O setor contábil se reinventou com a transformação digital e fez surgir os serviços de contabilidade em ambiente virtual. A adoção de tecnologia no dia a dia do cumprimento das obrigações trouxe muitos benefícios, em especial a agilidade nas tarefas.
Isso evita que os empresários se desloquem até um escritório físico de contabilidade para fazer a gestão de negócios neste aspecto. Agora, basta o acesso remoto via internet.
Para entender essa evolução e a digitalização dos processos, é importante conhecer os conceitos básicos em torno das tarefas realizadas pelo contador em ambiente virtual.
Afinal, o que é o contador online? Vale a pena contratar um sistema para contabilidade online ou uma consultoria contábil online?
O que é contabilidade online?
A contabilidade online é aquela que utiliza a tecnologia para otimizar e automatizar os serviços contábeis. Isso significa que a gestão financeira, fiscal e contábil da empresa passa a ocorrer por meio de uma plataforma digital, e não mais em um escritório físico.
Com ela, não importa o local de atuação do contador. Ele poderá manter um controle eficiente de todos os seus registros fiscais e financeiros online, desde a revisão de demonstrações contábeis e análise de dados até a criação de faturas.
Em outras palavras, todos os documentos, processos e tarefas são organizados em um software contábil.
Entendeu o que é o contador online? Vamos aprofundar no funcionamento desta nova forma de trabalho do setor contábil!
Como funciona a contabilidade online?
Os serviços de contabilidade online são um método eficiente e acessível de administrar informações financeiras em um ambiente virtual seguro.
O responsável pelas tarefas contábeis fará toda a gestão a partir deste ambiente, seja a elaboração do demonstrativo de resultados e balanço anual ou a entrega de obrigações e declarações.
Na prática, o funcionamento é bem simples: basta utilizar um software contábil para automatizar e agilizar seus processos contábeis a qualquer hora e em qualquer lugar. Veja:
- O contador ou o próprio empreendedor lança os documentos e informações no programa para contabilidade online, onde tudo ficará arquivado e poderá ser acessado pela equipe;
- Isso também pode ocorrer por meio da integração de diferentes sistemas específicos, como os ERPs, que facilitam e agilizam o acesso às informações do cliente;
- Após o lançamento das informações, ocorre a validação dos dados. Isso pode ocorrer por meio do próprio sistema, que verifica os registros com base em modelos, ou por meio de profissionais. Neste último caso, o programa serve somente como um canal entre empresa e contador.
Com o uso do programa para contabilidade online, portanto, o acesso às informações contábeis será mais rápido e haverá maior precisão para a tomada de decisões com dados atualizados.
Um panorama sobre o mercado contábil digital
O mercado contábil digital está em crescimento no país, mas ainda de forma tímida.
Tudo começou a mudar quando veio a implantação da nota fiscal eletrônica (NF-e) em 2005, o primeiro passo para a atualização do mercado. Isso porque ela fez com que muitas outras obrigações manuais fossem substituídas por arquivos eletrônicos.
Em 2007, foi implementado o SPED, uma das maiores revoluções digitais na contabilidade, pois integrou as informações prestadas pelos contribuintes à base de dados da Receita Federal.
Esses dois acontecimentos deram força para o surgimento dos serviços contábeis em ambiente online, que apareceu no Brasil na década de 2010.
No entanto, ela ainda é pouco explorada. Poucos são os escritórios de contabilidade online e a porcentagem de empresas que adotam parcial ou totalmente o modelo ainda é baixa.
É o que mostra um levantamento feito pela Capterra em 2019 sobre o uso de softwares na gestão contábil pelas PMEs brasileiras.
De acordo com o estudo, que ouviu quase 300 profissionais do setor contábil empresarial, 61% ainda utilizam planilhas para cuidar da contabilidade. Somente 24% usa um sistema para gerenciar as contas. O restante ainda usa papel e caneta.
Em outros países, a situação já aponta para uma postura diferente, como aponta o relatório The Practice of Now 2019, da Sage, que entrevistou cerca de 3.000 contadores.
