A comunicação interna e externa é responsável por transmitir a imagem, os valores e os objetivos da empresa para os diferentes públicos com os quais ela se relaciona.
Ambas são fundamentais para o engajamento da marca, diante da presença de tantos canais de comunicação atualmente.
Por isso, relacionar-se com seu público é uma missão que precisa de conhecimento e interpretação de informações, para que se entenda o que ele necessita. Isso também é importante na relação entre gestor e colaborador.
Quer saber qual é a diferença entre comunicação interna e externa? Como elas devem estar integradas para uma comunicação eficiente?
Neste artigo, responderemos a todas as suas perguntas e explicaremos tudo sobre o assunto, além de mostrarmos algumas dicas que ajudarão na comunicação dentro e fora da sua empresa. Vamos lá?
Qual a diferença entre comunicação interna e externa?
Saber o que é comunicação interna e externa é fundamental para entender como utilizá-las de maneira correta. Trata-se de duas formas de relacionamento que uma empresa pode ter com diferentes públicos.
Entenda, com mais detalhes, cada uma delas:
Comunicação interna
A comunicação interna serve para simplificar as relações dentro do ambiente de trabalho e atualizar todos os colaboradores sobre os projetos da organização.
É o relacionamento entre o público interno e a empresa, que deve ser transparente e ágil. Ou seja, é voltada para os colaboradores, funcionários e parceiros da organização, buscando integrar, motivar e informar sobre a cultura, os valores e os objetivos da empresa.
Comunicação externa
A comunicação externa é utilizada para transmitir a imagem de uma empresa para o público. Ela mostra o posicionamento da companhia em relação ao mundo e às organizações.
A comunicação externa é direcionada para os clientes, consumidores, fornecedores, sociedade e outros grupos que possam influenciar ou ser influenciados pela imagem e pelas ações da empresa.
Ela visa a divulgar a marca, os produtos, os serviços e os projetos da organização, além de fortalecer sua reputação e seu relacionamento com o mercado.
A importância da comunicação interna e externa na empresa
A comunicação interna e externa devem ser trabalhadas juntas dentro da empresa e não de maneira separada, pois são complementares e devem ser planejadas de forma integrada, respeitando as especificidades e as necessidades de cada público.
Além disso, elas devem estar alinhadas com a missão, a visão e os valores da empresa, para transmitir uma mensagem coerente e transparente.
Uma boa comunicação interna e externa pode trazer benefícios como:
- aumento da produtividade;
- engajamento e satisfação dos colaboradores;
- melhoria da qualidade dos produtos e serviços;
- fidelização e captação de clientes;
- diferenciação da concorrência;
- maior visibilidade e credibilidade da marca.
Por isso, deve ser comunicado o que é tratado dentro da empresa, não somente para os colaboradores, mas para os clientes também. Isso deve ser utilizado para mostrar os bastidores da empresa e quem trabalha dentro dela.
Isso porque os clientes podem ter interesse no que se passa dentro do ambiente da empresa da qual eles compram. Ao mesmo tempo, os colaboradores podem se sentir mais valorizados pela companhia, por causa da visibilidade.
O que fazer para ter uma comunicação eficiente em ambos os casos?
Você já sabe que a comunicação é uma habilidade essencial para qualquer profissional que deseja se destacar no mercado de trabalho e para as empresas que querem alavancar as suas vendas, certo?
Mas como fazer para ter uma comunicação empresarial eficiente em ambos os casos? Confira algumas dicas que podem te ajudar a melhorar sua comunicação e alcançar melhores resultados. Vamos lá?
#1 Entenda o atual cenário da organização
É fundamental entender o cenário da empresa para uma comunicação eficiente, pois você saberá o que deve ser comunicado e passado para colaboradores e clientes.
Para isso, é preciso conhecer a cultura e os valores da empresa, para que você consiga se comunicar da melhor maneira possível e para todos que tiverem contato com a organização.
Assim, é possível segmentar o seu público em diferentes perfis e adaptar a sua comunicação de acordo com as características e expectativas de cada um.
