Emissão de CTe: prazo, regras e passo a passo

Equipe TOTVS | 17 setembro, 2022

A emissão de CTe é uma prática muito comum entre a gestão de cargas e frotas. Afinal, este documento, conhecido como Conhecimento de Transporte eletrônico, é um dos mais importantes para fins de fiscalização. 

Por isso, entender como funciona a emissão de CTe, quem é obrigado a emitir e como fazê-lo é essencial para ter um bom fluxo de trabalho e informações no ramo de transportes. 

Ainda, por ser obrigatório, emiti-lo corretamente significa evitar problemas fiscais e regularizar a sua prestação de serviços. 

Sem ele, comprovar as informações acerca da carga transportada e otimizar os processos de gestão interna da empresa se torna praticamente impossível. 

Então, vale a pena entender mais sobre o tema! Para te ajudar, desenvolvemos este conteúdo completo, com informações didáticas e práticas sobre a emissão de CTe. Continue a leitura e confira! 

Afinal, o que é CTe?

CTe, ou Conhecimento de Transporte eletrônico, é um documento obrigatório, que serve para registrar e oficializar toda prestação de serviços relacionado ao transporte de cargas em território nacional. 

A emissão do CTe deve acontecer sempre que um serviço de transporte de cargas for prestado entre Estados ou municípios brasileiros. 

Vale lembrar que a emissão do CTe começou a ser obrigatória desde meados de 2012. Mas, apenas após 2017, todas as modalidades de transporte foram declaradas obrigadas a emitir o CTe, como informa o Portal da Fazenda de SP

Entender qual o significado de CTe é essencial para o seu negócio no ramo de transportes, a fim de evitar penalidades fiscais e regularizar todo o seu processo de trabalho. 

Para que serve o CTe?

O CTe serve para facilitar a fiscalização nacional, substituindo os arquivos em papel — já obsoletos —, economizando espaço e evitando a perda de informações. 

Neste documento, estão presentes todos os detalhes acerca do transporte da carga e do serviço prestado, como:

  • Dados do remetente e destinatário;
  • Peso da carga;
  • Produto transportado;
  • Data e hora da emissão;
  • Valor total da mercadoria.

Ainda, por ser um documento digital, ele também apresenta uma chave de acesso para consultar a autenticidade e autorização de uso no próprio portal nacional do CTe, na Secretaria da Fazenda.

Desde que sua utilização passou a ser obrigatória, vários outros documentos do ramo de transportes de cargas, antes impressos e arquivados em espaços físicos, puderam ser substituídos. 

Assim, não é mais necessário emitir outros documentos secundários, antes caracterizados segundo a modalidade de transporte. 

Os registros que o CTe substituí são:

  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas;
  • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC);
  • Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas;
  • Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas;
  • Conhecimento Aéreo.

Quem está obrigado à emissão de CTe?

Todas as empresas que contratam serviços de transporte ou são transportadoras são obrigadas a emitir o CTe sempre que realizarem prestações de serviços de transporte de cargas no território brasileiro. 

A emissão de CTe deve ocorrer independente se o serviço prestado for entre Estados ou entre municípios, qualquer que seja a modalidade de transporte. 

É importante que o responsável por emitir o documento seja contribuinte do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), que apresenta taxas e valores diferentes em cada Estado. 

Por fim, os órgãos que podem emitir o CTe, são:

  • Empresas Transportadoras de Cargas (ETCs);
  • Transportadores Autônomos de Cargas (TACs);
  • Cooperativas de Transporte de Cargas (CTC);
  • Embarcadores de Cargas, que contratam o transporte;
  • Escritórios de Contabilidade.

Quem é responsável por controlar a emissão do CTe?

Tanto a emissão quanto o controle e fiscalização do CTe acontecem pela Receita Federal, junto à Secretaria da Fazenda de cada Estado. 

É necessário solicitar seu credenciamento junto à Sefaz para viabilizar a emissão. Além disso, é possível consultar e verificar a autenticidade do seu documento emitido também pelo portal da Sefaz. 

Se todas as informações estiverem corretas, você não terá nenhuma pendência com o Fisco ou com qualquer outro processo de fiscalização. 

