Confidencialidade: importância e como garantir na empresa

O fluxo de informações no ambiente corporativo, em um contexto de transformação digital, é muito rápido. Neste cenário, a confidencialidade dos dados emerge como um pilar central da integridade corporativa e da vantagem competitiva. 

Garanti-la não é apenas uma questão ética, mas também uma preocupação estratégica crucial para as empresas. 

Mas como fazer isso?  Como as organizações podem proteger suas informações sensíveis, mantendo a confiança dos clientes, parceiros e funcionários, e cumprindo obrigações legais?

Neste post, falaremos sobre as principais questões em torno da confidencialidade da informação, sua importância para as organizações e como assegurar que os dados críticos sejam preservados de maneira segura. 

O que significa confidencialidade?

O princípio da confidencialidade da informação é manter dados sensíveis em segredo. Nas empresas, isso se refere ao dever de proteger detalhes que não são públicos e cuja divulgação pode comprometer a estratégia, a segurança ou a posição da entidade no mercado. 

Ele está frequentemente atrelado a dados financeiros, inovações tecnológicas, informações pessoais dos clientes e segredos comerciais – ativos intangíveis, mas de valor inestimável.

Sob este princípio, as informações são classificadas quanto ao seu grau de sensibilidade e, com base nessa classificação, são estabelecidas políticas de acesso e compartilhamento. 

Dessa forma, apenas indivíduos autorizados têm acesso a tais dados, o que garante que se mantenham seguros, íntegros e disponíveis somente quando necessário. 

Adotar essa postura não só protege a empresa contra ameaças externas e internas, mas também reforça sua posição como uma entidade confiável e responsável perante os olhos de todos os stakeholders envolvidos.

 Qual a importância da confidencialidade empresarial?

A confidencialidade empresarial é uma alavanca de proteção e crescimento no cenário competitivo atual. Seu papel é preservar as vantagens competitivas da empresa e manter as operações seguras frente a ameaças e vulnerabilidades. 

A importância deste princípio se manifesta na capacidade de uma companhia em manter suas estratégias comerciais, inovações e dados dos clientes a salvo de olhares indiscretos, o que pode ser determinante para a sua sobrevivência e sucesso no longo prazo. 

Além disso, podemos destacar outros motivos pelos quais ele é importante para as organizações:

• Transmite um sinal claro de respeito e valorização pelos dados confiados à empresa;
• Consolida a imagem da empresa como uma entidade confiável, o que fortalece relacionamentos com parceiros e consumidores;
• É vital para a conformidade legal, já que muitas jurisdições têm rigorosas leis de proteção de dados que impõem penalidades relevantes em caso de descumprimento. Bons exemplos são a GDPR (Europa) e a LGPD no Brasil.

Em resumo, proteger informações sigilosas é essencial não apenas para evitar perdas financeiras ou danos à reputação, mas também para garantir a continuidade das operações e a confiança do mercado. 

Para compreender melhor o que significa confidencialidade dos dados e sua importância, vamos conferir sua aplicação no cotidiano corporativo. 

Exemplos de informações que devem ser confidenciais em uma empresa

Dentro do universo corporativo, várias categorias de informações devem ser tratadas como confidenciais para assegurar a integridade e o bom funcionamento de uma organização. 

Entre elas, destacam-se:

• Dados de clientes e parceiros: incluem informações pessoais, preferências de compra e histórico de transações;
• Pesquisa e Desenvolvimento: são detalhes de novos produtos ou serviços em desenvolvimento, assim como resultados de pesquisas e patentes pendentes;
• Informações financeiras: relatórios financeiros, como balanços e demonstrativos de resultado, que devem ser mantidos em sigilo até serem oficialmente divulgados;
• Informações operacionais: processos internos, manuais de procedimentos, e códigos de segurança que, se divulgados, poderiam comprometer a eficácia operacional;
• Informações de Recursos Humanos: registros de funcionários, tais como avaliações de performance, salários e planos de carreira, que são sensíveis e de uso exclusivo da gestão de RH;
• Estratégias de Marketing e Vendas: planos de marketing proprietários, estratégias de venda e lançamentos de produtos, que caso revelados prematuramente, poderiam beneficiar concorrentes.

Ao proteger essas informações, a empresa não só evita perdas potenciais, mas também reforça o princípio da confidencialidade empresarial em todos os níveis da organização.

Leia também: Descarte de documentos confidenciais: como fazer com segurança

Qual é a diferença entre sigilo e confidencialidade?

Sigilo e confidencialidade são palavras que expressam conceitos muito próximos, mas que guardam uma pequena distinção.

Por conceito, sigilo está diretamente ligado à natureza da informação, sendo usado para descrever dados que são inerentemente secretos, que não podem ser compartilhados em hipótese alguma.

Este termo é comum em âmbitos profissionais onde a informação privilegiada é protegida por lei, como nas áreas médica, jurídica e de segurança nacional.

Por sua vez, a confidencialidade dos dados é um tipo de sigilo. Nela, existe um guia para o tratamento de informações, que são restritas por alguma norma, originando as políticas de acesso. 

Em geral, as regras para lidar com informações confidenciais são estabelecidas por meio de políticas internas e contratos, como o NDA.

Conheça o termo de confidencialidade (NDA)

O termo ou contrato de confidencialidade, conhecido também como Non-Disclosure Agreement (NDA), é um instrumento legal fundamental na proteção de informações comerciais sensíveis. 

Este documento estabelece um acordo formal entre as partes – que podem ser empresas ou indivíduos – para não revelar informações classificadas como confidenciais sem a devida autorização.