#2 Conheça seu público-alvo
Ter conhecimento do público-alvo é essencial para qualquer empresa, pois é com base nele que você saberá como deve fazer a comunicação interna e externa, bem como as melhores maneiras de abordá-lo para que se torne o seu cliente.
Para isso, é preciso fazer pesquisas e criar a persona de acordo com os produtos e serviços da empresa. Com isso, é possível identificar os canais que deve utilizar para personalizar a venda e se comunicar.
Além disso, todas as informações são fundamentais para definir o propósito e a estratégia da comunicação, bem como para alinhá-la com a cultura organizacional e o planejamento estratégico da empresa.
#3 Planeje suas ações
O planejamento é necessário para qualquer área e não seria diferente para um comunicação interna e externa. Por isso, é importante planejar as ações, saber as metas e tópicos que precisam ser abordados com colaboradores e clientes.
Com isso, conseguirá elaborar um bom planejamento estratégico que atinja o público-alvo e faça com que ele se encaixe perfeitamente dentro do posicionamento da empresa.
Para isso, deve ser definido os objetivos, as metas, os indicadores de desempenho, os recursos disponíveis e o cronograma de execução.
Além disso, você deve estabelecer quais são as mensagens que quer transmitir para o seu público e como elas se relacionam com a proposta de valor da sua empresa.
#4 Defina o tom de voz da empresa
O tom de voz da empresa proporciona que a comunicação possa ser eficiente, pois todos devem entender sobre a sua empresa com base nas experiências, histórias e valores da mesma.
Ele auxilia na construção da imagem e do posicionamento da marca, com a compreensão do que o cliente realmente deseja e na criação de conteúdos relevantes para todos eles.
Por exemplo: uma empresa pode ter um tom de voz mais formal ou informal, mais sério ou divertido, mais técnico ou coloquial.
Além disso, isso deve ser mostrado no tom de voz da empresa que atingirá o público-alvo correto e cliente ideal, ao mesmo tempo, que os colaboradores também entenderão a comunicação e saberão como usá-la.
É importante destacar que ele deve ser consistente em todos os canais e situações. Assim, você cria uma identidade verbal para a sua empresa e gera mais confiança e proximidade com o seu público.
#5 Explore os diferentes canais
Existem vários canais de comunicação e, por isso, é importante saber quais são os melhores para se comunicar com os clientes e com os colaboradores.
É claro que os canais mais tradicionais são e-mails, redes sociais, além de mensagens por Slack ou WhatsApp. Mas os murais e reuniões também devem ser utilizados dentro da organização para verificar quais fazem mais sentido para uma comunicação mais eficiente.
Lembre-se de que cada canal tem as suas vantagens e desvantagens, e pode ser mais ou menos adequado para cada tipo de mensagem e público.
Por isso, é importante escolher os canais que melhor se encaixam na sua estratégia de comunicação e explorar as suas potencialidades para criar conteúdos relevantes e atrativos.
#6 Padronize a comunicação
Após definir os canais mais eficazes e úteis para a comunicação, é necessário padronizar a comunicação e garantir a qualidade e a coerência das suas ações.
Isso significa seguir algumas normas e diretrizes que orientam a produção e a distribuição dos seus conteúdos.
Por exemplo: uma empresa pode criar um manual de identidade visual que define as cores, as fontes, os ícones e os elementos gráficos que devem ser usados nos seus materiais.
Ao padronizar a sua comunicação, você facilita o reconhecimento da sua marca pelo seu público e evita erros e inconsistências que podem prejudicar a sua imagem.
#7 Comunique-se de forma clara e transparente
Você sabia que 61% dos consumidores afirmam que ser bem atendido é mais importante do que o preço ou a qualidade dos produtos? Isso mesmo! O bom atendimento está totalmente ligado com uma comunicação clara e transparente.
Saber se comunicar dessa forma tanto com os colaboradores quanto com os clientes, é fundamental para ter uma comunicação eficiente.
Isso significa que você deve usar uma linguagem simples, objetiva e adequada ao seu público-alvo, evitando termos técnicos ou ambíguos que possam gerar dúvidas.
