Gestão de entregas: o que é, benefícios e como fazer

Equipe TOTVS | 06 novembro, 2022

A gestão de entregas é um processo fundamental para que a sua empresa seja capaz de organizar a sua operação e fazer entregas mais rápidas gastando menos.

Por isso, hoje a TOTVS vai te ensinar tudo o que você precisa saber sobre o gerenciamento de entregas e como aplicar essa metodologia na sua empresa. Boa leitura!

O que é gestão de entregas?

Na logística, todo o cuidado envolvido no gerenciamento de remessas de produtos e mercadorias é chamado de gestão de entregas.

O objetivo da gestão de entregas é o de monitorar as cargas em tempo real, desde o momento em que o caminhão sai da garagem até o momento em que o cliente recebe a mercadoria.

Esse processo envolve diversas etapas, como o monitoramento em tempo real para os veículos de carga e o estudo de soluções para reduzir os custos e aumentar a produtividade da frota, ou seja, entregar mais em menos tempo.

Existem diversos sistemas disponíveis no mercado que ajudam na tarefa de gerir corretamente a entrega, permitindo um acompanhamento passo a passo.

Quando a gestão das entregas é feita em tempo real, torna-se mais fácil contornar imprevistos, tomar decisões rápidas e garantir a segurança tanto da carga, quanto dos colaboradores.

Como resultado, a sua empresa consegue uma operação mais ágil e eficiente, pois é mais fácil identificar gargalos operacionais e financeiros.

Ou seja, a gestão de entregas é uma atividade que traz benefícios para a transportadora, para os clientes e também para os motoristas.

Softwares para gerir entregas tornam todo o processo ainda mais fácil, pois podem ser utilizados em smartphones e tablets, permitindo a comunicação constante entre condutor, transportadora e clientes.

No caso de qualquer imprevisto no caminho, como um assalto ou mudança inesperada de rota, o motorista consegue entrar em contato com os gestores de maneira imediata para que, juntos, possam tomar decisões melhores.

As transportadoras se tornam capazes de monitorar os caminhões em tempo real, podendo repassar essas informações para os clientes e fazer a manutenção da expectativa, diminuindo a ansiedade pela entrega.

Além disso, no caso de imprevistos que causem atrasos inevitáveis, é possível renegociar os prazos e alterar o que foi acertado, evitando que os clientes percam a confiança ou queiram cancelar o serviço contratado.

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Qual a importância da gestão de entregas?

A gestão de entregas é fundamental para que as empresas de transporte consigam manter a operação em ordem, evitando atrasos e outros problemas que podem acarretar em um serviço ruim e, consequentemente, na perda de clientes.

Portanto, é muito importante que você estude o assunto a fundo e que invista no treinamento dos gestores da sua empresa para que a operação possa acontecer da maneira mais eficiente possível.

Quais os benefícios de contar com uma gestão de entregas eficiente?

Confira agora alguns dos principais benefícios de contratar uma gestão de entregas:=

Economia de custos

A gestão de entregas é uma metodologia que disponibiliza diversas informações importantes para o correto funcionamento da operação de transporte.

Todas essas informações ajudam, tanto aquelas coletadas ao longo do tempo, quanto aquelas disponibilizadas em tempo real, ajudam a identificar possíveis gargalos, como desperdício de combustível, desgaste de pneus e até mesmo tempo gasto de maneira desnecessária.

No caso da devolução de mercadorias ou de reclamações dos clientes, essas informações permitem entender exatamente o que aconteceu de errado, o que é necessário para corrigir o erro e até mesmo se as reclamações do cliente fazem sentido ou não.

Coleta e atualização de dados em tempo real

A gestão de entregas também permite reunir todas as informações sobre a condição das entregas para fornecer previsões confiáveis aos clientes com o objetivo de fazer a manutenção da sua ansiedade com a entrega.

Isso porque um dos principais objetivos da gestão de entregas é justamente o de coletar informações e atualizações em tempo real, de modo que tanto os gestores, quanto os clientes tenham acesso a dados confiáveis e corretos para tomar decisões mais assertivas.

O gerenciamento de entregas em tempo real também garante informações sobre a localização da carga, o número de paradas do caminhão, a quantidade de horas que o motorista está no volante, quanto combustível está sendo gasto, a rota sendo seguida, entre outras.

Dessa forma, fica muito mais fácil identificar problemas de maneira imediata e resolvê-los com assertividade e rapidez, aumentando a produtividade da empresa.

Coletas e entregas mais ágeis

Esse tipo de gestão também é capaz de fazer com que a sua empresa faça coletas e entregas mais rapidamente.