O NDA desempenha um papel crucial ao iniciar parcerias, negociações ou até mesmo no emprego de novos funcionários, pois assegura que todos os envolvidos compreendam a gravidade de vazar dados críticos. 

Além de definir claramente quais informações são consideradas confidenciais, o acordo estipula o período de tempo em que o sigilo deve ser mantido e as penalidades para o caso de violações.

E o que deve constar em um termo de confidencialidade e sigilo para funcionários, por exemplo? Elementos essenciais deste contrato incluem: 

• Duração da obrigação de manter o segredo;
• Consequências de um possível descumprimento;
• Definição do propósito pelo qual as informações podem ser usadas.

É importante que um NDA seja composto de maneira personalizada para refletir as necessidades específicas das partes e o contexto da informação a ser protegida, o que garante eficácia legal e compreensão inequívoca entre todos os signatários.

Tipos de termo de confidencialidade

Existem variados tipos de contratos de confidencialidade dos dados que refletem diferentes relações e acordos entre as partes envolvidas. 

Essencialmente, a estrutura do termo é moldada para criar uma barreira legal contra o vazamento de informações, assegurando que todas as partes reconheçam e respeitem os limites da privacidade dos dados.

A escolha entre um modelo unilateral, bilateral ou multilateral depende principalmente da direção do fluxo de informações e do número de partes que concordam em compartilhar os dados sensíveis sob o escopo do acordo. 

Unilateral

Um termo unilateral, também conhecido como acordo de não-divulgação de uma via, é aquele onde apenas uma das partes (reveladora) fornece informações confidenciais e a outra parte (receptora) concorda em mantê-las em segredo. 

Este tipo é comum quando uma empresa está revelando informações valiosas a um potencial investidor, parceiro ou empregado e precisa garantir que as informações reveladas não serão disseminadas ou utilizadas indevidamente. 

Em um acordo unilateral, é essencial que a parte receptora entenda claramente suas obrigações e as consequências legais do descumprimento para prevenir qualquer falha que possa resultar em perdas financeiras ou danos à reputação para a parte divulgadora.

Bilateral

O termo bilateral, ou acordo de não-divulgação de duas vias, envolve duas partes onde ambas estão compartilhando informações confidenciais entre si e se comprometem mutuamente a proteger a privacidade dos dados trocados. 

Estes são comumente usados em situações de joint ventures ou parcerias empresariais, onde cada parte tem informações valiosas que desejam compartilhar com a outra, mas com a condição de que esses dados sejam tratados de maneira confidencial. 

O termo bilateral é benéfico quando existe um fluxo recíproco de informações e garante que há um entendimento mútuo para preservar os interesses de ambas as organizações.

Multilateral

Os NDA multilaterais são aqueles que envolvem múltiplas partes, nas quais várias entidades podem estar trocando informações de maneira que todas devem mantê-las resguardadas. 

Estes são particularmente úteis em complexas transações comerciais ou colaborações que englobam várias empresas, o que maximiza a eficiência ao reduzir a necessidade de múltiplos acordos bilaterais. 

Em um termo multilateral, embora o acordo seja mais complexo de administrar, ele serve para garantir que todas as partes estejam alinhadas com o mesmo conjunto de expectativas e responsabilidades sobre a proteção das informações compartilhadas.

Dessa forma, unificam a proteção de dados em toda a parceria ou grupo de colaboração. Isso simplifica a gestão das informações confidenciais e fortalece a rede de segurança nas interações entre todos os envolvidos.

Como garantir a confidencialidade no trabalho?

Garantir a confidencialidade profissional é essencial para a segurança e o sucesso do negócio. 

Com a adoção de práticas apropriadas e ferramentas eficientes, as organizações podem criar uma cultura forte de respeito pela privacidade das informações. Algumas estratégias incluem:

• Criptografia e segurança de dados: use tecnologias de criptografia para proteger dados sensíveis, tanto em repouso quanto durante a transmissão;
• Limite no acesso a informações: implemente controles de acesso para garantir que apenas funcionários autorizados possam acessar informações confidenciais;
• Auditoria e monitoramento: realize auditorias regulares das práticas e monitore o acesso e uso de informações confidenciais para detectar e prevenir vazamentos;
• Acordos de Não-Divulgação (NDAs): exija que os funcionários, contratados e terceiros assinem os NDAs, de modo a reforçar legalmente o compromisso com a privacidade das informações;
• Treinamento e conscientização: regularmente treine os funcionários sobre a importância de manter informações confidenciais, incluindo cenários práticos e consequências de violações;
• Políticas claras: desenhe e implemente diretrizes sobre informações confidenciais que sejam claras para todos os membros da equipe. As políticas devem incluir procedimentos para manipulação, armazenamento e compartilhamento de informações sensíveis.

Essas práticas combinadas criam um ambiente de trabalho onde a proteção das informações confidenciais é valorizada e sérias medidas são tomadas para protegê-la, incentivando todos dentro da empresa a atuarem como guardiões das informações confidenciais.

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Leia também: Política de segurança da informação: saiba como fazer

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Destaca-se também as práticas de segurança, como a criptografia SHA256 e o armazenamento em nuvem, que garantem a proteção das informações.

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Conclusão

A confidencialidade representa um dos aspectos mais críticos para a sustentabilidade e crescimento das corporações contemporâneas. 

Sua importância perpassa todos os níveis organizacionais e se manifesta tanto na proteção de dados e informações sigilosas quanto na construção de uma imagem corporativa sólida e confiável. 

Empresas que compreendem e aplicam eficientemente os conceitos de sigilo e confidencialidade estão equipadas para enfrentar desafios competitivos e regulatórios, mantendo sua vantagem no mercado enquanto protegem suas operações.

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