Coletas e entregas: como otimizar suas operações?

Equipe TOTVS | 23 agosto, 2022

Dentro da grande variedade de operações logísticas existentes, as coletas e entregas com certeza são uma das mais complexas, especialmente quando estamos falando em serviços que envolvem o transporte de cargas fracionadas.

Em um cenário onde a concorrência entre as empresas de transporte está se tornando cada vez maior, é importante se aprofundar mais no assunto e entender exatamente o que são coletas e entregas, como esse serviço de fato funciona e como ele é implementado nas empresas.

Continue lendo e veja oito dicas para melhorar as etapas de coleta e entrega na sua empresa.

Como funciona o serviço de coletas e entregas de mercadorias?

O serviço de coletas e entregas de mercadorias acontece quando um cliente contrata uma empresa para fazer a coleta de uma encomenda e transportá-la até um destino específico.

Pode ser que seja o próprio cliente quem vai realizar a recepção da mercadoria no ponto de destino ou que a empresa tenha de entrar em contato com uma terceira parte.

Como trabalhar com coletas e entregas? Confira algumas dicas

Veja a seguir algumas dicas para trabalhar com coletas e entregas:

Centralize as operações

Se a sua empresa precisa lidar com vários pedidos de coleta e entrega diariamente, então é fundamental que você centralize as suas operações.

Em outras palavras, o que a TOTVS recomenda é que você passe a trabalhar com um sistema de gestão que centralize todas as informações vitais da sua empresa.

No caso da operação logística de coleta e entrega, a melhor solução é o TOTVS Planejamento de Rotas, que permite centralizar pedidos em uma única tela e organizar o fluxo de entregas do dia para garantir maior desempenho e economia.

Faça o gerenciamento das coletas e entregas

Gerenciar as coletas e entregas é fundamental para qualquer operação logística de transporte de cargas, porém, não é a única medida a ser tomada.

Também é preciso entender que, especialmente no caso de entregas de cargas fracionadas, as coisas são um pouco mais complexas do que em operações de carga lotação.

Muitas vezes, além do serviço de coleta e entrega, é preciso realizar também a armazenagem, consolidação de cargas, desconsolidação, fornecer a possibilidade do cliente rastrear a encomenda e vários outros serviços.

Por este motivo, reforçamos aqui que o mais importante é investir em mecanismos de controle, nem que seja uma planilha no Excel.

Você precisa coletar dados sobre a sua empresa se quiser entender realmente o que está acontecendo dentro dela e quais medidas podem ser tomadas para otimizar a operação.

Sem os dados, qualquer análise que você e outros membros do seu time de gestão forem fazer não terão respaldo na realidade e, dessa forma, terão muito mais chances de serem imprecisas e levar a soluções inadequadas.

A melhor solução é utilizar softwares de gestão especializado para gerenciar todas as atividades de transporte e logística de cargas, desde o ERP, passando pelo TMS e a integração desses sistemas com roteirizadores profissionais.

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Conte com boas parcerias

A maioria das transportadoras não faz todo o serviço por conta própria, especialmente aquelas que trabalham com uma operação de carga fracionada.

Em outras palavras, independente do tamanho da sua frota, você vai precisar fazer parcerias com outras empresas para conseguir garantir um melhor serviço.

Por exemplo, vamos imaginar que um cliente contrata a sua empresa para fazer a coleta e entrega de uma determinada encomenda até o terminal de cargas de uma companhia aérea.

Neste exemplo hipotético, o cliente já coletou a carga em outro lugar por conta própria antes de contratar o seu serviço, ou contratou outra empresa para fazer a primeira parte do transporte.

Enquanto gestor, você pode muito bem tentar entrar em contato com a outra empresa que fez a primeira parte do transporte para tentar uma parceria e, assim, oferecer um serviço mais efetivo para o cliente, ajudando-o a cortar etapas do seu dia a dia produtivo.

Você pode criar parcerias com outras transportadoras de carga sempre que precisar e, além de melhorar a imagem da sua empresa perante os consumidores, também aumenta a sua lista de contatos, posicionando seu negócio no mercado.

Calcule os custos da operação

Um dos maiores desafios para os empresários que atuam no transporte de cargas (fracionadas ou não) é entender como calcular os custos das coletas e entregas.

Não é fácil, especialmente nos casos de empresas que lidam com cargas fracionadas, pois, diferente da carga de lotação, em que o caminhão coleta a mercadoria em um ponto da cidade e leva diretamente ao destino, podem existir muito mais etapas no processo.