A maioria dos entrevistados (56%) aponta que os avanços tecnológicos aumentaram sua produtividade, e 27% ressaltaram a economia de tempo com a contabilidade em ambiente virtual.
Portanto, é possível vislumbrar que, em um futuro próximo, os serviços de contabilidade online ganharão maior espaço no Brasil.
E isso certamente acontecerá devido às vantagens proporcionadas por este modelo.
Quais são as vantagens desse serviço?
A contabilidade em ambiente virtual oferece uma ampla gama de vantagens para empresas e indivíduos.
Ela dá às empresas a capacidade de manter registros centralizados, precisos e atualizados de suas finanças ao eliminar a necessidade de papelada e cálculos manuais.
Isso promove redução de custos, economia de tempo, melhor tomada de decisões, praticidade, fácil acesso, agilidade e muito mais.
Veja a seguir!
Redução de custos operacionais
Você está pensando em contratar um escritório de contabilidade online para sua empresa? Isso pode reduzir de forma relevante seus custos operacionais.
Em primeiro lugar, há redução de recursos com pessoal, pois a tecnologia assumirá boa parte das tarefas burocráticas, como a inserção manual de dados.
Consequentemente, não é preciso ter espaço físico para manter a estrutura necessária para a contabilidade tradicional.
Em segundo lugar, esta contabilidade facilita a colaboração entre as partes interessadas internas e externas, o que traz mais agilidade e eficiência, promovendo ganhos indiretos.
Automação de tarefas
Com um programa para contabilidade online, sua empresa consegue manter o controle fiscal e financeiro de forma automatizada.
A redução no esforço manual leva à economia de custos e ao aumento da eficiência em toda a organização, como visto.
Um bom sistema possui várias funcionalidades que automatizam tarefas repetitivas e otimizam o trabalho dos profissionais.
Alertas sobre as obrigações fiscais, que evitam sanções e multas, cálculos automáticos de tributos com base nas notas emitidas, e geração de relatórios sobre a movimentação financeira são apenas alguns exemplos.
Mais produtividade e menos burocracia
O que é o contador online? É o profissional que utiliza ferramentas automatizadas que administram e organizam os dados financeiros mais rapidamente e com maior precisão do que os processos manuais.
E qual o resultado do uso dos serviços contábeis online? Um aumento considerável de produtividade.
O software executa diversas tarefas burocráticas, como cálculos, projeções e relatórios, e facilita o acesso imediato aos registros financeiros.
Na prática, os profissionais podem se dedicar às atividades mais estratégicas, pois não gastam tempo com burocracias.
Facilidade no acesso às informações
A adoção dos serviços contábeis em ambiente virtual é uma mudança positiva relevante para as empresas que procuram aumentar a eficiência, reduzir custos e otimizar suas decisões.
Com um sistema para contabilidade online, é possível acessar informações financeiras rápida e facilmente, pois elas estão centralizadas.
Isso faz com que os funcionários consigam detectar tendências, identificar erros e descobrir economias potenciais com facilidade, além de compartilhar dados com as partes interessadas de maneira rápida.
Mais transparência
A busca por transparência nos negócios pode ser facilitada com o uso da contabilidade em ambiente virtual.
Isso porque ela permite que os dados financeiros sejam monitorados de maneira mais fácil e abrangente.
Na prática, o profissional com acesso pode ver e rever esses documentos sempre que necessário para tomar melhores decisões e aumentar o nível de transparência das ações do negócio.
Valores mais atrativos
Quando falamos de contabilidade online, preço é sempre uma questão avaliada. É, inclusive, um dos motivos que faz com que ela seja cada vez mais adotada pelas empresas.
E quanto custa um contador online? É possível encontrar planos mensais de cerca de R$ 50,00 (para Microempreendedores Individuais), por exemplo.
Os escritórios de contabilidade online mais experientes possuem valores um pouco mais altos, com planos mensais de cerca de R$109,00.
Mesmo assim, são valores bem atrativos.
Agora você já viu o que os serviços contábeis realizados em ambiente virtual podem proporcionar para seus clientes.
Mas e o embate entre contabilidade digital x contabilidade online? Será que existem diferenças?
