O setor contábil se reinventou com a transformação digital e fez surgir os serviços de contabilidade em ambiente virtual.
A adoção de tecnologia no dia a dia do cumprimento das obrigações trouxe muitos benefícios, em especial a agilidade nas tarefas.
Isso evita que os empresários se desloquem até um escritório físico de contabilidade para fazer a gestão de negócios neste aspecto. Agora, basta o acesso remoto via internet.
Para entender essa evolução e a digitalização dos processos, é importante conhecer os conceitos básicos das tarefas realizadas pelo contador em ambiente virtual.
Afinal, vale a pena contratar um sistema para contabilidade online ou uma consultoria contábil online?
Continue lendo para descobrir!
O que é contabilidade online?
A contabilidade online é aquela que utiliza a tecnologia e a digitalização para otimizar e automatizar os serviços contábeis.
Isso significa que a gestão financeira, fiscal e contábil da empresa passa a ocorrer por meio de uma plataforma digital, e não mais em um escritório físico.
Com ela, não importa o local de atuação do contador. Ele poderá manter um controle eficiente de todos os seus registros fiscais e financeiros online, desde a revisão de demonstrações contábeis e análise de dados até a criação de faturas.
Em outras palavras, todos os documentos, processos e tarefas são organizados em um software contábil.
Como funciona a contabilidade online?
Os serviços de contabilidade online funcionam como um método eficiente e acessível para administrar informações financeiras em um ambiente virtual seguro.
O responsável pelas tarefas contábeis fará toda a gestão a partir deste ambiente, seja a elaboração do demonstrativo de resultados e balanço anual ou a entrega de obrigações e declarações.
Na prática, o funcionamento é bem simples: basta utilizar um software contábil para automatizar e agilizar seus processos contábeis a qualquer hora e em qualquer lugar. Veja:
- O contador ou o próprio empreendedor lança os documentos e informações no programa, local em que tudo ficará arquivado e poderá ser acessado pela equipe;
- Isso também pode ocorrer por meio da integração de diferentes sistemas específicos, como os ERPs, que facilitam e agilizam o acesso às informações do cliente;
- Após o lançamento das informações, ocorre a validação dos dados. Isso pode ocorrer por meio do próprio sistema, que verifica os registros com base em modelos, ou por meio de profissionais. Neste último caso, o programa serve somente como um canal entre empresa e contador.
Com o uso do programa para contabilidade online, portanto, o acesso às informações contábeis será mais rápido e haverá maior precisão para a tomada de decisões com dados atualizados.
A contabilidade online oferece os mesmos serviços do formato tradicional?
Sim, a contabilidade online oferece praticamente os mesmos serviços do formato tradicional:
- Orientação sobre impostos e conformidade fiscal;
- Registro e controle das transações financeiras;
- Cálculo e processamento de salários e encargos trabalhistas;
- Análise e projeção financeira para melhor gestão do negócio;
- Gerenciamento e emissão de documentos fiscais eletrônicos.
Na contabilidade online, tudo é feito de maneira digital, o que proporciona maior acessibilidade, flexibilidade e economia de tempo.
Plataformas digitais permitem que empresários gerenciem suas finanças de forma mais prática e eficiente, com acesso a dados em tempo real e suporte remoto, facilitando a comunicação e a resolução de problemas.
Quais são as vantagens desse serviço?
A contabilidade em ambiente virtual oferece uma ampla gama de vantagens para empresas e indivíduos.
Ela dá às empresas a capacidade de manter registros centralizados, precisos e atualizados de suas finanças ao eliminar a necessidade de papelada e cálculos manuais.
Isso promove redução de custos, economia de tempo, melhor tomada de decisões, praticidade, fácil acesso, agilidade e muito mais.
Veja a seguir!
1. Redução de custos operacionais
Em primeiro lugar, há redução de recursos com pessoal, pois a tecnologia assumirá boa parte das tarefas burocráticas, como a inserção manual de dados.
Consequentemente, não é preciso ter um espaço físico para manter a estrutura necessária para a contabilidade tradicional.
Em segundo lugar, esta contabilidade facilita a colaboração entre as partes interessadas internas e externas, o que traz mais agilidade e eficiência, promovendo ganhos indiretos.
2. Automação de tarefas
Com um programa para contabilidade, sua empresa consegue manter o controle fiscal e financeiro de forma automatizada.
A redução no esforço manual leva à economia de custos e ao aumento da eficiência em toda a organização, como visto.
Um bom sistema possui várias funcionalidades que automatizam tarefas repetitivas e otimizam o trabalho dos profissionais.
Alerta sobre as obrigações fiscais, que evita sanções e multas, cálculos automáticos de tributos com base nas notas emitidas, e geração de relatórios sobre a movimentação financeira são apenas alguns exemplos.
3. Mais produtividade e menos burocracia
Um dos resultados do uso dos serviços contábeis online, sem dúvidas, é o aumento considerável de produtividade.
