Controle de dados: o que é, qual a sua importância e como fazer na sua empresa

Equipe TOTVS | 03 dezembro, 2023

Você sabia que o controle de dados é considerado um dos pilares para o sucesso de uma empresa? Isso porque ele é essencial para guiar as estratégias e decisões dos gestores dentro da organização.

É por meio dele que a empresa sabe como armazenar os dados com segurança, evitar o vazamento de informações e, até mesmo, a violação do sistema. 

Pois, nenhum cliente gostaria de ter as suas informações pessoais, que estão dentro do site de uma empresa, acessadas por terceiros. Por isso, é preciso contar com um sistema de controle de dados que auxilie na coleta, armazenamento e gestão de dados.

Para ajudar você, elaboramos este artigo com as principais informações sobre como controlar os dados, qual a sua importância e como implementá-lo de maneira correta na sua empresa. Vamos lá?

O que é controle de dados?

Trata-se do armazenamento, levantamento e o uso das informações que são colhidas dos clientes pela empresa, por meio de ferramentas que fazem a coleta e garantem a proteção das informações.

Para isso, é preciso saber o que significa controle de dados e escolher as melhores fontes de informações dos clientes para manter um banco de dados atualizado e que faça o seu controle. 

Pois, eles podem ser gerados em diversas áreas, como controle de estoque, marketing, finanças, contabilidade, entre outras.

Assim, quando essas informações se perdem, é mais difícil saber quais são os melhores canais para se comunicar com os consumidores, bem como os seus desejos, hábitos e necessidades.

Com isso, pode reduzir os insights sobre o público-alvo, afetando a assertividade das estratégias e das tomadas de decisões que precisam ser utilizadas.

É importante destacar também que o controle de dados é importante para manter os registros das atividades, definir quais dados serão utilizados, compartilhar informações com a equipe e padronizar os processos.

Dado x informação

Mesmo que dado e informação possam ser utilizados no mesmo contexto e serem parecidos, eles possuem as suas diferenças.

O dado é um conjunto de símbolos sequenciais que são captados pelas máquinas e a informação é a interpretação de um dado.

Assim, quando falamos de armazenar algo, as informações são arquivadas em formato de dados, que são captados e armazenados por máquinas.

Por que o controle de dados é importante?

O controle de dados proporciona mais oportunidades e conquista melhores resultados, com a extração de dados com mais agilidade. Ele auxilia na tomada de decisão, evita o vazamento de informações e o mau uso dos dados.

Além disso, também torna as consultas por informações mais ágeis. Pois, se um gestor quer saber qual o produto que tem mais saída, ele pode simplesmente consultar o controle de estoque e verificar isso rapidamente.

Vale ressaltar que é fundamental deixar os dados seguros e centralizados, para que possam ser melhor gerenciados, bem como possam zelar pela segurança e compliance.

Imagine que Priscila tem uma empresa de roupas. Ela sabe que o nível de estoque é um dado que serve para o cliente tomar uma decisão e se fará ou não uma nova compra. Pois, o volume diário de produção indica se a sua empresa fechou ou não um novo pedido.

Assim, precisa sempre verificar essas informações para saber como estão as vendas, bem como garantir a coleta de dados.

O controle de dados na internet

controle de dados na internet

O controle de dados na internet tem relação com as tecnologias que são utilizadas para proteger e monitorar o uso de dados por ela. Assim, é possível controlar quem tem acesso aos seus dados, como são usados e compartilhados.

Para isso, é necessário que ferramentas e técnicas modernas possam ser utilizadas para garantir a proteção das informações e evitar o vazamento de dados.

Confira a seguir:

Criptografia

A criptografia é um processo utilizado para garantir a segurança na troca de informações e acesso à internet, com a conversão de dados de um formato legível para um codificado.

Ela é um processo de codificação que tem uma chave, protegendo os dados confidenciais para que terceiros não consigam acessá-los. O WhatsApp é um aplicativo que faz uso dela.

Secure Socket Layer (SSL)

Outro exemplo é o Secure Socket Layer (SSL), que é um protocolo de segurança que estabelece uma conexão entre o servidor web e o usuário utilizando criptografia. 

Assim, ele é usado para comunicar sites e navegadores de maneira criptografada, modificando endereços dos sites de HTTP e HTTPS.

Firewall

Existe ainda o firewall que é um software ou hardware que controla e monitora o tráfego de rede, impedindo o acesso não autorizado.

Ele é um dispositivo de segurança que está na linha de frente como defesa na segurança da internet há mais de 20 anos.

Todas essas técnicas auxiliam no gerenciamento da manipulação do controle de dados na internet. 

Exemplo prático

Para que fique ainda mais claro, vamos supor que Mario comprou um novo celular pela internet. Ele encontrou uma oferta incrível em um site que parecia confiável e decidiu fazer o pedido. 

Mario preencheu seus dados pessoais, como nome, endereço, CPF e número do cartão de crédito, e clicou em “finalizar compra”. No entanto, ele não recebeu nenhuma confirmação por e-mail ou mensagem de texto. Então tentou entrar em contato com o site, mas não obteve resposta. 

Alguns dias depois, ele percebeu que havia várias cobranças indevidas em sua fatura do cartão. Ele também começou a receber ligações e e-mails de pessoas desconhecidas oferecendo produtos e serviços que ele nunca solicitou. 

Mario ficou assustado e indignado ao descobrir que seus dados haviam sido vazados por um site falso que se aproveitava da inocência dos consumidores. Ele teve que cancelar seu cartão, registrar um boletim de ocorrência e procurar ajuda jurídica para resolver o problema.