Empresas que operam cargas fracionadas precisam lidar com a coleta de produtos, armazenagem, gestão de estoque, embalagens, transporte entre centros de distribuição, distribuições para agências e as entregas de fato.

Descobrir quais são os custos com cada veículo da frota rodando não é fácil e você precisa contar com a ajuda de soluções tecnológicas de gestão para melhorar seus processos.

Uma ótima solução para diminuir os gastos com combustível e manutenção de veículos é com o TOTVS Planejamento de Rotas, que te permite criar rotas otimizadas que gastam menos combustível.

Evite a ociosidade dos veículos

Um dos maiores desafios para obter o máximo de lucro em uma operação de cargas fracionadas é evitar a ociosidade dos veículos.

Mas o que queremos dizer quando falamos sobre ociosidade dos veículos?

Não se trata somente do número de manutenções a serem realizadas durante a vida útil do automóvel, mas também de garantir que os veículos não fiquem parados ou que carreguem uma carga pequena demais para o seu porte.

Em outras palavras, evitar a ociosidade dos veículos também é garantir que sua empresa não vai usar uma van para fazer a coleta e transporte de uma caixa com menos de um quilo.

Por isso, aqui vão algumas dicas para diminuir a ociosidade da sua frota:

  1. Determine qual é a demanda mensal total de cargas;
  2. Fixe os dias de trabalho por mês e as horas de trabalho por dia;
  3. Use um roteirizador para verificar as rotas a serem feitas considerando fatores como o volume de tráfego, tipo de estrada, entre outros;
  4. Com esses dados em mãos, determine qual deverá ser a velocidade média do veículo para que a entrega seja feita a tempo;
  5. Determina o tempo de carga e descarga, espera, refeições, descansos e pausas do motorista envolvido na entrega;
  6. Identifique qual é a capacidade de carga útil de cada um dos modelos de veículo que você possui na sua frota e descubra quanto a sua empresa pode transportar por dia;
  7. Calcule o número de viagens mensais que serão possíveis de ser realizadas por cada veículo – essa conta deve ser atualizada constantemente.

Ao levantar esses dados, sua empresa poderá determinar corretamente quanto a sua frota é capaz de transportar e você exercerá um controle muito maior sobre a sua operação, garantindo que nenhum veículo se mantenha muito tempo parado.

E se você aliar essa estratégia a um software de roteirização profissional, os benefícios serão ainda maiores, pois você vai, de fato, fazer mais entregas em menos tempo.

Divida a região de atendimento em zonas

Outra dica importante para que você otimize as suas rotinas de coleta e entrega de mercadorias é apostar no zoneamento das entregas.

Mas, antes de falar de zoneamento, precisamos explicar rapidamente as diferenças entre entregas expressas e coletas e entregas agendadas.

No caso das entregas expressas, é impossível prever qualquer coisa, pois trata-se de um tipo de serviço emergencial, sem cliente fixo.

Já no caso das coletas e entregas agendadas (de cargas fracionadas ou não), o trabalho é mais previsível, mesmo que tenha suas peculiaridades.

No caso de serviços de coletas e entregas agendadas, o zoneamento funciona mais ou menos da seguinte forma:

  1. Uma região geográfica, como uma cidade, é dividida em zonas;
  2. Para cada zona é determinado um veículo ou um grupo de veículos da frota;
  3. Cada veículo cumpre um roteiro dentro da zona em que foi determinado;
  4. O serviço é realizado dentro de um espaço de tempo previamente definido;
  5. Os veículos são despachados para um depósito, onde é efetuada a triagem da mercadoria em função das zonas.

A partir daí, algumas decisões precisam ser tomadas, como:

  • Como dividir as regiões de atendimento em zonas de serviço?
  • Como escolher o veículo mais adequado para cada serviço?
  • Qual a quilometragem média percorrida pela frota dentro da região de atendimento? É possível quantificar esses custos?
  • Qual é a frequência ideal do serviço?

Com o tempo e conforme a operação for se desenvolvendo, você vai conseguir identificar melhor quais são as restrições mais frequentes que interferem na produtividade.

Questões quanto ao tempo máximo da jornada de trabalho dos motoristas, capacidade dos veículos, janelas de entrega e outras questões vão surgir.

Nessas horas, um roteirizador profissional como o TOTVS Planejamento de Rotas funciona de maneira integrada com outros sistemas da sua empresa para facilitar a gestão da frota.