Imagine que Giovanna é do time de marketing e precisa passar uma informação para Michelle que é do time de Recursos Humanos. Ela precisa que o recado seja menos técnico, porque Michelle não é da área e, por isso, deve ser o mais claro possível.
Além disso, é necessário ser ético nas suas mensagens, que significa não omitir ou distorcer informações que possam afetar o público ou a sua reputação.
Ao se comunicar de forma clara e transparente, você demonstra respeito e credibilidade para os clientes, e fortalece a confiança e o relacionamento entre as partes envolvidas.
#8 Crie um plano de comunicação integrada
Trata-se de uma abordagem que visa coordenar todas as ações de comunicação da empresa em um único plano estratégico.
Ele tem como objetivo garantir que todas as mensagens transmitidas pela empresa sejam consistentes, coerentes e complementares entre si, e que estejam alinhadas com a sua missão, visão, valores, público-alvo e tom de voz.
Assim, a comunicação integrada permite otimizar os recursos, potencializar os resultados, evitar ruídos ou conflitos entre os diferentes canais, e gerar uma percepção positiva da marca pelo seu público.
#9 Invista em tecnologia
Você sabia que 41% das empresas no Brasil implementaram ativamente a Inteligência Artificial (IA), que cresceu de forma constante em todo o mundo, segundo a pesquisa da International Business Machines Corporation (IBM)?
Ou seja, as empresas investem em inteligência de dados para embasar suas estratégias e utilizar a automação para proporcionar mais produtividade, otimizar tempo e economizar recursos.
Por isso, a tecnologia é uma grande aliada da comunicação eficiente e oferece ferramentas que facilitam, agilizam, bem como melhoram a qualidade das suas ações.
Imagine que Patrícia quer usar softwares de gestão de projetos para organizar, acompanhar e avaliar as suas atividades. Ela também pode usar plataformas de automação de marketing para criar, segmentar e enviar campanhas personalizadas para o seu público.
Patrícia ainda pode usar aplicativos de análise de dados para medir o desempenho dos seus canais e obter insights para otimizar as suas estratégias.
Assim, ao investir em tecnologia, ela ganha mais produtividade, eficiência e competitividade no mercado. Mas isso é para todas as empresas que utilizam a tecnologia para automatizar os processos.
#10 Mensure os resultados
É fundamental que você mensure os resultados das suas ações de comunicação, para verificar se elas estão atingindo os objetivos propostos.
Para isso, deve definir quais são os indicadores de desempenho que serão usados para avaliar cada canal ou campanha. Alguns exemplos são:
- alcance;
- engajamento;
- conversão;
- retenção;
- satisfação;
- fidelização;
- entre outros.
Vale ressaltar que ao mensurar os resultados, é possível identificar os pontos fortes e fracos das suas ações e fazer ajustes ou correções necessárias para melhorar o seu desempenho.
TOTVS RH
Já deu para perceber que a comunicação interna e externa são essenciais para qualquer negócio, não é mesmo? Para auxiliar que ela seja eficiente, utilizar a tecnologia é fundamental.
A TOTVS, maior empresa de tecnologia do mundo, possui sistemas específicos para a área de Recursos Humanos, o que proporciona uma experiência completa na gestão humana e estratégica da empresa.
Com o TOTVS RH, você tem o controle de ponto dos colaboradores, integração da folha de pagamento com os outros ERPs, gestão de saúde e segurança do trabalho e todos os relatórios relacionados aos funcionários da empresa.
Tudo pode ser feito usando os sistemas de HXM da TOTVS para uma comunicação interna e RD para um comunicação externa.
Utilize um sistema que tem foco na evolução e autonomia do colaborador! Conheça as tecnologias TOTVS RH!
Conclusão
Neste artigo, você entendeu como fazer uma comunicação interna e externa nas organizações com eficiência, além das diferenças entre as duas.
Além disso, ainda abordamos sobre a importância de fazer a gestão da comunicação dentro e fora da empresa, e como isso é essencial para o seu negócio.
Para finalizar, mostramos algumas dicas que ajudarão que você consiga transmitir em todos os canais uma comunicação eficiente, clara e transparente.
Que tal aprender ainda mais com o nosso artigo sobre comunicação interna?
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