorrer falhas na comunicação, se não houver processos bem definidos e cumpridos por toda a equipe, principalmente se não for feito um compartilhamento ou registro do que foi decidido nos dias presenciais e passado para quem estava em home office;
  • distanciamento ou abalo nas interações mais impessoais, já que a equipe não terá um convívio tão próximo;
  • excelente gestão de controle e comunicação interna, especialmente com o uso e contratação de novas ferramentas para facilitar esses processos;
  • necessidade de lideranças ainda mais ativas e um acompanhamento maior das atividades.

Trabalho híbrido x home office: quais são as diferenças?

A principal diferença é que, no home office, todos os colaboradores da empresa atuam de maneira remota, sem precisar dividir a jornada ou escala de trabalho se deslocando até o espaço físico da empresa.

Normalmente, além da possibilidade de home office, as empresas ainda concedem o benefício da jornada flexível, em que os funcionários definem o melhor horário para desempenhar as funções, se isso estiver de acordo com o que foi definido no aditivo do contrato.

A grande vantagem em relação ao home office, é que o trabalho híbrido concede também maior bem-estar e saúde mental para as pessoas que encontram dificuldades em seguir 100% no trabalho remoto.

Como mostra a pesquisa feita pela Runrun.it, em 43% das pessoas entrevistadas, os problemas relacionados à exaustão estão relacionados à dificuldade de conseguir se desconectar no fim do expediente no trabalho home office.

Para muitas pessoas, é difícil dividir as fronteiras entre lazer e trabalho, por isso o trabalho híbrido se torna uma ótima solução.

Como implementar o trabalho híbrido na sua empresa? 

Para implementar esse modelo na sua empresa, é importante que o RH, gestores e colaboradores estejam alinhados sobre quais são as boas práticas no trabalho híbrido.

Afinal, como veremos, um dos principais desafios é a comunicação interna. Por isso, para que funcione na sua organização, todos devem estar na mesma página sobre quais devem ser as regras, exceções e possibilidades desse modelo mais flexível.

O começo dessa mudança pode ser mais difícil, mas com a ajuda da tecnologia e novas ferramentas disponíveis no mercado, será mais tranquilo reestruturar a organização da empresa e disposição das escalas de trabalho.

Um dos primeiros passos que devemos destacar é justamente a disponibilização das ferramentas necessárias.

A empresa precisa ter em mente que nem todos os funcionários possuem equipamento necessário para trabalhar em home office. Por isso, é importante fazer um levantamento do que será preciso.

Também é importante explicar para os funcionários quais serão os benefícios e deixar claro que a adaptação terá erros e acertos, mas que o importante será o aprendizado e evolução para corrigir os gargalos.

Para a implementação ser um sucesso, também é importante criar estratégias, levantando questões como:

  • quais os melhores dias da semana para reunir a equipe presencialmente;
  • quais equipes devem estar presenciais ao mesmo tempo durante a divisão das escalas;
  • se alguém deverá estar presente todos os dias, mesmo com alternâncias;
  • se a empresa possui estrutura para manter todos com as mesmas jornadas ou será necessário fazer revezamento para que não falte espaço;
  • qual será a ferramenta para gestão e controle de jornada etc.

Os maiores desafios do trabalho híbrido

Embora  a implementação do trabalho híbrido tenha diversas vantagens, o RH, assim como a liderança, enfrentará alguns desafios extras.

Um deles é manter a cultura organizacional fortalecida mesmo com a equipe trabalhando separadamente em alguns dias da semana.

Pode ser ainda mais desafiador manter um bom clima organizacional com esse distanciamento. Por isso, o RH deve preparar ações para manter a comunicação ativa entre os colaboradores, para que mesmo em home office continuem unidos e praticando os valores da empresa.

Sendo assim, temos outro grande desafio: a comunicação entre as equipes.

Com alguns dias em home office e outros em trabalho presencial, pode ocorrer de algumas informações se perderem no meio do caminho.

Por isso, é importante estipular regras ou padrões de ações para o compartilhamento das informações com todos os colaboradores, para que nenhum integrante seja prejudicado por esse modelo.

Outro grande desafio é a segurança da informação. A empresa terá de estabelecer uma política de segurança de dados rigorosa para que fique claro o que é permitido ou proibido compartilhar nos ambientes de trabalho.

Além de contar com tecnologias para reforçar a cibersegurança, é importante que os colaboradores também conheçam as regras para preservar informações sigilosas.

Trabalho híbrido e tecnologia: quais soluções implementar?

Conhecemos os desafios da implementação, mas agora temos uma pergunta ainda mais importante: como o setor de RH pode se preparar para o sistema híbrido de trabalho?

Existem diversas soluções estratégicas para facilitar a implementação do trabalho híbrido. Abaixo, listamos as principais tecnologias que todo gestor e equipes de RH devem conhecer:

Soluções em nuvem

Considerando a necessidade de acesso diário a diferentes sistemas e dados da organização, é fundamental que as empresas busquem por soluções em nuvem.

Assim, será possível armazenar, compartilhar, acessar e criar novos arquivos com segurança, de qualquer lugar que os colaboradores estiverem.

Redes virtuais privadas

A empresa precisa ter cautela na escolha da plataforma usada para compartilhar as informações de trabalho, pois normalmente são enviadas mensagens sobre os clientes e projetos, que são bastante valiosas e sigilosas.

Por isso, é importante contar com soluções antivírus e redes virtuais privadas (VPN), para reforçar a segurança da informação nas tarefas remotas e presenciais.

Infraestrutura apropriada

A empresa deve disponibilizar a infraestrutura adequada para que a equipe possa desempenhar suas atividades. Isso inclui uma boa estrutura física para os trabalhos presenciais, mas também o suporte para a realização da atividade de maneira remota.

Além de disponibilizar notebooks, a empresa pode ajudar os funcionários com ajuda de custo para uma melhor conectividade em suas casas.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Uma das ferramentas que pode ajudar ainda mais a rotina das empresas que estão migrando para o modelo híbrido de trabalho é o TOTVS Assinatura Eletrônica.

Afinal, é bastante comum ter um volume alto de contratos e de documentos com informações sigilosas que precisam de assinaturas feitas com agilidade. 

Imagine se as empresas precisassem esperar pela escala presencial dos colaboradores para terem determinados documentos assinados?

Além de ser uma ferramenta útil para empresas que estão em home office ou modelo híbrido, também é uma forma de se livrar da burocracia e do armazenamento físico dos papéis.

Veja o que esperar:

  • plataforma totalmente segura;
  • versão mobile (app nativo – Android e iOS);
  • 100% de validade jurídica na assinatura de diversos tipos de documentos;
  • solução SaaS;
  • documentos ilimitados;
  • API para integração com softwares de terceiros e muito mais.

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Conclusão

O trabalho híbrido é uma tendência para o futuro do trabalho, mas também é uma modalidade repleta de desafios para as empresas, gestores de RH e lideranças de equipe.

Se esse modelo não for muito bem planejado, sem investimento em soluções para segurança da informação e melhora na comunicação, o propósito do trabalho híbrido se perderá. Isso porque os desafios e vantagens vão acabar superando os benefícios.

Por isso, é importante elaborar um bom planejamento estratégico para essa mudança e contar com as melhores ferramentas disponíveis no mercado.Assim, será possível otimizar e digitalizar ainda mais os processos burocráticos da empresa, com a possibilidade de fazer assinaturas de contratos e documentos de qualquer lugar.

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