Com o TOTVS Planejamento de Rotas, você vai poder adequar a sua frota às restrições de circulação e estacionamento com mais facilidade.

Ofereça o rastreamento de encomendas

Uma dica muito interessante para as empresas de entrega é investir em uma opção de serviço de rastreamento de cargas.

É possível encontrar diversas tecnologias no mercado para realizar esse tipo de serviço, desde aplicativos de celular até sistemas robustos e inteligentes.

Para a realidade das empresas, investir nas soluções mais robustas é sempre o mais indicado, pois você estará lidando com vários veículos no seu dia a dia, realizando várias entregas ao mesmo tempo.

Por esse motivo, é fundamental fazer a gestão desses processos, de preferência de maneira integrada a outros sistemas de logística que a sua empresa já usa.

Lembre-se: nem sempre vale a pena escolher a opção mais barata somente por causa do preço, pois ela pode dar muito mais trabalho ao seu time de gestão do que, de fato, ajudar na tomada de decisão e elaboração estratégica de trajetos.

Invista em roteirização

Hoje em dia, graças à tecnologia cada vez mais avançada, existem diversas soluções no mercado que podem te auxiliar na hora de roteirizar as viagens da sua frota.

O melhor sistema disponível hoje no mercado é o TOTVS Planejamento de Rotas, que usa geolocalização e um sistema de gestão de pedidos integrado que ajuda as empresas na hora de determinar a melhor rota para fazer as coletas e entregas.

Por melhor que seja um profissional que faz rotas manualmente, ele nunca conseguirá fazer o trabalho tão bem quanto um computador, pelo menos no quesito roteirização.

Isso porque os softwares de roteirização, como o TOTVS Planejamento de Rotas, usam um banco de dados atualizado para calcular as melhores rotas de maneira automática.

Quais erros devem ser evitados durante as coletas e entregas?

Existem vários erros evitáveis que podem ocorrer durante os processos de coleta e entrega de mercadorias dentro da atividade logística.

Um dos principais erros começa na etapa de separação de estoque e expedição, antes mesmo do produto sair do armazém.

A desorganização no galpão logístico é um fator determinante para embarcar a carga correta no veículo correto e evitar retrabalhos ou devoluções.

Se um produto não for separado da maneira adequada, de acordo com o que foi solicitado, é possível que o erro só seja percebido no momento do descarregamento.

Outro erro bastante comum é no início do processo de despacho, na hora de alocar os produtos no caminhão sem os devidos cuidados.

Acomodar os materiais de forma errônea, especialmente no caso de cargas frágeis, pode ocasionar em danos nos produtos sendo transportados.

Coletas e entregas: dúvidas frequentes

Confira agora algumas dúvidas frequentes sobre coletas e entregas:

Qual a função do motorista de coleta e entrega?

O motorista de coleta e entrega faz o transporte de materiais e produtos para diversos itinerários, bem como a conferência de materiais para assegurar a entrega correta.

Qual o salário do motorista de coleta e entrega?

Os trabalhadores que exercem a função de motorista de coleta e entrega ganham, hoje, em média, um salário de R$1.804,00 no Brasil.

Tecnologias TOTVS para otimizar a sua logística

A TOTVS é a maior empresa de tecnologia do Brasil e conta com diversas soluções para tornar os processos logísticos da sua empresa mais ágeis e efetivos.

Um exemplo disso é o nosso TMS, que vai integrar a sua gestão de transportes ponta a ponta, além do TOTVS Planejamento de Rotas, um roteirizador profissional que vai diminuir seus gastos com combustível e pedágios.

Outra solução interessante é o TOTVS Coleta e Entrega, que conta com funcionalidades de controle de despacho, ciclo de execução de tarifas e viagens, diário de viagem, prestação de contas, auditoria e muito mais!

Conheça mais sobre o TOTVS Coleta e Entrega!

Conclusão

As coletas e entregas são uma das etapas mais sensíveis de toda a cadeia logística e precisam ser otimizadas para que não gerem problemas.

Uma das melhores maneiras de fazer isso é com soluções que ajudam você a acompanhar em tempo real como está cada uma das etapas de transporte de encomendas na sua empresa.

Para isso, você pode contar com os sistemas e aplicações da TOTVS, maior empresa de tecnologia do Brasil.

Continue acompanhando nosso blog para ter acesso a outros conteúdos pensados para otimizar ainda mais a gestão logística da sua empresa. 

Aproveite para ler o artigo que produzimos sobre frete e transporte de pequenas cargas!

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