Qual o prazo para emissão de CTe?

O site oficial da Secretaria da Fazenda de São Paulo esclarece que o tempo máximo de autorização por lote é dimensionado em até três) minutos.

Já o tempo de consulta ao CTe emitido tem o prazo de 180 dias após ser recebido pela Sefaz. Ao final do período, só estarão disponíveis dados parciais do CTe, para fins de identificação do documento. 

O portal também esclarece que tanto o emitente quanto o tomador devem manter em arquivo próprio os CTes emitidos pelo tempo estabelecido pela legislação tributária. 

O que é necessário para emitir um CTe?

Existem algumas regras para emissão de CTe, como:

  • Fazer a solicitação de credenciamento junto à Secretaria da Fazenda;
  • Ter um certificado digital;
  • Contratar um sistema para emissão de CTe;
  • Configurar sua transportadora no sistema emissor;
  • Fazer a importação do arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica para a emissão de CTe;
  • Preencher e verificar todos os dados do documento, tais como remetente, destinatário, tipo de carga, peso e valor total da nota;
  • Realizar a impressão do Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico (DACTE).

Vale lembrar que, desde 2017, a Secretaria da Fazenda deixou de disponibilizar seu sistema gratuito de emissão de CTe, já que mais de 96% das empresas emitiam em sistemas particulares. 

Por isso, hoje é preciso adquirir um bom sistema emissor de CTe, que ajude também a otimizar suas operações logísticas como um todo.  

Preciso de um certificado digital para emissão de CTe?

Sim! Para realizar a emissão de CTe, é imprescindível ter um certificado digital da empresa, que serve como a “chave de acesso” e validação de informações para autenticar a emissão. 

O passo a passo para a emissão de CTe em sua empresa

Para fazer a emissão de CTe na sua empresa, o primeiro passo é ter o seu certificado digital em mãos, regularizado e ativo, que pode ser emitido em uma Autoridade Certificadora de sua preferência. 

Também é necessário escolher um sistema robusto para emitir CTe, que ofereça um bom atendimento, suporte ao cliente e seja intuitivo e simples de usar. 

Além disso, vale a pena considerar a possibilidade de um “trial” ou um teste gratuito no sistema por um período específico, de modo a se familiarizar e experimentar a plataforma. 

Não se esqueça também de fazer sua solicitação de credenciamento na Sefaz, para ser habilitado a emitir o CTe e outros documentos fiscais inerentes ao transporte de cargas. 

Basta acessar o portal da Sefaz do seu Estado e solicitar o credenciamento, opção que geralmente estará no menu “Serviços”. 

Com o sistema contratado e todas as etapas burocráticas completas, é preciso configurá-lo e informar todos os dados da sua transportadora, bem como informações sobre o frete ou serviço de transporte. 

Esse processo pode variar conforme o sistema contratado — é por isso que ele deve oferecer um bom suporte e atendimento. 

Por fim, importe o arquivo XML da NFe para gerar seu CTe, além de preencher no documento todos os dados que faltarem, incluindo informações sobre o destinatário, remetente e carga. 

Emissão de CTe: dúvidas frequentes

Você ainda tem dúvidas sobre a emissão de CTe e as suas outras categorias como complementar, anulação e contingência? Não se preocupe! Abaixo, você encontra todos os detalhes acerca do tema. 

Como fazer a emissão de CTe complementar?

O CTe complementar é necessário em casos de erros durante a emissão do primeiro documento. Por isso, ele serve, justamente, como um complemento das informações que faltarem no original. 

Pode ser que o valor do frete seja esquecido ou o valor do ICMS não tenha sido preenchido, por exemplo. 

Para emitir o complemento, basta entrar no seu portal emissor e marcar o campo “Finalidade da Emissão” como “Complemento”. Em alguns casos, será necessário informar o número do CTe original, para o preenchimento automático dos dados. 

Ainda, também é preciso informar no campo “Observações” o número do documento fiscal que o complementar se refere, a data e qual foi o erro (se valor ou ICMS). 

Como fazer a emissão de CTe de anulação?

Em alguns casos, é necessário emitir um CTe de anulação quando o tempo de correção e cancelamento do CTe original já tiver expirado. 

