A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe muitas novidades no modo como as organizações tratam as informações pessoais.
Para garantir a conformidade com essa legislação, é fundamental que as empresas adotem uma abordagem estratégica e documentada, com olhar atento aos documentos LGPD.
Neste artigo, exploraremos os documentos essenciais que sua empresa precisa ter para estar em conformidade com a lei. Confira!
Documentos LGPD: 7 indispensáveis para sua empresa se adequar à lei
A implementação eficaz da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige a preparação e a elaboração de uma série de documentos essenciais.
Abaixo estão sete documentos LGPD fundamentais para garantir a conformidade legal e a proteção dos dados pessoais:
1. Registro das Operações de Tratamento de Dados Pessoais
O Registro das Operações de Tratamento de Dados Pessoais constitui um dos pilares essenciais para a adequação das empresas à LGPD.
Este registro é uma exigência legal e uma ferramenta que permite que as organizações mapeiem com precisão as atividades que envolvem dados pessoais.
Sua elaboração e manutenção ajudam a identificar pontos críticos tais como:
- Tipos de dados tratados;
- Locais de armazenamento;
- Direitos dos titulares envolvidos;
- Finalidades do tratamento e bases legais que o justificam.
Este mapeamento é crucial para assegurar a transparência e a segurança dos dados, além de fornecer um meio eficaz de monitoramento e auditoria das práticas de tratamento de dados pelas empresas.
2. Política de Segurança da Informação (PSI)
A Política de Segurança da Informação (PSI) é mais um documento LGPD estratégico que estabelece as diretrizes para a proteção de informações nas empresas.
Em outras palavras, ela:
- Estabelece o Sistema de Gestão da Segurança da Informação (SGSI), que visa garantir a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade das informações;
- Define a estrutura para a gestão da segurança em todos os níveis, com normas detalhadas para controle de acesso, gestão de ativos, backup e resposta a incidentes;
- Orienta a adoção de controles e processos baseados em práticas reconhecidas para garantir níveis adequados de proteção aos dados sob a responsabilidade da organização;
- Age como um guia para prevenir incidentes de segurança, de modo a delinear responsabilidades e minimizar riscos de impactos negativos – sejam eles financeiros ou reputacionais.
Por proteger os dados pessoais e as informações valiosas da organização, ela é um dos documentos essenciais da LGPD.
Leia também: Controle de Dados: o que é, importância e como fazer na empresa
3. Relatório de Impacto à Proteção de Dados Pessoais (RIPD)
Seguindo com nosso assunto de LGPD e gestão de documentos, temos o Relatório de Impacto à Proteção de Dados Pessoais (RIPD).
Este relatório serve como uma análise detalhada que identifica e propõe a correção de riscos associados ao tratamento de dados pessoais pelas empresas.
É um dos documentos essenciais da LGPD, pois:
- Promove a transparência nas operações de tratamento;
- Evidencia uma atuação preventiva diante de potenciais ameaças à privacidade e conformidade com a lei;
- Fortalece a proteção dos direitos dos titulares, de modo a garantir que medidas de segurança e melhores práticas sejam adotadas.
Os critérios para a obrigatoriedade do RIPD ainda serão regulados pela ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados).
Porém, ele é recomendável se você lida com situações de alto risco, como no tratamento de grandes volumes de dados sensíveis ou na realização de atividades que podem afetar significativamente os direitos dos indivíduos.
4. Política Externa de Privacidade ou Aviso de Privacidade
A Política Externa de Privacidade ou Aviso de Privacidade é mais um dos documentos para LGPD indispensáveis.
Ele se apresenta ao público, geralmente por meio de sites e pontos de coleta de dados, para explicar como as empresas tratam os dados pessoais coletados.
Assim, atende ao princípio da transparência estabelecido pela lei e mantém os titulares dos dados informados sobre as práticas de privacidade da organização.
No Aviso de Privacidade, são detalhadas informações como:
- Direitos dos titulares;
- Terceiros envolvidos;
- Qualificação do controlador;
- Identificação do Encarregado (DPO);
- Finalidades e duração do tratamento de dados;
- Medidas de segurança adotadas para proteger os dados.
Esse comunicado conscientiza os usuários a respeito do manuseio das suas informações pessoais, assegura a transparência e constrói confiança entre a empresa e seus stakeholders.
5. Avaliações de Legítimo Interesse
As Avaliações de Legítimo Interesse são processos críticos dentro das organizações, sendo uma base legal sob a LGPD para o tratamento de dados pessoais quando este não pode ser justificado por consentimento ou outros fundamentos legais.
Essas avaliações demandam um delicado balanceamento entre os interesses da empresa e os direitos dos titulares dos dados, ok? Basicamente, são três etapas:
- Verifica-se a adequação para assegurar que o tratamento dos dados pessoais está alinhado com a finalidade proposta;
- Avalia-se a necessidade de processar os dados para atingir o objetivo pretendido (existem opções menos invasivas?);
- Faz-se um balanceamento, considerando se os interesses da empresa não se sobrepõem aos direitos e liberdades fundamentais dos titulares.
Este exercício de avaliação demonstra responsabilidade e prestação de contas por parte da empresa.
6. Política Interna de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais
Assim como existe a política externa de privacidade como um dos documentos LGPD essenciais, temos também a política interna.
A Política Interna de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais é um documento normativo que estabelece os compromissos e procedimentos internos que a empresa deve seguir para garantir a conformidade com a lei.
A política deve nortear todas as ações relacionadas à privacidade e ao tratamento de dados pessoais dentro da organização, o que influencia a cultura empresarial e demonstra responsabilidade perante os dados dos indivíduos.
Dentre suas diretrizes, se incluem:
- Dever de informação aos titulares dos dados;
- Compromisso com a utilização legítima e transparente das informações;
- obrigação dos colaboradores em comunicar qualquer nova atividade de processamento de dados.
A implementação efetiva dessa política passa pelo envolvimento e conscientização de todos os níveis hierárquicos, certo?
7. Cláusulas Contratuais de Proteção de Dados Pessoais
Finalizando os documentos LGPD, temos as Cláusulas Contratuais de Proteção de Dados Pessoais.
Elas dizem respeito a aspectos essenciais a serem incorporados nos contratos empresariais com terceiros, sejam eles prestadores de serviços, parceiros ou colaboradores.
As cláusulas regulam detalhadamente a forma como os dados pessoais serão tratados, de forma a alinhar expectativas e responsabilidades de cada parte, bem como as medidas de conformidade e os mecanismos de monitoramento e auditoria.
Além dos documentos essenciais da LGPD, é preciso buscar outros mecanismos de proteção da informação. Um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas pode contribuir para isso.
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Conclusão
A implementação adequada de documentos LGPD é a chave para o sucesso na jornada de conformidade e proteção de dados.
Ao priorizar esses documentos, sua empresa reafirma seu comprometimento com a privacidade e fortalece a confiança dos usuários, assegurando operações transparentes e responsáveis. Falando em LGPD, você sabe o que são dados pessoais sensíveis e os cuidados que demandam?
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