Assim como Mario, existem muitas pessoas que acabam sendo prejudicadas por causa do vazamento de informações. Por isso, as empresas precisam se preocupar na segurança dos dados dos seus clientes e garantir que não ocorra esse tipo de situação.

É claro que no caso de Mário, o site já tinha o objetivo de roubar as suas informações, mas também existem empresas que não têm a segurança necessária para armazená-las e acabam vazando as informações dos clientes.

Controle de dados pessoais e a LGPD

Um forte aliado na proteção de dados, foi a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) que entrou em vigor em setembro de 2020. Ela estabelece diretrizes para o processamento de dados pessoais, com o objetivo de proteger a privacidade dos usuários.

A LGPD se aplica a qualquer empresa que faz o armazenamento, coleta e compartilha os dados pessoais, exigindo o consentimento do cliente antes que coletem os seus dados. Além disso, o usuário também tem o direito de excluir essas informações e ser avisado sempre que elas forem utilizadas.

É importante destacar que o mau uso de dados pode gerar risco e violar as regras da LGPD. Por isso, é preciso utilizar técnicas que priorizem a segurança das informações em conformidade com a lei.

Os impactos do controle de dados na gestão de um negócio

impactos do controle de dados na gestão de um negócio

Com o avanço da tecnologia, ocorreram várias alterações nas formas de armazenar os dados dentro de uma empresa, que precisam se preocupar ainda mais com a proteção das informações por causa dos ataques cibernéticos.

Por isso, as empresas começaram a priorizar ainda mais a segurança e a proteção de dados, utilizando ferramentas para evitar o vazamento ou violação deles.

Pois, todas as decisões que os gestores tomam dentro de uma empresa são baseadas em dados e, por isso, o seu controle afeta a gestão de um negócio.

Eles podem impactar em novos investimentos, na otimização de processos, na redução de custos e no corte de gastos.

Para garantir a proteção e agilidade nos processos, são utilizadas ferramentas para um controle eficaz:

  • ERP: que um é um software de automação comercial para dados internos que otimiza o processo de gestão da empresa;
  • CRM: software de relacionamento com o cliente e seu comportamento, voltado para os dados externos e tendências do mercado.

Como fazer o controle de dados na empresa?

Agora que você já sabe as principais informações sobre o controle de dados, chegou a hora de entender como fazer o controle de maneira adequada para a sua empresa. Vamos lá?

Adote medidas de segurança

As medidas de segurança garantirão a proteção dos dados dos seus clientes e de todos da sua empresa. Por isso, é preciso seguir todas as diretrizes estabelecidas para o armazenamento, coleta e processamento de dados.

É preciso também tomar cuidado com os ataques cibernéticos e prevenir contra acessos indevidos de origem interna ou externa. Além disso, tudo precisa estar em conformidade com a LGPD.

Implemente o cloud computing

Você sabia que a computação em nuvem representa 42% do processamento nas empresas do Brasil? São os dados da Pesquisa Anual do Centro de Tecnologia de Informação Aplicada da Fundação Getúlio Vargas (FGVcia).

O cloud computing é utilizado para o armazenamento de dados e reduz a necessidade de servidores, o que garante o acesso aos documentos em qualquer lugar desde que tenha conexão com a internet.

Ele possibilita mais segurança com o armazenamento na nuvem e acesso autorizado somente para quem possuir a senha, com uma proteção extra como a criptografia.

Aposte na digitalização dos arquivos

Digitar os arquivos garante mais agilidade na hora de consultar um documento e economizar espaço. Além disso, otimiza o tempo que você gastaria procurando por um documento.

Os arquivos em papel são mais um custo para a sua empresa que pode ser evitado com a digitalização de todos eles. É possível também digitalizar alguns e validar juridicamente para que possam ser descartados.

Vale ressaltar que aproximadamente 76,2% das companhias do Brasil já implementaram uma estratégia de digitalização em suas operações, segundo uma pesquisa realizada pela Samba Digital.

Invista em softwares especializados

controle de dados: invista em softwares especializados

A tecnologia é uma grande aliada no processo de proteção de dados, pois acompanha as tecnologias de gerenciamento e análise, bem como podem garantir a segurança das informações.

Por isso, é necessário investir em um software especializado em coletas e armazenamento de informações, que garanta a segurança dos dados e evite o vazamento de informações sigilosas e confidenciais.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Como você pode ver, o controle de dados é fundamental para uma empresa, pois precisa garantir a segurança e a proteção deles. Para isso, é necessário utilizar ferramentas que possam auxiliar nisso, como o TOTVS Assinatura Eletrônica.

Ele é um sistema de assinatura eletrônica de documentos e contratos, com acompanhamento das ações por todas as partes envolvidas. Ou seja, se você precisa verificar se o destinatário já assinou o documento, basta acessar o sistema e fazer a consulta.

O sistema da TOTVS sempre acompanha a transformação digital, as diretrizes da LGPD e o armazenamento na nuvem, garantindo a proteção dos dados.

Implemente a assinatura em formato eletrônico nos processos da sua empresa! Conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica!

Conclusão

Com o nosso conteúdo, você entendeu que a organização e controle de dados pessoais tem como objetivo armazenar com segurança as informações e fazer o seu gerenciamento.

Também compreendeu a importância dele para proteger as informações dos seus clientes e armazená-los com segurança.

Além disso, também explicamos os passos para fazer a implementação na sua empresa e garantir uma gestão de dados eficiente.

Lembre-se que o controle de dados é essencial para garantir a proteção das informações dos seus clientes e mostrar que você tem uma empresa séria e segura.

Gostou do conteúdo? Que tal aproveitar e ler outros em nosso blog? Recomendamos a leitura do artigo sobre o que é senha eletrônica!

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