A demora na liberação de veículos de carga, por exemplo, é uma das principais causas de atrasos na entrega e coleta de mercadorias e, como consequência, normalmente deixa os clientes bastante insatisfeitos.

Em uma boa gestão de entrega, o motorista está sempre em contato com os operadores de logística, o que ajuda a ter uma noção melhor das rotas e do tempo de deslocamento.

Isso, por sua vez, libera outras partes da equipe para agendar as próximas coletas de modo que nenhum veículo fique parado por muito tempo.

Mas essa agilidade não se resume somente às coletas, mas também às entregas.

As informações em tempo real e o contato com os motoristas possibilitam garantir que as cargas cheguem dentro do prazo combinado para os clientes.

No caso de algum imprevisto ou possibilidade de atraso, é possível utilizar os dados para pensar em soluções que evitem o descumprimento do prazo.

Vantagem competitiva frente ao mercado

Aplicar a gestão de entrega na sua empresa pode não ser o suficiente para se destacar no mercado em um primeiro momento, afinal, todas as transportadoras fazem algum tipo de processo de gestão e organização das suas encomendas.

Portanto, para conseguir uma vantagem competitiva de verdade, é preciso utilizar algum software especializado. Esses softwares garantem diversas vantagens competitivas para a sua empresa.

O TOTVS Planejamento de Rotas, por exemplo, além de organizar as suas entregas em uma plataforma centralizada, também permite que os gestores da sua empresa criem rotas de entrega otimizadas, que gastam menos combustível e pedágio.

Ao reduzir os custos da operação, a sua empresa pode repassar essa economia para as taxas de frete cobradas do cliente, o que garante um serviço melhor e mais acessível para as pessoas.

Melhora na satisfação dos clientes

Como vimos até aqui, o gerenciamento de entregas torna o transporte de cargas mais rápido, seguro e eficiente.

Em outras palavras, a sua empresa será capaz de fazer mais entregas em menos tempo, reduzindo o tempo de espera dos clientes.

Isso, por sua vez, tem um impacto significativo na imagem que a sua empresa passa para as pessoas, aumentando a satisfação dos clientes.

Esse benefício é ainda maior quando as empresas conseguem reduzir os custos com a operação e oferecer taxas de entrega mais acessíveis.

Dessa forma, os índices de satisfação dos clientes vai aumentar, assim como as chances de fidelização com a sua marca.

Mais segurança do veículo e do colaborador

Por fim, o gerenciamento de entregas proporciona mais segurança para os veículos, para as cargas e para os motoristas.

Ao saber a localização exata dos veículos a todo momento e ao se comunicar em tempo real com os motoristas, você aumenta a segurança da sua operação.

No caso de um furto de veículo, por exemplo, é possível verificar em tempo real as alterações de rota e notificar as autoridades o quanto antes.

Quais os indicadores de desempenho na gestão de entregas?

Assim como em qualquer negócio, na área dos transportes, é fundamental analisar indicadores de desempenho para avaliar se o negócio está operando bem ou não.

Por isso, confira a seguir alguns dos principais indicadores de desempenho na gestão de entregas e o que cada um deles avalia:

  • Avaliação de desempenho dos motoristas: para identificar pontos de melhoria e medir o cumprimento das normas e metodologias, habilidade na direção, cumprimento de prazos e horários, entre outros;
  • Gastos de combustível: visa identificar quanto está sendo gasto com combustível para identificar quais ações podem ser tomadas para diminuir os gastos, como rotas mais eficientes ou trocas de fornecedores, por exemplo;
  • OTIF (On Time e In Full): o On Time mede a pontualidade das entregas, enquanto o In Full mede as especificações (qualidade, quantidade, preços, etc.);
  • OFR (Order Fill Rate): mede a performance da empresa ao processar os pedidos, considerando todo o tempo gasto, desde o momento em que o pedido saiu até o momento em que chegou a entrega;
  • Percentual de entregas com avarias: mede a quantidade de produtos que chegaram defeituosos e pode ser utilizada para identificar gargalos;
  • Percentual de multas por quilômetro rodado: serve para medir a eficiência da empresa no cumprimento das normas de trânsito.

Como fazer a gestão de entregas em sua frota?

Agora confira um passo a passo de como implementar a gestão de entregas na sua empresa:

Planeje os processos

O primeiro passo para implementar os processos de gestão nas entregas da sua empresa é planejar todos os processos envolvidos na entrega da mercadoria, desde a sua coleta nos fornecedores até a entrega ao destino final.