Existe o prazo de 60 dias para a emissão do CTe de anulação após a emissão original. Para isso, o tomador precisa emitir uma Declaração de Anulação do Serviço de Transporte. 

Nela, precisam ser informados o número do CTe original, data de emissão, valor do frete e motivo da anulação do mesmo. 

Feito isso, é preciso fazer referência ao CTe original, informando o mesmo valor do serviço e tributos, chave de acesso, data de emissão e motivo da anulação no campo “Observações”.

Como fazer a emissão de CTe de subcontratação?

O CTe de subcontratação, como o próprio nome sugere, só deve ser emitido por transportadoras subcontratadas, responsáveis pela entrega final, contendo todos os seus dados.

De modo simples, o CTe de subcontratação serve para organizar os processos internos da transportadora, além de otimizar a geração de relatórios com dados específicos e documentar os fretes que ainda serão recebidos.

Para emiti-lo, saiba que a transportadora subcontratante emitirá um CTe normal, com o valor do frete oferecido pela empresa tomadora. 

Neste documento normal, o subcontratante recolherá o ICMS integralmente e deixará claro que a entrega final será feita pela transportadora subcontratada. 

Por fim, a subcontratada precisa utilizar a mesma chave de acesso do CTe normal emitido pela subcontratante para emitir seu CTe de subcontratação. 

Como fazer a emissão de CTe em contingência? 

O CTe em contingência é emitido quando o sistema emissor ou a Secretaria da Fazenda não estão aptos a autenticar e autorizar o documento em tempo real. 

Com essa opção, o CTe pode ser liberado mesmo se o processo de autorização tradicional não estiver funcionando no momento. 

Para emiti-lo, basta inserir no campo “Tipo de Emissão” o valor 4, 5, 7 ou 8, que corresponde à emissão em contingência. Ainda, no campo “Observações”, você deve informar que é um “DACTE em contingência, devido a problemas técnicos”. 

É possível fazer a emissão de CTe gratuito?

Não é mais possível encontrar um sistema de emissão de CTe gratuito, como era disponibilizado até 2017 pela Sefaz. 

Hoje, é preciso contratar um sistema pago de emissão de CTe, que pode ser testado gratuitamente por um período antes de realizar a compra ou assinatura. 

Como escolher o sistema para emissão de CTe?

Para escolher o seu sistema de emissão de CTe ideal, é preciso considerar pontos como:

  • O tamanho da sua empresa, “budget” disponível e quantas emissões são feitas mensalmente;
  • Quais as funções disponíveis no sistema — verifique se ele permite importar arquivos XML de notas fiscais, por exemplo;
  • Qualidade do atendimento e suporte ao cliente do sistema, como a existência de um chat ou canal 24 horas;
  • Possibilidade de testar gratuitamente, a fim de avaliar os recursos e ferramentas disponíveis, além de conferir se o sistema é intuitivo de usar. 

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O transporte de cargas tem um setor exclusivo aqui na TOTVS! Nosso objetivo é otimizar sua rotina logística com a ajuda de tecnologia de ponta, por meio de um sistema de roteirização completo. 

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Algumas funcionalidades disponíveis neste sistema, são:

  • Geolocalização, que permite a identificação de endereços e planejamento;
  • Tela de pedidos e roteirização, que relaciona os veículos disponíveis, capacidade de carga e restrições logísticas, a fim de otimizar recursos e economizar combustível;
  • Visualização de viagens, com a exposição das rotas otimizadas traçadas e trajetos incluídos. 

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Conclusão

Como você percebeu, a emissão de CTe é indispensável para o sucesso e crescimento saudável do seu negócio no setor de transporte de cargas. 

Sem este Conhecimento de Transporte eletrônico obrigatório, sua empresa está sujeita a multas e penalidades pelo Fisco e Receita Federal. 

Neste artigo, você entendeu todos os detalhes acerca da emissão de CTe — desde para que ele serve até o passo a passo completo para emiti-lo. Continue acompanhando o blog da TOTVS para ficar por dentro das principais exigências, burocracias e tendências do universo de gestão para frotas!

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