Contabilidade digital x contabilidade online
Contabilidade digital e contabilidade online são métodos cuja atuação é baseada na internet. Ou seja, os serviços contábeis são realizados de maneira virtual, sem a necessidade de o cliente ir até o escritório de contabilidade para resolver suas obrigações.
Essa é uma semelhança entre os modelos, mas há diferenças. Basicamente, na contabilidade digital, o uso de ferramentas tecnológicas é muito mais amplo, pois são utilizados sistemas que contribuem para a automatização de vários processos.
Em suma, a contabilidade digital é o aperfeiçoamento da versão online da contabilidade.
Afinal, a contabilidade online é confiável?
Sim. A contabilidade online é confiável.
Os serviços contábeis realizados em ambiente virtual oferecem protocolos de segurança profissionais e atualizados para que seus clientes fiquem despreocupados quanto à proteção de suas informações. Essa é, inclusive, uma exigência da LGPD.
Além disso, um escritório de contabilidade online também deve ter contadores credenciados pelo Conselho Regional de Contabilidade (CRC). Ou seja, os clientes contam com o mesmo nível de profissionalismo já conhecido da contabilidade tradicional.
Qualquer empresa pode migrar para a contabilidade online?
Sim, qualquer empresa pode fazer a transição da contabilidade tradicional para a contabilidade em ambiente virtual para aproveitar todos os seus benefícios.
Apesar de ser mais contratada por profissionais autônomos, startups e empresas prestadoras de serviços, organizações de grande porte já estão atentas, pelo menos, à consultoria contábil online.
Basta ter em mente que a automação das tarefas contábeis facilita o dia a dia das empresas e reduz a burocracia. Para isso, é preciso estruturar bem o serviço de contabilidade online.
Como estruturar um serviço de contabilidade online?
Quando se trata de serviços contábeis em ambiente virtual, há uma série de medidas a tomar para que eles sejam tão eficientes e organizados quanto possível.
A seguir, listamos algumas boas práticas:
- Identifique quais escritórios contábeis atuam em ambiente virtual e analise o mais adequado para as necessidades da sua empresa;
- Avalie os serviços oferecidos e como eles podem facilitar a rotina corporativa e agregar valor à empresa;
- Conheça as ferramentas tecnológicas que darão suporte às operações em ambiente virtual, como o sistema para contabilidade online, os certificados digitais e as plataformas de assinatura eletrônica;
- Após escolher seu escritório contábil que atua em ambiente online, treine seus profissionais para atuar em parceria com essa empresa.
Como apontamos, a tecnologia é a base de atuação dos serviços contábeis online. Além dos sistemas próprios deste segmento, as plataformas de assinatura eletrônica são muito valiosas para este contexto.
Conheça a ferramenta TOTVS Assinatura Eletrônica
A assinatura eletrônica tornou-se hoje um bem inestimável para os processos contábeis online.
Com ela, os profissionais conseguem assinar documentos financeiros e fiscais rapidamente, eliminando o custo e o tempo associados à impressão, digitalização e entrega.
Essa é a ideia do TOTVS Assinatura Eletrônica, uma solução que centraliza suas assinaturas eletrônicas e garante validade jurídica e total segurança aos documentos.
Com a plataforma da maior empresa de tecnologia do Brasil, você pode tornar sua contabilidade mais eficiente, conveniente e segura, já que nenhum documento está fisicamente presente no processo.
Vale destacar que o sistema conta com um alto padrão de criptografia, contribui para a gestão documental e garante a mobilidade com o app Minha Assinatura Eletrônica.
Confira o vídeo de demonstração da solução:
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Conclusão
A contabilidade online veio para revolucionar os serviços contábeis. Com o uso da tecnologia, a gestão financeira, fiscal e contábil das empresas se tornaram automatizadas, o que trouxe uma série de benefícios.
A redução de custos operacionais, a facilidade de acesso às informações e a maior produtividade são ganhos fundamentais para as organizações que desejam crescer de forma robusta.
Para tanto, é preciso contar não só com um bom escritório de contabilidade online, mas também com as ferramentas tecnológicas que suportam as operações virtuais.
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