Se você deseja fazer um bom gerenciamento de entregas, então você precisa, por exemplo, planejar as rotas que o caminhão vai percorrer com a ajuda de um roteirizador profissional, pois assim você vai criar trajetos mais rápidos e econômicos.

Portanto, procure por um software profissional como o TOTVS Planejamento de Rotas, pois com ele é possível economizar tempo nas entregas, bem como os gastos com combustível e pedágios no caminho.

Monitore as atividades

Além de planejar, também é preciso que você invista em modelos de monitoramento dos processos para acompanhá-los do início ao fim.

Implementar essa prática no dia a dia da sua empresa permite que você identifique os problemas da operação antes que eles fiquem grandes demais e ameacem comprometer a qualidade da sua operação.

Você pode, por exemplo, utilizar softwares e aplicativos de rastreamento veicular e rastreamento de cargas para saber exatamente onde cada veículo da sua frota se encontra durante a operação.

Dessa forma, é possível prever atrasos nas entregas e, assim, avisar e negociar prazos com os clientes antes que eles fiquem muito irritados.

Se o monitoramento apontar problemas que se repetem com frequência, então será importante repensar os processos da empresa.

Acompanhe de perto a produtividade

Eficiência significa ser capaz de atingir os melhores resultados gastando o mínimo possível.

Para conseguir vencer esse desafio e fazer mais com menos, é fundamental que você acompanhe os índices de produtividade da sua empresa.

Um bom gerenciamento de entregas é feito quando os gestores da empresa acompanham de perto a produtividade dos colaboradores e usam essas informações para traçar estratégias capazes de elevar a produtividade.

Faça o controle da jornada dos funcionários

A jornada de trabalho dos motoristas é regulamentada pela legislação brasileira e estabelece diversas regras para a atuação na área.

Por exemplo, quem trabalha dirigindo não pode ficar mais de cinco horas seguidas atrás do volante e precisa de um intervalo de descanso.

No caso de viagens longas, em que o motorista precisa viajar por dias seguidos, ele só pode dirigir por até oito horas, tendo no máximo quatro horas extras.

É muito importante que o motorista faça todas as paradas de descanso exigidas por lei, pois isso garante que o profissional estará descansado quando estiver rodando pelas estradas, o que garante a segurança de todos.

Uma boa gestão leva em conta o controle de jornadas do motorista não só para economizar nas horas extras, mas também para manter o bem-estar de seus colaboradores.

Esse controle permite calcular os prazos de entrega de maneira mais assertiva, montar escalas de trabalho adequadas e aumentar a segurança da operação.

Conte com a tecnologia

Por fim, a última dica é contar com a ajuda das soluções tecnológicas, como os ERPs de gestão, por exemplo.

Todos esses softwares ajudam a sua empresa a organizar melhor as informações da operação e garantem um gerenciamento mais eficiente da empresa.

No caso das entregas, usar um software de roteirização de entregas com geolocalização pode ajudar a reduzir o tempo de entrega e os gastos com combustível e pedágios.

Como escolher um sistema de gestão de entregas?

Quando você estiver escolhendo um sistema de gestão de entregas, se atente a alguns aspectos importantes, como:

  • Facilidade de implementação;
  • Facilidade de localizar informações;
  • Possibilidade de criar relatórios;
  • Configurações personalizadas;
  • Suporte técnico ágil;
  • Atualizações frequentes;
  • Pagamento de acordo com o uso.

TOTVS Planejamento de Rotas

O TOTVS Planejamento de Rotas é um software que otimiza a gestão logística com foco na inteligência, previsibilidade e agilidade.

Com o roteirizador, você consegue ter uma visão completa dos principais pontos de entrega e rotas a partir da tecnologia da geolocalização.

Você vai contar com um dashboard completo para fazer o controle de cada pedido, analisando os veículos disponíveis, capacidade de carga, distâncias e outros pontos.

Experimente gratuitamente o TOTVS Planejamento de Rotas por 30 dias!

Conclusão

Como vimos, a gestão de entregas é uma metodologia fundamental para que as empresas consigam colocar a sua operação em ordem, diminuindo os erros e identificando os gargalos para corrigi-los.

Além disso, essa prática também permite a economia de custos, a coleta de dados em tempo real, entregas mais rápidas, um aumento na satisfação dos clientes, mais segurança para operação e uma vantagem competitiva para a sua empresa.

Mas tudo isso pode ser potencializado ao utilizar novas tecnologias, como ERPs de gestão ou um roteirizador como o TOTVS Planejamento de Rotas. Então faça o seu teste gratuito hoje mesmo!

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