Memorando: o que é, tipos, como fazer e modelos

No ambiente corporativo, uma comunicação clara e eficiente é fundamental para o sucesso das operações diárias. Afinal, a empresa, como organismo, precisa se comunicar constantemente com seus stakeholders — funcionários, clientes, fornecedores e outros.

Nesse sentido, o memorando se destaca como uma ferramenta essencial para transmitir informações importantes, orientar equipes ou registrar decisões cruciais de maneira pontual. 

Continue a leitura e descubra como o uso estratégico de memorandos pode aprimorar a comunicação e a eficiência dentro da sua empresa.

O que é memorando?

Um memorando é um documento escrito utilizado principalmente em ambientes corporativos e administrativos para comunicar informações importantes de maneira formal e direta. 

Ele é geralmente curto, simples e focado, servindo para registrar e transmitir mensagens, instruções, políticas, procedimentos ou qualquer outra informação relevante que necessite de ser compartilhada entre os membros de uma organização ou aos stakeholders. 

Esse documento é uma ferramenta essencial para garantir que todos estejam cientes de informações cruciais e para manter um registro oficial de comunicação dentro da empresa.

Qual é a função de um memorando?

A função principal desse tipo de registro é facilitar a comunicação interna dentro de uma organização. Ele é utilizado para diversas finalidades, incluindo:

• Transmitir informações importantes: memorandos são usados para comunicar políticas, procedimentos, mudanças importantes, eventos e outras informações que precisam ser disseminadas entre os funcionários;
• Instruir e orientar: servem para dar instruções claras e precisas sobre como realizar determinadas tarefas ou seguir novos procedimentos, ajudando a padronizar práticas dentro da organização;
• Registrar decisões e acordos: esses documentos podem registrar decisões tomadas em reuniões, acordos entre departamentos ou qualquer outra decisão importante, servindo como um registro oficial;
• Solicitar ações: podem ser utilizados para solicitar ações específicas de indivíduos ou departamentos, garantindo que todos saibam exatamente o que é esperado deles;
• Formalizar comunicações: ao contrário das comunicações verbais ou informais, os memorandos criam um registro oficial e rastreável, que pode ser consultado futuramente se necessário.

Tipos de memorando

Cada tipo tem uma finalidade específica. Abaixo, vamos explorar os principais.

Memorando interno

O interno é utilizado para a comunicação dentro de uma organização. 

Ele ajuda a manter todos os membros da organização informados e alinhados com as diretrizes e mudanças internas. 

Um memorando interno pode abordar diversos tópicos, como a introdução de uma nova política de uniformização, mudanças nos procedimentos operacionais, avisos sobre eventos internos ou comunicados gerais que precisam ser disseminados para um grupo específico de funcionários.

Memorando externo

O tipo externo é utilizado para comunicação formal entre a organização e entidades externas, como clientes, fornecedores, parceiros comerciais ou outras organizações. 

Esse tipo de memorando é geralmente mais formal e detalhado, pois representa a organização para partes externas. 

Alguns usos possíveis são para informar sobre mudanças em contratos, estabelecer novas parcerias, comunicar decisões importantes que afetam as relações comerciais ou solicitar informações e respostas de entidades externas.

Memorando comercial

O tipo comercial é específico para o contexto de transações comerciais e negócios. Serve para confirmar acordos, negociar termos de contratos, solicitar ou fornecer cotações, assim como formalizar propostas de negócios. 

Seu tom deve ser profissional e claro, facilitando a compreensão e a tomada de decisões. 

Esse tipo de documento é essencial para garantir que todas as partes envolvidas em uma transação comercial tenham um registro claro e formal dos termos discutidos e acordados.

Diferença entre ofício e memorando

Vejamos as principais diferenças entre essas duas formas de comunicação. 

• Tom e formalidade: o ofício tem um tom mais formal e segue uma estrutura mais rígida, sendo mais extenso, enquanto o memorando é menos formal e mais direto;
• Destinatário: o ofício é geralmente enviado a autoridades e instituições públicas, enquanto o memorando é destinado a membros da mesma organização ou a stakeholders;
• Finalidade: embora o memorando seja usado para comunicação interna e externa, é mais comumente aplicado a situações internas. Já o ofício é mais comumente adotado em comunicação externa.

Como fazer um memorando?

Criar um memorando eficaz envolve seguir uma estrutura clara e organizada. A estrutura desse documento garante que as informações sejam apresentadas de forma lógica e fácil de entender. 

Aqui estão as partes essenciais:

• Cabeçalho: inclui o nome da organização, o título “Memorando” e o número em alguns casos;
• Destinatário: a pessoa ou departamento a quem o memorando é dirigido. Usualmente, começa com “Para:” seguido do nome ou cargo;
• Remetente: a pessoa ou departamento que está enviando o documento. Começa com “De:” seguido do nome ou cargo;
• Data: a data em que o documento está sendo enviado;
• Assunto: uma breve descrição do tema tratado. Deve ser clara e concisa para indicar rapidamente o conteúdo principal;
• Corpo do texto: a seção principal onde a mensagem é detalhada. Deve ser organizada em parágrafos curtos e claros, divididos em introdução, desenvolvimento e conclusão. A Introdução explica o propósito do documento, o desenvolvimento detalha as informações, instruções ou solicitações e a conclusão traz resumo e ações a serem tomadas, se necessário;
• Assinatura: pode incluir a assinatura física ou digital do remetente, se necessário.

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