O software executa diversas tarefas burocráticas, como cálculos, projeções e relatórios, e facilita o acesso imediato aos registros financeiros.
Na prática, os profissionais podem se dedicar às atividades mais estratégicas, pois não gastam tempo com burocracias.
4. Facilidade no acesso às informações
A adoção dos serviços contábeis em ambiente virtual é uma mudança positiva relevante para as empresas que procuram aumentar a eficiência, reduzir custos e otimizar suas decisões.
Com um sistema para contabilidade, é possível acessar informações financeiras rápida e facilmente, pois elas estão centralizadas.
Isso faz com que os funcionários consigam detectar tendências, identificar erros e descobrir economias potenciais com facilidade, além de compartilhar dados com as partes interessadas de maneira rápida.
5. Mais transparência
A busca por transparência nos negócios pode ser facilitada com o uso da contabilidade em ambiente virtual.
Isso porque ela permite que os dados financeiros sejam monitorados de maneira mais fácil e abrangente.
Na prática, o profissional com acesso pode ver e rever esses documentos sempre que necessário para tomar melhores decisões e aumentar o nível de transparência das ações do negócio.
6. Valores mais atrativos
Quando falamos de contabilidade digital, o preço é sempre uma questão avaliada. É, inclusive, um dos motivos que faz com que ela seja cada vez mais adotada pelas empresas.
E quanto custa um contador online? É possível encontrar planos mensais de cerca de R$ 50,00 (para microempreendedores individuais), por exemplo.
Os escritórios de contabilidade online mais experientes possuem valores um pouco mais altos, com planos mensais de cerca de R$ 250,00.
Mesmo assim, são valores bem atrativos.
Afinal, a contabilidade online é confiável?
Os serviços contábeis realizados em ambiente virtual oferecem protocolos de segurança profissionais e atualizados para que seus clientes fiquem despreocupados quanto à proteção de suas informações. Essa é, inclusive, uma exigência da LGPD.
Além disso, um escritório de contabilidade também deve ter contadores credenciados pelo Conselho Regional de Contabilidade (CRC).
Qualquer empresa pode migrar para a contabilidade online?
Sim, qualquer empresa pode fazer a transição da contabilidade tradicional para a contabilidade em ambiente virtual e aproveitar todos os seus benefícios.
Apesar de ser mais contratada por profissionais autônomos, startups e empresas prestadoras de serviços, organizações de grande porte já estão atentas.
Basta ter em mente que a automação das tarefas contábeis facilita o dia a dia das empresas e reduz a burocracia. Para isso, é preciso estruturar bem esse serviço de contabilidade.
Como estruturar um serviço de contabilidade online?
Quando se trata de serviços contábeis em ambiente virtual, há uma série de medidas a tomar para que eles sejam tão eficientes e organizados quanto possível.
A seguir, listamos algumas boas práticas:
- Identifique quais escritórios contábeis atuam em ambiente virtual e analise o mais adequado para as necessidades da sua empresa;
- Avalie os serviços oferecidos e como eles podem facilitar a rotina corporativa e agregar valor à empresa;
- Conheça as ferramentas tecnológicas que darão suporte às operações em ambiente virtual, como o sistema para contabilidade online, os certificados digitais e as plataformas de assinatura eletrônica;
- Após escolher seu escritório contábil, que atua em ambiente online, treine seus profissionais para atuar em parceria com essa empresa.
Como apontamos, a tecnologia é a base de atuação dos serviços contábeis online. Além dos sistemas próprios deste segmento, as plataformas de assinatura eletrônica são muito valiosas para este contexto.
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A assinatura eletrônica tornou-se hoje uma ferramenta inestimável para os processos contábeis online.
Com ela, os profissionais conseguem assinar documentos financeiros e fiscais rapidamente, o que elimina o custo e o tempo associado à impressão, digitalização e entrega.
Essa é a ideia do TOTVS Assinatura Eletrônica, uma solução que centraliza suas assinaturas eletrônicas e garante validade jurídica e total segurança aos documentos.
Com a plataforma da maior empresa de tecnologia do Brasil, você pode tornar sua contabilidade mais eficiente, conveniente e segura, já que nenhum documento está fisicamente presente no processo.
Vale destacar que o sistema conta com um alto padrão de criptografia, contribui para a gestão documental e garante a mobilidade com o app Minha Assinatura Eletrônica.
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Conclusão
A contabilidade online veio para revolucionar os serviços contábeis.
Com o uso da tecnologia, a gestão financeira, fiscal e contábil das empresas se tornaram automatizadas, o que trouxe uma série de benefícios.
A redução de custos operacionais, a facilidade de acesso às informações e a maior produtividade são ganhos fundamentais para as organizações que desejam crescer de forma robusta.
Para tanto, é preciso contar não só com um bom escritório de contabilidade, mas também com as ferramentas tecnológicas que suportam as operações virtuais.
E para continuar entendendo sobre o tema, leia também sobre planejamento financeiro: o que é, importância e dicas!
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